Financiële verordening SED organisatie 2023

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• -

  administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• -

  rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2. Kaders begroting

Het dagelijks bestuur biedt de raden van de deelnemende gemeenten elk jaar een kaderbrief met de algemene financiële en beleidsmatige kaders van de begroting voor het volgend begrotingsjaar.

Artikel 3. Begroting en jaarstukken

• 1.

  Het Algemeen bestuur stelt op voorstel van het dagelijks bestuur de programma-indeling, de beleidsindicatoren en de paragrafen vast.

• 2.

  Het dagelijks bestuur stuurt jaarlijks voor 15 april van het jaar, voorafgaand aan dat waarvoor de begroting dient, de ontwerp-begroting en ontwerp-jaarrekening toe aan de gemeenteraden. De gemeenteraden kunnen uiterlijk 10 weken (gerekend na 15 april) bij het dagelijks bestuur hun zienswijze op de ontwerp-begroting en ontwerpjaarrekening naar voren brengen.

• 3.

  Het algemeen bestuur stelt de begroting voor 15 september voorafgaande aan het jaar waar deze voor dient vast. Het dagelijks bestuur zendt de begroting na vaststelling, doch in ieder geval voor 15 september van het jaar voorafgaand aan het jaar waar deze voor dient, aan gedeputeerde staten.

• 4.

  Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de raming van de taakvelden. Bij de jaarverslaggeving wordt een overzicht gegeven van de realisatie van de taakvelden. Meer specifiek wordt inzicht geboden in de bijdrage per deelnemer.

• 5.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt:

  • a.

    van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringsbudget weergegeven, en

  • b.

    in aanvulling op het bepaalde in de artikelen 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen

• 6.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringsbudgetten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

• 7.

  In het overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf € 20.000 afzonderlijk gespecificeerd.

• 8.

  Het dagelijks bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na vaststelling, doch in ieder geval voor 15 juli van het jaar volgend op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan gedeputerde staten.

Artikel 4. Autorisatie begroting en investeringsbudgetten

• 1.

  Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.

• 2.

  Het algemeen bestuur autoriseert een investeringsbudget bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie of voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen via een apart voorstel.

• 3.

  Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur als zij verwacht dat de lasten van een programma de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden, de investeringsuitgaven van een geautoriseerde investeringsbudget dreigen te overschrijden of de baten van een programma de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden.

• 4.

  Bij de behandeling van de tussentijdse rapportages in het algemeen bestuur bedoeld in artikel 5, eerste lid, doet het dagelijks bestuur voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringsbudgetten en het bijstellen van het beleid.

• 5.

  Goedkeuring voor verschuivingen tussen de jaarschijven van een investeringsbudget worden aan het algemeen bestuur integraal voorgelegd bij de jaarrekening.

• 6.

  Het algemeen bestuur kan begrotingswijzigingen vaststellen gedurende het begrotingsjaar.

Artikel 5. Tussentijdse rapportages

• 1.

  Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de SED organisatie.

• 2.

  De tussentijdse rapportages bevatten in ieder geval:

  • a.

    een uiteenzetting over de bijstelling van het beleid en de uitvoering;

  • b.

    een overzicht met de bijgestelde budgetten met een toelichting;

  • c.

    de bijstelling van toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

  • d.

    de bijstelling van de investeringsbudgetten.

  • e.

    het resultaat, volgend uit de onderdelen b en c.

Artikel 6. Jaarstukken

Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het dagelijks bestuur het algemeen bestuur het voorstel aan over de bestemming van het resultaat.

Artikel 7. Informatieplicht

Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur:

• a.

  over ontwikkelingen die van relevante invloed zijn op de financiële positie van de SED organisatie en

• b.

  conform de afspraken die daarover zijn gemaakt in de beleidsnota’s.

Artikel 8. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1.

  Het algemeen bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2.

  In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de SED organisatie. Voor de bepaling van de totale lasten wordt aangesloten bij de terminologie zoals die is opgenomen in de geldende Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV.

• 3.

  In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 100.000 nader toegelicht.

Artikel 9. Voorwaardencriterium

• 1.

  Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2.

  Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 10 Begrotingscriterium

• 1.

  Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringsbudgetten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2.

  De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 4.

• 3.

  Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde budget. Als er sprake is van een overschrijding van een jaarbudget, passend binnen het totaal van het investeringsbudget, wordt deze als rechtmatig beschouwd.

• 4.

  Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a.

    Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

  • b.

    Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

  • c.

    De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

• 5.

  Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording.

Artikel 11 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1.

  Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• 2.

  Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van de SED organisatie.

Artikel 12. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur een nota activabeleid aan. Hierin worden regels opgenomen over de waardering, activering en afschrijving van de vaste activa. Deze nota wordt door het algemeen bestuur vastgesteld.

• 2.

  Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks een meerjareninvesteringsoverzicht aan in de begroting, waarbij inzicht wordt verschaft in de geplande investeringen en de daarmee gepaard gaande kapitaallasten.

Artikel 13. Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten van de SED organisatie, die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten de indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de verleende diensten.

• 2.

  Bij de kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa.

• 3.

  Voor de inzet van materiële activa worden naast directe kosten, indirecte kosten en afschrijvingskosten, de rente voor de financiering van het actief toegerekend. Deze rente is een vergoeding voor de inzet vanvreemd vermogen en van eigen vermogen.

• 4.

  Voor de berekening van de tarieven wordt de overhead toegerekend op basis van de direct toegerekende salarislasten aan het betreffende taakveld ten opzichte van de totale directe salarislasten.

Artikel 14. Prijzen economische activiteiten

• 1.

  Voor de levering van goederen, diensten of werken door de SED organisatie aan overheidsbedrijven en derden waarmee zij in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt tenminste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Dit met inachtneming van de in de Wet markt en overheid als zodanig aangemerkte uitzonderingen.

• 2.

  Wanneer het in rekening brengen van de integrale kostprijs voor een bepaalde activiteit niet mogelijk of wenselijk is, doet het dagelijks bestuur een voorstel aan het algemeen bestuur om deze activiteit van deze regel uit te zonderen, waarin het algemeen belang van de activiteit wordt gemotiveerd.

Artikel 15. Paragrafen

Bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur conform het Besluit begroting en verantwoording minimaal de verplichte onderdelen van de paragrafen op.

Artikel 16. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de SED organisatie.

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskrediteten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten;

• e.

  het afleggen van verantwoording door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving, en

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 17. Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur draagt in ieder geval zorg voor:

• a.

  een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van taken aan de afdelingen;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringsbudgetten;

• d.

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• e.

  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van fraude van de regelingen en eigendommen van de SED organisatie, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 18. Interne controle

• 1.

  Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het dagelijks bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

• 2.

  Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de SED organisatie met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de vijf jaar. Bij afwijkingen in de administratie neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

Artikel 19. Intrekking oude regeling

De Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling SED organisatie 2018 wordt ingetrokken.

Artikel 20. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2023 en is van kracht vanaf de jaarstukken 2023 en vanaf de begroting 2024 en tussentijdse rapportages.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening SED organisatie 2023.