Verordening Auditcommissie gemeente Tubbergen 2024

Artikel 1 De auditcommissie

• Lid 1.

  Er is een auditcommissie, als permanente commissie van de gemeenteraad, die de gemeenteraad adviseert omtrent de in artikel 3 opgesomde taken.

• Lid 2.

  De auditcommissie is een commissie in de zin van artikel 84 van de gemeentewet.

Artikel 2 Doel

De auditcommissie fungeert als de ogen en oren van de gemeenteraad. Zij houdt toezicht op de uitvoering van de (financiële) kaders door het college. Zij houdt toezicht op de voortgang van de verbeteringen in de planning- & controlcyclus en de kwaliteit van de interne beheersing teneinde de gemeenteraad haar taken op het financiële beheer beter te laten uitvoeren. Daarnaast is de auditcommissie gesprekspartner van de rekenkamer.

Artikel 3 Taken

• Lid 1.

  De auditcommissie is belast met:

  • a.

    de kwaliteit van de planning- & controlcyclus: het op hoofdlijnen bespreken van en het adviseren van de gemeenteraad over notities en voorstellen vanuit het college met betrekking tot de kwaliteit van de planning- en controlcyclus.

  • b.

    het toezien op het proces van interne beheersing en bedrijfsvoering en de gemeenteraad hierover te adviseren.

  • c.

    het voorbereiden van de behandeling van het jaarverslag en de jaarrekening (waaronder het accountantsrapport en de managementletter) door de gemeenteraad en het voeren van voorbereidende gesprekken met de accountant.

  • d.

    het bespreken van de uitkomsten van de door het college uitgevoerde doelmatigheidsonderzoeken (213a Gemeentewet).

  • e.

    het bespreken van het onderzoeksprotocol en onderzoeksplan met de rekenkamer en het bespreken van de onderzoeksopzet en de uitkomsten van de door de rekenkamer uitgevoerde onderzoeken (artikel 184 Gemeentewet).

  • f.

    het op hoofdlijnen bespreken van en het adviseren van de gemeenteraad, met inachtneming van de verantwoordelijkheidsverdeling gemeenteraad / college, over notities en voorstellen met betrekking tot artikel 212 lid 2 sub c Gemeentewet (regels betreffende de algemene doelstellingen en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie, evenals betreffende de administratieve organisatie van de financieringsfunctie, daaronder begrepen taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening).

• Lid 2.

  De auditcommissie is tevens belast met het voorbereiden en adviseren van de gemeenteraad over de benoeming van de externe accountant.

Artikel 4 Samenstelling

• Lid 1.

  De auditcommissie bestaat uit minimaal 3 en maximaal vijf leden (waaronder de voorzitter). De leden worden door en uit de gemeenteraad benoemd.

• Lid 2.

  De zittingsduur van de leden is gelijk aan de duur van hun functie, respectievelijk het raadslidmaatschap.

• Lid 3.

  De auditcommissie wijst uit haar midden een voorzitter aan.

• Lid 4.

  Het lidmaatschap van de auditcommissie vervalt door ontslagname of door een met redenen omkleed besluit van de gemeenteraad.

• Lid 5.

  Indien er een vacature ontstaat, voorziet de gemeenteraad in de eerstvolgende raadsvergadering in de ontstane vacature.

Artikel 5 Ondersteuning

• Lid 1.

  De commissiegriffier van de commissie Sociaal Domein en Bestuur ondersteunt de auditcommissie, fungeert als secretaris van de auditcommissie en is bij haar vergaderingen aanwezig.

• Lid 2.

  De functionaris als bedoeld onder artikel 5.1 draagt zorg dat van de vergaderingen een verslag wordt gemaakt.

• Lid 3.

  De commissiegriffier kan bij de in lid 1 en lid 2 opgenomen werkzaamheden vervangen worden door een andere commissiegriffier of de griffier.

Artikel 6 Vergaderingen

• Lid 1.

  De vergaderingen en verslagen van de auditcommissie zijn niet openbaar.

• Lid 2.

  De auditcommissie vergadert zo vaak de voorzitter dit nodig oordeelt of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.

• Lid 3.

  De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij draagt er zorg voor dat de oproepingen - spoedeisende gevallen uitgezonderd - ten minste tien dagen voor de vergadering aan de leden worden verzonden.

• Lid 4.

  De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en de te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd aan de leden toegezonden.

• Lid 5.

  De verslagen van de vergaderingen en de in het derde en vierde lid bedoelde oproepingen en stukken worden ter kennis gebracht van de gemeenteraad en het college.

• Lid 6.

  De auditcommissie voert het overleg over de selectie van onderwerpen van de rekenkamer zoals bedoeld in artikel 8 van de verordening op de Rekenkamer Tubbergen 2023.

Artikel 7 Besluitvorming over adviezen

• Lid 1.

  Adviezen van de auditcommissie aan de gemeenteraad worden vastgesteld bij meerderheid van stemmen van de aanwezige leden.

• Lid 2.

  De auditcommissie kan slechts beraadslagen en besluiten over adviezen, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

• Lid 3.

  Indien over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, wordt het geacht te zijn aangenomen.

• Lid 4.

  Bij het staken van de stemmen beslist de voorzitter.

Artikel 8 Bevoegdheden

• Lid 1.

  De auditcommissie is bevoegd aan de gemeenteraad over de in artikel 2 genoemde onderwerpen adviezen uit te brengen.

• Lid 2.

  In het kader van de uitoefening van haar in artikel 3 bedoelde taken is de auditcommissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met vertegenwoordigers van het college, de Rekenkamer, en de accountant als bedoeld in artikel 3, eerste lid onder c.

• Lid 3.

  De auditcommissie is bevoegd in het kader van haar adviesfunctie ten behoeve van de gemeenteraad die voorbereidende handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van of het beëindigen van de relatie met dan wel het ontslag van de accountant als bedoeld in artikel 3, tweede lid.

Artikel 9 Uitnodiging bijwonen vergaderingen

• Lid 1.

  De auditcommissie is bevoegd om vertegenwoordigers van het college, de Rekenkamer, de accountant als bedoeld in artikel 3, eerste lid onder c en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan de beraadslagingen.

• Lid 2.

  De concerncontroller en de strategisch financieel adviseur van Noaberkracht zijn adviseur van de auditcommissie en in de regel bij haar vergaderingen aanwezig.

Artikel 10 Onvoorziene gevallen

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing ervan, beslist de auditcommissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 11 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de dag volgende op die van zijn bekendmaking.

Artikel 12 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening Auditcommissie gemeente

Tubbergen 2024.