VERORDENING OP DE RAADSCOMMISSIE MIDDEN-GRONINGEN 2024

Artikel 7. Oproep en agenda

• 1.

  In de regel vindt de vergadering van de raadscommissie plaats op een donderdagavond, en worden gehouden in de raadzaal van het gemeentehuis.

• 2.

  De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen.

• 3.

  Voordat een oproep wordt verzonden, stelt de agendacommissie de agenda van de vergadering voorlopig vast. De agendacommissie kan bepalen dat er parallelle commissies worden georganiseerd.

• 4.

  De voorzitter zorgt ervoor dat tenminste 10 dagen voor de vergadering de leden een bericht ontvangen met de mededeling dat de agenda met vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering is geplaatst op de openbare website van de gemeente; de daarbij behorende informatie, met uitzondering van de in hoofdstuk Va van de Gemeentewet bedoelde informatie, wordt digitaal beschikbaar gesteld.

• 5.

  Als een aanvullende agenda als bedoeld in artikel 8, eerste lid, wordt vastgesteld, wordt uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering een mailbericht aan de leden gezonden. De aangepaste agenda wordt op de website gepubliceerd. De daarbij behorende stukken worden digitaal beschikbaar gesteld.

Artikel 8. Aanvullende agenda; vaststellen agenda

• 1.

  In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van de oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen. De daarbij behorende stukken worden digitaal beschikbaar gesteld.

• 2.

  Als op de inhoud van informatie op grond van hoofdstuk Va van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, wordt deze informatie aangeboden via de besloten omgeving van het raadsinformatiesysteem.

• 3.

  Een agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.

Artikel 9. Ter inzage leggen van stukken

• 1.

  Informatie die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda dient, wordt gelijktijdig met het verzenden van het mailbericht op het raadsinformatiesysteem gepubliceerd. Informatie wordt in beginsel 10 dagen voor de vergadering beschikbaar gesteld. Als informatie via het raadsinformatiesysteem wordt gepubliceerd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.

• 2.

  Agenda’s en stukken ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen die digitaal beschikbaar zijn worden op de website van de gemeente geplaatst.

• 3.

  Informatie van de raadscommissie of aan de raadscommissie verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, wordt in afwijking van het eerste en tweede lid aangeboden via de besloten omgeving van het raadsinformatiesysteem.

Artikel 10. Openbare kennisgeving

Commissievergaderingen worden ten openbare kennis gebracht door aankondiging in het in de gemeente te verspreiden huis-aan-huisblad De Regiokrant en door plaatsing op de website van de gemeente.

Artikel 11. Zitplaatsen en presentielijst

• 1.

  De commissievoorzitter, de commissiegriffier en de wethouder die het onderwerp dat ter bespreking aan de orde is in portefeuille heeft, hebben een vaste zitplaats. De zitplaatsen van een fractie worden door de raadsvoorzitter bij aanvang van iedere nieuwe zittingsperiode van de gemeenteraad aangewezen.

• 2.

  Als daartoe aanleiding bestaat, kan de raadsvoorzitter de indeling herzien na overleg met de griffier.

• 3.

  De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.

• 4.

  Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen commissieleden de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt de lijst door de commissievoorzitter en de commissiegriffier door ondertekening vastgesteld.

Artikel 12. Opening vergadering en quorum

• 1.

  Een vergadering wordt niet geopend voordat meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden (17) aanwezig is. Als er op hetzelfde moment meerdere parallelle vergaderingen gehouden worden, geldt dat een vergadering niet wordt geopend voordat meer dan de helft van het aantal fracties vertegenwoordigd in de raad aanwezig is.

• 2.

  Als door het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter, een kwartier na het verstrijken van het aanvangstijdstip, na vermelding van de namen van de aanwezige leden, opnieuw een vergadering tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

• 3.

  Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de door het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

Artikel 13. Verslag; toezeggingen

• 1.

  De digitale verslaglegging van de commissievergadering wordt onder de verantwoordelijkheid van de commissiegriffier verzorgd. Dit digitale verslag komt via de website van de gemeente ter beschikking voor zover geen sprake is van een besloten vergadering.

• 2.

  De commissiegriffier houdt de in de vergadering door de leden van het college van burgemeester en wethouders en of externen gedane toezeggingen bij in een toezeggingenlijst.

Artikel 14. Advies; geen stemmingen

• 1.

  Na sluiting van de beraadslagingen over een onderwerp brengt de raadscommissie advies uit aan de raad over het al dan niet agenderen van genoemd onderwerp in de eerstvolgende raadsvergadering. Als geadviseerd wordt tot agendering volgt ook een advies over de wijze van agendering en bespreking.

• 2.

  Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies. De voorzitter vat daartoe de beraadslagingen kort samen. Dit wordt verwoord in het verslag.

• 3.

  In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering over geheimhouding en met betrekking tot de orde.

Artikel 15. Aantal spreektermijnen

• 1.

  Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

• 2.

  Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.

• 3.

  Commissieleden mogen in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel, tenzij de voorzitter dit bij interruptie toestaat.

• 4.

  Bij de bepaling hoeveel malen een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

• 5.

  Er is per agendapunt per fractie één woordvoerder.

• 6.

  De agendacommissie heeft, bij wijze van uitzondering, samen met de commissievoorzitter de bevoegdheid te besluiten tot een op een vergadering toegesneden spreektijdregeling. Deze regeling wordt van tevoren kenbaar gemaakt en staat vermeld op de agenda.

Artikel 16. Deelname aan de beraadslaging door anderen

• 1.

  Een raadscommissie kan op enig moment besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

• 2.

  De agendacommissie doet voorstellen ten aanzien van door de commissie uit te nodigen personen of instellingen, anders dan ambtenaren. Ook draagt de agendacommissie zorg voor de verzending van een uitnodiging voor het bijwonen van de vergadering aan hen.

Artikel 17. Spreekrecht burgers

• 1.

  Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren (spreekrecht) over geagendeerde onderwerpen.

• 2.

  Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt zich aan bij de griffie met vermelding van het onderwerp, op de dag voorafgaand aan de vergadering tot uiterlijk 12.00 uur.

• 3.

  Het woord kan niet gevoerd worden over:

  • a.

    een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;

  • b.

    benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

  • c.

    een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.

• 4.

  De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, als dit in het belang is van de orde van de vergadering.

• 5.

  De totale spreektijd voor burgers is gemaximeerd op 60 minuten. Het spreekrecht dient zich te beperken tot een relevante bijdrage, dit ter beoordeling van de commissievoorzitter.

• 6.

  De spreker voert het woord uitsluitend over het in behandeling zijnde agendapunt, nadat de commissievoorzitter het woord heeft gegeven.

• 7.

  Elke spreker voert hoogstens vijf minuten het woord en stopt met spreken, zodra de commissievoorzitter hem op het verstrijken van zijn spreektijd wijst. In bijzondere gevallen, als de commissie dat nodig vindt, kan een langere termijn worden toegestaan.

• 8.

  De commissievoorzitter is bevoegd in gevallen, waarvan hij van mening is, dat de goede gang van zaken verstoord wordt, de spreektijd te bekorten.

• 9.

  De commissievoorzitter kan de deelnemers aan een de vergadering toestaan aan de inspreker korte verhelderende vragen te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.

• 10.

  Als een spreker beledigende en/of intimiderende woorden of gebaren, tegen wie dan ook, bezigt, wordt hij door de voorzitter tot orde geroepen en na herhaling het recht van spreken ontzegd.

Artikel 18. Handhaving orde en schorsing

• 1.

  De commissievoorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering.

• 2.

  Op verzoek van een lid van de commissie, het college of op voorstel van de voorzitter kan de commissie besluiten de beraadslagingen te schorsen om het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad.

• 3.

  De voorzitter roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

• 4.

  De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

• 5.

  De voorzitter kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

Artikel 19. Voorstellen van orde

Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde over de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.

Artikel 20. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 21. Verslag besloten vergadering

• 1.

  Van besloten commissievergaderingen worden schriftelijke verslagen opgesteld onder de verantwoordelijkheid van de griffier.

• 2.

  De verslagen moeten inhouden:

  • a.

    De namen van de voorzitter, de griffier, de burgemeester en de wethouders, de secretaris en de leden, allen voor zover aanwezig en van de overige personen die het woord gevoerd hebben, afzonderlijk wordt vermeld welke leden afwezig waren;

  • b.

    een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

  • c.

    een zakelijke samenvatting van het gesprokene met vermelding van de namen der aanwezigen die het woord voerden;

  • d.

    bij het betreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van de personen aan wie het op grond van het bepaalde in hoofdstuk Va van de Gemeentewet spreekrecht is toegekend.

• 3.

  De verslagen van een besloten vergadering worden niet verspreid, maar worden ontsloten via de besloten omgeving van het raadsinformatiesysteem.

• 4.

  De verslagen worden geacht ongewijzigd te zijn vastgesteld, tenzij tenminste één lid van de commissie vaststelling van deze verslagen verlangt in een besloten vergadering, welke vergadering dan zo spoedig mogelijk gehouden wordt.

• 5.

  Als er geen opmerkingen worden ontvangen, worden het verslag en de besluitenlijst als hamerstuk (zonder publicatie van stukken) vastgesteld in de eerstvolgende openbare raadsvergadering als zijnde niet openbaar. De gemeenteraad kan te allen tijde besluiten tot het opheffen van de geheimhouding op deze verslagen.

• 6.

  De vastgestelde verslagen worden door de raadsvoorzitter en de griffier ondertekend.

Artikel 22. Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Artikel 23. Toehoorders en pers

• 1.

  Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

• 2.

  Het blijk geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

• 3.

  De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

• 4.

  Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 24. Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.