Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Albrandswaard;
Overwegende dat het wenselijk is ten behoeve van de uitoefening van de functie van concerncontroller regels te stellen;
besluit:
vast te stellen het volgende reglement:
De positie van de concerncontroller in de ambtelijke organisatie.
Artikel 1 - Onafhankelijk adviseur.
- 1.1.
De concerncontroller is onafhankelijk in zijn/haar adviserende en toetsende taak, in de zin van toepassing van wetten en regels, richtlijnen, procedures en protocollen.
- 1.2
De functie van concerncontroller is een onafhankelijke functie en richt zich op diverse vormen van control voor wat betreft de:
- a.
Doelmatigheid: het realiseren van beleid met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.
- b.
Doeltreffendheid: de mate waarin de gewenste prestaties en de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
- c.
Rechtmatigheid: het uitvoeren van gemeentelijk beleid en de besteding van middelen binnen geldende wet- en regelgeving en haalbaarheid gezien de financiële positie van de gemeente.
- d.
Integriteit en geloofwaardigheid van het handelen.
- 1.3
De verschillende vormen van control zijn te onderscheiden in:
- •
Bedrijfsvoeringscontrol (beleid, processen, interne controle, planning en control cyclus, archief).
- •
Financiële Control (financiële positie, budgetbeheersing, treasury, circulaires, fiscaal).
- •
Risicocontrol (risicoanalyse – (her)kennen en beheersen van gemeenterisico’s, weerstandsvermogen).
- •
Juridische Control (verordeningen, verzekeringen, (inkoop)contracten, privacy).
- •
Personeel/HRM Control (personeelscyclus, salarissystemen/controle, formatie(sturing)).
- •
ICT Control (Data gestuurd werken, informatieveiligheid, ENSIA, AVG informatiemanagement).
- 1.4
De concerncontroller adviseert en ondersteunt de gemeentesecretaris en het Integraal Management Team (IMT) in zijn/haar rol als (hoofd)opdrachtgever en hoofdbudgethouder van de gemeente.
Artikel 2 - Plaats en functie in de organisatie.
- 2.1
De concerncontroller is (adviserend) lid van het IMT van de gemeente.
- 2.2
De concerncontroller legt inhoudelijk ambtelijk verantwoording af aan de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris is zijn/haar leidinggevende.
- 2.3
Inhoudelijk bestuurlijk legt de concerncontroller verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders.
- 2.4
De concerncontroller fungeert als (gemandateerd) opdrachtgever richting het team Control van de Bedrijfsvoeringspartner.
- 2.5
De concerncontroller kan ook coördinerende taken hebben. Hij/zij is verantwoordelijk voor het functioneren van (indien aanwezig) de organisatorische eenheid concerncontrol. De uitvoerende taken zijn uitgewerkt in artikel 9, 10 en 11.
Vervanging van de concerncontroller.
Artikel 3. Vervanging.
- 3.1
Bij langdurige afwezigheid van de concerncontroller of een vermoeden daartoe zal door de gemeentesecretaris en het college van burgemeester en wethouders nader bepaald worden of en hoe tot vervanging wordt overgegaan.
Doelstellingen van de concerncontroller.
Artikel 4. Doelstellingen.
De concerncontroller stelt zich de bevordering van een goed bestuur ten doel bij de uitoefening van zijn taken door:
- 4.1
De bevordering van de doelgerichtheid, de doelmatigheid en rechtmatigheid van het gevoerde beleid en beheer in verband met de door het bestuur vastgestelde doelen.
- 4.2
Een verantwoord beheer van middelen die voor het bereiken van de vastgestelde doelstellingen zijn toegekend. Het gaat om de inhoudelijke gemeentelijke programmabudgetten en niet over bedrijfsvoeringsmiddelen van de Bedrijfsvoeringspartner. Deze laatste vallen onder de verantwoordelijkheid van het bestuur van de Bedrijfsvoeringspartner.
- 4.3
De naleving van de toepasselijke wettelijke bepalingen, lokale regelingen en bestuurlijke richtlijnen, inclusief verordeningen ten aanzien van de kadernota, de begroting, de meerjarenraming, de jaarrekening, het jaarverslag en de beleidsevaluatie.
