Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

West Betuwe

Regeling budgetbeheer gemeente West Betuwe 2023

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	West Betuwe
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Regeling budgetbeheer gemeente West Betuwe 2023
Citeertitel	Regeling budgetbeheer gemeente West Betuwe 2023
Vastgesteld door	college van burgemeester en wethouders
Onderwerp	financiën en economie
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
14-02-2024	01-01-2023		nieuwe regeling	06-02-2024 gmb-2024-62704

Tekst van de regeling

Intitulé

Regeling budgetbeheer gemeente West Betuwe 2023

Het college van de gemeente West Betuwe;

Gelet op de Financiële verordening en de Mandaatregeling;

besluit:

vast te stellen de volgende:

Regeling budgetbeheer gemeente West Betuwe 2023

Artikel 1 Begripsbepalingen

Deze regeling verstaat onder:

a.
Budget: een deel van de begroting uitgedrukt in lasten en baten en verbonden aan een taakveld of investering of een dwarsdoorsnede van de begroting uitgedrukt in lasten en baten verbonden aan een kostensoort.
b.
Budgethouder: een door het college aangewezen functionaris binnen de ambtelijke organisatie van de gemeente en/of de Bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe
c.
Budgetbeheerder: een door de budgethouder aangewezen functionaris binnen de ambtelijke organisatie van de gemeente en/of de Bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe.
d.
Investering: een eenmalige activiteit ter verwerving van een goed of ter realisering van een werk waarvoor een krediet -incidenteel geld -is toegekend.
e.
Stelpost: een taakstelling of een geraamd bedrag behorende bij een taakveld waarvan de invulling nog onduidelijk is.
f.
Team Financieel beleid en advies: de medewerkers West Betuwe, belast met financieel beleid en advies
g.
Afdeling financiën BWB: de medewerkers van BWB belast met financieel beheer

Artikel 2 Aanwijzing budgethouders

1.
De gemeentesecretaris is eindverantwoordelijk voor het beheer van de budgetten.
2.
De gemeentesecretaris wijst, conform nr. 24.2 van het bevoegdhedenregister van de gemeente, budgethouders en aan hen toegewezen budgetten aan.
3.
Budgethouders zijn in dienst van de gemeente of in dienst van Bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe, dan wel werkzaam onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente respectievelijk het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie.
4.
De aanwijzing bedoeld in het tweede lid wordt vastgelegd in de financiële administratie.
5.
Het aanwijzen van de budgethouders wordt vastgelegd via Topdesk (Budgethouder in standaardroute) en geautoriseerd door de gemeentesecretaris.
6.
De volgende functionarissen kunnen budgethouder zijn: directieleden, teamleider, programma-manager en projectleider
7.
De gemeentesecretaris is budgethouder van de budgetten van het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 3 Aanwijzing budgetbeheerders

1.
Budgethouders wijzen, conform nr. 24.3 van het bevoegdhedenregister van de gemeente, budgetbeheerders aan voor de aan hen toegewezen budgetten.
2.
Budgetbeheerders zijn in dienst van de gemeente of in dienst van Bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe, dan wel werkzaam onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente respectievelijk het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie.
3.
Bij langdurige afwezigheid van een budgetbeheerder wijst de betreffende budgethouder, in afwijking van artikel 2, vijfde lid van het Algemeen bevoegdhedenbesluit, een plaatsvervangend budgetbeheerder aan.
4.
De namen van de aangewezen budgetbeheerders worden met de aan hen toegewezen budgetten vastgelegd in de financiële administratie.
5.
De budgethouder draagt er zorg voor dat de registratie als bedoeld in het vorige lid actueel is. Wijziging van budgetbeheerders wordt vastgelegd via Topdesk (budgetbeheerder in standaardroute) en door de budgethouder geautoriseerd.

Artikel 4 Verantwoordelijkheden budgethouder

1.
De budgethouder is binnen het hem toegekende mandaat verantwoordelijk voor het behalen van de doelstellingen, prestaties en resultaten van de aan hem toegewezen budgetten.
2.
De budgethouder is eindverantwoordelijk voor de verantwoordelijkheden van de door hem aangewezen budgetbeheerders.

Artikel 5 Verantwoordelijkheden budgetbeheerder

1.
De budgetbeheerder is, onder verantwoordelijkheid van de budgethouder, belast met de realisering van de doelstellingen, prestaties en resultaten verbonden aan de aan hem toegewezen budgetten.
2.
De budgetbeheerder is onder de verantwoordelijkheid van de budgethouder belast met bewaking en verantwoording van de besteding van het budget.
3.
De budgetbeheerder is onder de verantwoordelijkheid van de budgethouder verantwoordelijk voor de door hem/haar aangeleverde gegevens ten behoeve van de financiële administratie en de documenten van de planning-& controlcyclus.

