Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
- a.
Aanvrager: rechtspersoon zonder winstoogmerk (volgens de inschrijving bij de Kamer van Koophandel) met economische of maatschappelijke binding met de gemeente Houten, die voornemens is voor de inwoners van de gemeente Houten een evenement uit te voeren;
- b.
Aanvraagformulier: het vastgestelde aanvraagformulier ‘Evenementenfonds Houten’, waarop de aanvrager zijn evenement kan vermelden en toelichten;
- c.
Beoordelingscommissie: de commissie die de aanvragen aan het evenementenfonds beoordeelt.
- d.
Besluit: het besluit tot subsidieverlening, -weigering, -vaststelling of andersluidend;
- e.
College: college van burgermeester en wethouders van de gemeente Houten;
- f.
Evenement: een evenement is een gebeurtenis die verplaatsbaar is en waarbij muziek, kunst, cultuur, sport, wetenschap of een combinatie van deze centraal staat. Een evenement in het kader van deze regeling dient publiek toegankelijk te zijn;
Artikel 2 Doelstelling
De regeling heeft tot doel bij te dragen aan terugkerende evenementen die beeldbepalend en identiteitsversterkend zijn, óf worden, voor en door Houtenaren.
Artikel 3 Doelgroep
Subsidie wordt verstrekt aan Houtense organisaties die evenementen voor de inwoners van de gemeente Houten organiseren.
Artikel 4 Subsidieplafond en wijze van verdelen
- 1.
De gemeenteraad van Houten stelt jaarlijks het subsidieplafond voor deze subsidieregeling vast.
- 2.
Het subsidieplafond wordt op de volgende manier verdeeld over twee subsidietranches:
de 1e tranche is maximaal 70% van het beschikbare budget;
de 2e tranche is minimaal 30% van het beschikbare budget.
- 3.
Als in tranche 1 minder dan 70% van de subsidie wordt verleend, wordt het resterende bedrag automatisch toegevoegd aan tranche 2.
- 4.
Indien het subsidieplafond niet toereikend is, dan past het college subsidieverdeling toe waarbij de score op de criteria in artikel 8 worden meegewogen.
Artikel 5 Subsidiabele kosten
- 1.
Het college verleent alleen subsidie aan evenementen, waarbij de subsidie nooit hoger kan zijn dan het begrotingstekort van het evenement;
- 2.
Maximaal 50% van de totale kosten voor de uitvoering van het evenement komen voor subsidie in aanmerking.
Artikel 6 Aanvraag
- 1.
Aanvragen kunnen doorlopend worden ingediend, waarbij rekening gehouden moet worden met de volgende subsidietranches:
- a.
Voor evenementen met een startdatum na 15 april, maar vóór 16 november, moet de aanvraag uiterlijk 28 februari volledig zijn ingediend (1e tranche).
- b.
Voor evenementen met een startdatum na 15 november moet de aanvraag uiterlijk 30 september volledig zijn ingediend (2e tranche).
- c.
Aanvragen mogen op zijn vroegst 18 maanden voor de start van het evenement worden ingediend.
- 2.
Een aanvraag wordt gedaan met gebruikmaking van een door de gemeente beschikbaar gesteld digitaal formulier en dient de volgende informatie over het project te bevatten:
- a.
Een activiteitenplan met een toelichting op:
- o
de activiteiten waarmee inwoners/bezoekers aangetrokken worden;
- o
de activiteiten/het evenement en hoe die passen binnen de subsidievoorwaarden en voldoen aan de criteria uit artikel 7.
- o
het marketing- en communicatieplan met betrekking tot de activiteiten, inclusief bezoekersprofiel en inschatting van het aantal bezoekers.
- o
een planning: de aanvrager geeft met een planning aan wanneer, hoe en waar welke activiteit wordt verricht.
- b.
Een gespecificeerde begroting en dekkingsplan: dat inzicht geeft in de geraamde inkomsten en uitgaven, voor zover deze betrekking hebben op het evenement.
- 3.
Na (tijdige en complete) ontvangst van de subsidieaanvraag worden de subsidieaanvragers ieder afzonderlijk uitgenodigd om een korte ‘pitch’ (presentatie) te geven aan een afvaardiging van de beoordelingscommissie. De aanvraag én presentatie wordt als één geheel door de beoordelingscommissie beoordeeld.