- 4.4
Het benoemen van en adviseren over het beheersen van kansen en risico's.
- 4.5
Proactief “aan de voorkant” betrokken zijn en worden bij de totstandkoming van beleid en uitvoering daarvan (beleids- en regiecontrol) ter voorkoming van het achteraf moeten bijsturen/corrigeren op vastgesteld beleid en aangegane contracten.
Reikwijdte van de verantwoordelijkheden/bevoegdheden van de concerncontroller.
Artikel 5 - Invulling artikel 212 en 213a Gemeentewet en InterBestuurlijk Toezicht.
- 5.1
De concerncontroller legt jaarlijks een onderzoeksplanning voor aan het college van burgemeester en wethouder waarin de onderzoeken naar doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid zijn opgenomen. Minimaal wordt ieder jaar in de begroting een overzicht opgenomen van de te verrichten evaluaties of interne onderzoeken naar het gevoerde beleid.
- 5.2
Voor de Verbijzonderde interne Controle (VIC) van specifiek gemeentelijke processen treedt de concerncontroller op als (gemandateerd) opdrachtgever aan de controller van de Bedrijfsvoeringspartner.
- 5.3
De concerncontroller heeft de verantwoordelijkheid voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording; is (gemandateerd) opdrachtgever aan de Bedrijfsvoeringspartner voor de aanlevering van de benodigde informatie hiervoor.
- 5.4
De concerncontroller voert, in samenwerking met Financiën, overleg met de provinciaal toezichthouder over het toezichtsregime op de begroting (reëel en structureel sluitend) en het InterBestuurlijk Toezicht (IBT).
Artikel 6. Bevoegdheden.
De concerncontroller heeft de bevoegdheid zich gevraagd en ongevraagd rechtstreeks tot het college van burgemeester en wethouders te wenden. Voorafgaand stelt hij/zij de gemeentesecretaris hiervan in kennis.
Artikel 7. Overleg.
- 7.1
De concerncontroller overlegt met de leden van het IMT van de gemeente, het college van burgemeester en wethouders, en de directie/managers en teamleiders van de Bedrijfsvoeringspartner omtrent standpunten, ziens- of handelwijzen binnen de Bedrijfsvoeringspartner ten aanzien van de realisatie van gemeentelijk beleid, die naar zijn/haar oordeel in strijd zijn met het bepaalde in artikel 4.
- 7.2
Indien de mening van de concerncontroller niet wordt gedeeld door de leidinggevenden van de Bedrijfsvoeringspartner, kan hij zich dienaangaande rechtstreeks wenden tot het IMT in zijn/haar rol van opdrachtgever aan de Bedrijfsvoeringspartner en zo nodig tot het college van burgemeester en wethouders, onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de gemeentesecretaris. De concerncontroller en betrokken leidinggevende(n) van de Bedrijfsvoeringspartner zullen in elkaars bijzijn de casus voorleggen aan de gemeentesecretaris of het college van burgemeester en wethouders.
Artikel 8. Onderzoek.
Het college of de gemeentesecretaris kan de concerncontroller rechtstreeks opdragen tot het doen van onderzoeken naar de doelmatigheid en rechtmatigheid van de besteding van programmabudgetten door zowel de gemeente als de Bedrijfsvoeringspartner.
Het takenpakket van de concerncontroller.
Artikel 9 - Adviserende en ondersteunende taken.
- 9.1
Gevraagd en ongevraagd adviseren aan de directie/het IMT van de gemeente en het college van burgemeester en wethouders over de kwaliteit en de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van realisatie van de bestuurlijke opdrachten.
- 9.2
Adviseren van de gemeentesecretaris in zijn/haar rol als (hoofd)opdrachtgever en (hoofd)budgethouder van de gemeente.
- 9.3
Adviseren van de directie/het IMT van de gemeente en het college van burgemeester en wethouders over de naleving van kaders en richtlijnen, inclusief verordeningen en gebruiken van de gemeente.