Artikel 6 Bevoegdheden budgethouder en budgetbeheerder

1.
De budgethouder/-beheerder is bevoegd tot het doen van uitgaven en het ontvangen van inkomsten met betrekking tot de aan hem/haar toegewezen budgetten.
2.
Voor het aangaan van contractuele verplichtingen worden de regels gehanteerd zoals vastgelegd in het Algemeen bevoegdhedenbesluit, het bevoegdhedenregister en het inkoopbeleid.
3.
De functionaris die op grond van het bevoegdhedenregister bevoegd is om contractuele verplichtingen aan te gaan, gaat deze verplichtingen alleen aan, als er voldoende budgetruimte is.

Artikel 7 Taken budgethouder en budgetbeheerder

1.
De budgetbeheerder controleert of de gefactureerde prestatie is geleverd en codeert de factuur.
2.
De budgethouder fiatteert de gecodeerde factuur.
3.
De budgetbeheerder zorgt voor tijdige aanlevering van gegevens aan de afdeling Financiën BWB met betrekking tot inkomsten (subsidies, bijdragen, huur, etc.) zodat de te ontvangen bedragen kunnen worden vastgelegd in de financiële administratie.
4.
De budgethouder en de budgetbeheerder leveren tijdig alle gegevens die nodig zijn ten behoeve van de financiële administratie en de documenten van de Planning-& Controlcyclus, waaronder tevens de interne en externe controle wordt begrepen.
5.
De budgethouder en de budgetbeheerder leveren aan de treasurer tijdig alle gegevens die nodig zijn voor de uitoefening van de treasuryfunctie.
6.
De budgethouder dient een aangegane verplichting in de financiële administratie vast te leggen.

Artikel 8 Taken team Financieel beleid en Advies

1.
Team Financieel beleid en advies geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de budgethouder en/of de budgetbeheerder;
2.
De afdeling Financiën BWB biedt direct of indirect ondersteuning aan de budgethouder en/of de budgetbeheerder;
3.
De in het vorige lid genoemde ondersteuning bestaat in ieder geval uit:
- a.
  het tijdig in omloop brengen van facturen;
- b.
  het zorg dragen voor tijdige betaling van de gefiatteerde facturen;
- c.
  het zorgdragen voor de juiste, volledige en tijdige vastlegging van gegevens in de financiële administratie;
- d.
  het zorg dragen voor juiste, volledige en tijdige financiële informatie.

Artikel 9 Budgetafwijkingen

1.
In de voortgangsrapportages en/of jaarrekening worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van baten en lasten van grootboeknummers en investeringskredieten in de begroting groter dan 10.000 euro toegelicht (aan de raad presenteren we afwijkingen groter dan 25.000 euro op taakveld en investeringskredieten).
2.
Voor dekking van budgetafwijkingen wordt onderstaande volgorde gehanteerd:
- a.
  soberder/ goedkoper uitvoeren van de te leveren prestatie.
- b.
  binnen hetzelfde taakveld. Hierover neemt de budgethouder een besluit;
- c.
  ten laste van reserves of voorzieningen voor zover die zijn gerelateerd aan het taakveld. Over de mutaties in reserves neemt de raad een besluit en over de mutaties in voorzieningen neemt het college een besluit;
- d.
  binnen hetzelfde programma. Hierover neemt het college een besluit;
- e.
  door verschuiving tussen programma’s. Hierover neemt de raad een besluit;
- f.
  ten laste van de post onvoorzien;
- g.
  ten laste van het begrotingssaldo.
3.
Bij dekking van een tekort uit organisatiebrede budgetten, is toestemming van de directie vereist.
4.
Structurele budgetafwijkingen mogen alleen door structurele budgetten gedekt worden.
5.
Regels voor de gevallen waarin het college mag afwijken van de budgetten, zoals die door de gemeenteraad zijn vastgesteld in de begroting, zijn opgenomen in artikel 5 van de financiële verordening.

Artikel 10 Onvoorziene uitgaven en stelposten

1.
Een beroep op de post onvoorzien is slechts mogelijk met een raadsbesluit en indien tegelijkertijd wordt voldaan aan de volgende drie voorwaarden:
- a.
  De betreffende uitgaaf is onvoorzien;
- b.
  de betreffende uitgaaf is onvermijdbaar;
- c.
  de betreffende uitgaaf is niet uitstelbaar.
2.
Een opgelegde stelpost/taakstelling hoort bij een taakveld en valt onder de verantwoordelijkheid van de betreffende budgethouder.
3.
De budgethouder geeft invulling aan de (opgelegde) stelposten/taakstelling voor het lopende begrotingsjaar is verstreken.

