Organisatie | Weert |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening op de raadscommissies gemeente Weert 2024 |
Citeertitel | Verordening op de raadscommissies gemeente Weert 2024 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Verordening op de raadscommissies, vastgesteld bij raadsbesluit van 17 april 2019.
artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-03-2024 | nieuwe regeling | 21-02-2024 |
De raad van de gemeente Weert;
gezien het voorstel van het presidium van 23 januari 2024;
gelet op artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet;
gezien het advies van de raadscommissie Samenleving en Inwoners-Middelen en Bestuur d.d. 7 februari 2024;
besluit de volgende verordening vast te stellen:
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
Artikel 2. Instelling raadscommissies
raadscommissie Samenleving & Bestuur, waarvan de werkzaamheden de volgende onderwerpen betreffen:
Onderwijs, Cultuur, Arbeid en Inkomen, Participatiewet, Sport, Leefbaarheid, WMO, Jeugdhulp en Zorg, Volksgezondheid en Welzijn; Openbare orde en Veiligheid, Integriteit, Regionale Samenwerking, ICT, Facilitaire Zaken, Communicatie, Financiën, Organisatieontwikkeling, de Gemeenschappelijke Regelingen behorende tot het taakveld van de commissie;
raadscommissie Ruimte & Economie, waarvan de werkzaamheden de volgende onderwerpen betreffen:
Ruimtelijke Ordening, Volkshuisvesting, Vergunningen, Toezicht en Handhaving, Verkeer en Vervoer, Economische Zaken, Promotie, Openbaar Gebied, Landschap en Buitengebied, Duurzaamheid, Klimaat en Biodiversiteit, de Gemeenschappelijke Regelingen behorende tot het taakveld van de commissie.
In de rondvraag van de vergaderingen van de desbetreffende raadscommissie informeert de portefeuillehouder die lid is van het Dagelijks Bestuur of het Algemeen Bestuur van een Gemeenschappelijke Regeling (GR) de commissie over:
de beleidsmatige en financiële kaders en de voorlopige jaarrekening van de GR (terugkoppeling vindt plaats in de eerste commissievergadering na het beschikbaar komen van deze stukken zodat de raad zich kan beraden over het indienen van een reactie, indien in de eerste commissievergadering na het beschikbaar komen van de stukken meteen het raadsvoorstel behandeld wordt hoeft hierover geen terugkoppeling in de rondvraag plaats te vinden);
de concept-begroting van de GR (terugkoppeling vindt plaats in de periode tussen het beschikbaar komen van deze stukken en de behandeling van het raadsvoorstel voor zienswijzen in de raad, indien in de eerste commissievergadering na het beschikbaar komen van de stukken meteen het raadsvoorstel behandeld wordt hoeft hierover geen terugkoppeling in de rondvraag plaats te vinden);
Artikel 5. Zittingsduur en vacatures
Een commissielid-niet-raadslid houdt op lid te zijn als niet meer voldaan wordt aan de in artikel 4, vierde lid, gestelde eisen. Een commissielid-niet-raadslid dat wel nog voldoet aan deze eisen, kan zijn commissielidmaatschap niet namens een andere partij voortzetten zonder besluitvorming door de raad.
Artikel 8. Bevoegdheden commissieleden-niet -raadsleden
In besloten raadsinformatiebijeenkomsten over bijzondere aangelegenheden waarvan de raadsvoorzitter het noodzakelijk acht deze alleen met de raad te bespreken en besloten raadsvergaderingen mogen commissieleden-niet-raadsleden niet aanwezig zijn. In openbare informatiebijeenkomsten die specifiek voor de raad worden georganiseerd mogen commissieleden-niet-raadsleden wel aanwezig zijn maar ze mogen er niet aan deelnemen.
Artikel 9. Oproep en voorlopige agenda
In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het beschikbaar stellen van een schriftelijke oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering, wordt deze agenda met de daarbij behorende stukken aan de leden beschikbaar gesteld.
Artikel 10. Beschikbaar stellen c.q. ter inzage leggen van stukken
Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda dienen worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep beschikbaar gesteld in het BIS of op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Als na het beschikbaar stellen van de schriftelijke oproep stukken beschikbaar worden gesteld of ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie.
Artikel 13. Opening vergadering en quorum
Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan een vierde deel van het aantal zitting hebbende commissieleden aanwezig is.
Artikel 17. Deelname aan de beraadslaging door anderen
Een raadscommissie kan besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.