- 9.4
Optreden als sparringpartner voor de portefeuillehouders, het college van burgemeester en wethouders en directie/het IMT van de gemeente evenals voor de directeuren, managers en teamleiders van de Bedrijfsvoeringspartner.
- 9.5
Als accounthouder van de Bedrijfsvoeringspartner adviseert de concerncontroller aan de (adjunct)gemeentesecretaris als (hoofd)opdrachtgever van de Bedrijfsvoeringspartner en het college van de gemeente Albrandswaard over de behaalde resultaten van de Bedrijfsvoeringspartner (advisering en voorbereiding zienswijzeproces). Tevens bespreekt en adviseert de concerncontroller dit met de portefeuillehouder.
- 9.6
De concerncontroller kan adviseur van de griffie en raadsleden zijn in financiële en accountantszaken als controle en rechtmatigheid.
Beheersmatige en sturingstaken.
Artikel 10 - Inhoudelijke taken.
Tot het inhoudelijke takenpakket van de concerncontroller behoort onder andere:
- 10.1
Monitoren van de voortgang in de uitvoering van het collegeprogramma. Signaleert en rapporteert afwijkingen in de beschikbaargestelde middelen, planning of inhoudelijke afwijkingen.
- 10.2
Monitoren en rapporteren over de kwaliteit en voortgang van de door de Bedrijfsvoeringspartner aangeleverde voorstellen, adviezen en informatie en signaleert afwijkingen.
- 10.3
Met een integrale blik (brede control) toetsen of de beoogde resultaten binnen de aan de Bedrijfsvoeringspartner gestelde middelen en kaders worden behaald.
- 10.4
Monitoort, toetst en adviseert over de kaders van de financiele positie van de gemeente.
- 10.5
Ter vaststelling aanbieden van het controleplan / VIC jaarplan en VIC-rapportages aan het college van burgemeester en wethouders.
- 10.6
Het toezicht op de control van de risicovolle projecten door middel van toetsing van de financiële rapportages, de krediet- en exploitatiebijstellingen en het periodiek onderzoeken van het verloop van een bepaald project of onderdeel.
- 10.7
Adviseert over opdrachtgever- en opdrachtnemersschap aan alle (gemandateerd) opdrachtgevers van de gemeente, door formulering van duidelijke (SMART) opdrachten, gemaakte prestatieafspraken en kaderstellingen.
Planning en control cyclus gerelateerde taken.
Artikel 11 - Planning & Control taken.
Tot het takenpakket van de concerncontroller behoort hier onder andere;
- 11.1
Draagt zorg voor het proces van de kadernota/voorjaarsnota en geeft advies bij bezuinigingsrondes en/of dekkingsvraagstukken.
- 11.2
Toetst en monitoort op de tijdigheid, juistheid en volledigheid van de gemeentelijke planning en controlcyclus en bijbehorende documenten.
- 11.3
Stelt jaarlijks de rechtmatigheidsverantwoording van de gemeente op.
- 11.4
Adviseerd over de kaders, planning, instructies en wet- en regelgeving met betrekking tot de planning en controlcyclus.
- 11.5
Coördineert en bewaakt het proces van mondelinge en schriftelijke vragen van de raad aan het college ten aanzien van de P&C. De concerncontroller heeft een rol bij het financieel opstellen van het collegeprogramma, monitort de voortgang van het programma en bewaakt de bestuurlijke acties, aangenomen moties en raadstoezeggingen.
Taakafbakening met Financiën.
Artikel 12.
- 12.1
Financiën is verantwoordelijk voor de inrichting van het financiële beheer en administratie van de Bedrijfsvoeringspartner en de gemeente. Zij stellen regels en richtlijnen op met betrekking tot het aanleveren van de juiste financiële (sturings)gegevens aan het college van burgemeester en wethouders ten behoeve van de invulling van de planning- en control cyclus.
- 12.2
Financiën is verantwoordelijk voor de planning en control cyclus en zorgt voor een tijdige, volledige en juiste aanlevering van de planning en control cyclus en bijbehorende documenten van de gemeente.
