Artikel 1 Instelling
Zo spoedig mogelijk na aanvang van zijn zittingsperiode stelt de raad de raadscommissies in door bepaling van het aantal, de benaming (inclusief afkorting) en de werkkring van deze commissies. Indien daartoe aanleiding bestaat is op gelijke wijze in de loop van de zittingsperiode wijziging door de raad mogelijk.
Artikel 2 Taken en bevoegdheden
- 1
Omtrent alle zaken die aan de raad worden voorgelegd wordt door de commissies advies en bijstand verleend aan de raad.
- 2
Over tot haar werkgebied behorende zaken plegen de commissies regelmatig overleg met het college of de burgemeester.
Artikel 3 Samenstelling
- 1
Een commissie bestaat uit twee leden namens iedere in de raad vertegenwoordigde politieke fractie. De voorzitter en plaatsvervangend voorzitter worden door de raad aangewezen uit de in de commissie zitting hebbende raadsleden.
- 2
Voor de benoeming van commissieleden, niet zijnde raadsleden, dragen de in de raad vertegenwoordigende fracties aan de raad personen voor die namens hun fractie zitting nemen. De leden moeten in de gemeente woonachtig zijn.
Artikel 4 Voorzitterschap
- 1
De aanwijzing van de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter geschiedt bij de aanvang van elke nieuwe zittingsperiode van de raad en voorts tussentijds ter vervulling in een vacature.
- 2
Bij afwezigheid wordt de voorzitter vervangen door de plaatsvervangend voorzitter.
- 3
De raad kan te allen tijde wijziging brengen in de aanwijzing van de voorzitter of plaatsvervangend voorzitter.
- 4
De raad kan te allen tijde wijziging brengen in de aanwijzing van de voorzitter of plaatsvervangend voorzitter.
- 5
Degene die de hoedanigheid van raadslid verliest, houdt van rechtswege op voorzitter-lid van de commissie te zijn.
Artikel 5 Benoeming leden
- 1
De leden van de commissies worden –indien mogelijk- tegelijk met de instelling van de commissies door de gemeenteraad benoemd.
- 2
De leden van de commissies worden –indien mogelijk- tegelijk met de instelling van de commissies door de gemeenteraad benoemd.
Artikel 7 Ontslag op initiatief van de raad
- 1
De raad is bevoegd aan een lid tussentijds ontslag te verlenen in het geval dit heeft opgehouden zijn vertrouwen te bezitten.
- 2
De fractie van het ontslagen lid wordt in de gelegenheid gesteld een ander lid in de commissie af te vaardigen. De raad benoemt het vervangende lid, met inachtneming van het bepaalde in artikel 3, in zijn eerstvolgende vergadering na die waarin het ontslagbesluit is genomen.
Artikel 8 Terugroeping niet-raadslid
- 1
Wanneer een commissielid, geen raadslid zijnde, blijkens een schriftelijke met reden omklede verklaring van de fractie die hem ter benoeming heeft voorgedragen, niet langer het vertrouwen van die fractie geniet, verleent de raad bedoeld commissielid op verzoek van die fractie tussentijds ontslag.
- 2
De fractie van het ontslagen lid wordt in de gelegenheid gesteld een ander lid, voor benoeming in de commissie voor te dragen. De raad benoemt het vervangende lid, met inachtneming van het bepaalde in artikel 3, in zijn eerstvolgende vergadering na die waarin het ontslagbesluit is genomen.
Artikel 9 Verslaglegging
- 1
Onverminderd het bepaalde in artikel 107a Gemeentewet wijst het college op voorstel van de gemeentesecretaris, gehoord de griffier, voor elke commissie een gemeenteambtenaar als secretaris aan.
- 2
De griffier regelt, gehoord de gemeentesecretaris, de vervanging van de secretaris van de commissie, indien deze verhinderd is als zodanig op te treden.
- 3
De secretaris van de commissie maakt van het verhandelde in een commissievergadering zo spoedig mogelijk een verslag. Dit verslag vermeldt kort en zakelijk de adviezen van de commissie en eventuele minderheidsstandpunten.
- 4
Bij het begin van de vergadering wordt zoveel mogelijk het verslag van de vorige vergadering vastgesteld en door de voorzitter en de griffier ondertekend.
