Organisatie | Almere |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening financiële sturing, verantwoording en controle Almere 2023 |
Citeertitel | Verordening financiële sturing, verantwoording en controle Almere 2023 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Verordening financiële sturing, verantwoording en controle Almere 2019.
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
23-02-2024 | 01-01-2023 | nieuwe regeling | 15-02-2024 | 24001 |
De raad van de Gemeente Almere
Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders,
De Verordening financiële sturing, verantwoording en controle Almere 2023 vast te stellen, met dien verstande dat aan artikel 14.1 van de verordening wordt toegevoegd:
14.1.1 Als er bij uitzondering een wijziging wordt voorgesteld, waarbij het mogelijk is voor de raad een keuze te maken dan zal deze wijziging in het raadsvoorstel als apart beslispunt opgenomen worden.
14.1.2 Dit gebeurt alleen voor bedragen welke groter zijn dan 100.000.
In deze verordening wordt verstaan onder:
Overheidsbedrijf: onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin de gemeente, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt.
Sisa: Gemeenten en provincies kunnen extra geld krijgen om specifiek beleid van de Rijksoverheid uit te voeren. Dit zijn specifieke uitkeringen. Gemeenten en provincies moeten elk jaar aan de Rijksoverheid melden of en hoe ze het geld hebben besteed. Dit doen zij via de methodiek SiSa (Single information, Single audit). Dit betekent eenmalige informatieverstrekking, eenmalige accountantscontrole. Deze verantwoording hoort als bijlage bij de jaarstukken die gemeenten en provincies maken.
2. Inhoud en herkomst van deze verordening
In deze verordening wordt ingegaan op de relatie tussen raad en het college. Daarnaast wordt achtereenvolgens ingegaan op de financiële kaders, de budgetcyclus, de inrichting van de financiële organisatie en de controle op de financiën. Tevens wordt ingegaan op de onderzoeken in het kader van de doelmatigheid en de doeltreffendheid. Met de verordening wordt gewaarborgd dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan.
Het college mag als verwachte risico’s zich voordoen de risicoreservering die hiervoor is gedaan gebruiken om deze uitgaven te dekken, zonder dat hiervoor een begrotingswijziging is vastgesteld door de raad. Het college informeert de raad hierbij achteraf. In de praktijk zal dit over het algemeen bij de volgende kwartaalrapportage zijn.
5. Kostentoerekening aan goederen, werken en diensten
De kostprijs van goederen, werken en diensten van de gemeente, die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt berekend op basis van een systeem van kostentoerekening. Bij deze toerekening worden zowel de directe kosten betrokken als de kosten die indirect samenhangen met de verstrekte goederen, de uitgevoerde werken, of de verleende diensten. De directe kosten worden verantwoord op het betreffende taakveld. De indirecte kosten worden verantwoord op het taakveld Overhead. Jaarlijks wordt in de paragraaf bedrijfsvoering van de programmabegroting beschreven hoe de kostentoerekening plaatsvindt
Met de levering van sommige goederen, werken en diensten aan overheidsbedrijven en derden treedt de gemeente in concurrentie met marktpartijen. In dat geval wordt als tarief ten minste de integrale kostprijs gerekend. Voor het identificeren van de met de markt concurrerende activiteiten wordt uitgegaan van de Wet markt en overheid. Om voor dergelijke activiteiten een lager dan kostendekkende prijs te mogen rekenen, dient een raadsbesluit te worden genomen, waarin het publiek belang van de activiteit wordt gemotiveerd.
8. Verstrekking subsidies en garantstellingen
Het college is zelfstandig bevoegd tot het afgeven van garanties binnen de door de raad vastgestelde kaders. Dit houdt in dat de gemeente tegenover een geldverstrekker toezegt in te staan voor de betalingsverplichting van een derde. Als blijkt dat er een risicoreserve gevormd moet worden voor de verstrekte garantie moet altijd vooraf toestemming gevraagd worden aan de raad. Het college biedt de raad inzicht in de afgegeven garanties via het overzicht gewaarborgde geldleningen in de bijlage van de programmarekening. Tevens wordt in de programmarekening een korte toelichting gegeven op de afgegeven waarborgen en garanties bij het onderdeel Niet uit de balans blijkende verplichtingen.
2 Uitgangspunten begroten en verantwoorden
Met de programmabegroting stelt de raad de beleidsmatige en financiële kaders vast, waarbinnen het college het beleid dient uit te voeren. Naast de begroting voor het eerstvolgende jaar wordt in de programmabegroting ook de begroting bijgesteld voor het lopende jaar en de komende vier begrotingsjaren.
