Artikel 1 Begripsbepaling
In dit besluit wordt verstaan onder:
- 1.
Het College: het College van Burgemeester en Wethouders alsmede de Burgemeester voor zover het zijn autonome taken betreft.
- 2.
Gemeentesecretaris/algemeen directeur: de gemeentesecretaris als bedoeld in artikel 100 van de Gemeentewet.
- 3.
Management-team (MT): ambtelijk overkoepelend orgaan, bestaande uit de Gemeentesecretaris/algemeen directeur en de teammanagers.
- 4.
Teammanagers: primair verantwoordelijke voor de bedrijfsvoering en de leiding van een team.
- 5.
Team: een organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, onder leiding van een teammanager.
- 6.
Clustercoördinator: verantwoordelijke voor de functionele aansturing van (een deel) van een team.
- 7.
Griffie: organisatie-eenheid voor de ambtelijke ondersteuning van de gemeenteraad en door de gemeenteraad ingestelde commissies.
§ 2 De ambtelijke organisatie
Artikel 2 Indeling van de ambtelijke organisatie*
- 1.
Er is een ambtelijke organisatie voor de ondersteuning van het college bij de uitoefening van haar taken.
- 2.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur staat aan het hoofd van de ambtelijke organisatie.
- 3.
De ambtelijke organisatie van de gemeente is, afgezien van de griffie, ingedeeld in de volgende teams:
- –
- –
- –
- –
- –
Team Leefbaarheid & Veiligheid;
- –
Projectbureau De Volgerlanden (PDV).
- 4.
Voor projecten kan een projectorganisatie worden ingesteld.
- 5.
Voor nieuwbouwproject de Volgerlanden is er Projectbureau De Volgerlanden.
Artikel 3 Structuur teams
- 1.
Aan het hoofd van een team staat een teammanager.
- 2.
Voor de functionele aansturing van delen van een team kunnen clustercoördinatoren worden aangewezen door de teammanager.
- 3.
In de bijlage 2 zijn de hoofdtaken van de teams beschreven.
Artikel 4 De projectorganisatie
- 1.
Een projectorganisatie is bedoeld om een project tot stand te brengen en is per definitie eindig.
- 2.
Een projectorganisatie bestaat uit een projectleider, een stuurgroep en een projectgroep.
- 3.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur of een teammanager is opdrachtgever op basis van een projectplan.
- 4.
De projectleider:
- a.
Is verantwoording schuldig aan zijn opdrachtgever;
- b.
Is voor het project functioneel leidinggevend;
- c.
Is secretaris van de stuurgroep en voorzitter van de projectgroep;
- d.
Informeert de stuurgroep over de voortgang en de momenten waarop bestuurlijke beslissingen noodzakelijk zijn.
- 5.
De stuurgroep:
- a.
Bestaat uit de opdrachtgever, de projectleider en de portefeuillehouder;
- b.
Wordt voorgezeten door de portefeuillehouder;
- c.
Treedt op om geinformeerd te worden over de voortgang;
- d.
Draagt zorg voor de bestuurlijke afstemming binnen het project.
Artikel 4a Opgave
- 1.
Onder een opgave wordt verstaan de wijze waarop wij als gemeente samen met onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen het verschil proberen te maken op grotere maatschappelijke opgaven.
- 2.
Het MT bepaalt of een bepaald onderwerp als opgave benaderd gaat worden.
- 3.
De aansturing van een opgave wordt op het hoogste ambtelijke niveau – i.c. het MT – belegd.
- 4.
De structuur van een opgave kent tenminste een opgavemanager (mt-lid) en een stuurgroep.
- 5.
De stuurgroep voor een opgave bestaat uit de opgavemanager, een collegelid en een door de opgavemanager aangewezen projectleider.
- 6.
De uitvoering van een opgave vindt plaats in de staande organisatie.
Artikel 5 Gemeentesecretaris/algemeen directeur (instructie)
- 1.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur legt verantwoording af aan het College.
- 2.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur is eindverantwoordelijke voor het functioneren van de organisatie.
- 3.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur is de eerste adviseur van het College.
- 4.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur is hiërarchisch leidinggevende van de teammanagers.
- 5.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur draag zorg voor:
- a.
Het vertalen van bestuurlijke doelen en besluiten naar de ambtelijke organisatie;
- b.
De informatieverstrekking vanuit het College aan de Raad;
- c.
Regelmatig overleg met de Ondernemingsraad;
- d.
Vertegenwoordiging van de gemeente in regionale overleggen.