- 5
Van een besloten vergadering alsmede van zaken waarover geheimhouding is opgelegd wordt een apart verslag opgemaakt. Leden van de raad kunnen, wanneer zij inzage wensen van stukken ten aanzien waarvan door de commissie geheimhouding is opgelegd, zich daartoe wenden tot de griffier. Indien de griffier van oordeel is, dat inzage moet worden geweigerd wegens strijd met het openbaar belang, legt hij de beslissing daaromtrent voor aan de commissie.
- 6
De griffier brengt het verslag van de commissie ter kennis van de raad in zijn eerstvolgende vergadering.
Artikel 10 Bijeenroepen van de vergadering
- 1
commissie vergadert zo dikwijls als dit door de voorzitter nodig wordt geoordeeld en voorts wanneer ten minste twee leden van het aantal zitting hebbende leden de wens daartoe te kennen hebben gegeven.
- 2
De oproeping geschiedt schriftelijk door of namens de voorzitter ten minste 7 dagen voor het houden van de vergadering, spoedeisende gevallen uitgezonderd. De oproepingsbrief vermeldt dag, aanvangstijdstip, plaats en agenda van de vergadering. De oproepingsbrief wordt tevens ter kennis gezonden aan de leden van de raad die geen lid zijn van de commissie en aan het college van burgemeester en wethouders.
- 3
Het aanvangstijdstip wordt door de commissie bepaald en dient te liggen tussen 19.00 uur en 19.30 uur
- 4
De stukken, die betrekking hebben op de in een commissievergadering te behandelen zaken, worden tegelijk met de oproeping van de leden voor dezen ter inzage gelegd en voor zover nodig en mogelijk aan de leden toegezonden.
Artikel 11 Openbaarheid vergaderingen
- 1
De commissies vergaderen in het openbaar.
- 2
De deuren worden gesloten, indien ten minste een vijfde gedeelte van het aantal leden, dat de presentielijst heeft getekend, daarom verzoekt of de voorzitter zulks nodig oordeelt.
- 3
De commissie beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd.
Artikel 12 Openbare bekendmaking
- 1
Van de openbare vergadering worden dag, aanvangstijdstip, plaats alsmede de daarin te behandelen onderwerpen, spoedeisende gevallen uitgezonderd, tegelijk met de oproeping der leden ter openbare kennis gebracht door middel van aankondiging op de gemeentelijke voorlichtingspagina in een plaatselijk huis-aan-huisblad of op de voor afkondigingen in de gemeente gebruikelijke wijze en –zo mogelijk- door plaatsing op de internetsite van de gemeente.
- 2
De agenda en de daarbij behorende voorstellen, met uitzondering van stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd dan wel vertrouwelijke kennisneming is geboden, worden tegelijk met de verzending van de oproeping voor de vergadering op een bij de openbare kennisgeving aan te geven wijze ter inzage gelegd, en voor iedere belanghebbende tegen betaling van de kosten verkrijgbaar gesteld. In de oproep wordt tevens melding gemaakt van de mogelijkheid om van het spreekrecht voor burgers gebruik te maken.
Artikel 13 Overleg met burgemeester, college, wethouder of gemeentesecretaris
- 1
De voorzitter kan de burgemeester, het college, een wethouder of de gemeentesecretaris uitnodigen om in de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslagingen deel te nemen.
- 2
Indien de burgemeester of het college of een wethouder bij een commissievergadering aanwezig wil zijn en wil deelnemen aan de beraadslagingen, doet hij hiervoor na ontvangst van de agenda een verzoek aan de voorzitter die daarop binnen 24 uur een beslissing neemt.
Artikel 14 Spreekrecht burgers
- 1
Burgers hebben met betrekking tot de in een openbare vergadering te behandelen zaken het recht het woord te voeren, met uitzondering van agendapunten betreffende het doen van voordrachten of aanbevelingen van personen.
- 2
De in het eerste lid genoemde personen die van het spreekrecht gebruik willen maken, melden dit voor de vergadering bij de voorzitter van de commissie of de raadsgriffier.
- 3
Het spreken door burgers gaat vooraf aan de beraadslaging door de leden van de commissie. De totaal beschikbare spreektijd bedraagt maximaal 30 minuten. Zij die zich als spreker hebben aangemeld verkrijgen van de voorzitter gedurende maximaal 3 minuten het woord. Indien zich meer dan 10 sprekers hebben aangemeld wordt de totaal beschikbare spreektijd evenredig over hen verdeeld.