Met de kwartaalrapportages informeert het college de raad vier keer per jaar over de financiële positie en de financiële afwijkingen ten opzichte van het vorige kwartaal. De raad stelt de financiële wijzigingen vast via een begrotingswijziging bij de kwartaalrapportage. De kwartaalrapportages zijn technisch van aard en bevatten geen nieuw beleid.
10. Digitaal presenteren van de begrotings- en verantwoordingsdocumenten
Planning & control producten worden digitaal gepresenteerd. Doel hiervan is om de informatie voor de raad en inwoners zo toegankelijk mogelijk te maken. De verschillende producten zijn terug te vinden op de PCportal (https://almere.pcportal.nl/).
11. Beleidsmatige vooruitblik op de programmabegroting
De Koersnotitie dient als middel om het gesprek tussen raad en college te faciliteren in aanloop naar de begroting. Met de koersnotitie wordt inzicht gegeven in de dilemma’s waar het college voor staat richting de begroting. Hiermee is de koersnotitie een discussiedocument van het college aan de raad voor wat er in de programmabegroting zal worden uitgewerkt. In de koersnotitie wordt geen integrale afweging gemaakt van beleid en middelen. Deze integrale afweging vindt plaats bij de behandeling programmabegroting.
12. Indeling programmabegroting
De programmabegroting bevat de wettelijk voorgeschreven paragrafen. De raad kan besluiten om extra paragrafen voor specifieke onderwerpen waarover zij wil worden geïnformeerd op te nemen in de programmabegroting. In de paragrafen staan in ieder geval de volgende door het BBV (Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten) verplichte overzichten.
In de paragraaf bedrijfsvoering wordt in het onderdeel overhead en kostentoerekening inzicht gegeven in de algemene dekkingsmiddelen, de overheadkosten, het bedrag voor de heffing van vennootschapsbelasting en het voor onvoorziene uitgaven gereserveerde bedrag. Ook zijn de wettelijk verplichte kengetallen opgenomen voor de overhead en bedrijfsvoering.
In de paragraaf bedrijfsvoering wordt informatie gegeven over de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording, de voorgestelde verbetermaatregelen bij geconstateerde onrechtmatigheden boven de door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens en een uiteenzetting van geconstateerde onrechtmatigheden boven de door de raad vastgestelde rapporteringsgrens en de voorgestelde verbetermaatregelen.
Bij de programmabegroting en de kwartaalrapportages is een totaalbegroting opgenomen. In de totaalbegroting staan per raadsprogramma alle geraamde baten en lasten voor het komende jaar onderverdeeld naar programmaonderdelen en deze programmaonderdelen bestaan op hun beurt weer uit activiteiten. Bij elke activiteit staat hoeveel budget hiervoor beschikbaar is, maar ook wat de gemeente hiermee doet en hoe beïnvloedbaar het budget is.
13. Autorisatie begroting en investeringskredieten
Bij investeringen met een meerjarig karakter stelt het college aan de raad voor op welke wijze de jaarschijven binnen het investeringsbudget worden opgebouwd. Verschuivingen die passen binnen het beschikbaar gestelde budget tussen de jaarschijven van het investeringsbudget zijn hierbij toegestaan. Actualisatie van de fasering vindt dan plaats bij de eerstvolgende kwartaalrapportage.
Het college informeert de raad als het verwacht het beschikbaar gestelde budget met meer dan € 0,5 miljoen per programma of het investeringskrediet te overschrijden. Dit geldt ook voor een verwachte onderschrijding van meer dan € 0,5 miljoen op de baten, lasten en het investeringskrediet. Het college rapporteert hier tussentijds over via de kwartaalrapportages en de programmarekening.
14. Indeling kwartaalrapportage
In de kwartaalrapportage wordt een actualisatie gegeven van het financiële beeld van het lopende jaar en de komende vier begrotingsjaren. De kwartaalrapportages bevatten geen nieuw beleid. In de rapportages worden alleen onvermijdelijke begrotingsbijstellingen opgenomen. Hieronder vallen onder andere knelpunten, de bijstelling van het gemeentefonds, de gemeentelijke belastingen, de groei van budgetten door de autonome groei van de stad, de ontwikkeling van de rente en de bijstelling van de financiële risico’s Dit zorgt voor een actuele stand van zaken van de gemeentefinanciën.
