Inleiding
Volgens artikel 52 van de Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt volgens de memorie van toelichting bij de Gemeentewet onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe. Waar nodig wordt in de toelichting hieronder aandacht besteed aan de werking van bepaalde artikelen.
Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
- 1.
Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden
- 2.
Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering van een der wethouders
- 3.
Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van verhindering
- 4.
Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris
Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen
- 1.
Het college vergadert als regel op dinsdag van 09.00 tot 12.30 uur en donderdag van 8.30 tot 9.00 uur. En verder zo dikwijls als de voorzitter dit nodig vindt
- 2.
Als een wethouder een extra vergadering nodig vindt, verzoekt hij/zij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering - onder vermelding van de te bespreken onderwerpen - die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden
- 3.
De vergaderingen worden als regel in de collegekamer van het gemeentehuis gehouden, maar digitaal is in voorkomende gevallen ook mogelijk. De voorzitter beslist daartoe
Artikel 3 Vergader- en besluitquorum
- 1.
Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij/zij daarvan ten minste een dag voor de vergadering kennis aan de secretaris
- 2.
Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij/zij daarvan kennis aan de voorzitter, en ook aan degene (loco) die de secretaris vervangt
- 3.
In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten, als ten minste drie leden vertegenwoordigd zijn
- 4.
Als het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter opnieuw een vergadering
- 5.
Op de vergadering, bedoeld in het vierde lid, is het derde lid niet van toepassing. Het college kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als ten minste drie leden vertegenwoordigd zijn
Artikel 4 Mandatering en machtiging
- 1.
Als het quorum volgens artikel 3 er niet is én een collegebesluit wegens spoedeisendheid geen uitstel duldt, onverminderd het bepaalde in artikel 56
Gemeentewet, is een lid bevoegd in mandaat ter zake een besluit te nemen. Dit besluit is zoveel mogelijk passend in het bestaande beleid
- 2.
De burgemeester verleent hierbij, volgens artikel 171 van de Gemeentewet, het desbetreffende lid of leden van het college volmacht om de noodzakelijke privaatrechtelijke bevoegdheden uit te oefenen om het besluit te kunnen uitvoeren
- 3.
In de eerstvolgende vergadering dat het college weer voltallig is, wordt van de uitoefening van het mandaat, machtiging of volmacht mededeling gedaan en worden alle leden in de gelegenheid gesteld hun opvatting hier over te geven
Artikel 5 Agenda
- 1.
Voor elke dinsdag-vergadering wordt, als regel uiterlijk de vrijdag voorafgaand aan de vergadering, door het secretariaat aan de leden van het college een agenda met stukken digitaal toegezonden. Voor de donderdag vergadering is dat uiterlijk de woensdagmiddag ervoor
- 2.
Onderwerpen waarvan een tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, maar wel spoedeisend heid zijn, kunnen onder opgave van reden van urgentie altijd worden aangemeld bij de secretaris
- 3.
Uitnodigingen voor openingen, bijeenkomsten en andere officiële handelingen worden ter besluitvorming opgenomen als een vast onderdeel van de agenda van de collegevergadering
- 4.
Een overzicht van "bezoeken/bijeenkomsten" en representatie wordt ter vaststelling opgenomen als een vast onderdeel van de agenda van de collegevergadering
- 5.
Relevante documenten, als bedoeld in lid 2, 3 en 4 van dit artikel, worden voorbereid en geagendeerd door de bestuursondersteuner en Gemeentesecretaris
- 6.
Uiterlijk maandag wordt er een bespreekpuntenlijstje door het secretariaat verzonden. Als niemand een collegevoorstel ter bespreking heeft aangemeld wordt het voorstel geacht aangenomen te gaan worden. Besluit is echter altijd in de vergadering.
Artikel 6 Gang van zaken tijdens collegevergaderingen
- 1.
Wil de verantwoordelijke portefeuillehouder iets toelichten, dan krijgt deze het eerste woord bij de toelichting op het voorstel. Vervolgens de collegeleden die het aangekruist hebben. Vervolgens vinden, eventueel in meerdere ronden, discussie en eventueel stemming over het voorstel plaats
- 2.
De burgemeester is belast met het bewaken van het proces van besluitvorming in de collegevergadering
- 3.
Het college kan:
- a.
instemmen met het voorgestelde besluit, al dan niet geamendeerd
- b.
het voorstel voor nadere toelichting en/of informatie terugverwijzen naar de ambtelijke organisatie, ofwel aanhouden
- c.
anders dan advies beslissen
- d.
het voorgestelde besluit afwijzen
- 4.
Een voorstel tot besluit kan niet ten tijde van de vergadering van de agenda worden gehaald
- 5.
Het college kan overeenkomen dat de burgemeester of een wethouder, in zaken van bijzonder belang die verschillende portefeuilles raken, als woordvoerder, onderhandelaar en dergelijke namens het college optreedt
- 6.