- 4
Niemand voert het woord dan na dit van de voorzitter verkregen te hebben. Degene die het woord voert richt zich tot de voorzitter.
Artikel 15 Handhaving van de orde
- 1
De voorzitter draagt zorg voor de handhaving van de orde in de vergadering. Hij is bevoegd wanneer de orde op enigerlei wijze door de aanwezige burgers wordt verstoord, hen die daarvoor verantwoordelijk zijn of alle burgers te doen verwijderen.
- 2
Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de betreffende spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin dit plaatsvindt, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.
Artikel 16 Quorum
- 1
Een commissie kan slechts beraadslagen en besluiten wanneer naast de voorzitter ten minste de helft van de andere leden ter vergadering aanwezig is.
- 2
Indien bij een vergadering het vereiste aantal leden niet is opgekomen belegt –zonodig- de voorzitter een nieuwe vergadering, welke wordt gehouden ongeacht het aantal opgekomen leden.
Artikel 17 Beraadslaging/besluitvorming
- 1
Per in de commissievergadering te behandelen onderwerp mag slechts één lid van een vertegenwoordigde politieke fractie aan de beraadslaging en stemming deelnemen. Daartoe inventariseert de voorzitter voorafgaand aan de behandeling van elk onderwerp wie daarover het woord zal voeren.
- 2
De commissie besluit en/of adviseert bij meerderheid van stemmen. Bij het staken van de stemmen wordt geen besluit genomen, doch worden de verschillende standpunten ter kennis van de raad gebracht.
- 3
De voorzitter van een commissie heeft een stemrecht, gelijk aan de overige leden van de commissie.
- 4
De leden onthouden zich van de beoordeling van zaken – benoemingen, schorsingen en ontslagen inbegrepen - , welke hen, hun echtgenoten of hun bloed- of aanverwanten tot de derde graad ingesloten, persoonlijk aangaan, of waarin zij als gelastigde zijn betrokken.
Artikel 18 Hoorzitting inspraak
Een commissie kan op verzoek van het college of op haar voorstel na kennisgeving aan het college personen of groepen uit de bevolking en plaatselijke verenigingen of instellingen die bij een inspraakprocedure betrokken zijn geweest, uitnodigen en de gelegenheid geven in haar vergadering hun standpunt nader kenbaar te maken met betrekking tot de voorlopige beslissing dan wel het advies van het college naar aanleiding van de inspraak en overige nadere informatie en toelichting te geven dan wel van gedachten te wisselen, een en ander voor zover het het werkgebied van de commissie betreft.
Artikel 19 Toelating niet-leden
- 1
De voorzitter is bevoegd met instemming van de gemeentesecretaris, behalve de secretaris van de commissie, ook andere gemeenteambtenaren in de vergadering toe te laten en te horen.
- 2
De voorzitter is bevoegd met instemming van of op verlangen van de commissie, deskundigen buiten het gemeentelijk apparaat en –onverminderd het bepaalde in artikel 18 – belanghebbenden in de vergadering toe te laten en te horen.
- 3
Wanneer een deskundige ten laste van de gemeentekas komt, is, voor zijn inschakeling op verlangen van de commissie, de instemming van het college vereist.
- 4
Voor de toepassing van dit artikel wordt als belanghebbende beschouwd een ieder, wiens belang rechtstreeks is betrokken bij een onderwerp, dat in de vergadering wordt behandeld. De belanghebbende is bevoegd zich in de vergadering te laten bijstaan of te doen vertegenwoordigen door een gemachtigde.
Artikel 20 Onvoorziene gevallen
Bij twijfel omtrent de betekenis of de toepassing van dit statuut en in de gevallen waarin niet bij dit statuut is voorzien, beslist de voorzitter van de commissie.
Artikel 21 Tijdstip inwerkingtreding en citeerartikel
- 1
Deze verordening treedt onmiddellijk na bekendmaking ervan in werking.
- 2
Op het tijdstip als bedoeld in het eerste lid vervalt het “Commissiestatuut voor de gemeente Hilvarenbeek 1997” en de wijziging daarvan d.d. 8 juli 1999.
- 3
Deze verordening kan worden aangehaald als “Statuut voor de raadscommissies gemeente Hilvarenbeek 2002”.