Organisatie | Montferland |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regeling budgethouders gemeente Montferland 2024 |
Citeertitel | Regeling budgethouders gemeente Montferland 2024 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp | Regeling budgethouders gemeente Montferland 2024 |
Deze regeling vervangt de Regeling budgethouders gemeente Montferland 2017.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
09-02-2024 | 01-01-2024 | Nieuwe regeling. | 30-01-2024 | 23int00610 |
Een budget is een taakstelling tot uitdrukking komend in het bedrag dat verbonden is aan een taak, een product en/of kostenplaats van de begroting of een investering (krediet) of een project. Een budget bestaat zowel uit baten en lasten en omvat ook de in de begroting, investering of project opgenomen doelstelling(en) en/of prestatie(s);
Artikel 3. Regels voor de budgethouder
Artikel 4. Bestellingen en leveringcontrole
Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van de gemeente Montferland in de vergadering van 30 januari 2024.
Burgemeester en wethouders van de gemeente Montferland,
De secretaris, De burgemeester,
B. Booltink H.H. de Vries
Het dagelijks bestuur en daaruit voortvloeiend het financieel beheer van de gemeente berust bij het college van burgemeester en wethouders. Het college is dus verantwoordelijk voor de uitvoering van de begroting (op programmaniveau) en tot het aangaan van overeenkomsten met derden voor aan en/of door de gemeente te leveren goederen, diensten en werken (verplichtingen).
Artikel 2 en 5: (Hoofd)budgethouders en Prestatieakkoordverklaarders)
Om de ambtelijke organisatie in staat te stellen resultaatgericht te werken heeft het college de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de begroting op productenniveau (via de beheers-begroting op het niveau van kostenplaatsen, interne orders en/of projecten) en het aangaan van verplichtingen overgedragen op basis van de organieke taakverdeling.
Figuur 1: Budgettoewijzing en -verantwoording
Dit betekent dat de gemeentesecretaris, de domeinmanagers en de teammanagers hoofdbudgethouder zijn voor de aan hen organiek toegewezen budgetten.
De hoofdbudgethouders hebben de bevoegdheid budgethouders aan te wijzen. Dit kunnen medewerkers in de lijn en projectleiders zijn. Voor het uitvoeren van (een deel van) het budgetbeheer dient door de budgethouder een prestatieakkoordverklaarder (“PAV-er”) aangewezen te worden. Zij zetten hun digitale paraaf op de factuur voor de geleverde prestaties. De budgethouders blijven verantwoordelijk voor de verantwoorde uitgaven en inkomsten op hun budget.
Op deze manier wordt de verantwoordelijkheid op het gewenste niveau van de organisatie gebracht en wordt functiescheiding geborgd.
De griffier valt vanwege de specifieke hiërarchische en functionele positie naar de gemeenteraad qua rechten en plichten buiten dit systeem. In de dagelijkse praktijk wordt gebruik gemaakt van dezelfde faciliteiten. Dit is geregeld in artikel 2.3.
Artikel 3 en 6: Regels (bevoegdheden en verantwoordelijkheden)
Kern van de regeling ligt in dit artikel, namelijk de bevoegdheid verplichtingen aan te gaan die voortvloeien uit privaatrechtelijke rechtshandelingen en publiekrechtelijke besluiten. Het totaal van de daaruit voortvloeiende verplichtingen mag het toegekende (meerjarige) budget niet overschrijden. De verplichting moet uiteraard verband houden met de bij het budget behorende taakstelling. Op deze manier wordt voorkomen dat wordt verschreven (boeken op posten waar nog ruimte is).
De regels van mandaat zoals opgenomen in het “Mandaatbesluit Montferland” zijn van toepassing.
Niet alle budgetten staan ter beschikking van de budgethouders.