Artikel 7 Beoordelingscriteria
- 1.
Alle aanvragen voor subsidie op grond van deze regeling worden beoordeeld op basis van onderstaande primaire en secundaire criteria.
Primaire criteria:
- a.
Versterking Houtense identiteit
Een evenement moet een aspect van de Houtense identiteit op een positieve manier belichten of versterken en versterkt het gevoel van trots en identiteit van inwoners. Het kan daarbij gaan om bijvoorbeeld het zichtbaar of beleefbaar maken van Houtens erfgoed of geschiedenis, of de Houtense stedenbouwkundige opzet of landschap. De evenementen leveren een bijdrage aan de profilering van Houten en versterken het gevoel van trots en identiteit van inwoners.
- b.
Versterking Houtens talent
Inwoners zelf zijn ook een belangrijk deel van de identiteit. Daarom moet een evenement Houtens talent op een goede manier neerzetten.
- 2.
Als wordt voldaan aan de primaire criteria kan het evenement in aanmerking komen voor subsidie. In welke mate dat het geval is wordt bepaald aan de hand van de score op de secundaire criteria:
Secundaire criteria:
- c.
Aantrekkelijke leefomgeving
Bij dit criterium beoordeelt de beoordelingscommissie in hoeverre het evenement een bijdrage levert aan de profilering van Houten.
- d.
Stimuleren van ontmoeting en levendigheid
Bij dit criterium beoordeeld de beoordelingscommissie in hoeverre het project eraan bijdraagt dat inwoners tijdens het project elkaar ontmoeten en nieuwe contacten op doen en in hoeverre het project bijdraagt aan een bruisend en levendig aanbod.
- e.
Samenwerking met lokale maatschappelijke organisatie
Uit het plan blijkt dat er in voldoende mate en blijvend wordt gezocht naar samenwerkingen met andere partners en verbindingen met andere partijen. De inhoudelijke motivatie voor de keuze is toegelicht en de rolverdeling tussen de partners is helder.
- f.
Duurzaamheid
Bij dit criterium beoordeeld de beoordelingscommissie de mate waarin aantoonbaar maatregelen zijn getroffen om het evenement op duurzame wijze te organiseren en uit te voeren.
- g.
Ondernemerschap
Het evenement kent een heldere aanpak met duidelijke doelstellingen en daarbij passende activiteiten. De planning is realistisch. De begroting inclusief het dekkingsplan is inzichtelijk, redelijk en realistisch. Ook sluiten de kosten voldoende aan op de gepresenteerde projectactiviteiten. Verder blijkt dat er sprake is van bijdragen van de betrokken organisaties en van derden. Dit betekent dat er eigen inkomsten zijn en/of cofinanciering wordt gerealiseerd. Ook wordt goed nagedacht over de publiciteit en communicatie.
- h.
Doorontwikkeling
Bij dit criterium beoordeeld de beoordelingscommissie de mate waarin het evenement zich blijft ontwikkelen, aansluitend bij de doelgroep. Deze ontwikkeling houdt bijvoorbeeld in het uitbreiden of veranderen van de activiteiten, of het aantrekken van nieuwe doelgroepen. Bij nieuwe evenementen wordt gekeken in hoeverre de beoogde activiteiten aansluiten bij de beoogde doelgroep.
Artikel 8 Beoordeling aanvragen
- 1.
De toetsing van de aanvragen is belegd bij een Beoordelingscommissie. De Beoordelingscommissie geeft een inhoudelijke en financiële beoordeling van de aanvragen voor het Evenementenfonds en brengt een advies uit. De beoordelingscommissie bestaat uit:
- -
Beleidsmedewerker Economische Zaken - gemeente Houten
- -
Beleidsmedewerker Cultuur - gemeente Houten
- -
Beleidsondersteuning Cultuur- gemeente Houten
- -
Portefeuillehouder Economische Zaken– gemeente Houten
- -
Portefeuillehouder Cultuur – gemeente Houten
- 2.
De afweging vindt plaats aan de hand van de vereisten in artikelen 3, 5, 6 en 7. De beoordelingscommissie brengt advies uit aan het college.
- 3.
