| Organisatie | Rhenen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Gemeente Rhenen - Uitvoeringregels Treasury gemeente Rhenen 2023 |
| Citeertitel | Uitvoeringregels Treasury gemeente Rhenen 2023 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2023 | nieuwe regeling | 14-11-2023 |
Treasury gaat over het sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen en de hieraan verbonden risico’s. Veel hiervan ligt vast in hogere wet en regelgeving ook wel het wettelijk kader genoemd. Voor het treasurybeleid liggen de wettelijke kaders vast in:
a. Wet Fido en bijbehorende ministeriële regelingen
c. Besluit Begroting en Verantwoording
d. Wet Houdbare overheidsfinanciën
e. Europese regelingen over staatssteun
*1) In artikel 212 van de Gemeentewet is opgenomen, dat de raad een verordening opstelt over het financieel beleid, het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie. Het doel van artikel 212 is dat de raad de uitgangspunten vastlegt voor de uitvoering van de financiële functie. Dit betekent dat gemeenten in hun verordening ook regels over de doelstellingen, richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie horen op te nemen. Het betreft lokale maatwerkafspraken over de financieringsfunctie tussen gemeenteraad en college. Met andere woorden alles wat in hogere wet en regelgeving is opgenomen valt daarbuiten.
De afspraken die tussen gemeenteraad en college in de verordening zijn gemaakt, zijn verder uitgewerkt in deze nota “Uitvoeringsregels Treasury”. Het gaat hierbij om afspraken tussen College en de ambtelijke organisatie.
In de komende hoofdstukken zullen per artikel uit de financiële verordening de afspraken tussen College en ambtelijke organisatie worden uitgewerkt.
In dit hoofdstuk gaan we in op een aantal algemene uitgangspunten bij de financieringsfunctie. Daarna volgen per doelstelling uit artikel 14 van de financiële verordening de afspraken tussen college en de organisatie.
Financiele organisatie en financieel beheer
Artikel 6. Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle
In het kader van de treasuryfunctie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle:
6.1 De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasuryactiviteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd
6.2 De administratieve organisatie en interne controle waarborgen, dat:
6.2.1 de uitvoering rechtmatig en doelmatig is;
6.2.2 de treasuryactiviteiten adequaat kunnen worden uitgevoerd en bijgestuurd;
6.2.3 de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de informatie verzekerd zijn; en
6.2.4 schriftelijke vastlegging van de processtappen plaatsvindt (met behulp van transactie/standaardformulieren).
6.3 Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden:
6.3.1 iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd (het vier-ogenprincipe);
6.3.2 de uitvoering en de controle geschieden door afzonderlijke functionarissen; en
6.3.3 de uitvoering en de registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen.
6.4. Op het gebied van middelenbeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten:
6.4.1 Een transactie wordt onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten. Telefonische offertes worden opgevraagd in het bijzijn van een andere medewerker van team Financien. Deze offertes worden door 2 medewerkers schriftelijk vastgelegd (treasuryverslag).
6.4.2. Tegenpartijen wordt opdracht gegeven de schriftelijke bevestigingen van iedere transactie te versturen naar de financiële administratie, zonder tussenkomst van de personen die bevoegd zijn tot het sluiten van de transacties.
6.5. De controle op de treasurytransacties vindt plaats tijdens de reguliere interim- en jaarrekeningcontrole.
De minimale informatieverstrekking op het gebied van treasuryactiviteiten aan de ontvanger is in de onderstaande tabel opgenomen. Aanvullend hierop is in Artikel 8 aangegeven welke informatie de organisatie beschikbaar dient te hebben.
Artikel 8. Beschikbare informatie in organisatie
8.1 liquiditeitsplanning voor de kortere termijn op dagbasis.
