| Organisatie | SED organisatie |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Controleprotocol SED organisatie 2023 |
| Citeertitel | Controleprotocol SED organisatie 2023 |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
artikel 213 van de Gemeentewet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 14-02-2024 | nieuwe regeling | 21-11-2023 | 218254 |
In artikel 213 van de Gemeentewet is opgenomen dat elke gemeente een controleverordening dient op te stellen. Voor gemeenschappelijke regelingen is deze wet ook van toepassing. De geactualiseerde controleverordening van de SED organisatie is in de vergadering van het algemeen bestuur van 21 november 2023 vastgesteld op basis van de nieuwe modelverordening van VNG. In het verlengde van de controleverordening is ook het controleprotocol geactualiseerd. In het controleprotocol wordt door het algemeen bestuur een aantal zaken geregeld ter afbakening en ondersteuning van de uitvoering van de jaarrekeningcontrole, het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording en het opstellen van een normenkader.
Het voorliggend protocol is van toepassing met ingang van het boekjaar 2023 en geldt voor onbepaalde duur. Het controleprotocol wordt geactualiseerd als de ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. Dat is bij voorbeeld het geval bij wijziging van accountant of van de op het protocol van toepassing zijnde wet- en regelgeving.
Het dagelijks bestuur stelt jaarlijks een geactualiseerd normenkader op met hierin de voor de jaarrekening relevante externe en interne wet- en regelgeving en legt dit ter vaststelling voor aan het algemeen bestuur. Dit normenkader wordt na vaststelling ter kennisgeving gestuurd aan de accountant.
1.1 Doelstelling van dit protocol
Het algemeen bestuur geeft door middel van dit controleprotocol nadere aanwijzingen aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente.
Ook geeft het algemeen bestuur vergelijkbare aanwijzingen aan het dagelijks bestuur over de rechtmatigheidsverantwoording, waaronder de van toepassing zijnde toleranties.
De Gemeentewet (artikel 213) schrijft voor dat het algemeen bestuur één of meer accountants aanwijst, als bedoeld in artikel 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek, voor de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.
3. Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties
De accountant richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening, inclusief de hiervan deel uitmakende rechtmatigheidsverantwoording.
De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten. Hij baseert zich daarbij met name op risicoanalyse, statistische deelwaarnemingen en extrapolaties.
Met het oog op de bruikbaarheid van de resultaten van (verbijzonderde) interne controles (IC-VIC’s) in de accountantscontrole hanteert het dagelijks bestuur bij de inrichting van IC-VIC’s ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording zoveel mogelijk de toleranties welke overeenkomen met de uitgangspunten van de accountantscontrole op getrouwheid.
De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening en de som van onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed. Een overschrijding van een goedkeuringstolerantie wordt tot uitdrukking gebracht in de strekking van de controleverklaring.
Voor de goedkeuringstoleranties wordt aangesloten bij de wettelijke minimumeisen zoals opgenomen in het geldende Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). De tolerantie wordt bepaald op basis van de omvangsbasis Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado).
De rapporteringstolerantie heeft betrekking op het vastgestelde bedrag waarboven de accountant geconstateerde fouten en onzekerheden opneemt in het verslag van bevindingen.
De rapporteringstolerantie wordt vastgesteld op een bedrag van € 100.000.
Dit houdt in dat de accountant alle geconstateerde fouten en onzekerheden die boven dit bedrag uitkomen, rapporteert in zijn verslag van bevindingen.
3.3 Verantwoordingsgrens rechtmatigheidsverantwoording
De verantwoordingsgrens is de grens waarboven het dagelijks bestuur in de rechtmatigheids-verantwoording rapporteert aan het algemeen bestuur over afwijkingen in de jaarrekening. Hierbij bestaan afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording uit:
(rechtmatigheids-) onduidelijkheden, bestaande uit posten in de jaarrekening waarvan onduidelijk is of het normenkader of begrotingsvoorschriften zijn nageleefd.
Voor alle fouten in de jaarrekening tezamen geldt een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten Voor alle onduidelijkheden in de jaarrekening tezamen geldt ook een grens van 3% van de totale lasten. Voor de bepaling van de totale lasten wordt aangesloten bij terminologie zoals die is opgenomen in de geldende Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV.
De signaleringsgrens is de grens waarboven het dagelijks bestuur in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting geeft op de rechtmatigheidsfouten en -onduidelijkheden met beschrijving van de genomen of nog te nemen acties ter voorkoming van afwijkingen in de toekomst.
Deze signaleringsgrens is gelijk aan de in paragraaf 3.2 beschreven rapporteringstolerantie oftewel € 100.000.
