Organisatie | Boekel |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Privacyreglement Buitengewoon Ambtenaar Burgerlijke Stand (BABS) |
Citeertitel | Privacyreglement Buitengewoon Ambtenaar Burgerlijke Stand (BABS) |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
27-02-2024 | nieuwe regeling | 09-07-2019 |
HOOFDSTUK 1 DEFINITIES, REIKWIJDTE EN DOELEINDEN
In dit privacyreglement wordt verstaan onder:
Verwerken van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;
Dit privacyreglement is van toepassing op het verwerken van persoonsgegevens rond de voltrekking van huwelijken en registratie van partnerschappen of de omzetting van partnerschappen in huwelijken door een buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand (BABS). Op deze verwerking zijn alle artikelen van de AVG van toepassing.
HOOFDSTUK 2 VASTLEGGING, BEWARING, VERWIJDERING EN VERSTREKKING PERSOONSGEGEVENS
De BABS krijgt gegevens welke benodigd zijn ter voorbereiding en uitvoering van de ceremonie op papier/fysiek uitgereikt, waardoor het niet nodig is om deze gegevens digitaal te bewaren of op te slaan. Bij uitzondering mag de BABS persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie alleen op een opslagmedium (usb , in de “cloud”) opslaan via middelen die zijn goedgekeurd door de coördinator informatiebeveiliging van de gemeente;
Artikel 6 Inzage door leidinggevenden
Ingeval van ernstige vermoedens dat een BABS de persoonsgegevens schriftelijk, mondeling, telefonisch, via e-mail of internetfaciliteit gebruikt op een wijze die niet in overeenstemming is met het doel ervan, kan de privacybeheerder van de gemeente een gemotiveerd verzoek indienen om hem inzage te verlenen in de elektronische communicatiemiddelen, die de BABS gebruikt ter uitvoering van zijn/haar taak.
Het inzagerecht als bedoeld onder 1. geldt in beginsel niet voor e-mailverkeer van en naar leden van de Ondernemingsraad, de door haar ingestelde commissies, de ambtelijk secretaris van de ondernemingsraad, de door de organisatie benoemde vertrouwenspersonen, de leden van het Georganiseerd Overleg, de bedrijfsmaatschappelijk werker en de bedrijfsarts.
De BABS die persoonsgegevens tot hun beschikking heeft gekregen, vernietigt alle persoonsgegevens op alle elektronische communicatiemiddelen en op papier uiterlijk één week nadat het huwelijk is gesloten of partnerschap is geregistreerd (BABS papieren terug naar de gemeente brengen). Het is wel toegestaan om de speeches geanonimiseerd op te slaan en/of te bewaren.
HOOFDSTUK 3 SANCTIES, OPENBAARMAKING, INWERKINGTREDING EN SLOTBEPALING
Artikel 10 Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin dit privacyreglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit privacyreglement beslist het college van burgemeester en wethouders.