- 6.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt in overleg met de raadsgriffier zorg voor:
- a.
De voorbereiding van voorstellen voor de raad(scommissies);
- b.
Het verstrekken van adequate informatie aan de raadsgriffier;
- c.
In overleg met het college, de adequate uitvoering van raadsbesluiten.
Artikel 6 Teammanagers
- 1.
De teammanager is in de 1e plaats een MT-lid. In die hoedanigheid stuurt hij/zij samen met de collega-teammanagers en onder eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris de organisatie aan.
- 2.
De teammanager is, voor zijn/haar team, integraal ambtelijk verantwoordelijk voor:
- a.
De bedrijfsvoering en de leiding;
- b.
De beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering;
- c.
- d.
De P&C producten en procedures;
- e.
De sturing van de werkvoorraad;
- f.
De kwalitatieve en kwantitatieve middelenbeheer, personeelsbeheer en personeelszorg;
- g.
De uitvoering van de regeling budgethouderschap;
- h.
Het aanleveren van de inhoud van de interne en externe communicatie van producten, projecten en processen (incl. contentbeheer intranet en internet);
- i.
De coördinatie van teamoverschrijdende zaken;
- j.
De werkprocessen en procedures.
- 3.
De teammanager legt verantwoording af aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur over de taken/activiteiten genoemd in lid 2.
Artikel 7 De clustercoördinator
- 1.
Een teammanager kan desgewenst een of meerdere clustercoördinatoren aan laten wijzen.
- 2.
Aanwijzing vindt plaats op voordracht van de teammanager door de gemeentesecretaris/algemeen directeur.
- 3.
De clustercoördinator is geen functie of hiërarchische positie. Het betreft een rol die kan worden toegekend of ingetrokken.
- 4.
Het toekennen van deze rol heeft geen consequenties voor de functiewaardering of mandaataangelegenheden.
- 5.
Tot de taken van de clustercoördinator (kunnen) horen:
- –
Vakinhoudelijke aansturing
- –
- –
Werkplanning en werkverdeling
- –
Kwaliteitsbewaking van de (deel)producten van het aan hem/haar toebedeelde teamonderdeel
- –
Draagt zorg voor de tijdige oplevering van de genoemde (deel)producten
Artikel 8 Concerncontroller
- 1.
De concerncontroller is rechtstreeks en hiërarchisch toegevoegd aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur.
- 2.
De concerncontroller is verantwoordelijk voor:
- a.
De advisering aan het college, de gemeentesecretaris/algemeen directeur en het MT op het gebied van de brede bedrijfsvoering;
- b.
Het bieden van ondersteuning m.b.t. de brede bedrijfsvoering aan de teammanagers;
- c.
De ondersteuning van de door de raad benoemde accountant, de door de raad ingestelde auditcommissie en de door raad aangestelde rekenkamer;
- d.
Een goede afstemming van zijn adviezen aan de in de vorige leden genoemde organen met het College, de gemeentesecretaris/algemeen directeur en met MT.
- e.
De administratieve organisatie en interne controle van de gemeentelijke organisatie;
- f.
Het, in overleg met de gemeentesecretaris/algemeen directeur, verstrekken van richtlijnen aan de teammanagers voor de bedrijfsvoering, waaronder de P&C cyclus;
- 3.
De overige bevoegdheden van de concerncontroller worden vastgelegd in een separaat beheersbesluit of budgetregeling. Daarin wordt tevens aangegeven wanneer de concerncontroller bevoegd is zich rechtstreeks te wenden tot het college.
Artikel 9 Vervanging
- 1.
Bij afwezigheid van een teammanager wordt deze vervangen door een andere teammanager. We maken daarbij geen onderscheid in 1e of 2e vervangers per team. Elke teammanager kan een andere teammanager vervangen. De teammanager van Projectbureau De Volgerlanden wordt bij afwezigheid vervangen door de gemeentesecretaris.
- 2.
Bij afwezigheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur wordt deze vervangen door achtereenvolgens:
- a.
De eerste loco-gemeentesecretaris;
- b.
De tweede loco-gemeentesecretaris.
Artikel 10 MT
- 1.
Het managementteam bestaat uit de gemeentesecretaris, teammanagers en de concerncontroller.
- 2.
Het managementteam wordt ondersteund vanuit de werkeenheid bestuursadvies.
- 3.
In geval van verhindering vindt er horizontale vervanging plaats.
- 4.
Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, nodigt de voorzitter andere functionarissen uit de vergadering deel te nemen.