Aanwezige collegeleden nemen aan de stemming deel en kunnen:
- a.
instemmen met het voorstel
- b.
instemmen met het voorstel met aantekening, in welk geval de aantekening expliciet in de besluitenlijst wordt vastgelegd
- c.
tegen het voorstel stemmen
- d.
tegen het voorstel met aantekening, in welk geval de aantekening expliciet in de besluitenlijst wordt vastgelegd
- e.
zich van stemming onthouden bij zaken waar zij een persoonlijk belang bij hebben
Artikel 7 Integriteit
- 1.
Het college houdt zich aan de "Gedragscode integriteit burgemeester en wethouders gemeente Aalten 2021"zoals vastgesteld door de raad
Artikel 8 Ambtelijke ondersteuning
- 1.
De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college
- 2.
Bij afwezigheid van de gemeentesecretaris neemt een vervanger (loco) deel aan de collegevergaderingen
- 3.
Op verzoek van de voorzitter, van een wethouder of van de gemeentesecretaris kan een ambtenaar als adviseur aan de besprekingen van het college deelnemen. Dit wordt wel zoveel mogelijk beperkt
- 4.
De secretaris wordt bij de voorbereiding van de stukken terzijde gestaan door de bestuursondersteuner
Artikel 9 Stemmingen
- 1.
Bij een gelijke stand beslist de voorzitter
- 2.
De secretaris heeft geen stemrecht in het college, maar wel een adviserende rol tijdens de vergadering
- 3.
Als een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het vierde lid wordt toegepast
- 4.
Als een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes
Artikel 10 Geheimhouding
- 1.
Het college kan op grond van een belang, genoemd in de Wet Open Overheid (WOO), over het in een besloten vergadering behandelde en van de (inhoud van de) stukken, die aan het college worden overgelegd, geheimhouding opleggen
- 2.
Geheimhouding over het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd
- 3.
De geheimhouding wordt door hen, die bij de behandeling aanwezig waren en allen, die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen tot het college haar opheft
- 4.
Voor het verslag en de besluitenlijst over het geheime gedeelte van de agenda geldt dat altijd geheimhouding ex artikel 55 Gemeentewet is opgelegd, tenzij anders wordt besloten
Artikel 11 Besluitenlijst
- 1.
De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van de besluitenlijst van de vergadering
- 2.
In de rondvraag worden geen besluiten genomen, anders dan via de besluitenlijst
- 3.
De besluitenlijst bevat tenminste
- a.
namen van de aanwezige en afwezige leden
- b.
namen van collegeleden die niet aan de beraadslaging hebben deelgenomen of daarvoor de ruimte even hebben verlaten wegens persoonlijk belang
- c.
namen van collegeleden die de vergadering gedeeltelijk hebben gevolgd
- d.
de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging
- e.
een formulering van de door het college genomen besluiten
- 4.
Een lid van het college kan een aantekening vragen bij het besluit
- 5.
De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld
- 6.
Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vaststelling op de in de gemeente gebruikelijke wijze openbaar gemaakt en voor de raadsleden digitaal beschikbaar gesteld
Artikel 12 Besluiten buiten de vergadering
- 1.
Een besluit dat - schriftelijk of digitaal - buiten de vergadering om wordt genomen, wordt geacht te zijn genomen op de datum waarop het laatste lid van het college het besluit heeft goedgekeurd
- 2.
Besluiten als bedoeld in dit artikel worden apart verstuurd en in de eerstvolgende collegevergadering opgenomen in de besluitenlijst
- 3.
Besluiten als bedoeld in dit artikel worden toegezonden en vastgesteld op de wijze zoals omschreven onder artikel 11
Artikel 13 Rol van burgemeester
- 1.
De burgemeester heeft mede als taak de eenheid van het college te bevorderen en daartoe onder andere in voorkomende gevallen voorstellen te doen ter overbrugging van verschillende standpunten van de portefeuillehouders
- 2.
De burgemeester is belast met het bewaken van het proces van besluitvorming en ziet erop toe dat besluiten na afweging van alle invalshoeken en gehoord alle standpunten door het college worden genomen
Artikel 14 Eenheid van het college
- 1.
Het college treedt buiten en binnen het gemeentehuis als eenheid op. Alle beleidsrelevante informatie wordt door de portefeuillehouders gedeeld. Van relevante besprekingen wordt door de portefeuillehouders in het college verslag gedaan
- 2.
Portefeuillehouders verdedigen het collegebeleid. Er is één woordvoerder per onderwerp. Alleen in die gevallen waarin een portefeuillehouder expliciet heeft laten vastleggen tegen een besluit te zijn (de zogenaamde aantekening) is er ruimte om met verschil in zienswijze naar buiten te treden. Terughoudendheid is daarbij de regel.
- 3.
Portefeuillehouders doen geen toezeggingen zonder dat zij daar in het college mandaat voor hebben gekregen
- 4.