Artikel 18. Schorsing en voortzetting vergadering
Indien het ernaar uitziet, dat de vergadering niet om 23.00 uur beëindigd kan zijn, overlegt de voorzitter om omstreeks 22.30 uur met de commissie. Indien blijkt, dat de meerderheid van de commissie de agenda die avond nog wil afronden, dan wordt doorvergaderd. Besluit de commissie de agenda niet af te ronden, dan wordt de vergadering geschorst en op een door de commissie te bepalen dag en tijdstip voortgezet.
Artikel 20. Spreekrecht burgers
Na de opening van de openbare vergadering kunnen aanwezige burgers gezamenlijk gedurende maximaal dertig minuten met inachtneming van het gestelde in lid 5 het woord voeren over geagendeerde onderwerpen, die het domein van de raadscommissie betreffen. In een cyclus waarin geen sprekersplein (of raadscafé) plaatsvindt kan ook het woord gevoerd worden over niet geagendeerde onderwerpen.
De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter kan de deelnemers aan de commissievergadering toestaan aan sprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een spreker en deelnemers van de vergadering. De voorzitter draagt er zorg voor, dat de sprekers zich niet mengen in de beraadslaging van de commissie. De voorzitter kan aan burgers die gebruik maken van het spreekrecht en zich niet aan de regels houden of zich onbehoorlijk of beledigend uitdrukken het woord ontnemen.
Artikel 21. Handhaving orde en schorsing
De commissievoorzitter roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kan door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.
De commissievoorzitter kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.
Paragraaf 3. Besloten vergaderingen
Artikel 23. Toepassing verordening op besloten vergaderingen
Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.
Artikel 25. Opheffen geheimhouding
Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.
Aldus besloten door de raad van de gemeente Weert in zijn openbare vergadering van 21 februari 2024,
De griffier,
mr. M.H.R.M. Wolfs-Corten
De voorzitter,
mr. R.J.H. Vlecken
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. In de raadscommissies worden voorstellen conform het B-O-B-model opiniërend besproken. De commissie brengt vervolgens advies uit of het voorstel rijp is voor behandeling in de raad. Het inhoudelijke debat vindt plaats in de raadscommissie; het politieke debat en de besluitvorming in de raad. De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.
Het overleg van de raadscommissie met het college of de burgemeester (meningen peilen, consulteren, richting bepalen) kan in de vergadering van de raadscommissie plaatsvinden. Dit geschiedt bij voorkeur aan de hand van vooraf beschikbaar gestelde informatie (bestuursopdracht, startnotitie, opiniërende notitie of presentatie) en in een fase waarin er nog geen raadsvoorstel ter zake is voorbereid. In het B-O-B-model en vanwege het belang van het in een vroegtijdig stadium betrekken van de raad bij nieuwe ontwikkelingen ligt het echter meer voor de hand om dit overleg in een informatiebijeenkomst te laten plaatsvinden. De vergaderingen van de raadscommissies zijn primair bedoeld voor het adviseren over raadsvoorstellen.
Als er sprake is van een wettelijk verplichte consultatie van de raad gebeurt dit door een raadsvoorstel aan de raadscommissie en de raad voor te leggen.
De raden van de Limburgse gemeenten hebben vanaf 2016 het project Grip op Regionale Samenwerking doorlopen. Doel van dit project was om als raden de grip op regionale samenwerkingsverbanden te vergroten door het verbeteren van de informatievoorziening naar de raden, de verantwoording aan de raden en de sturing vanuit raadsperspectief. In dat kader is de informatiebehoefte van de gemeenteraden geïnventariseerd. Er zijn diverse oplossingen uit het project naar voren gekomen om deze informatiepositie te verbeteren. Deels zijn dat zaken die gemeenten gezamenlijk kunnen oppakken, onder meer in de wijzigingen die in de Gemeenschappelijke Regelingen naar aanleiding van de wijziging van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen moeten worden doorgevoerd. Deels zijn dit ook zaken die lokaal geregeld kunnen worden. Vanuit gemeenten worden bestuurders afgevaardigd als lid van het Dagelijks of het Algemeen Bestuur van Gemeenschappelijke Regelingen. Zij dienen ook over deze werkzaamheden verantwoording af te leggen aan de raad en de raad tijdig en volledig te informeren. Door dit in de verordening vast te leggen en daarbij tevens aan te geven op welke relevante momenten in het jaar dit dient te gebeuren, wordt de informatiepositie van de raad versterkt. Bij de Risse is sprake van een bedrijfsvoeringsorganistatie (geen AB en DB) en wordt de informatie, indien de regeling van de GR zich daartegen niet verzet, eventueel in beslotenheid gegeven door de portefeuillehouder die lid is van het bestuur van deze bedrijfsvoeringsorganisatie.