Artikel 11 Taken MT
- 1.
Het MT heeft tot doel het goed functioneren van de ambtelijke organisatie te bevorderen door middel van:
- a.
Het bewaken van de integraliteit;
- b.
Het afstemmen van teamoverstijgende adviezen;
- c.
De coördinatie van activiteiten tussen teams onderling en in relatie tot het bestuur;
- d.
De coördinatie van het beleid en de bedrijfsvoering (de planning, de prioriteitenstelling en voortgangsbewaking);
- e.
Het tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen;
- f.
Het bewaken van de uitvoering van regionaal belegde taken;
- g.
Het dragen van integrale verantwoordelijkheid voor de P&C producten.
- 2.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voorzitter van het MT.
- 3.
De voorzitter van het MT stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het managementteam vast. Ieder lid van het MT kan zaken voor plaatsing op de agenda bij de voorzitter indienen.
- 4.
Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, nodigen de leden van het MT andere dan de in het eerste lid bedoelde leden uit om aan een desbetreffende vergadering van het managementteam deel te nemen.
Artikel 12 Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Het organisatiebesluit voor de ambtelijke organisatie van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht 2011, 3e wijziging, zoals vastgesteld door het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht op 5 juli 2016 wordt ingetrokken.
- 2.
Dit besluit treedt in werking per datum bekendmaking.
- 3.
Dit besluit kan worden aangehaald als “Organisatiebesluit Hendrik-Ido-Ambacht 2023",
Bijlage 2: Taakonderdelen op hoofdlijnen van de afzonderlijke teams
Team Bedrijfsvoering
Het team Bedrijfsvoering is faciliterend, schept randvoorwaarden en kaders en toetst deze om de samenhang, eenduidigheid en transparantie van bestuur, beleid en de bedrijfsvoering van de gemeente te bevorderen. Het team Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor de regie, coördinatie, en ontwikkeling van opgaven op het gebied van organisatieontwikkeling en bedrijfsvoering in brede zin (dus inclusief financiën en de planning & control (en de totstandkoming van de producten daarvan), regionale aangelegenheden, kwaliteitsbeleid en algemeen bestuurlijke zaken. Daarnaast wordt de secretariële, logistieke en administratieve ondersteuning voor het bestuur verzorgd. Ten slotte is de team verantwoordelijk voor het beleidsterrein bestuurscommunicatie.
Team Sociaal Domein
Het team Sociaal Domein houdt zich voornamelijk bezig met het ontwikkelen, uitvoeren en evalueren van beleid op de beleidsvelden Sport, Onderwijs, Zorg & Welzijn, Kunst & Cultuur en Media.
Team Ruimte & Projecten
Het team Ruimte & Projecten houdt zich voornamelijk bezig met het ontwikkelen, uitvoeren en evalueren van beleid op de beleidsvelden Wonen, Duurzaamheid, Economische Zaken, Ruimtelijke Ordening, Omgevingswet, Grondzaken en majeure ruimtelijke projecten.
Team Buitenruimte:
Het team Buitenruimte draagt zorg voor het (uitvoerings)beleid op het gebied van beheer en onderhoud van de openbare ruimte van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht. Daarbij moet op hoofdlijnen gedacht worden aan de volgende taken:
- •
Aanleg, beheer en onderhoud van straten, wegen en pleinen
- •
Beheer en onderhoud van waterwegen inclusief oevervoorzieningen en walkanten
- •
Beheer en onderhoud van civieltechnische kunstwerken
- •
- •
Afvalinzameling en -verwerking
- •
Vastgoedbeheer gemeentelijke eigendommen
- •
- •
Beheer en onderhoud openbaar groen
- •
Beheer en onderhoud begraafplaatsen
- •
Beheer en onderhoud rioleringen
- •
- •
- •
- •
Vergunningverlening & Handhaving
- •
Project De Volgerlanden:
De team Project De Volgerlanden is inhoudelijk en procesmatig verantwoordelijk voor de ontwikkeling van nieuwbouwproject De Volgerlanden
Team Leefbaarheid & Veiligheid
Het team Leefbaarheid & Veiligheid houdt zich voornamelijk bezig met het ontwikkelen, uitvoeren en evalueren van beleid op de beleidsvelden:
- •
Crisisbeheersing en rampenbestrijding;
- •
Openbare orde en veiligheid;
- •
Coördinatie integrale veiligheid;
- •
Coördinatie integrale handhaving;
- •
Politiekeurmerk Veilig Wonen;