CVDR71544_1ARCHIEFVERORDENING 2009nlregelingHeerenveen2017-02-01HeerenveenHeerenveenDigitaal gemeenteblad Heerenveen, 10-01-2014 Heerenveense Courant (Crackstate Nijs), 28-01-2010Archiefverordening 2009Archiefwet 1995, art. 30, lid 1, art. 32, lid 2gemeenteraadbestuur en recht2010-01-11
De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht
2010-02-052017-02-03nieuwe regelingGF13.20090 GF09.20109Geen.In het kader van de gemeentelijke herindeling van de gemeente Boarnsterhim en de gemeente Heerenveen, als ook de toevoeging van het gebied van de grenscorrectie met de gemeente Skarsterlân per 1 januari 2014 wordt deze regeling geldend verklaard voor het gehele grondgebied van de gemeente Heerenveen.exb-2016-35973exb-2016-35974exb-2016-35975exb-2016-35976
ARCHIEFVERORDENING 2009
De raad der gemeente Heerenveen,gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 17 november
2009;gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet
1995;BESLUIT :vast te stellen de navolgende:ARCHIEFVERORDENING 2009IAlgemene bepalingen1BegripsbepalingenIn deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan
onder:
a. de wetde Archiefwet 1995;b. het collegehet college van burgemeester en wethouders van
Heerenveenc. gemeentelijke organende overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b,
van de wet, voor zover behorende tot de
gemeente;d. de archiefbewaarplaatsde overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen
archiefbewaarplaats;e. beheerderdegene die ingevolge artikel 3 is belast met het
beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke
organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats
zijn overgebracht;f. beheerseenheideen door het college als zodanig aan te wijzen
organisatie-onderdeel;g. informatiesysteemsysteem van documentatie, procedures, apparatuur en
programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden
kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden,
ontvangen, geraadpleegd en bewaard.
IIDe zorg van burgemeester en wethouders voor de
archiefbescheiden2Archiefbewaarplaats en archiefruimtenHet college zorgt voor het inrichten en instandhouden van een
archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet alsmede
voldoende en doelmatige archiefruimten.3Aanwijzen beheerdersHet college draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerders.4Aanstelling deskundig personeelHet college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig
personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de
gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht
hun vorm.5Vervaardiging en bewaring archiefbescheiden
Het college draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de
bewaring van de archiefbescheiden op zodanige wijze geschiedt,
dat het behoud van deze bescheiden voldoende is
gewaarborgd.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van
de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan
of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze
kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden
voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
6Voldoende middelen op gemeentebegrotingHet college draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting
voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan
de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.7Voorschriften voor beheer archiefbescheidenHet college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de
gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn
overgebracht, voorschriften vast.8Verslag aan de raadHet college doet tenminste eenmaal per twee jaar aan de raad verslag
omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de
wet.IIIToezicht van de gemeentesecretaris op het beheer van de
archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats9Beheer van beheerseenhedenDe gemeentesecretaris ziet erop toe, dat het beheer van de
archiefbescheiden van de verschillende beheerseenheden, die niet zijn
overgebracht en voor zover hij daarvan zelf geen beheerder is, geschiedt
overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan
gegeven voorschriften.10Vervanging van gemeentesecretarisDe gemeentesecretaris is bevoegd zich onder handhaving van zijn
verantwoordelijkheid tedoen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren.11Verstrekken van bescheiden en inlichtingen; toegang tot
archiefbescheiden
De beheerders verstrekken aan de gemeentesecretaris, of aan
degene die namens hem met het toezicht is belast, alle
bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van
zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om
inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de
archiefbescheiden, alsmede in de opzet en werking van
hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn
opgenomen.
De gemeentesecretaris en degenen die hem in de uitoefening van
het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van
de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen,
toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de
archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze
zich bevinden.