De raadscommissie bepaalt evenals de raad haar eigen agenda. Dit betekent dat niet het college maar de raadscommissie bepaalt of en wanneer een voorstel wordt besproken in de raadscommissie. De agendacommissie bereidt de concept-agenda’s voor.
Artikel 4. Samenstelling en benoeming
De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de Gemeentewet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. In Weert zijn alle raadsleden lid van alle raadscommissies. Daarnaast kan elke raadsfractie maximaal twee commissieleden-niet-raadsleden laten benoemen die elk lid worden van één van de raadscommissies. Zij hoeven niet op de kandidatenlijst van een partij te hebben gestaan, maar moeten wel lid zijn van de politieke partij namens welke zij commissielid worden. Zij moeten in Weert wonen en 18 jaar of ouder zijn. De raad benoemt de commissieleden op aangeven van de fracties en zij leggen de eed dan wel de verklaring en belofte af.
Het is aan de fracties zelf om te bepalen wie de betreffende fractie vertegenwoordigen in de verschillende commissies. Het is enkel mogelijk – overeenkomstig het vierde lid zelfs verplicht – de benoeming van een aangedragen lid te weigeren als het betreft een “burgerlid” dat niet voldoet aan de vereisten van de Gemeentewet of aan de aanvullende eis dat zij lid moeten zijn van de politieke partij namens welke zij commissielid worden (zie verder de toelichting op het vierde lid).
Op grond van het vierde lid moeten commissieleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13, 83 en 84 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken en geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen. De voorheen gehanteerde verwijzing naar artikel 15 van de Gemeentewet (‘verboden handelingen’) is geschrapt door de VNG. Dit omdat het enerzijds veel te ver lijkt te gaan ten aanzien van commissieleden die niet ook raadslid zijn en anderzijds omdat er een taak bij gedeputeerde staten belegd werd (verlenen ontheffing) zonder dat gemeenten daar een expliciete grondslag voor hebben. Het beleidskader van de provincie Limburg voor het verlenen van ontheffing van het verbod in artikel 15 Gemeentewet ziet ook niet op commissieleden.
De Gemeentewet bepaalt dat commissies moeten worden voorgezeten door raadsleden (artikel 82, lid 4). Een initiatiefvoorstel uit de Tweede Kamer om dit verplicht voorzitterschap te laten vervallen is op 3 mei 2023 ingetrokken. Om het belang van zowel de functie van voorzitter als die van plaatsvervangend voorzitter te onderstrepen is in voorliggende verordening bepaald dat beide functionarissen door de raad worden benoemd. Dit ligt ook in de lijn van artikel 5 lid 4, op grond waarvan de raad bevoegd is de voorzitter en de plaatsvervangend commissievoorzitter te ontslaan.
De voorzitter en plaatsvervangend voorzitter blijven tevens commissielid en mogen aan de beraadslagingen en advisering deelnemen.
Artikel 5. Zittingsduur en vacatures
De zittingsperiode van de leden en de voorzitter is even lang als de zittingsperiode van raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan. Het lidmaatschap van een raadscommissie eindigt eveneens van rechtswege indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4 gestelde eisen (tweede lid) of indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die niet meer vertegenwoordigd is in de raad (zevende lid). Een bijzondere situatie kan zich voordoen als een commissielid-niet-raadslid nog aan alle eisen van artikel 4 lid 4 voldoet, inclusief de eis dat hij lid is van de politieke partij namens welke hij commissielid is geworden, maar tevens lid is geworden van een andere politieke partij welke is vertegenwoordigd in de raad en verder wil gaan als commissielid namens die andere partij. Hij voldoet dan immers ook aan de eisen van artikel 4 vierde lid met betrekking tot de andere politieke partij. Om de raad bij dit soort verschuivingen een positie te geven is in artikel 5 lid 2 bepaald dat een commissielid-niet-raadslid zijn commissielidmaatschap niet namens een andere partij kan voortzetten zonder besluitvorming door de raad.
De raad kan een lid van een raadscommissie op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen ontslaan. Deze situatie is uiteraard niet van toepassing op de raadsleden die lid zijn van de raadscommissie, maar kan zich bijvoorbeeld voordoen als een fractie zich niet kan vinden in de handelwijze van haar commissielid-niet-raadslid.