4. Reikwijdte van de controle op de rechtmatigheid
Voor de jaarrekening, inclusief de hiervan deel uitmakende rechtmatigheidsverantwoording zijn de volgende rechtmatigheidscriteria te onderkennen:
De eerste drie criteria zijn voornamelijk van toepassing op de rechtmatigheidsverantwoording van het dagelijks bestuur en de controle op de getrouwheid hiervan door de accountant. De laatste zes criteria worden bezien vanuit de getrouwheidscontrole door de accountant.
Gelet op het belang van de rechtmatigheidscontrole wordt hier nader ingegaan op de eerste drie criteria.
De controle op de rechtmatigheid is gericht op de naleving van de in het normenkader vastgelegde externe en interne wet- en regelgeving voor zover hieruit financiële beheerhandelingen (kunnen) voortkomen, resulterende in baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening.
De externe wet- en regelgeving omvat alle wet- en regelgeving van hogere overheden.
De interne wet- en regelgeving omvat alle gemeentelijke verordeningen, begrotingen en andere algemeen bestuursbesluiten met een kaderstellend karakter.
Dagelijks bestuursbesluiten zijn voor het normenkader uitsluitend van belang voor zover het dagelijks bestuur hiermee uitvoering geeft aan een verplichting in de wet- en regelgeving of een algemeen bestuursbesluit.
Het begrotingscriterium houdt in dat financiële beheerhandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten en aan de balansposten, tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en de hiermee samenhangende programma's.
Het begrotingscriterium richt zich primair op de baten en lasten op programmaniveau. Het bestaande beleid van het algemeen bestuur wordt afgeleid uit de programmabegroting met toelichting, de begrotingswijzigingen met toelichting en andere algemeen bestuursbesluiten die in de begroting zijn verwerkt.
Aan de besteding en inning van gelden door een gemeenschappelijke regeling zijn bepaalde voorwaarden verbonden. Deze voorwaarden liggen vast in (interne) wet- en regelgeving, waaronder eventuele verordeningen. Het dagelijks bestuur toetst of aan deze voorwaarden wordt voldaan. De gestelde voorwaarden hebben in het algemeen betrekking op:
De precieze invulling verschilt per wet, regeling of verordening. Voor alle geldstromen dient ondubbelzinnig vast te staan welke voorwaarden erop van toepassing zijn. De door hogere overheden gestelde voorwaarden liggen volledig vast. Dit geldt echter niet voor de voorwaarden in de gemeentelijke regelgeving. Het algemeen bestuur dient op grond van het normenkader het voorwaardencriterium te operationaliseren. Dit houdt in dat een zichtbare vertaalslag plaatsvindt van de in het normenkader vermelde wet- en regelgeving naar concrete beheersmaatregelen binnen de processen (toetsingskader). Het dagelijks bestuur dient op basis hiervan het voorwaardencriterium te toetsen.
4.3 Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium)
Om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden te voorkomen zijn beheersmaatregelen nodig. Deze maatregelen zijn over het algemeen een integraal onderdeel van de administratieve organisatie / interne beheersing van processen. SED Organisatie heeft in 2023 ook specifiek M&O-beleid geformuleerd (Beleid Misbruik & Oneigenlijk gebruik - Integriteit als basis voor vertrouwen en rechtmatigheidsverantwoording).
Hierin wordt onder meer gerefereerd aan reeds bestaande M&O regelingen zoals de Gedragscode SED Organisatie.
Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt:
In de managementletter van de SED organisatie wordt in ieder geval het volgende aangegeven:
De managementletter wordt uitgebracht aan het bestuur van de SED organisatie
De boardletter bevat een samenvatting van de bestuurlijk relevante informatie uit de managementletter die is uitgebracht aan het bestuur van de SED organisatie.
Het verslag van bevindingen bevat in ieder geval bevindingen over:
Voordat het verslag naar het algemeen bestuur gaat, wordt het voorgelegd aan het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur heeft de mogelijkheid te reageren en kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept) verslag van bevindingen.
In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde, wettelijk voorgeschreven wijze de uitkomst van de controle weergegeven ten aanzien van de getrouwheid van de jaarrekening, inclusief de hiervan deel uitmakende rechtmatigheidsverantwoording. Deze controleverklaring is bestemd voor het algemeen bestuur, zodat deze de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening kan vaststellen.
5.3 Rapportering door dagelijks bestuur
Het dagelijks bestuur verklaart door middel van de rechtmatigheidsverantwoording in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Hierin worden afwijkingen vermeld en toegelicht voor zover deze de in paragraaf 3.3. bedoelde verantwoordingsgrens overschrijden.
Het dagelijks bestuur geeft in de paragraaf bedrijfsvoering een nadere toelichting op de afwijkingen en van de maatregelen welke zijn of worden genomen ter voorkoming van herhaling hiervan voor zover het totaalbedrag van de afwijkingen de in paragraaf 3.4 bedoelde signaleringsgrens overschrijden.