Financiële verordening Omgevingsdienst De Vallei

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. administratie:

het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de omgevingsdienst en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

b. team/afdeling:

iedere organisatorische eenheid binnen de Omgevingsdienst De Vallei (hierna genoemd: 'de omgevingsdienst') met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de directeur;

c. inkomsten:

totaal van de baten voor toevoegingen en onttrekkingen van reserves;

d. rechtmatigheidsverantwoording:

de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2. Programma-indeling

1. Het AB stelt de Begroting en de programma-indeling vast.

2. Het AB stelt op voorstel van het DB de taakvelden per programma vast.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

1. Bij de begroting en de jaarstukken worden onder elk van de programma’s, het overzicht van algemene dekkingsmiddelen en het overzicht van de overhead de baten en lasten per taakveld weergegeven.

2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven.

3. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

4. In het overzicht van de incidentele baten en lasten per programma, worden per programma alle posten vanaf € 25.000 afzonderlijk gespecificeerd.

Artikel 4. Kaders begroting

1. Het DB biedt uiterlijk 15 januari van het lopende begrotingsjaar de begrotingsuitgangspunten aan het AB aan over de kaders en uitgangspunten voor het volgende begrotingsjaar.

2. Het AB stelt deze uitgangspunten uiterlijk 1 maart vast.

3. Het DB zendt deze kadernota vóór 30 april ter informatie aan de raden en Staten van de deelnemers.

4. Indien de begroting voor het volgende begrotingsjaar vóór 30 april ter informatie aan de raden en Staten van de deelnemers wordt verzonden dan is lid 3 niet van toepassing.

Artikel 5. Autorisatie begroting, begrotingswijzigingen en investeringskredieten

1. Het AB autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.

2. Het AB is bevoegd tot het wijzigen van de begroting (begrotingswijzigingen vaststellen).

3. Indien het dagelijks bestuur voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit door het dagelijks bestuur in de eerstvolgende AB vergadering aan het algemeen bestuur gemeld. Het dagelijks bestuur voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het budget of het investeringskrediet of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

4. Het AB verleent het DB mandaat om te besluiten tot technische begrotingswijzigingen. Dit zijn wijzigingen waarbij eventueel op programmaniveau een mutatie is op het totaal van de baten e/o lasten, maar waarbij:

a. er geen sprake is van nieuw beleid;

b. het onderwerp niet politiek gevoelig is / er is geen politieke impact;

c. er geen wijziging in de doelstellingen van een programma optreedt;

d. er geen sprake is van resultaat bepalen / - bestemmen (m.u.v. actualiseren planning investeringen);

e. Er geen sprake is van wijziging van de totale deelnemersbijdrage van de partners aan de gemeenschappelijke regeling.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage

1. Het DB informeert het AB door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste 4 maanden en de eerste 8 maanden van het lopende boekjaar.

2. In de tussenrapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van taakvelden, prioriteiten en investeringskredieten in de begroting groter dan € 50.000 toegelicht.

Artikel 7. Waardering & afschrijving vaste activa

1. Op vaste activa wordt lineair afgeschreven op basis van historische kostprijs en economische levensduur.

Artikel 8. Reserves en voorzieningen

1. In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de taakvelden plaats.

2. Het DB biedt het AB periodiek een notitie reserves en voorzieningen aan. Deze notitie wordt door het AB vastgesteld en behandeld:

a. de vorming en besteding van reserves;

b. de vorming en besteding van voorzieningen.

3. Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen wordt minimaal aangegeven:

a. het specifieke doel van de reserve;

b. de voeding van de reserve;

c. de maximale hoogte van de reserve; en

d. de maximale looptijd.

4. Als een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.

Artikel 9. Kostprijsberekening

1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

2. Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa.

3. Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend.

4. Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs goederen en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, voor zover dat niet activiteiten als bedoeld in het tweede en derde lid betreffen, wordt uitgegaan van een aandeel in de totale overheadkosten ter grootte van de geraamde directe kosten van de economische categorieën 1.1 Salarissen en sociale lasten en 3.5.1 Ingeleend personeel die worden besteed aan de desbetreffende goederen, werken, diensten en heffingen, gedeeld door de totale geraamde directe kosten van de economische categorieën 1.1 Salarissen en sociale lasten en 3.5.1 Ingeleend personeel.

5. In afwijking van het eerste lid worden bij vennootschapsbelastingplichtige activiteiten alleen de rentekosten voor de inzet van vreemd vermogen aan de kostprijs toegerekend.

Artikel 10. Prijzen economische activiteiten

Voor de levering van goederen, diensten of werken door de omgevingsdienst aan overheidsbedrijven en derden waarbij de omgevingsdienst in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt de werkelijke kosten in rekening gebracht.

Artikel 11. Vaststelling prijzen

1. Het algemeen bestuur stelt de kaders vast voor de prijzen van de door de omgevingsdienst geleverde diensten.

2. De besluiten voor het vaststellen van nieuwe prijzen en het wijzigen van prijzen worden door het algemeen bestuur vastgesteld.

3. Alvorens het rekeningresultaat te bepalen, vindt een controle plaats op de opbrengsten en kosten van niet-wettelijke taken. Een winst op deze “commerciële” activiteiten wordt terugbetaald aan de opdrachtgevers zodat deze de nacalculatorische kostprijs in rekening hebben gekregen.

Artikel 12. Financieringsfunctie

Het dagelijks bestuur neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de richtlijnen in acht, zoals opgenomen in het treasurystatuut.

Artikel 13. Bedrijfsvoering

Het dagelijks bestuur neemt in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, in ieder geval op:

1. de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;

2. de kosten van inhuur derden;

3. de huisvestingskosten;

4. een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, voor zover deze de rapportagegrens, zoals bedoeld in artikel 6.2 overschrijden en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;

Artikel 14. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

1. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen van de omgevingsdienst als geheel en van de afdelingen;

2. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, en contracten;

3. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties.

4. Het afleggen van verantwoording door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 15. Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor:

1. een eenduidige indeling van de dienstorganisatie en een eenduidige toewijzing van de taken van de omgevingsdienst aan de teams/afdelingen;

2. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

3. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

4. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten en de programma’s opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 16. Interne controle

1. Het Dagelijks Bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten van de begroting, inclusief de dotaties aan de reserves.

2. Bij afwijkingen rapporteert het dagelijks bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 14 lid 4 van deze verordening. Daarnaast informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

Artikel 17. Begrotingscriterium in de rechtmatigheidsverantwoording

1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

2. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

3. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

b. Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar die niet tijdig konden worden gesignaleerd. Bijvoorbeeld vanwege een open-einde regeling.

c. De over- en onderschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

d. De afwijkingen in de jaarrekening worden gemeld en toegelicht.

Artikel 18. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De Financiële verordening 2019 van Omgevingsdienst De Vallei wordt ingetrokken.

Artikel 19. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op het moment van bekendmaking en heeft terugwerkende kracht tot 1 januari 2023. De verordening is van toepassing op de begroting, de jaarstukken en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar 2023.

Artikel 20. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening Omgevingsdienst De Vallei 2023.