12Toezicht door gemeentesecretarisDe gemeentesecretaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van
het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe
aanleiding vindt, aan het college. Hij geeft daarbij aan welke
voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten
worden getroffen.13Mededeling door beheerder aan gemeentesecretarisDe beheerder doet aan de gemeentesecretaris tenminste tijdig mededeling
van het voornemen om aan het college een voorstel te doen tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of
overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid,
overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en
ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de
archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een
informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van
ordeningssystemen.
14Verslag aan het collegeDe gemeentesecretaris doet tenminste eenmaal per twee jaar verslag aan
het college betreffende de uitoefening van het toezicht.IVSlotbepalingen15IntrekkingDe Archiefverordening 1998 wordt ingetrokken.16InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking 8 dagen na publicatie.17CiteertitelDeze verordening wordt aangehaald als “Archiefverordening 2009.”Vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 11 januari 2010.
De griffier,
drs. J. Van Leeuwestijn
De voorzitter,
drs. P.M.M. de Jonge
ARCHIEFVERORDENING GEMEENTE HEERENVEENMemorie van toelichtingDeze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en
het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden
vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet
1995.Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg,
die het college draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het
toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar
de archiefbewaarplaats.Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op
klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale
informatiedragers.Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet
1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn
(art. 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet naar een
archiefbewaarplaats zijn overgebracht, wordt in de Archiefwet 1995 niet bij de
secretaris gelegd, indien geen archivaris is benoemd. In de praktijk blijkt dat
dit geen wenselijke situatie is. Met name in organisaties met meerdere
beheerseenheden is het nuttig hem ook met dit toezicht te belasten. Na
overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats wordt hij
immers, als beheerder van de archiefbewaarplaats, verantwoordelijk voor de
archiefbescheiden. In alle gevallen – en met name ten aanzien van digitale
archiefbescheiden – is het dan nuttig, dat hij in een eerder stadium door middel
van dit toezicht kan waarborgen, dat de archiefbescheiden in goede, geordende en
toegankelijke staat in de archiefbewaarplaats kunnen worden opgenomen.Deze Archiefverordening is aangepast ten gevolge van de Wet dualisering van de
medebewindsbevoegdheden met ingang van 8 maart 2006. Vanaf die datum is niet
langer de gemeenteraad bevoegd om de archivaris te benoemen en de
archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden komen dan te berusten bij
het college. Dit heeft onder andere tot gevolg dat het hoofdstuk over de
archiefbewaarplaats in de oude verordeningen is overgeheveld naar het Besluit
Informatiebeheer.Verder worden sinds de Wet dualisering van het gemeentebestuur in 2002,
gemeentelijke verordeningen ondertekend door de burgemeester en de griffier. Dat
is ook in deze Archiefverordening aangepast.Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze
verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.Artikel 2De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en
archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001,
verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op grond van artikel 13, vierde
lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen
de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.Artikel 3De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 vast
te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.Artikel 5De ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse
Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel 11
tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en
de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende
archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel
bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit
overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten
voor de overheid als geheel wordt dit onjuist geacht. Daarom is in het tweede
lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te
voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte
stukken daarvan zelf ook profijt.Artikel 7De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer
2009.Artikel 8 en 14Binnen één zittingsperiode worden respectievelijk de gemeenteraad en het college
tenminste tweemaal geïnformeerd over wat er op het gebied van de archiefzorg,
het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.Artikel 11De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in
de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De
wetgever heeft -binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden-
bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te
begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan
worden.Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met
de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een
andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een
term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine
leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is
verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend
aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de
Algemene wet bestuursrecht.Artikel 13Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld,
die bijconstatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die
ernstigeschade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en
derechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.Toelichting Archiefverordening 2009In het kader van de gemeentelijke herindeling van de gemeente Boarnsterhim en de gemeente Heerenveen, als ook de toevoeging van het gebied van de grenscorrectie met de gemeente Skarsterlân per 1 januari 2014 wordt deze regeling geldend verklaard voor het gehele grondgebied van de gemeente Heerenveen.RVS Archiefverordening 2009RBS Archiefverordening 2009