Verordening op de Auditcommissie gemeente Beekdaelen 2024

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

Artikel 2. Doel

• 1.

  De commissie heeft als doel de raad gevraagd en ongevraagd te adviseren over zijn kaderstellende en controlerende rol ten aanzien van de gemeentefinanciën.

• 2.

  De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.

• 3.

  De commissie is in de eerste plaats adviseur van de raad, maar vormt tevens een klankbord voor het college met betrekking tot het ontwikkelen van een overzichtelijk instrumentarium voor de procesmatige beheersing en verantwoording van het college op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid.

Artikel 3. Taken

• 1.

  De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die in het belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad.

• 2.

  Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

  • a.

    Het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

  • b.

    De jaarlijkse voorbereiding en advisering over het door de raad vast te stellen controleprotocol en normenkader voor de accountantscontrole, met daarin eventueel bijzondere onderzoeksonderwerpen namens de raad;

  • c.

    De advisering over het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole en de voorbereiding van dit aanbestedingstraject;

  • d.

    Een afstemmingsplatform te zijn over de voorgenomen audits en/of onderzoeken door accountant, rekenkamer en college;

  • e.

    De bespreking van het rapport van bevindingen over de controle van de jaarrekening met de accountant en advisering hierover aan de raad;

  • f.

    Een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant voor de aanvang van de interimcontrole en over de uitkomsten van de interim- en jaarrekeningcontrole;

  • g.

    De evaluatie van de werkzaamheden van de accountant en de eventuele advisering hierover aan de gemeenteraad;

  • h.

    Een klankbordfunctie richting college aangaande de verschillende belastingverordeningen, financiële verordeningen (artikel 212, 213 en 213A Gemw) en aangaande risicomanagement en de advisering hierover richting gemeenteraad.

Artikel 4. Samenstelling en benoeming

• 1.

  De commissie is apolitiek;

• 2.

  Iedere in de raad vertegenwoordigde fractie kan een lid en plv. lid aanwijzen als lid voor de auditcommissie;

• 3.

  De leden en hun plaatsvervangers worden door de raad benoemd;

• 4.

  De commissie kiest een raadslid uit haar midden tot voorzitter en plaatsvervangend voorzitter;

• 5.

  Ten hoogste twee vertegenwoordigers van de accountant, de portefeuillehouder financiën, het hoofd van de afdeling financiën, de (concern)controller en de gemeentesecretaris zijn adviserend lid van de commissie;

• 6.

  De leden van de commissie worden benoemd voor een periode gelijk aan de zittingsduur van de raad;

• 7.

  Het lidmaatschap van de Auditcommissie eindigt:

  • a.

    Op eigen verzoek: het lid doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad, het ontslag gaat in als de opvolger door de raad is benoemd;

  • b.

    Indien het lid aftreedt als lid van de raad;

  • c.

    Indien de raad van oordeel is dat het lid niet langer in staat is de functie van lid van de Auditcommissie te vervullen.

• 8.

  De griffier c.q. raadsadviseur adviseert de commissie. Hij heeft toegang tot de vergaderingen.

Artikel 5. Werkwijze

• 1.

  De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviserende leden van de commissie.

• 2.

  De commissie informeert de raad en het college over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden. Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de raadsvergadering of een commissie. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.

• 3.

  Vergaderingen vinden alleen plaats als in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

• 4.

  De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken van de commissie.

• 5.

  De commissie vergadert in beslotenheid. Op grond van de belangen genoemd in artikel 5.1 en artikel 5.2 van de Wet open overheid kan de commissie rapporten die via de commissie aan de raad worden voorgelegd of gedeelten daarvan als geheim aanmerken.

• 6.

  De besluiten en adviezen zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

• 7.

  Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt. Het verslag wordt in zijn eerstvolgende vergadering vastgesteld door de commissie.

• 8.

  Het vastgestelde verslag van niet-openbare vergaderingen wordt als vertrouwelijk stuk ter kennis gebracht aan de raad, het college en de interne adviseurs.

• 9.

  De commissie kan openbare informatieve vergaderingen beleggen.

Artikel 6. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking. De verordening op de Auditcommissie gemeente Beekdaelen 2023 zoals deze op 18 april 2023 door de raad is vastgesteld, wordt ingetrokken.

• 2.

  Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening op de Auditcommissie gemeente Beekdaelen 2024’.