Lid 8 is toegevoegd omdat het onwenselijk is dat een commissielid-niet-raadslid dat een ziek raadslid vervangt ontslagen moet worden als commissielid en vervolgens bij het herleven van het lidmaatschap van het zieke raadslid weer opnieuw benoemd moet worden.
Artikel 6. Sprekersplein(of raadscafé) en informatiebijeenkomst
Informatiebijeenkomsten hebben als doel informatie-uitwisseling. Het college kan onderwerpen of beleidsvoornemens met het oog op de kaderstellende rol van de raad tijdens informatiebijeenkomsten sonderend/opiniërend aan de raad voorleggen. Het zijn algemene informatiebijeenkomsten waar zowel onderwerpen van het taakveld van de commissie S&B als van het taakveld R&E aan de orde komen. Alle commissieleden mogen aanwezig zijn, ook in geval van besloten informatiebijeenkomsten. Bij agendering van een onderwerp in een informatiebijeenkomst mag er bij voorkeur in de daaropvolgende raadsvergadering geen raadsvoorstel voorliggen.
Het sprekersplein(of raadscafé) heeft tot doel interactie tussen raad en inwoners, een mogelijkheid te scheppen voor een laagdrempelig contact met inwoners. Inwoners en organisaties kunnen onderwerpen aandragen en hierover een presentatie houden of spreekrecht uitoefenen. Het sprekersplein (of raadscafé) kan in het stadhuis maar ook op locatie worden gehouden.
Deze verordening is uitsluitend van toepassing op de vergaderingen van de raadscommissies en niet op informatiebijeenkomsten of het sprekersplein (of raadscafé). Raadscommissies zijn commissies in de zin van artikel 82 van de Gemeentewet. Informatiebijeenkomsten en sprekersplein(of raadscafé) hebben die status niet. Voor besloten informatiebijeenkomsten geldt het volgende. In informatiebijeenkomsten komen geen onderwerpen aan de orde waarop geheimhouding rust. Omdat het geen vergaderingen in de zin van de Gemeentewet zijn geldt er immers van rechtswege geen geheimhouding. In besloten (delen van) informatiebijeenkomsten kan wel informatie worden gedeeld die weliswaar niet geheim is, maar (nog) niet naar buiten mag. De commissieleden ontvangen presentiegeld per bijgewoonde vergadering van de raadscommissie waarin zij benoemd zijn; niet voor het bijwonen van informatiebijeenkomsten en het sprekersplein (of raadscafé).
Artikel 8. Bevoegdheden commissieleden-niet -raadsleden
In dit artikel is o.a. vastgelegd in welke vergadering/bijeenkomst een commissielid-niet-raadslid aanwezig mag zijn en aan welke vergadering/bijeenkomst een commissielid-niet-raadslid mag deelnemen. Het stellen van vragen als bedoeld in artikel 40 van het Reglement van Orde voor vergaderingen, waarbij in de raadsvergadering nadere inlichtingen over het ontvangen antwoord gevraagd kunnen worden, is voorbehouden aan raadsleden.
Commissieleden moeten voor de uitvoering van hun commissietaak echter kunnen beschikken over alle stukken en informatie met betrekking tot onderwerpen die in de vergaderingen van de commissie waarvan zij lid zijn aan de orde komen en krijgen toegang tot het geheime kastje van hun commissie. Informatie die te maken heeft met de OOV-portefeuille van de burgemeester en informatie die ter inzage ligt bij de griffier mogen commissieleden niet inzien.
Het eerste lid van dit artikel bepaalt dat de voorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden van zijn raadscommissie een schriftelijke oproep beschikbaar stelt, waarin de vergadering wordt aangekondigd. In Weert werkt de raad papierloos en met een Bestuurlijk Informatie Systeem dat voor iedereen toegankelijk is. Hierin worden de vergaderingen aangekondigd en worden de agenda’s en vergaderstukken geplaatst. Er worden geen papieren stukken meer verstrekt. Degenen, die niet over computerapparatuur beschikken of daarmee niet kunnen omgaan, kunnen gebruik maken van de computer in de hal van het stadhuis, indien nodig daarbij bijgestaan door een medewerker van de gemeente. Ook is het mogelijk om de stukken op papier op te vragen, onder betaling van legeskosten. Bij het beschikbaar stellen van de vergaderstukken worden de eisen uit de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in acht genomen.
De (digitale) oproep vermeldt de dag, tijdstip en plaats van de vergadering. Het eerste lid stelt verplicht dat de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken tegelijkertijd met de oproep aan de leden beschikbaar worden gesteld.