8.2 liquiditeitsplanning voor de langere termijn op jaarbasis (begrotingsperiode)
8.4 hoogte kasgeldlimiet ten behoeve van de kortlopende financiering
8.5 hoogte drempelbedrag ten behoeve van het verplicht schatkistbankieren bij overtollige middelen
8.6 hoogte renterisiconorm ten behoeve van de planning van de vervaltermijn bij het aantrekken van langlopende leningen.
8.8 risicoprofiel opgenomen leningen
Artikel 9. Verantwoordelijkheden
In bijlage 1 staan de verantwoordelijkheden per functie benoemd voor wat betreft treasury algemeen, evaluatie, administratie, liquiditeitsplanning, kortlopende geldleningen en langlopende geldleningen.
In onderstaande tabel staan de bevoegdheden met betrekking tot treasuryactiviteiten weergegeven alsmede de daarbij benodigde autorisatie.
Artikel 11. Paragraaf Financiering
In de paragraaf financiering in de begroting wordt aanvullend op de verplichte onderdelen uit de BBV een rentevisie opgenomen waarbij:
11.1 Minimaal een keer per jaar wordt een rentevisie opgesteld voor de kortere en langere termijn. Deze is gebaseerd op de visie van zo mogelijk 3 banken.
11.2 Deze rentevisie wordt geagendeerd voor het portefeuillehouders overleg.
12.1 In gevallen waarin zowel de geldende Financiele Verordening als deze uitvoeringsregels niet voorziet, beslist het college.
12.2 Het college kan in bijzondere gevallen afwijken van de bepalingen in deze uitvoeringsregels.
12.3 Over de toepassing van de leden 1 en 2 informeert het college de raad.
12.4 Benamingen die veranderen als gevolg van een formele organisatiewijziging worden zonder separaat collegebesluit van toepassing geacht op de uitvoeringsregels en vastgelegd in een addendum.
Deze uitvoeringsregels treedt in werking met ingang van 01-01-2023 gelijktijdig met het aanpassen van de financiële verordening 2023.
Deze uitvoeringsregels wordt aangehaald als “Uitvoeringregels Treasury gemeente Rhenen 2023”
Het Treasurystatuut gemeente Rhenen 2015 dat door de raad op 20 januari 2015 is vastgesteld komt hiermee te vervallen.
1.1 Externe financieringsmiddelen worden zoveel mogelijk beperkt door eerst de beschikbare interne financieringsmiddelen aan te wenden.
Artikel 2. Het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities (artikel 14.1 Financiële verordening).
2.1.1 Bankrelaties dienen, wat betreft hun kredietwaardigheid, minimaal te voldoen aan een AA-rating. De ratings van de bankrelaties worden minimaal 1 keer per jaar beoordeeld en indien gelden worden uitgezet.
2.1.2 Financiële ondernemingen (kredietinstellingen, beleggingsinstellingen, effecteninstellingen en pensioenfondsen) dienen in landen met minimaal een AA-rating gevestigd te zijn en onder Nederlands of anderszins EER-toezicht te vallen, zoals De Nederlandsche Bank en de Verzekeringskamer.
2.1.3 Tussenpersonen dienen geregistreerd te staan bij de Autoriteit Financiële Markten (AFM) en daarvan een vergunning als makelaar te hebben ontvangen.
2.1.4 Bankrelaties en financiële ondernemingen dienen in het kader van duurzaamheid:
2.1.4.1 de Principles for Responsible Investment/ banking van de United Nations Environment Programme, of vergelijkbare verklaringen, te hebben ondertekend; of
2.1.4.2 de Sustainable Development Goals (SDG’s) van de VN en het Klimaatakkoord van Parijs te hebben omarmd door deze een belangrijk onderdeel te maken van de strategie van de onderneming.
2.1.5 Bankrelaties en financiële ondernemingen hebben verklaard zich te houden aan de regels voor behoorlijk bestuur die gelden voor de financiële sector (Corporate Governance Code en richtlijnen van De Nederlandse Bank en de Autoriteit Financiële Markten).
