| Organisatie | Technology Base |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Regeling nadere eisen elektronisch bestuurlijk verkeer ADT |
| Citeertitel | Regeling elektronisch bestuurlijk verkeer ADT |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
artikel 2:3 van de Algemene wet bestuursrecht
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 02-02-2013 | nieuwe regeling | 01-02-2013 |
Artikel 2 - Doel van deze regeling
Deze regeling stelt nadere eisen aan het gebruik van het elektronisch verkeer als bedoeld in artikel 2:15, eerste lid van de wet.
Voor bestuurlijke berichten en overige elektronische post is de elektronische weg alleen opengesteld als daarbij gebruik wordt gemaakt van de daarvoor door ADT bekend gemaakte algemene postbus, tenzij in een afzonderlijke publicatie specifiek melding is gemaakt dat de elektronische weg is opengesteld.
Artikel 5. Ontvangstbevestiging
Voor aanvragen die binnenkomen via een webformulier op de website en bestuurlijke berichten die binnenkomen op de algemene postbus van ADT wordt een technische ontvangstbevestiging verstuurd. Hiermee wordt aangegeven dat het bericht, technisch gezien, in goede orde ontvangen is.
Toelichting Regeling nadere eisen elektronisch bestuurlijk verkeer ADT
Op 1 juli 2004 is de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer in werking getreden en opgenomen in afdeling 2.3 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). De wet heeft zowel betrekking op geadresseerde verzending, bijvoorbeeld e-mail, als het op elektronische wijze openbaar maken van stukken. Het ziet zowel op de fase van de primaire bestuurlijke besluitvorming (aanvragen, vergunningen, e.d.), als op de bezwaarschriftenprocedure, de klachtenprocedure en het administratief beroep.
De wet dwingt bestuursorganen niet om van de elektronische weg gebruik te maken, maar biedt de randvoorwaarden waaraan een bestuursorgaan moet voldoen als het voor een bepaald onderwerp voor de elektronische weg kiest. De wet biedt een algemeen kader waarin wordt geregeld wanneer verkeer langs elektronische weg is toegestaan en aan welke voorwaarden dat verkeer moet voldoen, wil het even betrouwbaar zijn als het reguliere schriftelijk verkeer. Het bestuursorgaan moet kenbaar maken dat het via de elektronische weg bereikbaar is. Dit algemene kader kan door het bestuursorgaan nader worden ingevuld. Voor de Gemeenschappelijke regeling geeft dit besluit hieraan invulling.
Tot op heden is door ADT materieel een ongeregelde ontvangst van elektronische post gehanteerd. Formeel heeft ADT zich nog niet voor de elektronische weg opengesteld. De huidige werkwijze leidt onder meer tot ontvangst van berichten in persoonlijke postbussen, waardoor overzicht over de poststroom en bewaking van termijnen gemist wordt.
Artikelsgewijze toelichting Artikel 1. Begripsbepalingen
Dit besluit gaat uit van het begrip elektronische post. Bij elektronische post kan onder andere gedacht worden aan aanvragen en verzoeken, maar ook het indienen van bezwaarschriften, klachten en zienswijzen.
Artikel 2. Doel van deze regeling
Het doel van de regeling is om aanvulling te geven aan artikel 2:15 van de wet, door aan te geven voor welke wijze van elektronisch bestuurlijk verkeer de Gemeenschappelijke regeling zich openstelt.
Artikel 3 Reikwijdte van de regeling
De Regeling is van toepassing op het elektronisch verkeer. Uit de toelichting van het begrip elektronische post blijkt dat het daarbij gaat om berichten die via internet (de website van de Gemeenschappelijke regeling of via een website verbonden met e- overheid, waarvan ADT in de toekomst gebruik kan maken) worden uitgewisseld. Te denken valt daarbij aan websites, zoals overheid.nl, mijnoverheid.nl, antwoordvoorbedrijven.nl of het omgevingsloketonline. Ook verzending per e-mail naar het algemene postadres is mogelijk.