Artikel 11 Geldigheid budget

1.
De na afloop van het boekjaar resterende budgetten vallen in het rekeningresultaat, met uitzondering van van derden verkregen gelden met een bestedingsplicht en/of verantwoordingsplicht.
2.
In afwijking van het eerste lid is een opname op de post ‘Nog te betalen(verplichting)/Nog te ontvangen(recht)’ mogelijk onder de volgende voorwaarden:
- a.
  de levering, het werk of de dienst is in het betreffende boekjaar uitgevoerd, maar leidt pas in het volgende dienstjaar tot facturering en;
- b.
  de factuur moet overeenkomen met de daadwerkelijke levering, het werk of de dienst en;
- c.
  er is een schriftelijke onderbouwing van de financiële verplichting.
3.
Een reservering van incidentele budgetten is mogelijk onder de voorwaarde dat de bestuurlijke en maatschappelijke noodzaak tot uitvoering vooralsnog aanwezig blijft. Hiertoe wordt aan het college een verzoek tot bestemming gedaan van het resultaat jaarrekening.
4.
Over de financiële stand van zaken van lopende investeringen wordt jaarlijks in de jaarrekening gerapporteerd. Er wordt per investering voorgesteld of de investering doorloopt naar het volgende boekjaar of kan worden afgesloten. Van de investeringen die doorlopen naar het volgende boekjaar worden de restantkredieten tijdig vastgelegd in de begroting voor dat betreffende boekjaar.

Artikel 12 Beperkingen en condities

1.
Het is niet toegestaan dat twee of meer budgethouders dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor hetzelfde budget.
2.
De functie van budgethouder en/of beheerder is onverenigbaar met de volgende functies:
- a.
  de kassier,
- b.
  de registrerende en controlerende functie en
- c.
  de functie applicatiebeheerder van het financiële pakket.
3.
Een budgethouder en/of budgetbeheerder mag inkoopfacturen waarbij belangenverstrengeling aan de orde is niet accorderen.
4.
In afwijking van artikel 7, tweede lid, worden onkostendeclaraties van medewerkers gecodeerd en gefiatteerd door de leidinggevende.
5.
In afwijking van artikel 7, eerste en tweede lid, kan de directeur, uitsluitend voor bulkfacturen, budgethouders aanwijzen die bevoegd zijn de factuur zowel te controleren als te fiatteren.
6.
In de gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het college.

Artikel 13 Inwerkingtreding en citeertitel

1.
Deze regeling treedt in werking een dag na de bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2023.
2.
Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling budgetbeheer gemeente West Betuwe 2023”.

Aldus vastgesteld door het college op 6 februari 2024.

Toelichting Regeling Budgetbeheer West Betuwe

Artikel 2

Tweede lid:

De gemeentesecretaris is op grond van deze regeling verplicht om budgethouders aan te wijzen voor de aan hem toegekende budgetten. De gemeentesecretaris is zelf alleen budgethouder voor de budgetten ten behoeve van het college van burgemeester en wethouders (zie ook lid 6 van dit artikel).

Het mandaat van het college aan de gemeentesecretaris betreft de bevoegdheid van het college om budgethouders aan te wijzen. Dat mandaat is opgenomen in het bevoegdhedenregister onder nummer 24.2. De aanwijzing van de budgethouders zelf is een aanwijzingsbesluit en houdt dus geen mandaat van de gemeentesecretaris aan de betreffende budgethouders in. De verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken van de budgethouders staan elders in deze regeling.

Derde lid:

De budgethouders zijn in dienst van (of werken voor) de gemeente. Een deel van de gemeentelijke bedrijfsvoeringsonderdelen wordt echter in mandaat uitgevoerd door de Bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe (BWB). Gemeentelijke budgetten voor bijvoorbeeld P&O, IM/ICT en juridische zaken worden beheerd door medewerkers van BWB.

In deze regeling is de mogelijkheid open gehouden om medewerkers van BWB als budgethouder aan te wijzen. Dat past in de gedachte dat BWB een gezamenlijke (bedrijfsvoerings)afdeling is van de gezamenlijke gemeenten. Een constructie waarbij de budgethouder voor bijvoorbeeld bedrijfsvoering in dienst van de gemeente is, is echter ook mogelijk. Die keuze is aan de gemeente.

Vierde lid:

De namen van de aangewezen budgethouders worden vastgelegd in het financieel pakket. De applicatiebeheerder van het financieel pakket zorgt er voor dat de budgethouders over de benodigde autorisaties beschikken om hun werkzaamheden m.b.t. de hen toegekende budgetten te kunnen verrichten.