Dit is echter een voorlopige agenda. In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de commissievergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de commissievoorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken beschikbaar stellen.
Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie haar eigen agenda. De agenderende rol van een raadscommissie komt tot uitdrukking in het vierde lid.
Het vierde lid heeft tot doel om de raad een actievere rol te geven in de opstelling van de agenda van de raadscommissie. Enerzijds kunnen individuele raadsleden via hun fractievoorzitter in de agendacommissie onderwerpen voor de agenda voordragen. Anderzijds kunnen zij echter ook bij aanvang van de vergadering een voorstel doen om onderwerpen aan de agenda toe te voegen of van de agenda af te voeren. Daarmee kan het individuele raadslid in ieder geval op twee momenten invloed uitoefenen op de vaststelling van de agenda.
Artikel 10. Beschikbaar stellen c.q. ter inzage leggen van stukken
Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom worden stukken gelijktijdig met het beschikbaar stellen van de schriftelijke oproep op elektronische wijze ter inzage aangeboden. Dit gaat via een digitaal raadsinformatiesysteem. Bij het beschikbaar stellen van de vergaderstukken worden de eisen uit de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in acht genomen. Op aanvraag of als stukken niet digitaal beschikbaar zijn worden stukken bij uitzondering fysiek op het stadhuis ter inzage gelegd.
Een stuk is een ‘document’ in de zin van de Wet open overheid (Woo). Een document houdt in: een door een bestuursorgaan opgemaakt of ontvangen schriftelijk stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens dat naar zijn aard verband houdt met de publieke taak van dat bestuursorgaan. Onder documenten vallen dus niet alleen de door de overheidsorganen gecreëerde stukken of ander materiaal. Ook alle van buiten komende stukken en ander voor overheidsorganen bestemd materiaal zoals agenda’s, verslagen, (concept-)adviezen, al dan niet in elektronische vorm, verkrijgen de status van document in de zin van de Wet open overheid.
Onder de informatie als bedoeld in het derde lid wordt verstaan: informatie ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd. Indien het gaat om stukken, waarop geheimhouding is opgelegd door het bestuursorgaan dat het document aanbiedt aan de commissie, dient dit duidelijk op het stuk te zijn aangegeven. Hiervan mogen geen kopieën worden gemaakt, omdat het gevaar bestaat dat gekopieerde stukken toch in de openbaarheid komen.
Bij de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur is de reikwijdte van de Gemeentewet uitgebreid van ‘stukken’ naar ‘informatie’ (artikel 19, tweede lid, van de wet). Verder hoeft de raad de geheimhouding niet meer te bekrachtigen (artikel 89, vierde lid, van de wet). College, burgemeester en commissies mogen voortaan zelf geheimhouding opleggen (artikel 87 van de wet).
De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de commissie. Daarom worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen die geheim moeten blijven bij hem ter inzage gelegd. Op verzoek van de leden van de commissie kan de griffier inzage aan hen verlenen. In Weert worden de geheime stukken ter inzage gelegd in de zgn. “geheime kastjes” in de leeszaal voor de raads- en commissieleden. De commissieleden hebben hiervan een sleutel. De commissieleden-niet-raadsleden hebben alleen toegang tot de geheime stukken van de commissie tot lid waarvan zij zijn benoemd. Het geheime kastje heeft als voordeel boven ter inzage legging op de kamer van de griffier dat de stukken 24/7 toegankelijk zijn voor de raads- en commissieleden.
Artikel 11. Openbare kennisgeving
Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet. In artikel 11 wordt vastgelegd op welke wijze raadscommissievergaderingen worden aangekondigd. Indien de kennisgeving uitsluitend elektronisch plaatsvindt, dient er een grondslag in een verordening te zijn. Dit geschiedt in onderhavige verordening.
De presentielijst en de ondertekening door de voorzitter en de commissiegriffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen van de niet-raadsleden die lid zijn van de raadscommissie te kunnen vaststellen. Ook kan de presentielijst van belang zijn in het kader van besloten vergaderingen en geheimhouding (het bepalen van de kring van personen die kennis hebben genomen van de geheime informatie).
De griffier geeft de ambtelijke ondersteuning die de raadscommissie nodig heeft. Daarom zorgt hij voor het bijhouden van de presentielijst en stelt hij deze samen met de voorzitter vast en ondertekent deze. Deze ondertekening dient te waarborgen dat de lijst volledig is en het quorum aanwezig was.
Artikel 13. Opening vergadering en quorum
Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Dit artikel voorziet hierin. Indien meer dan een vierde deel van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd.
Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet bereikt is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke datum en tijdstip, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep beschikbaar wordt gesteld. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zitten, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep beschikbaar te stellen.
Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.
Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing. Dat betekent dat er van openbare vergaderingen een openbaar verslag in de trant van een besluitenlijst van de raad moet worden opgesteld. In Weert worden geen verslagen van de vergaderingen van de raadscommissies gemaakt, maar wordt er een advieslijst door de commissiegriffier opgesteld. Daarnaast worden audio-opnames van de vergaderingen van de raadscommissies gemaakt, die na de vergadering in het BIS worden opgeslagen.
Bij de vergaderstukken die bij de advieslijst worden gevoegd worden de eisen uit de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in acht genomen.
De audio-opnames van de vergaderingen maken onderdeel uit van de advieslijst. Voor de privacyaspecten van deze audioregistraties wordt kortheidshalve verwezen naar de toelichting bij artikel 23.
Artikel 15. Advies; geen stemmingen
Met het gebruik van het woord beslissen in het tweede lid kan de suggestie gewekt worden dat in de commissievergadering ook ‘echte’ Awb-besluiten kunnen worden genomen. Dit is echter niet het geval. Een raadscommissie neemt geen besluiten maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Alleen in de raadsvergadering kunnen besluiten worden genomen. Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. De commissie beslist bij meerderheid over uit te brengen adviezen. Ook moet de commissie bij meerderheid beslissen over het opleggen van geheimhouding en om al dan niet geheimhouding op te heffen die eerder door de commissie is opgelegd of van advieslijst en verslag van een besloten vergadering. Elk commissielid heeft één stem. Omdat de (plv.) commissievoorzitter lid blijft van de commissie dient deze ook mee te stemmen. Op grond van dit artikel vermeldt de voorzitter na het sluiten van de beraadslagingen en voor het uitbrengen van het advies welke toezeggingen er zijn gedaan met betrekking tot het voorstel. Indien een portefeuillehouder of een commissielid het niet eens is met de formulering van de toezegging kan dat worden aangegeven. Door het bereiken van consensus ontstaat er voor commissie en college duidelijkheid over bijvoorbeeld het vervolgtraject of de randvoorwaarden, hetgeen van invloed kan zijn op het uit te brengen advies over het voorstel.
Artikel 16. Aantal spreektermijnen
Indien de raadscommissie van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten. Het tweede lid benadrukt dat de voorzitter elke spreektermijn afsluit.
In Weert worden de spreektermijnen als volgt ingevuld:
In de eerste termijn kunnen commissieleden technische vragen stellen en geven de fracties hun opvattingen over het voorstel. De portefeuillehouder kan daar vervolgens op reageren.
In de tweede termijn vindt het debat plaats. De fracties reageren op elkaars opvattingen over het voorstel. De portefeuillehouder kan ook hierop reageren. Tot slot nodigt de voorzitter de commissie uit tot het uitbrengen van een advies aan de raad over het voorstel.
Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een verzoek van een commissielid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven dient de voorzitter niet te honoreren.
Artikel 17. Deelname aan beraadslaging door anderen
Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 van de Gemeentewet geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders. Deze hebben op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet de mogelijkheid om aan de beraadslagingen deel te nemen. Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld de secretaris uitgenodigd worden. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering te doen.
Artikel 18. Schorsing en voortzetting vergadering
Dit artikel bevestigt de positie van de raadscommissie bij het bepalen wanneer en tot welk tijdstip er wordt vergaderd. Indien de agenda niet op een avond kan worden afgerond, wordt de vergadering geschorst en op een andere dag voortgezet. De commissie beslist op welke andere dag en aanvangstijdstip de vergadering wordt voortgezet.
De vragen die in de rondvraag gesteld worden dienen betrekking te hebben op het taakveld van de betreffende raadscommissie. Is dat niet het geval dan dient de voorzitter de vragensteller te verwijzen naar de juiste raadscommissie. Met het oog op een goede voorbereiding is het raadzaam de vragen vooraf schriftelijk in te dienen.
Ook dient er duidelijkheid te bestaan over het aantal termijnen waarmee de rondvraag wordt behandeld. Dit gebeurt in één termijn per vraag. Is er behoefte aan een uitgebreidere behandeling van een onderwerp, dan ligt agendering voor de hand. Op grond van artikel 22 staat het een commissielid vrij een voorstel van orde te doen om in de rondvraag twee termijn te besteden aan een vraag.
