Controle verordening Omgevingsdienst Twente 2023

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1.

  regeling: Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Twente.

• 2.

  algemeen bestuur: het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Twente.

• 3.

  dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst Twente.

• 4.

  directeur: de directeur van de Omgevingsdienst Twente, bedoeld in artikel 25 van de regeling.

• 5.

  Omgevingsdienst Twente: het openbaar lichaam als bedoeld in artikel 2 van de regeling.

• 6.

  accountant: een door het algemeen bestuur benoemde registeraccountant of accountant­ administratieconsulent als bedoeld in artikel 41 van de Wet op het accountantsberoep.

• 7.

  accountantscontrole: de controle van de in artikel 58 van de Wet gemeenschappelijke regeling bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door het algemeen bestuur benoemde accountant van:

  • a.

    het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen en rechtmatigheidsverantwoording;

  • b.

    het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

  • c.

    het in overeenstemming zijn van de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 190 van de Provinciewet, en

  • d.

    de inrichting van het financieel beheer en de administratieve organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken, waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 217 van de Provinciewet, in acht worden genomen.

• 8.

  jaarrekening: de jaarrekening als bedoeld in artikel 58, derde lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

• 9.

  deelverantwoording: een in opdracht van het algemeen bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de Omgevingsdienst Twente, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening;

• 10.

  rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

• 11.

  wet: de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole van de jaarrekening wordt opgedragen aan een door het algemeen bestuur te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van drie jaar, met de mogelijkheid tot eenmalige verlenging van een jaar.

• 2.

  Het dagelijks bestuur bereidt de benoeming en werkzaamheden van de accountant voor. In dit kader zorgt het dagelijks bestuur voor:

  • a.

    Een door het algemeen bestuur vastgesteld programma van eisen voor de benoeming van een accountant;

  • b.

    Een door het algemeen bestuur vastgesteld controleprotocol waarin nadere regels zijn gesteld voor de uitvoering van de jaarlijkse accountantscontrole;

  • c.

    Het door de accountant te hanteren normenkader en toetsingskader.

• 3.

  In de onder lid 2 benoemde documenten wordt, voor zover relevant, ingegaan op:

  • a.

    De toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringtoleranties) bij de controle van de jaarrekening;

  • b.

    De apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen scope en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapportering-toleranties);

  • c.

    De inrichtingseisen van het verslag van bevindingen;

  • d.

    De eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • e.

    De frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering; en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar;

  • f.

    De posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

  • g.

    De taakvelden en/of de organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

• 4.

  In afwijking van het gestelde in lid 3, sub. f en g kan het algemeen bestuur in het programma van eisen opnemen, dat het algemeen bestuur jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de producten en de organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringtoleranties hij daarbij dient te hanteren.

Artikel 3. Informatieverstrekking door het dagelijks bestuur

• 1.

  Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende interne- en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.

• 2.

  Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, besluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen en dergelijke voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt het dagelijks bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Het dagelijks bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur waarbij aan de wettelijke termijnen wordt voldaan.

• 5.

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van materiele invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3.

  Ter bevordering van een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant, de directeur, de concerncontroller en de sr. financieel adviseur belast met coördinatie van de jaarrekening en jaarverslag, één en ander met inachtneming van het bepaalde in de door het algemeen bestuur vastgestelde mandaatbesluiten.

Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1.

  Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de Omgevingsdienst Twente;

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle medewerkers mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende medewerkers hieraan hun medewerking verlenen;

• 3.

  Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de Omgevingsdienst Twente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het dagelijks bestuur kan de door het algemeen bestuur gekozen accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten;

• 2.

  Het dagelijks bestuur is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen en subsidies met specifieke verantwoordingseisen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de Omgevingsdienst Twente is;

• 3.

  Het dagelijks bestuur en/of de directeur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de Omgevingsdienst Twente is.

Artikel 7. Rapportering

• 1.

  Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, dringt hij bij het dagelijks bestuur aan op correctie van de geconstateerde afwijkingen. Indien het dagelijks bestuur de geconstateerde afwijkingen niet wenst dan wel niet meer kan herstellen, meldt de accountant deze terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur. Indien in de algemene mandaatregeling opgenomen, kan de directeur in plaats treden van het dagelijks bestuur.

• 2.

  In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen, die niet van bestuurlijk belang zijn, aan de concerncontroller en directie van de Omgevingsdienst Twente.

• 3.

  De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het dagelijks bestuur om op deze stukken te reageren. Indien in de algemene mandaatregeling opgenomen, kan de directeur in plaats treden van het dagelijks bestuur.

• 4.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de algemeen bestuursbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de directeur.

• 5.

  Indien dit door het algemeen bestuur is gewenst bespreekt de accountant het verslag van bevindingen met (een vertegenwoordiger uit) het algemeen bestuur.

Artikel 8. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als "Controleverordening Omgevingsdienst Twente".

Artikel 9. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met terugwerkende kracht per 01-01-2023.

Artikel 10. Intrekking oude regeling

De “Controle verordening Omgevingsdienst Twente” van 15 december 2017 wordt ingetrokken.