Een budget is een taakstelling, tot uitdrukking komend in het bedrag dat verbonden is aan één taak, een product en/of (hulp-)kostenplaats van de begroting dan wel aan een investering of een project. Tot het budget worden tevens gerekend het realiseren van de in de begroting dan wel bij de investering of project opgenomen doelstellingen, prestatie-eenheden, kostendekkingspercentages, kengetallen en voorschriften.
De gemeenteraad heeft het budgetrecht en geeft door vaststelling van de programmabegroting aan het college van burgemeester en wethouders de opdracht tot uitvoering van die begroting. Het college geeft de uitvoering van de begroting door aan de organisatie door middel van het vaststellen van de beheers- en/of werkbegroting en de afdelingsplannen.
In geval van onvoldoende budget dient er aanvullend budget aangevraagd te worden. Het verschuiven van budgetten is hiertoe een mogelijkheid maar is in beperkte mate toegestaan en moet altijd gemeld worden aan het team Middelen, cluster Financiën, en worden vastgelegd in een begrotingswijziging. Afhankelijk van de soort verschuiving, de oorzaak daarvan en de in de Financiële verordening vastgestelde afspraken, beoordeelt de financieel consulent wie de betreffende begrotingswijziging vast kan stellen. Bevoegd tot verschuiven zijn:
Tussen producten, projecten en gelijksoortige* kredieten in het zelfde programma | |||
In tussentijdse rapportages (2/3 x per jaar) of afzonderlijk voorstel |
* Met “gelijksoortig” wordt bedoeld gelijksoortige activa, dus rioolwerken, grond, wegenaanleg, gebouw, enzovoort waardoor de kapitaallasten niet nadelig beïnvloed worden.
** Indien budgetten worden verschoven om administratieve redenen kan het zijn dat deze verschuiving tussen programma’s plaatsvindt. Hoewel het niet gaat om wijzigingen met financiële consequenties is dit een bevoegdheid van de raad. Middels de tussentijdse rapportages zullen deze interne wijzigingen worden geformaliseerd.
In de financiële verordening zijn de afspraken over de begrotingsafwijkingen tussen de gemeenteraad en het college nader uitgewerkt. Kortheidshalve wordt daar naar verwezen.
Indien de voorgenomen verplichting de € 100.000 overschrijdt dient de budgethouder de hoofdbudgethouder hierover te informeren. Het vastleggen van deze correspondentie, bij voorkeur via de email, is gewenst.
Er mogen geen verplichtingen aangegaan worden indien er onvoldoende budget beschikbaar is. Hier moet wel een nuancering worden aangebracht. In de Financiële verordening (art. 8) is opgenomen dat overschrijding van uitgaven niet als onrechtmatig worden beschouwd indien er sprake is van extra inkomsten of als er sprake is van een open-einde regeling. Alleen in spoedeisende gevallen kan hiervan worden afgeweken door het college.
Deze regel moet niet te beklemmend werken bij het aangaan van verplichtingen en daarom is er in art. 3.8 van deze regeling een ondergrens aan de overschrijding gesteld van 10%, met een minimumbedrag van € 10.000.
De budgethouders hebben een actieve informatieplicht naar het naast hogere niveau en naar de financieel consulenten van het team Middelen, cluster Financiën. Gesignaleerde budgetafwijkingen moeten gemeld worden. Deze afwijkingen kunnen betrekking hebben op de middelen maar ook op afwijkingen op beleidsmatig vlak (doel) en planning.
De PAV-er moet de factuur coderen of, indien de code als service reeds is ingevuld, deze toetsen. De factuur moet verder gecontroleerd worden op goede levering van de gefactureerde dienst, product of werk en de prijs, hoeveelheid en kwaliteit daarvan. Dit alles overeenkomstig de opdrachtverstrekking. Door de factuur goed te keuren, wordt de digitale “paraaf” geplaatst en wordt de factuur ter betaling teruggezonden naar het team Middelen, cluster Financiën. De factuur wordt daar nogmaals getoetst op de juiste codering (juiste budget en rekeningnummer).
