Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;
- b.
de commissaris: de commissaris van de Koning in de provincie Fryslân;
- c.
de commissie: de vertrouwenscommissie;
- d.
de raad: de gemeenteraad van Smallingerland;
- e.
de secretaris: de secretaris van de vertrouwenscommissie
Artikel 2 Taak commissie
De commissie heeft tot taak de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voor te bereiden.
Artikel 3 Samenstelling commissie
- 1.
De commissie bestaat uit maximaal zoveel raadsleden als er fracties in de gemeenteraad vertegenwoordigd zijn en wordt benoemd door de raad.
- 2.
Iedere fractie kan uit haar midden een raadslid voordragen ter benoeming door de raad.
- 3.
Een lid van de commissie houdt op lid te zijn op het moment dat hij geen lid meer is van de raad, op eigen verzoek of als de raad van oordeel is dat het lid niet meer langer geschikt is de functie van lid van de commissie te vervullen.
- 4.
De commissie wordt voorgezeten door een onafhankelijk voorzitter, zijnde een raadslid, die geen stemrecht heeft in de commissie.
- 5.
De commissie bepaalt haar eigen werkwijze, voor zover daarin niet is voorzien in deze verordening of de procedureregels zoals beschreven in de circulaire over burgemeestersbenoemingen.
Artikel 4 Ambtelijke ondersteuning
- 1.
De raadsgriffier is secretaris van de commissie.
- 2.
De gemeentesecretaris treedt op als plaatsvervangend secretaris van de commissie.
- 3.
De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.
- 4.
De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van de commissie en heeft daarin geen stemrecht.
Artikel 5 Adviseur
De raad benoemd een wethouder als adviseur van de commissie. De adviseur is geen lid van de commissie en heeft geen stemrecht in de commissie.
Artikel 6 Geheimhouding
- 1.
Op alle informatie van de commissie rust volstrekte geheimhoudingsplicht. Dit geldt voor iedere persoon die van de informatie kennis draagt.
- 2.
De vergaderingen van de commissie zijn besloten.
- 3.
De voorzitter van de commissie wijst alle aanwezigen elke vergadering op de geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit de Gemeentewet.
- 4.
Aan degene die geen lid, adviseur of (plaatsvervangend) secretaris zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek verstrekt.
- 5.
De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
- 6.
De geheimhouding geldt tijdens het bestaan van de commissie en blijft ook na ontbinding van de commissie van kracht.
Artikel 7 Informatie over en gesprek met sollicitant
- 1.
In overeenstemming met artikel 61, vierde lid van de Gemeentewet verschaft de commissie zich slechts door tussenkomst van de commissaris de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.
- 2.
De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, sollicitanten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant.
Artikel 8 Vergaderingen
- 1.
De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie leden dit noodzakelijk achten.
- 2.
De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats – al dan niet via digitale wijze – van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur van tevoren aankondiging aan de leden van de commissie en indien van toepassing, de adviseurs.
- 3.
Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen kan van de in het tweede lid bedoelde termijn worden afgeweken, doch geschiedt de oproep tenminste 8 uur voorafgaand aan de vergadering.
- 4.
De commissie vergadert niet als niet tenminste de helft van het aantal leden aanwezig is.
Artikel 9 Besluitvorming
De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft en verplicht is deze uit te brengen. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit.
Artikel 10 Verslag
- 1.
De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de raad en aan de commissaris.
- 2.
Het verslag bevat in ieder geval:
- a.
een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht.
- b.
een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie, inclusief de volgorde van plaatsing van twee kandidaten voor de benoeming.
- c.
aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie.
Artikel 11 Contactpersoon bij de benoemingsprocedure
- 1.
De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon en woordvoerder.
- 2.
Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van 'persoonlijk en geheim' op de envelop en boven de ingesloten stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het privéadres van de secretaris. De secretaris bewaart de stukken totdat de uiteindelijke archivering plaatsvindt.
- 3.
Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van 'persoonlijk en geheim' op de envelop en boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en door de secretaris verzonden.
Artikel 12 Archivering
- 1.
De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming alle archiefbestanden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.
- 2.
De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.
- 3.
De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.
Artikel 13 Zittingsduur van de commissie
De commissie wordt ontbonden op de dag van de installatie van de burgemeester.
Artikel 14 Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de procedureregels niet voorziet, beslist de commissie bij meerderheid van stemmen.
Artikel 15 Inwerkingtreding
- 1.
Deze verordening kan worden aangehaald als "Verordening vertrouwenscommissie benoeming burgemeester gemeente Smallingerland 2024".
- 2.
Deze verordening treedt in werking de dag na bekendmaking.
- 3.
Deze verordening vervalt de dag volgend op de installatie van de burgemeester, uitgezonderd de uit de verordening voortvloeiende geheimhouding.