- 12.3
Planning en Control is het eerste aanspreekpunt voor de accountant voor en tijdens de controle op de jaarrekening van de gemeente.
Relatie met accountant.
Artikel 13.
- 13.1
De concerncontroller heeft een werkinhoudelijke relatie met de accountant.
- 13.2
De concerncontroller deelt ontwikkelingen op het terrein van de rechtmatigheidsverantwoording, doelmatigheid en de bedrijfsvoering met de accountant.
- 13.3
De concerncontroller is het eerste aanspreekpunt inzake bevindingen die uit de controle naar voren komen en die een negatief effect kunnen hebben op het accountantsverslag of de controleverklaring.
- 13.4
De concerncontroller is het eerste aanspreekpunt voor de accountant zodra tijdige aanlevering van jaarstukken, het accountantsverslag of een goedkeurendecontroleverklaring in het geding is.
- 13.5
Het staat de concerncontroller te allen tijde vrij de accountant te benaderen inzake alle financiële en controletechnische aangelegenheden.
Relatie met de controller van de Bedrijfsvoeringspartner.
Artikel 14.
- 14.1
De concerncontroller is (gemandateerd) opdrachtgever aan de controller van de Bedrijfsvoeringspartner voor zijn/haar werkzaamheden voor de gemeente. Ten behoeve van de gemeente wordt door de organisatorische eenheid concerncontrol een takenpakket uitgevoerd ten aanzien van het verrichten van onderzoeken, proces- en risicomanagement en controles als centrale thema's.
- 14.2
De controlewerkzaamheden in het kader van de verbijzonderde interne controles zijn gericht op de processen van de gemeente en de Bedrijfsvoeringspartner. De controller van de Bedrijfsvoeringspartner bespreekt de bevindingen en aanbevelingen met de concerncontroller van de gemeente. Zij maken gezamenlijk afspraken over verbeteringen.
- 14.3
De concerncontroller maakt ook afspraken met de controller van de Bedrijfsvoeringspartner over verbeteringen ten aanzien van bevindingen en aanbevelingen uit de Managementletter en de jaarrekeningcontrole van/door de accountant.
- 14.4
In het geval de controller van de Bedrijfsvoeringspartner constateert dat zaken die specifiek betrekking hebben op de gemeente niet of niet geheel rechtmatig verlopen of er andere grote gemeentelijke risico's worden gelopen, verwittigt deze direct de concerncontroller.
- a.
De concerncontroller is vervolgens verantwoordelijk voor het adviseren over maatregelen en de voortgang van afwikkeling van de gesignaleerde onrechtmatigheden of gemeentelijke risico's. Hiervoor treedt de concerncontroller in overleg met de gemeentesecretaris, portefeuillehouder en het college.
- b.
De concerncontroller adviseert over de verbeteringen van de processen om geconstateerde onrechtmatigheden en risico’s in de toekomst te voorkomen.
- 14.5
Omdat de concerncontroller direct contact heeft met de accountant, brengen de controllers elkaar zoveel mogelijk op de hoogte van alle relevante informatie, de voortgang en de (effectiviteit van) maatregelen die worden getroffen.
Relatie met de auditcommisie/commissie Planning & control.
Artikel 15.
- 15.1
De concerncontroller haalt samen met de portefeuillehouder bij de Auditcommissie/ Commissie Planning & Control aandachtspunten op die betrokken worden bij de controles als het gaat om de begrotingsrechtmatigheid of de Verbijzondere Interne Controle (VIC).
- 15.2
De concerncontroller informeert en adviseert de auditcommissie over financiële zaken en het onderzoeksplan van het college volgens de Verordeningen financiën en doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Albrandswaard (ex. artikel 212/213a Gemeentewet).
Overgangs- en slotbepaling.
Artikel 16.
- 16.1
In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het college van burgemeester en wethouders.
- 16.2
De concerncontroller heeft toegang tot de informatie benodigd is voor de uitoefening van zijn functie.
Inwerkingtreding.
Artikel 17.
Dit reglement treedt in werking op 23 januari 2024