Bij de beoordeling van de aanvraag wordt bekeken of de aanvraag volledig is en of deze voldoet aan de in deze regeling genoemde eisen, toetsingscriteria en verplichtingen.
- 4.
Bij de primaire criteria, zoals genoemd in artikel 7, wordt gekeken of een aanvraag voldoet (1 punt) of voldoet niet (0 punten) aan het desbetreffende criterium.
- 5.
Aanvragen die een 0 scoren op één of beide primaire criteria komen niet voor subsidie in aanmerking.
- 6.
Aanvragen die positief (minimaal 1 punt) scoren op beide primaire beoordelingscriteria worden verder beoordeeld op de secundaire criteria. Per secundair criterium, zoals genoemd in artikel 7, wordt per criterium een score van 0 t/m 5 vergeven.
- 7.
Een aanvraag moet minimaal 15 punten scoren op de secundaire criteria van artikel 7, lid 2 sub c t/m h om in aanmerking te komen voor subsidie. Is dit niet het geval, dan wordt de aanvraag niet gehonoreerd.
- 8.
Het beschikbare budget van de desbetreffende subsidietranche wordt via een gewogen verdeling over alle positief beoordeelde aanvragen verdeeld.
- 9.
Indien het college afwijkt van het advies van de beoordelingscommissie doet het dat gemotiveerd.
Artikel 9 (Aanvullende) Weigeringsgronden
Naast de in artikel 9 van de Algemene subsidieverordening genoemde weigeringsgronden kan de subsidie worden geweigerd als:
- a.
het evenement, waarvoor subsidie wordt gevraagd, is begonnen voordat de aanvraag is ontvangen;
- b.
het evenement buiten de gemeente Houten plaatsvindt;
- c.
het evenement niet past in de evenementenkalender, en niet bijdraagt aan een goede spreiding van evenementen over Houten, kijkend naar locatie en moment in het jaar;
- d.
aannemelijk is dat de activiteiten ook zonder subsidie en zonder een belangrijke vertraging zouden worden uitgevoerd;
- e.
de activiteiten een privébelang of een commercieel belang dienen en het evenement een winstoogmerk heeft;
- f.
de aanvrager geen maatschappelijke dan wel economische binding met Houten heeft;
- g.
het evenement vergunningsplichtig is en er geen vergunning verleend wordt voor het evenement. Als een aanvraag niet voldoet aan de voorwaarden voor de evenementenvergunning, waaronder eisen in het kader van openbare orde en veiligheid, komt zij niet in aanmerking voor subsidie.
- h.
het evenement sec gericht is op het uitoefenen van een sport en/ of het de vaste programmering van culturele podia betreft.
- i.
er reeds een bijdrage vanuit het Evenementenfonds voor de desbetreffende editie is ontvangen.
Artikel 10 Beslistermijn
Het college beslist, in afwijking van artikel 8, tweede lid, van de Algemene subsidieverordening en met gebruikmaking van artikel 8 derde lid, binnen 6 weken na verstrijking van de deadline van de desbetreffende subsidietranche.
Artikel 11 Verplichtingen
Aan de beschikking worden de volgende verplichtingen verbonden:
- 1.
het subsidiebedrag moet gebruikt worden voor de genoemde kosten en activiteit(en);
- 2.
de subsidieontvanger heeft een actieve meldingsplicht aan het college, indien de activiteit niet, niet tijdig of niet geheel wordt verricht;
- 3.
de subsidieontvanger moet facturen, dagafschriften en/ of foto’s van de uitgevoerde activiteiten gedurende twee jaar bewaren en op verzoek aan het college verstrekken;
- 4.
In aanvulling op het bepaalde in het eerste lid kan de het college andere of nieuwe verplichtingen aan de subsidiebeschikking verbinden, indien het onderwerp of de te dienen belangen dat nodig of wenselijk maken.
Artikel 12 Uitbetaling
De betaling van de subsidie vindt plaats binnen 2 weken na verzending van de beschikking.
Artikel 13 Slotbepalingen
- 1.
Deze subsidieregeling treedt in werking op de dag na bekendmaking ervan.
- 2.
De regeling Subsidieregeling Evenementenfonds 2020 wordt ingetrokken.
- 3.
Deze subsidieregeling wordt aangehaald als “Subsidieregeling Evenementenfonds Houten 2024.