Alleen de budgethouder mag aangeven of er beschikt mag worden over een budget. Artikel 6.5 bepaalt dan ook dat de PAV-er de budgethouder dient te informeren indien er een budgetafwijking dreigt van € 10.000 of hoger.
Vanuit AO/IC en integriteit principes is het noodzakelijk dat bij opdrachten minimaal twee functionarissen bij de opdracht betrokken zijn en accorderen.
Opdrachten cq het aangaan van verplichtingen moeten via de vastgestelde inkoopprocedure verlopen (startformulier Mercell) en hiermee wordt de verplichting middels een inkoopnummer schriftelijk vastgelegd. Deze procedure is verplicht indien de opdrachtwaarde meer bedraagt dan € 2.000. Deze keuze is gemaakt vanuit doelmatigheidsoverwegingen.
Met de schriftelijke vastlegging houdt de budgethouder inzicht in de hoogte van de lopende verplichtingen en liggen de afspraken met de leverancier vast.
Er zijn geen regels dat het verplichting alleen mag worden aangegaan door een PAV-er of budgethouders. Wel bepaalt dit artikel dat minimaal toestemming van de verantwoordelijk PAV-er is vereist.
Voor het aangaan van een verplichting van € 100.000 heeft de PAV-er de toestemming van de budgethouder nodig. De vervolgstap is dat de budgethouder de hoofdbudgethouder informeert, zoals cf. artikel 3.7 voorschrijft. Ook hier heeft het de sterke voorkeur de correspondentie, bij voorkeur via mailwisseling, vast te leggen.
Op basis daarvan kan de facturering van de geleverde prestaties goed beoordeeld worden. Over de wijze waarop dit wordt vastgelegd zijn nadere afspraken gemaakt.
Het team Middelen, cluster Financiën, is verantwoordelijke voor de financiële administratie van de gemeente en is belast met de inning van facturen van door de gemeente geleverde diensten. De budgethouders verstrekken op tijd de noodzakelijk informatie cq stukken aan het team Middelen, cluster Financiën.
De normale regels van de administratieve organisatie en interne beheersing moeten in acht genomen worden. De beschikkende, registrerende, bewarende en controlerende functies kunnen niet in één functionaris verenigd worden.
Alleen door het team Middelen, cluster Financiën, geregistreerde facturen kunnen betaald worden. Er moet namelijk ondubbelzinnig vastgesteld kunnen worden dat een betaling aan een crediteur rechtmatig is.
De facturen voor de aangegane verplichtingen worden door het team Middelen, cluster Financiën, gecontroleerd op de wettelijke vereisten, gescand, geregistreerd en door middel van de workflow voor codering en/of goedkeuring rechtstreeks of via de PAV-er aan de budgethouder toegezonden.
De wettelijk vereisten (op grond van de BTW-regels) die aan facturen gesteld zijn, betreffen:
In volgend figuur is de begrotingscyclus weergegeven. Jaarlijks wordt op basis van de detail-planning van de diverse planning & control documenten een P&C kalender opgesteld. De budgethouders leveren de benodigde informatie op de in de kalender aangegeven momenten aan. Daarnaast zal het team Middelen, cluster Financiën, de budgethouders uitnodigen de gegevens te verstrekken. De vraagmomenten van de diverse P&C documenten worden zo veel als mogelijk gecombineerd.
Figuur 2: cyclus planning & control jaar T
De budgethouders moeten naast de voorschriften uit deze regeling ook de voorschriften, richtlijnen en / of afspraken op grond van andere regelingen in acht nemen.
Bij de uitvoering van de taken op het gebied van planning & control kunnen de budgethouders ondersteuning krijgen via de financieel consulenten van het team Middelen, cluster Financiën. Bij administratieve aangelegenheden kan rechtstreeks met deze cluster contact opgenomen worden.