De rondvraag in de vergaderingen van de raadscommissies is bedoeld voor politieke vragen, d.w.z. vragen die beantwoording door de politiek verantwoordelijke behoeven. Technische vragen kunnen ambtelijk worden beantwoord en kunnen daarom beter in informatiebijeenkomsten of ambtelijk worden gesteld.
Artikel 20. Spreekrecht burgers
Het geven van spreekrecht aan inwoners is een manier om burgers meer te betrekken bij de besluitvorming van de raad. Spreekrecht over niet geagendeerde onderwerpen dient in het sprekersplein(of raadscafé) plaats te vinden. Na invoering van het sprekersplein is gebleken dat het sprekersplein niet elke cyclus plaatsvindt. Omdat het onwenselijk is dat in die cycli geen mogelijkheid voor spreekrecht voor niet geagendeerde onderwerpen in de raadscommissies bestaat is de laatste zin aan lid 1 van artikel 20 toegevoegd.
In het artikel zijn vier onderwerpen opgenomen, waar het spreekrecht niet voor geldt. Als een reeds genomen besluit van de raad of het college vatbaar is voor bezwaar en de burger belanghebbende is, kan de burger een bezwaarschrift indienen. Ook kan een burger beroep instellen bij de rechtbank. Het is onwenselijk als dan tevens gebruik kan worden gemaakt van spreekrecht, omdat dan verschillende procedures door elkaar gaan lopen. De gerechtelijke procedures gaan vóór het spreekrecht. Dit is anders bij besluiten die nog genomen moeten worden.
De burger moet dan de gelegenheid hebben via spreekrecht nog invloed uit te oefenen op de besluitvorming. Zie ook de uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State van 15 september 2010 (zaaknummer 200901515/1/R2).
Verder zijn de benoemingen, keuzen, voordrachten en aanbevelingen van personen uitgesloten van het spreekrecht van burgers. Omdat inspraak over de benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen – de belangen van – kandidaten al dan niet in de uitoefening van hun ambt of functie kan schaden, kunnen burgers hierover geen uitlatingen doen.
Burgers kunnen zich ook niet uitlaten over onderwerpen, waar zij op grond van artikel 9:1 Algemene wet bestuursrecht een klacht over kunnen indienen. Deze procedure gaat vóór het spreekrecht van burgers.
Tenslotte geldt ook geen spreekrecht m.b.t. de advieslijst. Burgers hebben ook niet het recht een voorstel tot verandering van de advieslijsten aan de raadscommissie te doen.
De burgers die wensen in te spreken moeten zich binnen uiterlijk 24 uur vóór de vergadering melden bij de griffie. De commissieleden, portefeuillehouders en de ambtelijke ondersteuning moeten zich kunnen voorbereiden op het onderwerp. De griffie kan, indien nodig, de persoon naar de juiste raadscommissie verwijzen.
De inbreng van de spreker wordt door de raadscommissie betrokken bij de behandeling van het betreffende agendapunt. Indien het mogelijk is om concreter aan te geven wat er met de inbreng gebeurt, kan de voorzitter of een lid dat aangeven, eventueel op advies van de portefeuillehouder (lid 7).
In lid 5 is opgenomen dat elke spreker maximaal 5 minuten het woord krijgt. Het is niet toegestaan dat een spreker spreektijd van andere aangemelde insprekers overneemt. Een spreker moet zelf aanwezig zijn en kan zijn spreekrecht niet door een ander laten voorlezen.
Artikel 21. Handhaving orde en schorsing
Artikel 26 Gemeentewet geeft aan dat de voorzitter bij raadsvergaderingen bevoegd is om de orde te handhaven. Voor de commissievergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom hier opgenomen. Op basis van het vierde lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 24 van deze verordening.
Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als commissieleden-niet-raadsleden.
Artikel 22. Voorstellen van orde
Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad
sprake is van een voorstel van orde is aan de raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt
direct, zonder beraadslaging, besloten door de raadscommissie. Bij het staken van stemmen beslist de stem van de voorzitter (artikel 32, vierde lid, van de Gemeentewet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze of een voorstel over de (beperking van de) spreektijden van de leden en overige deelnemers aan de commissievergadering.
Paragraaf 3. Besloten vergaderingen
Artikel 23. Toepassing verordening op besloten vergaderingen
Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de
bepalingen omtrent het tijdig beschikbaar stellen van stukken, het vergaderquorum en het behandelen van voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering is geheimhouding opgelegd door (in de meeste gevallen) het college. De raadscommissie kan deze geheimhouding niet opheffen. Dat kan alleen de raad.