2.1.6 Bankrelaties worden ten minste ééns in de 10 jaar beoordeeld
Artikel 3. Beperken en beheersen financiële risico’s (artikel 14.2 Financiele verordening).
In de Wet Fido is de het kasgellimiet en de risiconorm geregeld voor respectievelijk de spreiding van het risico op de korte en lange termijn te beperken. Daarnaast zijn er nog de volgende risico’s bepaald.
3.1 Renterisico: Het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de gemeente door rentewijzigingen.
3.1.1 De rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting wordt zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie. De gemeente streeft daarbij naar spreiding in de rentetypische looptijd van de aangetrokken middelen en uitzettingen.
3.1.2 In de paragraaf financiering van de begroting wordt aandacht besteed aan verwachte renteontwikkelingen.
3.2 Koersrisico: Het risico dat de financiële vaste activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen
3.2.1 Bij het inwerking treden van de regeling Schatkistbankieren decentrale overheden in 2013 zijn nieuwe beleggingen niet meer toegestaan. Voor de huidige aandelen lopen we een zeer beperkt koersrisico.
3.3 Kredietrisico: De risico’s op een waardedaling van een vordering door het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij.
3.3.1 De aanvragende partij moet voldoen aan de toetsingscriteria conform artikel 14 lid 1d tot en met 1f uit de financiële verordening.
3.3.2 Het zogenaamde in- en doorlenen met enkel het doel de middelen tegen een hoger rendement uit te zetten is verboden.
3.4 Liquiditeitsrisico: Het risico dat men over onvoldoende middelen beschikt om aan de directe verplichtingen te voldoen.
3.4.1 De gemeente beperkt haar interne liquiditeitsrisico’s door haar treasuryactiviteiten te baseren op een liquiditeitsplanning in relatie tot de bestaande leningenportefeuille, grondexploitaties en het meerjarige investeringsprogramma.
3.5 Valutarisico: Het risico van waardedaling van vreemde valuta ten opzichte van de eigen valuta
3.5.1 Financieringsmiddelen worden alleen aangetrokken en uitgezet in euro’s (€)
Artikel 4. Optimaliseren resultaat van de treasury-activiteiten door kosten van de ervan te minimaliseren en rente-opbrengsten te maximaliseren (artikel 14.3 Financiele verordening).
Het uitgangspunt bij een risicomijdend treasury-beleid is dat de risico’s zoveel mogelijk worden beperkt conform artikel 3. Hiermee worden kosten voorkomen, maar kan ook zorgen voor een lager rendement. Hier dient altijd een afweging in gemaakt te worden. Dit mede aan de hand van de liquiditeitsplanning.
4.1 Beheer geldstromen op korte termijn (liquiditeitenbeheer of kasbeheer)
4.1.1 Het liquiditeitsgebruik te beperken door de geldstromen op gemeenteniveau op elkaar af te stemmen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen.
4.1.2 Het betalingsverkeer wordt zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd door één bank die voldoet aan de gestelde eisen.
4.1.3 De gemeente streeft naar concentratie van de liquiditeiten binnen één saldo- en rentecompensatiecircuit bij de bank met de gunstigste condities. Het rentecompensatiecircuit is het samenvoegen van de banksaldi op verschillende bankrekeningen bij een bank tot een gecombineerd saldo waarover rente wordt berekend.
4.1.4. Bij het aantrekken van externe financieringsmiddelen wordt optimaal gebruik gemaakt van kortlopende financieringsmiddelen (ruimte tot aan de kasgeldlimiet). De korte termijn liquiditeitenplanning en de rentevisie vormen hierbij het uitgangspunt.
