De raad van de gemeente Súdwest-Fryslân;
gelezen het voorstel van het fractievoorzittersoverleg d.d. 11 januari 2024;
gelet op het bepaalde in de Gemeentewet;
gelet op de Circulaire benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeesters;
besluit:
vast te stellen
de Verordening vertrouwenscommissie herbenoeming burgemeester Súdwest-Fryslân 2024
Artikel 1 Begripsbepaling
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
commissie: de vertrouwenscommissie herbenoeming burgemeester;
- b.
commissaris: de commissaris van de Koning in de provincie Fryslân;
- c.
gesprek: het herbenoemingsgesprek;
- d.
verslag: het verslag van bevindingen;
- e.
minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
Artikel 2 Taak
De commissie heeft tot taak de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden.
Artikel 3 Samenstelling
- 1.
De raad kiest de commissie uit haar midden.
- 2.
De commissie bestaat uit maximaal 1 lid per raadsfractie. Bij voorkeur de fractievoorzitters.
- 3.
De commissie kent geen plaatsvervangende leden.
- 4.
De commissiesamenstelling geldt voor de duur van de werkzaamheden van de commissie.
Artikel 4 Ambtelijke ondersteuning
De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie en heeft geen stemrecht.
Artikel 5 Adviseur
- 1.
De commissie kan een wethouder toevoegen als adviseur aan de commissie in verband met de onder artikel 2 genoemde taak.
- 2.
De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.
- 3.
De adviseur is geen lid en heeft geen stemrecht in de commissie.
Artikel 6 Voorzitter
- 1.
De commissie wijst uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.
- 2.
De voorzitter leidt het gesprek, waarborgt het open en lerend karakter van het gesprek, waakt voor politiek geladen bijdragen en let op de verdeling van spreektijd.
- 3.
De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.
Artikel 7 Vergaderingen
- 1.
De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste 3 leden dit noodzakelijk achten. De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.
- 2.
De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter doet tenminste 5 dagen voorafgaande aan de vergadering aankondiging aan de leden van de commissie, indien een adviseur is toegevoegd, de adviseur en, indien het gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester.
- 3.
Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen kan van de in het tweede lid bedoelde termijn worden afgeweken doch geschiedt de oproeping ten minste 24 uren voorafgaand aan de vergadering.
- 4.
De vergaderingen van de commissie zijn besloten.
Artikel 8 Informatie over en gesprek met de burgemeester
- 1.
De commissie maakt vooraf aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester.
- 2.
Alvorens het verslag aan de gemeenteraad, de commissaris van de Koning en de burgemeester te zenden, bespreekt de commissie het verslag met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een weergave gemaakt die bij het verslag wordt gevoegd.
Artikel 9 Stemming
De commissie besluit over de vaststelling van een concept aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel 10 bedoelde verslag opgenomen.
Artikel 10 Verslag
- 1.
De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk een verslag uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris. Het verslag dat de commissie uitbrengt aan de raad en de commissaris bevat in ieder geval:
- a.
een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;
- b.
een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie.
- 2.
Het verslag wordt namens de leden ondertekend door de voorzitter en de secretaris van de commissie.
Artikel 11 Geheimhouding
- 1.
Op alle informatie van de commissie rust ingevolgde de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.
- 2.
De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.
- 3.
Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van ‘geheim’ door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van ‘geheim’ gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.
- 4.
Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.
- 5.
De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
- 6.
De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht.
Artikel 12 Beëindiging werkzaamheden commissie
De werkzaamheden van de commissie zijn beëindigd met ingang van de dag volgend op die waarop de herbenoeming door de minister aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de voordracht van de minister door een Koninklijk besluit is gevolgd.
Artikel 13 Archivering
- 1.
De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de herbenoeming alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als “geheim”, en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.
- 2.
De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.
Artikel 14 Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de Circulaire benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester niet voorziet, beslist de commissie.
Artikel 15 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.
Artikel 16 Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening vertrouwenscommissie herbenoeming burgemeester Gemeente Súdwest-Fryslân 2024.