Artikel 24. Advieslijst en beknopt verslag besloten vergadering
Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van de Gemeentewet van
overeenkomstige toepassing. Het vijfde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in casu dus een raadscommissie anders beslist. In Weert worden van vergaderingen van raadscommissies geen verslagen, maar advieslijsten opgesteld. Dat gebeurt ook in besloten vergaderingen. Dan wordt tevens een beknopt verslag opgesteld, omdat van besloten vergaderingen geen audio- en video-opnames worden gemaakt. Het eerste lid van dit artikel bepaalt verder dat de advieslijst en het verslag van een besloten vergadering ter inzage ligt bij de commissiegriffier.
Artikel 25. Opheffen geheimhouding
Een raadscommissie kan geheimhouding op informatie leggen en die informatie tevens aan de raad verstrekken. De raad kan de geheimhouding opheffen van aan de raad verstrekte informatie (artikel 89, vierde lid, van de wet). Wel bestaat er een overlegverplichting, waarmee recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.
Paragraaf 4. Toehoorders en pers
Artikel 26. Toehoorders en pers
Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet, het derde en vierde lid van dit artikel voorzien hierin.
Artikel 27. Geluid- en beeldregistraties
Degenen die opnames willen maken dienen dit vooraf te melden en mogen niet de orde van de vergadering verstoren.
Aangezien de vergaderingen van de raadscommissies in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken, uitzenden en archiveren. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft. Wel dient rekening gehouden te worden met de privacy van insprekers of publiek. Raadsleden en commissieleden-niet-raadsleden daarentegen hebben een publieke functie. De eisen in de privacywetgeving, de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), zijn bij de inwerkingtreding van de AVG aangescherpt.
Radio- en tv-stations zijn zelf verantwoordelijk voor de naleving van deze wetgeving.
De gemeente zelf maakt ook audio- en videoregistraties van vergaderingen. De vergaderingen van de raadscommissies worden live met audio gestreamd en de raadsvergaderingen worden live met video gestreamd. De geluids- en beeldfragmenten worden vervolgens opgeslagen en gearchiveerd. De inwerkingtreding van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) roept de vraag op hoe zich dit verhoudt met de privacy van insprekers en publiek.
De VvG (Vereniging van Griffiers) stelt het volgende:
In de Gemeentewet zijn voorschriften opgenomen met betrekking tot de openbaarheid van raadscommissievergaderingen ( art. 23 juncto artikel 82 vijfde lid Gemeentewet). De gemeenteraad behoort immers als volksvertegenwoordigend orgaan in de openbaarheid te vergaderen. Het maken van camerabeelden teneinde een openbare raadscommissievergadering via internet live uit te zenden, is conform de privacywetgeving. Het live uitzenden kan als een ‘gerechtvaardigd doel’ in de zin van de AVG worden aangemerkt. Het doel is een toegankelijke, laagdrempelige en transparante lokale politiek. De manier waarop de gegevens worden verwerkt is niet onverenigbaar met dit gerechtvaardigd doel. Het is dan ook niet noodzakelijk om vooraf expliciet toestemming te vragen aan betrokkenen voor het live uitzenden van de beelden of de audiofragmenten. Betrokkenen dienen wel actief geïnformeerd te worden. Dit kan bijvoorbeeld door een duidelijk bord op te hangen bij aanvang van de vergadering of door een mededeling bij de openbare kennisgeving van een vergadering.
In Weert worden voorafgaand aan de vergaderingen van de raadscommissies en van raadsvergaderingen bij de ingang van de vergaderruimten borden opgehangen met een mededeling als hierboven bedoeld door de VNG. Ook bovenaan de uitnodigingen voor deze vergaderingen op de website staat een vermelding van deze registraties.
Raadsleden en commissieleden-niet-raadsleden hebben een publieke functie. Voor hen geldt zoals hierboven vermeld dat zij in openbaarheid vergaderen en deze vergaderingen op een toegankelijke, laagdrempelige en transparante manier ontsluiten voor hun inwoners.
Als iemand heeft aangegeven van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties te willen maken, kan de voorzitter hiervan mededeling doen aan de aanwezigen. Degenen die daartegen eventueel bezwaar hebben kunnen dan besluiten de zaal te verlaten. De voorzitter is niet verplicht mededeling te doen van het maken van geluid- of beeldregistraties door derden. De gemeente is ingevolge de AVG alleen verantwoordelijk voor opnamen die zij zelf maakt en publiceert. Een derde die opnamen maakt is zelf verantwoordelijk voor hetgeen hij/zij daarmee doet.