Hoewel de verzending van berichten per fax eveneens een vorm van elektronisch verkeer is, is de Regeling hierop niet van toepassing. De ontvangst van berichten per fax wordt
op dit moment op grond van vaste jurisprudentie op een zelfde manier afgehandeld als de schriftelijke post.
Overige vormen van elektronisch verkeer, bijvoorbeeld sms-berichten, cd-roms en usb- sticks zijn op dit moment nog uitgesloten.
Volgens artikel 2:13, tweede lid van de Awb is elektronisch verkeer niet mogelijk, wanneer in een wet of verordening is bepaald dat elektronisch verkeer niet is toegestaan, of wanneer een vormvoorschrift zich tegen elektronisch verkeer verzet. Ten aanzien van bezwaarschriften heeft de Afdeling bestuursrechtspraak bepaald dat geen wettelijk voorschrift zich verzet tegen de aanvaarding van bezwaarschriften per e-mail (ABRS 17 december 2003, JB 2004, 81).
In alle gevallen is elektronisch verkeer slechts mogelijk wanneer het bestuursorgaan dit kenbaar heeft gemaakt (het kenbaarheidsvereiste) en wordt voldaan aan de nadere eisen die zijn gesteld.
Dit artikel heeft betrekking op het kenbaarheidsvereiste uit artikel 2:15 van afdeling 2.3 van de Awb. Het bestuursorgaan geeft hiermee aan bereikbaar te willen zijn voor zijn burgers via de elektronische weg. Om te voorkomen dat een situatie ontstaat waarbij elektronische berichten naar willekeurige postbussen in de organisatie gezonden worden, stelt dit artikel eisen aan het gebruik van de elektronische weg.
In lid 1 wordt gesteld dat elektronische post in behandeling wordt genomen wanneer er gebruik is gemaakt van het bij het betreffende product of de betreffende dienst op de website van de gemeente of op een website verbonden met e-overheid geplaatste webformulier of voor een product of dienst op één van die websites genoemd specifiek e- mailadres.
In lid 3 wordt de huidige praktijk dat elektronische post ook per e-mail kan worden ingediend bestendigd. Voorwaarde is wel dat deze berichten aan de overige in de wet gestelde vereisten moeten voldoen. Een bezwaarschrift moet bijvoorbeeld zijn voorzien van een handtekening. Is dat niet het geval dan wordt een hersteltermijn geboden, waarbij het verzuim kan worden hersteld.
Door eisen te stellen aan elektronisch berichtenverkeer ontstaat een beheersbare situatie. Net zoals papieren post komen elektronische berichten via een beperkt aantal kanalen binnen bij de Gemeenschappelijke regeling.
Het is van belang om vast te stellen dat het elektronische communicatiekanaal de papieren versie niet vervangt. Immers niet iedereen heeft toegang tot een computer.
Op grond van artikel 4:3a van de Awb moet het bestuursorgaan de ontvangst van het elektronische bericht bevestigen. Dit vergroot de betrouwbaarheid van het elektronisch berichtenverkeer, de ontvanger weet dat zijn bericht is gearriveerd. De ontvangstbevestiging kan per elektronische post, maar ook per gewone post verzonden worden.
Een aanvraag via een webformulier wordt geacht te zijn tot stand gekomen als het formulier volledig is ingevuld en verzonden. Berichten die niet zijn voorzien van een naam- en adresgegevens worden geweigerd, maar de indieners krijgen nog wel een verzoek om de gegevens alsnog in te dienen (lid 3).
Artikel 5 Ontvangstbevestiging
Alleen de ontvangst van webformulieren en berichten die zijn binnengekomen via de algemene postbus van ADT worden automatisch bevestigd. Deze ontvangstbevestiging is bedoeld om aan te geven dat het bericht technisch gezien in goede orde is ontvangen.
Bestuurlijke berichten die zijn binnengekomen via andere adressen van ADT worden geweigerd.
De automatische bevestiging is aanvullend en vervangt dus niet de reguliere ontvangstbevestiging.