Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Haarlemmermeer 2023

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  accountant: een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;

• b.

  accountantscontrole: controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant;

• c.

  auditcommissie: een door de raad ingestelde commissie, samengesteld uit leden van de raad. De samenstelling, taken en werkwijze van de auditcommissie zijn opgenomen in het reglement van orde voor de auditcommissie 2005;

• d.

  boardletter: een samenvatting van de managementletter met de bestuurlijke relevante punten, met als oogmerk om hierover publiekelijk verantwoording af te leggen;

• e.

  deelverantwoording: een in opdracht van de raad of college ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijk organisatieonderdeel binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;

• f.

  jaarrekening: jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;

• g.

  managementletter: verslag van de accountant gericht aan het bestuur met de belangrijkste bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen;

• h.

  rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant.

• 2.

  De raad kan in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de posten van de jaarrekening, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen vaststelt, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringtoleranties de accountant daarbij dient te hanteren.

Artikel 3. Auditcommissie

• 1.

  Een door de raad uit zijn midden ingestelde auditcommissie stuurt de accountant aan en vormt voor de accountant het eerste aanspreekpunt bij eventuele problemen bij de uitvoering van de opdracht.

• 2.

  De auditcommissie bestaat uit minimaal vijf en maximaal zeven leden en benoemt vanuit zijn midden een voorzitter.

• 3.

  De auditcommissie stelt voor zijn werkzaamheden een Reglement van Orde op en zendt dit ter vaststelling aan de gemeenteraad.

• 4.

  De auditcommissie heeft tot taak, ten behoeve van de controle door de gemeenteraad van het door het college gevoerde financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie, de overgelegde verantwoordingsstukken in het kader van de jaarrekening als geheel of op onderdelen van de algemene dienst en de door de gemeenteraad aangewezen bedrijven en/of fondsen, te (laten) onderzoeken. De taak van de auditcommissie omvat tevens de verantwoording van de relatie van de gemeenteraad met gesubsidieerde instellingen en gemeentelijke deelnemingen.

• 5.

  De auditcommissie heeft tot taak, ten behoeve van de selectie van de accountant,

  • a.

    het voeren van overleg met het college over de voorbereidingen van de aanbesteding van de accountantscontrole;

  • b.

    het ten behoeve van vaststelling door de gemeenteraad voorbereiden van het programma van eisen, zoals bedoeld in artikel 2 lid 2 alsmede in geval van een Europese aanbestedingsprocedure een voorstel voor de selectiecriteria en de weging daarvan;

  • c.

    het vormen van de selectiecommissie in de selectieprocedure.

Artikel 4. Overige controles en opdrachten

• 1.

  Burgemeester en wethouders kunnen de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Haarlemmermeer 2023 voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Burgemeester en wethouders informeren de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  De Auditcommissie kan in situaties waarin hij van oordeel is dat er sprake is van strijdigheid van een opdracht van het college met de onafhankelijkheid van de accountant in overleg met de accountant besluiten dat de opdracht niet wordt uitgevoerd.

• 3.

  Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

• 4.

  Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, zijn burgemeester en wethouders bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 5. Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening:

  • a.

    de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie;

  • b.

    De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voerencontroles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

  • c.

    De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie van de gemeente uit.

• 2.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek afstemmingsoverleg plaats tussen de accountant, de auditcommissie, een vertegenwoordiger van de rekenkamercommissie, de griffier, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de concerncontroller. Overleg met de rekenkamercommissie vindt plaats indien daar volgens beide partijen reden toe is.

Artikel 6. Informatieverstrekking door burgemeester en wethouders

• 1.

  Burgemeester en wethouders zijn verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende interne- en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor de accountantscontrole.

• 2.

  Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigen burgemeester en wethouders schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Burgemeester en wethouders overleggen de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaringen en het verslag van bevindingen tijdig aan de raad, met dien verstande, dat – na besluitvorming door de raad – wordt voldaan aan de termijn van indiening van de stukken aan de Provincie vóór 15 juli van het jaar volgend op het verslagjaar.

• 5.

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door burgemeester en wethouders aan de raad en de accountant gemeld.

• 6.

  De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders zo veel mogelijk gebruik van het namens burgemeester en wethouders uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

• 7.

  De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke systeemgerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

Artikel 7. Toegang tot informatie door accountant

• 1.

  Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeente.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de in de gemeentelijke organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 8. Rapportering door accountant

• 1.

  Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, dan wordt dit aan burgemeester en wethouders voorgelegd met de mogelijkheid voor burgemeester en wethouders om op het oordeel en de afwijkingen te reageren, alvorens dit te melden aan de raad met afschrift hiervan aan burgemeester en wethouders.

• 2.

  In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 3.

  De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan burgemeester en wethouders voorgelegd met de mogelijkheid voor burgemeester en wethouders om op deze stukken te reageren.

• 4.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie van de raad.

Artikel 9. Inwerkingtreding en intrekking oude regeling

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van de datum van de vaststelling van de raad, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2023 en later.

• 2.

  Tegelijkertijd met de inwerkingtreding van deze verordening wordt de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Haarlemmermeer (oud), vastgesteld bij raadsbesluit van 4 november 2005, ingetrokken.

Artikel 10. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: “Verordening controle financiële beheer en organisatie van de gemeente Haarlemmermeer 2023”.