Van alle van belang zijnde besprekingen met derden wordt als regel een verslag gemaakt door een ambtenaar en in het dossier opgenomen
Artikel 15 Digitaal werken
- 1.
Alle (vergader)stukken worden digitaal aangeboden op een aan de leden van het college van gemeentewege verstrekte laptop/tablet
- 2.
Digitale vergaderingen en overleggen via de vergaderapp zijn mogelijk
Artikel 16 Nadere regelingen
- 1.
Het college kan gemotiveerd afwijken van dit reglement. Het besluit om af te wijken van dit reglement wordt opgenomen in het verslag zoals bedoeld in artikel 11, eerste lid
- 2.
Het college kan, voor zover wettelijke voorschriften dit niet verhinderen, voorzieningen treffen ten aanzien van onderwerpen, welke in dit reglement niet, of naar zijn oordeel niet voldoende, zijn geregeld
- 3.
Het college beslist over de geschillen die over de uitlegging en de toepassing van dit reglement rijzen
Artikel 17 Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag, volgend op die van de besluitvorming in het college
- 2.
Op dat moment vervalt het in 2005 vastgestelde Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Aalten
- 3.
Dit besluit kan worden aangehaald als: Reglement van orde van het college van burgemeester en wethouders van Aalten 2024
Toelichting
Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt erop gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 van de Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college). Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. Door de Wet dualisering gemeentebestuur is het niet meer mogelijk een raadslid aan te wijzen als vervanger van een wethouder. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, als mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 van de Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 van de Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.
Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen
Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerste lid van de Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 van de Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerst lid staat daaraan in de weg.
Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer.
Artikel 3 Vergader- en besluitquorum
Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 van de Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.
Artikel 4 Mandatering en machtiging
In dit artikel is bepaald dat de uitoefening van de beslisbevoegdheid van het college door een of meer dienstdoende leden van het college kan geschieden voor zover dit op enig moment vanwege spoedeisendheid noodzakelijk is. Het mandaat geldt alleen als, tijdens de door het college vastgestelde vakantieperiode, een beslissing naar het oordeel van het/de dienstdoende collegelid of collegeleden, geen uitstel duldt wegens financiële, juridische of gezichtsbepalende gevolgen. Artikel 168 Gemeentewet biedt de mogelijkheid een of meer collegeleden te machtigen tot uitoefening van een of meer bevoegdheden van het college.
Artikel 5 Agenda
De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. Een nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt plaats in dit reglement. In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden. Uiteraard kan ten aanzien van de hier geregelde onderwerpen voor een volstrekt andere uitwerking worden gekozen. Die is sterk afhankelijk van de lokale structuur en gebruiken. Te denken valt aan het opnemen van bepalingen over de wijze van vaststellen van de agenda, het toezenden of ter inzage leggen van een en ander aan/voor de leden van de raad et cetera. Ook is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt.
Artikel 7 Integriteit
Dit artikel regelt een directie doorwerking van bepalingen over integriteit, als benoemd in de Gedragscode integriteit burgemeester en wethouders
Artikel 8 Ambtelijke ondersteuning
Artikel 57 en 55 eerste lid van de Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze Gemeentewetartikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt.
Artikel 9 Stemmingen
In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 van de Gemeentewet, dat een regeling bevat voor zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het volgens de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het college vrijstaat in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen; het in de wet daarvoor opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing. Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. In verband hiermee en gelet op de uitgebreide regeling in de Gemeentewet ten aanzien van het stemmen (artikelen 28 tot en met 30, 58 en 59) is in het reglement alleen het strikt noodzakelijke over het stemmen geregeld. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd als een van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd.
Artikel 10 Geheimhouding
Het onderhavige artikel regelt het opleggen van een verplichting tot geheimhouding voor het college volgens artikel 55 van de Gemeentewet op overeenkomstige wijze als zulks voor de raad in artikel 25 van de Gemeentewet is bepaald. De mogelijkheid om, ten aanzien van hetgeen in beslotenheid is behandeld, ook geheimhouding op te leggen is een noodzakelijk complement daarvan.
Artikel 11 Verslag en besluitenlijst
Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris voor de besluitenlijst en de wijze waarop de besluitenlijst wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijke notitie/besluitenlijst moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven. De Wet dualisering gemeentebestuur introduceert het begrip 'besluitenlijst'. Hierdoor is de bepaling over de verslaglegging aangepast. Op grond van artikel 60 van de Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden. In het vijfde lid is aangegeven, dat de openbaarmaking geschiedt op de in de gemeente gebruikelijke wijze. Gekozen is voor een regeling waarbij de informatie over de besluitenlijst snel beschikbaar is.
Artikel 16 Nadere regelingen
Wanneer er over artikelen onduidelijkheden ontstaan of wanneer een artikel op meerdere manieren kan worden uitgelegd, beslist het college op voorstel van de voorzitter.