| Organisatie | GGD Brabant-Zuidoost |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Archiefverordening GGD Brabant-Zuidoost |
| Citeertitel | Archiefverordening GGD Brabant-Zuidoost 2023 |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp | Archiefverordening GGD Brabant-Zuidoost |
Geen
N.v.t.
Archiefwet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 14-03-2023 | Nieuwe regeling | 13-03-2023 |
Archiefverordening GGD Brabant-Zuidoost 2023.
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Deze verordening verstaat onder:
a. archiefbescheiden: de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden;
b. archiefbewaarplaats: de volgens artikel 31 van de wet aan te wijzen en in artikel 40 lid 2 van de Gemeenschappelijke regeling GGD Brabant-Zuidoost aangewezen bewaarplaats voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden;
c. archivaris: de volgens artikel 32 van de wet en in artikel 39 van de Gemeenschappelijke regeling GGD Brabant-Zuidoost als toezichthouder aangewezen streekarchivaris van het RHCe;
d. beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren
e. beheerder: de functionaris van een beheerseenheid die verantwoordelijk is voor het beheer;
f. beheerseenheid: een door het dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel en elk van de verbonden partijen;
g. algemeen bestuur: het algemeen bestuur van de GGD Brabant-Zuidoost;
h. dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de GGD Brabant-Zuidoost;
i. directeur: de Directeur Publieke Gezondheid van de GGD Brabant-Zuidoost;
j. e-depot: de voorziening voor de bewaring van digitale archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen;
k. informatie: een synoniem voor archiefbescheiden
l. informatiebeveiliging: het geheel aan maatregelen om te waarborgen dat derden en niet bevoegden geen kennis kunnen nemen van vertrouwelijke en geheime informatie als aspect van de informatiehuishouding;
m. informatiehuishouding: het geheel aan maatregelen om de informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijnen;
n. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur, programmatuur en de netwerk-, intranet- en internetomgeving en andere voorzieningen met behulp waarvan informatie kan worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, geraadpleegd, beheerd en bewaard;
o. verbonden partijen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, sub b, van de wet, evenals andere beheerseenheden die publieke taken uitvoeren en de ketenpartners;
q. zorg: de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de wet.
Tot de archiefbewaarplaats van het RHCe wordt ook zijn Duurzaam Digitaal Depot gerekend voor de bewaring van digitale archiefbescheiden, waarmee dit functioneert als het e-depot van de GGD Brabant-Zuidoost.
Hoofdstuk 2 De zorg voor de archiefbescheiden
Het dagelijks bestuur zorgt voor het jaarlijks ramen van voldoende middelen op de begroting ter dekking van de kosten van het beheer voor de archiefbescheiden.
Het dagelijks bestuur doet jaarlijks verslag aan het algemeen bestuur over het beheer.
Het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat bij deelname in, of oprichting van specifieke rechtspersonen en bij samenwerking binnen of met verbonden partijen het beheer van archiefbescheiden volgens de wet gebeurt.
Hoofdstuk III Toezicht door de archivaris
De archivaris is belast met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht volgens de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
De beheerder verstrekt aan de archivaris naar waarheid en tijdig alle documenten en inlichtingen die deze voor een goede vervulling van zijn taak nodig heeft en verleent ook de nodige medewerking om hem volledig inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden en in de toepassing van de informatiesystemen en de informatiehuishouding.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht jaarlijks verslag aan de directeur en het dagelijks bestuur. Hij beschrijft daarin zijn bevindingen bij het beheer en de staat van de archiefbescheiden en geeft zo nodig aan welke acties naar zijn mening in het belang van de zorg nodig zijn. Er wordt tevens verslag uitgebracht over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die hiernaartoe zijn overgebracht.
De archivaris kan daarnaast op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan de directeur en het dagelijks bestuur over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk IV Overgangs- en slotbepalingen
Deze verordening heet: Archiefverordening GGD Brabant Zuidoost 2023.
Vastgesteld door het Algemeen bestuur in zijn vergadering van d.d. 13 maart 2023