Archiefverordening waterschap Vechtstromen 2023

Toelichting bij de Archiefverordening waterschap Vechtstromen 2023

Algemeen

Het beheer van archieven is vastgelegd in de Archiefwet 1995. Op basis van deze wet is het dagelijks bestuur verantwoordelijk voor de zorg rondom alle archiefbescheiden. ‘Archiefbescheiden’ is de samenvattende term voor alle communicatie die het waterschap maakt of ontvangt. Het gaat dus niet alleen om papieren, maar ook digitale archiefbescheiden waaronder databases, websites, agenda’s en berichten via sociale media. Om misverstanden te voorkomen wordt in de praktijk ook vaak de meer neutrale term ‘informatie’ gehanteerd als er over ‘archiefbescheiden’ wordt gesproken of geschreven.

Op basis van de wet is het algemeen bestuur verplicht om een verordening vast te stellen. De vaststelling van een verordening moet aan gedeputeerde staten worden meegedeeld.

Aspecten die al in deze ‘hogere regelgeving’ zijn geregeld en die (automatisch) doorwerken, worden uit het oogpunt van goede regelgeving niet ‘herhaald’ in deze verordening.

Zorg en beheer

Het begrip ‘zorg’ is niet gedefinieerd in de wet. In het algemeen wordt hiermee bedoeld dat we de verantwoordelijkheid hebben om informatie goed te ontvangen, te maken, te bewaren en op het juist moment en de juiste manier ook te vernietigen. Informatie wordt goed bewaard als de echtheid en betrouwbaarheid op elk moment kan worden vastgesteld.

Door goed informatiebeheer kan de organisatie goed functioneren, kunnen derden informatie en kan het bestuur zich verantwoorden richting provincie.

Artikelsgewijs

Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader behandeld.

Artikel 1. Zorgplicht dagelijks bestuur

Dit artikel vormt een uitwerking van de zorgplicht van het dagelijks bestuur.

Naast de algemene bepalingen van de Archiefwet zijn verder in hoofdstuk 3 van de Archiefregeling voorschriften gesteld ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden. De Archiefregeling bevat tevens de verplichting voor het dagelijks bestuur om ervoor zorg te dragen dat het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem.

Eerste lid

Dit onderdeel verplicht het dagelijks bestuur ervoor zorg te dragen dat beleid wordt geformuleerd en dat interne regels (zoals ‘beheersregels’ of een ‘werkinstructie’) worden opgesteld, beide ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de waterschapsorganen.

Tweede lid

De zorg voor archiefbescheiden staat niet op zichzelf; deze zorg maakt onderdeel uit van het informatiebeleid van het waterschap in den brede. Het dagelijks bestuur dient de zorg voor archiefbescheiden dan ook in samenhang te bezien en af te stemmen op domeinen als informatiemanagement, informatiearchitectuur, informatiebeveiliging, openbaarheid en persoonsgegevensbescherming en zo nodig daartoe maatregelen te treffen. Hierop ziet het tweede lid.

Artikel 2. Taken van de beheerder van de archiefbewaarplaats

Uit de Archiefwet volgt dat als er een gediplomeerde de beheerder van de archiefbewaarplaats is benoemd, deze de archiefbewaarplaats van het waterschap beheert en dat deze tevens – voor zover het betreft de archiefbescheiden van de Waterschapsorganen (algemeen bestuur, dagelijks bestuur en voorzitter) die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats – belast is met toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde (artikel 37, eerste en tweede lid).

Als een waterschap niet beschikt over een gediplomeerde beheerde dan vallen de verantwoordelijkheden inzake het beheer terug op de secretaris.

Op grond van het tweede lid kan de beheerder van de archiefbewaarplaats op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan het dagelijks bestuur over aangelegenheden betreffende toezicht en beheer. Een dergelijk advies zal in veel gevallen gepaard gaan met een voorstel om – in het belang van een goed beheer of toezicht – bepaalde voorzieningen te treffen.

Artikel 3. Verantwoording door het dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur jaarlijks over de uitoefening van hun zorgplicht voor de archiefbescheiden van de waterschapsorganen. Zij voegen daarbij in ieder geval: a) het verslag van de beheerder van de archiefbewaarplaats (of de verslagen, als de verslaglegging neerslag krijgt in meerdere, afzonderlijke verslagen), b) de op verzoek of eigen initiatief van de beheerder van de archiefbewaarplaats aan hen uitgebrachte adviezen (zo die er zijn geweest in de periode waarop ook de verslaglegging betrekking heeft) en c) een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming. Als er op te lossen knelpunten zijn, zal het onder c bedoelde voorstel neerkomen op een verbeterplan, dat gepaard kan gaan met een plan van aanpak. Als er aan de te treffen maatregelen extra kosten zijn verboden, dan zullen deze meegenomen moeten worden in de begrotingscyclus. Hierdoor wordt het algemeen bestuur in de gelegenheid gesteld het dagelijks bestuur te controleren ten aanzien van hun wettelijke zorgplicht. Ook wordt op deze wijze een cyclisch proces van beleidsvorming, begroting en financiering, uitvoering, controle en (financiële) verantwoording en bijstelling geborgd.

De informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten te informeren. Op 1 oktober 2012 is de Wet revitalisering generiek toezicht in werking getreden, waarmee het toezicht door de provincie is gewijzigd. Dit betreft onder meer de bevoegdheid om systematische toezichtinformatie op te vragen, op grond van het aan de Gemeentewet toegevoegde artikel 124h. Het Besluit verstrekking systematische toezichtinformatie – dat uitvoering geeft aan artikel 124h – stelt verder regels aan het opvragen van deze toezichtinformatie, opdat waterschappen niet worden geconfronteerd met bovenmatige informatieverplichtingen. Daarbij past dat zoveel mogelijk wordt aangesloten bij de gegevens die het dagelijks bestuur in het kader van hun horizontale verantwoording aan het algemeen bestuur aanbieden.