Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) Veiligheidsregio Zeeland

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• –

  accountant: een door het Algemeen Bestuur aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;

• –

  accountantscontrole: de controle van de in artikel 34 Wet Gemeenschappelijke regelingen bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant ten behoeve van:

  • 1.

    de accountantsverklaring als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet lid3;

    • –

      de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten als lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen;

    • –

      de baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen

    • –

      het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is.

  • 2.

    het verslag van bevindingen als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet lid 4 met bevindingen over

    • –

      de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken en

    • –

      de tabel van fouten en onzekerheden voor de specifieke uitkeringen; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet in acht worden genomen

• –

  deelverantwoording: een in opdracht van het Algemeen Bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de organisatie van de gemeenschappelijke regeling, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;

• –

  jaarrekening: jaarrekening van de Veiligheidsregio Zeeland als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;

• –

  managementletter: verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen;

• –

  rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het Dagelijks Bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

• –

  Goedkeuringstolerantie: het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming van de gebruikers wordt beïnvloed.

• –

  Rapporteringstolerantie: een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen van de accountant.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole (voor het eerst vanaf aanwijzingen vanaf het verslagjaar 2027)

• 1.

  De accountantscontrole vindt plaats door een accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van vier (4) jaar met een mogelijke verlenging van maximaal tweemaal één (1) jaar.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur bereidt in overleg met het Algemeen Bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  Het Algemeen Bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:

  • a.

    de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door het Dagelijks Bestuur en afwijkende rapportagegrenzen;

  • b.

    de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases; en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;

  • c.

    de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • d.

    de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • e.

    de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering, zoals de managementletter;

  • f.

    de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;

  • g.

    de organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;

• 4.

  In afwijking van het derde lid, aanhef, kan het Algemeen Bestuur in het programma van eisen opnemen, dat het Algemeen Bestuur jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder f en g genoemde onderdelen vaststelt.

• 5.

  Het Algemeen Bestuur stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.

Artikel 3. Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur – dan wel de Algemeen Directeur, de concerncontroller en/ of managers van organisatieonderdelen, mits daartoe gemandateerd - kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

• 3.

  Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het Dagelijks Bestuur – dan wel de Algemeen Directeur, concerncontroller en/ of de managers van organisatieonderdelen, mits daartoe gemandateerd - bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het Algemeen Bestuur aangewezen accountant, indien dit in het belang van de Veiligheidsregio Zeeland is.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening:

  • a.

    de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de Veiligheidsregio Zeeland;

  • b.

    De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de Veiligheidsregio Zeeland uit.

• 2.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, een vertegenwoordiging uit het Dagelijks Bestuur, de Algemeen Directeur, manager bedrijfsvoering, concerncontroller en / of vertegenwoordigers van de Veiligheidsregio Zeeland, een en ander met inachtneming van het bepaalde in de door het Dagelijks Bestuur vastgestelde mandaatbesluiten.

Artikel 5. Informatieverstrekking door het Dagelijks Bestuur

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt het Dagelijks Bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle hij het Dagelijks Bestuur bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Het Dagelijks Bestuur overlegt de managementletter met een reactie vanuit de Veiligheidsregio Zeeland voor uiterlijk 31 december van het verslagjaar aan het Algemeen Bestuur.

• 5.

  Het Dagelijks Bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 14 juli in het jaar volgend op het verslagjaar, aan het Algemeen Bestuur.

• 6.

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het Algemeen Bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur en de accountant gemeld.

• 7.

  De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het Dagelijks Bestuur zo veel mogelijk gebruik van het door VRZ uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

• 8.

  De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van control van de Veiligheidsregio Zeeland en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering. van de ambtelijke organisatie.

Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante kantoren, terreinen, magazijnen, werkplaatsen en informatiedragers van Veiligheidsregio Zeeland.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle onder verantwoordelijkheid van de organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende personen hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat alle in de organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 7. Rapportering door accountant

• 1.

  Indien de accountant bij een accountantscontrole afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, dringt hij bij het Dagelijks Bestuur aan op correctie van de geconstateerde afwijkingen. Indien het Dagelijks bestuur de geconstateerde afwijkingen niet wenst dan wel niet meer kan herstellen, meldt de accountant dit terstond schriftelijk aan het Algemeen Bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het Dagelijks Bestuur. Mits daartoe gemandateerd kunnen de Algemeen Directeur/ concerncontroller en/ of de managers van organisatieonderdelen in de plaats treden van het Dagelijks Bestuur.

• 2.

  In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende personen binnen de organisatie.

• 3.

  De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het Algemeen Bestuur door de accountant aan het Dagelijks Bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het Dagelijks Bestuur om op deze stukken te reageren. Mits daartoe gemandateerd kan de Algemeen Directeur in de plaats treden van het Dagelijks Bestuur.

• 4.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de bestuursbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een delegatie van) het Dagelijks Bestuur en Algemeen Directeur, concerncontroller en manager bedrijfsvoering.

Artikel 8. Intrekking oude regeling

De Controleverordening VRZ 2013 wordt ingetrokken.

Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na bekenmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2023, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2023 en later.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) Veiligheidsregio Zeeland 2023.