4.1.5 De gemeente vraagt 2 offertes op bij minimaal 2 instellingen alvorens een kortlopende leningen aan te gaan.
4.1.6 Een overschot aan liquide middelen (boven het drempelbedrag van het schatkistbankieren) worden in rekening courant bij de schatkist of in deposito bij de schatkist of decentrale overheden ondergebracht
4.1.7 Beperken van transacties met contant geld.
4.1.8 Bancaire condities worden ten minste ééns in de 4 jaar beoordeeld op het kostenniveau
4.2 Beheer geldstromen op lange termijn (langlopende financiering en uitzettingen)
4.2.1 De treasury commissie wordt advies gevraagd voordat er tot aantrekken van een geldlening overgegaan wordt.
4.2.2 Het aantrekken van langlopende financieringsmiddelen worden gebaseerd op een liquiditeitsplanning en de rentevisie.
4.2.3 De gemeente vraagt 2 offertes op bij minimaal 2 instellingen alvorens een langlopende leningen aan te gaan.
4.2.4 Bij het verstrekken van geldleningen moet de aanvragende partij voldoen aan de toetsingscriteria conform artikel 5.
Artikel 5. Toetsingscriteria verstrekken leningen en garanties
5.1 Criteria voor in behandeling nemen van aanvragen
5.1.1 Er dient gemotiveerd te worden waarom er sprake is van een publieke belang.
5.1.2 Aanvrager is een rechtspersoon naar burgerlijk recht.
5.1.3 Garantie aanvragen, waarvoor een waarborgfonds is opgericht (zoals WSW, WfZ) worden afgewezen. De aanvraag dient bij deze fondsen te gebeuren.
De aanvraag wordt vergezeld van:
5.2.1 De meest recente jaarrekening en een begroting van het lopende en eerstvolgende jaar. Er dient sprake te zijn van een sluitende exploitatie, waar de financieringslasten onderdeel van uitmaken.
5.2.2 Indien een rechtspersoon in oprichting is of minder dan een jaar actief is dan vervalt de verplichting tot het aanleveren van de meest recente jaarrekening.
5.2.3 Een investeringsplan en gedetailleerde informatie over de wijze van financiering van de investering.
5.2.4 Het college dient vooraf schriftelijk advies in te winnen bij de Treasury Commissie over mogelijke (financiële) risico’s, staatssteunaspecten en de kredietwaardigheid van de betreffende partij.
5.3.1 Het college beslist over aanvragen tenzij de te verstekken geldlening of garantie substantieel en of politiek relevant zijn. In dat geval legt de beslissing overgelaten aan de raad.
5.3.2 Er dient voldaan te zijn aan de regels voor staatssteun.
5.3.3 Het college dient zich expliciet uit te spreken of bij garantie verstrekking of lening voldaan is het criterium van het publieke belang.
5.4 Verplichtingen van aanvrager na verlening van garantie of geldlening
5.4.1 Aanvrager zendt jaarlijks binnen zes maanden na het verstrijken van het boekjaar de jaarrekening inclusief eventuele accountantsverklaring, bestaande uit de balans en verlies- en winstrekening met toelichting over het verstreken boekjaar toe aan het college.
5.4.2 Aanvrager verstrekt aan het college terstond de inlichtingen, waarvan redelijkerwijs mag worden verwacht dat die van belang zijn voor de garantstelling of de lening verstrekking;
5.4.3 Ter waarborging van de financiële belangen van de gemeente verplicht de aanvrager zich een verslechtering van het risicoprofiel te voorkomen.
5.5.1 Jaarlijks wordt door de senior financieel administrateur een risicoanalyse uitgevoerd ten aanzien van de verstrekte garanties en geldleningen. Deze risicoanalyse bestaat uit een financiële toetsing van de jaarrekeningen van aanvragers aan wie de garantie of geldlening is verleend. Het garantie‐ of leningbedrag dient overeen te stemmen met het in de jaarrekening van aanvragers opgenomen bedrag. De financiële toets richt zich op het in voldoende mate aanwezig zijn van waarborgen voor de continuïteit van aanvrager.
5.5.2 Bij de risicoanalyse wordt ook de accountantsverklaring betrokken, zoals in art. 5.4.1 beschreven.
5.5.3 Indien politiek bestuurlijk relevant wordt het college geïnformeerd over toegenomen risico’s.