De vierde kwartaalrapportage geeft een eerste inzicht in het jaarresultaat. Ook wordt bij deze kwartaalrapportage budget dat nog niet volledig is uitgegeven doorgeschoven naar het volgende begrotingsjaar. Dit geldt ook voor uitkeringen van het rijk die we pas later in jaar beschikbaar krijgen die we niet meer kunnen besteden. Voor het doorschuiven van het budget naar het volgende begrotingsjaar is de voorwaarde dat het incidenteel geld betreft en het bedrag groter is dan € 100.000.
15. Indeling programmarekening
Het jaarverslag bestaat uit de programmaverantwoording en de paragrafen. Hierin wordt de raad geïnformeerd over de beleidsmatige en financiële realisatie per programma. Hierin wordt vooral inzicht gegeven in de mate waarin de doelstellingen zijn gerealiseerd en wordt stilgestaan bij de afwijkingen ten opzichte van de begrote baten en lasten.
Het overzicht van gerealiseerde baten en lasten is wettelijk verplicht en bestaat uit een (1) overzicht per programma, (2) overzicht per taakveld, (3) overzichten overhead en kostentoerekening (inclusief kengetallen), (4) het overzicht van incidentele baten en lasten, (5) de primitieve begroting per programma, (6) de Wet normering topinkomens en (7) wachtgelden college. De eerste 4 overzichten staan in de programmabegroting op een andere plek. De andere overzichten staan niet in de programmabegroting.
2.5 Informatievoorziening grondexploitaties
16. Meerjaren perspectief grondexploitaties
Jaarlijks wordt het Meerjaren Perspectief Grondexploitaties Almere, voorafgaand aan de vaststelling van de jaarrekening, ter vaststelling aangeboden aan de raad. Hierin geeft het college inzicht in de verwachte grondverkoop, de hiervoor te maken kosten en de waardering en het verdienpotentieel van de grondexploitaties.
2.6 Uitgangspunten inrichting financiële organisatie
Het college regelt de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van toegekende budgetten en investeringskredieten via het Algemeen mandaatbesluit. In de Budgethoudersregeling is vastgelegd op welke wijze de gemeentesecretaris, op basis van de door de raad vastgestelde begroting, budgetten en investeringskredieten toewijst aan budgethouders. Ook is hierin geregeld op welke wijze aanwijzingen worden gegeven over de wijze van verantwoording van bestedingen en ontvangsten binnen deze budgetten.
19. Inrichting financiële organisatie
Het college is verantwoordelijk voor de uitwerking van interne kaders voor de inrichting van de financiële organisatie en regels voor het financiële beheer. Vanuit die verantwoordelijkheid draagt het college zorg voor een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Langs deze weg wordt voldaan aan de eisen van interne controle en wordt de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie en de rechtmatigheid gewaarborgd.
Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne beheersing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen. Bij afwijkingen ten aanzien van de financiële rechtmatigheid rapporteert het college daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 23. Daarnaast informeert het college de raad over genomen maatregelen tot herstel van tekortkomingen.
2.7 Rechtmatigheidsverantwoording
Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.
Het college biedt de raad jaarlijks uiterlijk op 31 december ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien. Het college operationaliseert dit normenkader in een toetsingskader ten behoeve van de intern beheersing.
Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;
Begrotingsoverschrijdingen die voldoen aan de uitgangspunten in artikel 25.4 lid c worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording en in de paragraaf bedrijfsvoering. De toelichting hiervan wordt opgenomen in de betreffende programma's van de jaarrekening en in de paragraaf begrotingsrechtmatigheid.
Uitgangspunt is dat als de begroting niet tijdig is aangepast bij onderschrijdingen van lasten of investeringskredieten en/of lagere of hogere baten dan begroot, dit als formeel onrechtmatig wordt beschouwd. Deze worden als rechtmatig aangemerkt als deze toereikend zijn toegelicht in de kwartaalrapportages en/of de programmarekening. Deze afwijkingen van de begroting worden niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.
3 Regels toetsing van en controle op de financiën
3.1 Controle door de accountant
28. Overige controles en opdrachten
Het college draagt zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
30. Informatieverstrekking door het college
De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne controle van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering. van de ambtelijke organisatie.
31. Toegang tot informatie door accountant
De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de in de gemeentelijke organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.
Het college draagt er zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.
32. Rapportering door accountant
Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.