Vijfde lid:

Het aanwijzen van een budgethouder wordt via Topdesk vastgelegd en geautoriseerd door de gemeentesecretaris. Vervanging bij afwezigheid is niet in deze regeling opgenomen. Dat ligt namelijk vast in artikel 3, lid 6 en 7, van de mandaatregeling, te weten de plaatsvervanger of, ingeval geen plaatsvervanger is aangewezen, de leidinggevende van de betreffende functionaris.

Zesde en zevende lid:

In afwijking van het tweede lid, waar bepaald is dat de gemeentesecretaris verplicht is budgethouders aan te wijzen, is hier geregeld dat de gemeentesecretaris budgethouder is voor de budgetten t.b.v. het college en dat de griffier budgethouder is voor de budgetten van de raad.

Artikel 3

Eerste lid:

Budgethouders zijn verplicht om budgetbeheerders voor de aan hen toegewezen budgetten aan te wijzen. Een budgethouder kan dus niet tevens budgetbeheerder zijn voor de hem toegekende budgetten. Zo wordt het vier-ogenprincipe geborgd.

Het mandaat van het college aan de budgethouders betreft de bevoegdheid van het college om budgetbeheerders aan te wijzen. Dat mandaat is opgenomen in het bevoegdhedenregister onder nummer 24.3. De aanwijzing van de budgetbeheerders zelf is een aanwijzingsbesluit en houdt dus geen mandaat van de budgethouder aan de betreffende budgetbeheerder in. De taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken van de budgetbeheerders worden elders in deze regeling opgenomen.

Tweede lid:

In deze regeling is de mogelijkheid open gehouden om medewerkers van BWB als budgetbeheerder aan te wijzen. Dat past in de gedachte dat BWB een gezamenlijke (bedrijfsvoerings)afdeling is van de gezamenlijke gemeenten. Een constructie waarbij de budgetbeheerder voor bijvoorbeeld bedrijfsvoering in dienst van de gemeente is, is echter ook mogelijk. Die keuze is aan de gemeente.

Derde lid:

Van langdurige afwezigheid is sprake als de termijn waarbinnen een factuur betaald moet worden, niet gehaald kan worden. Bijeen betaaltermijn van 30 dagen kan zich dit ook bij vakanties al voor doen. In de Regeling Budgetbeheer regelen we dat de budgethouder bij langdurige afwezigheid van budgetbeheerder, een andere budgetbeheerder aanwijst. De reden hiervoor is dat te allen tijde het vier ogen principe gehanteerd moet worden. Dat wijkt af van de regeling in het Algemeen bevoegdhedenbesluit waar is geregeld dat als een leidinggevende ondermandaat heeft verleend aan een medewerker, deze leidinggevende zelf het mandaat uitvoert als de betreffende medewerker langdurig afwezig is. Voor de Regeling Budgetbeheer is dat, vanwege het vier ogen principe, ongewenst.

Vierde lid:

De namen van de budgetbeheerders worden vastgelegd in het financieel pakket. De applicatiebeheerder van het financieel pakket zorgt er voor dat de budgetbeheerders over de benodigde autorisaties beschikken om hun werkzaamheden m.b.t. de hen toegekende budgetten te kunnen verrichten.

Vijfde lid:

De budgethouder is er voor verantwoordelijk dat de aanwijzing van de budgetbeheerders actueel is. Het aanwijzen van een budgetbeheerder wordt via Topdesk vastgelegd en geautoriseerd door de budgethouder.

Artikel 4 en 5

De budgethouder is verantwoordelijk voor het behalen van de doelstellingen, prestaties en de resultaten. Tevens is hij eindverantwoordelijk voor de verantwoordelijkheden van de door hem aangewezen budgetbeheerders. De verantwoordelijkheden van de budgetbeheerders staan opgesomd in artikel 5.

Artikel 6

De budgethouders en –beheerders zijn bevoegd tot het doen van uitgaven en het ontvangen van inkomsten voor de producten. Dit betreft het proces van betalen van rekeningen en het ontvangen van inkomsten.

In de budgethoudersregeling wordt niets geregeld over de bevoegdheden om te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten, waaruit verplichtingen voortvloeien. Mandaten voor de bevoegdheid om te besluiten tot het aangaan van overeenkomst zijn geregeld in het bevoegdhedenregister van de gemeente en worden daarom niet in deze regeling budgetbeheer opgenomen.

Een budgethouder of budgetbeheerder dient zich er wel altijd van te vergewissen of hij het mandaat heeft om te besluiten tot het aangaan van overeenkomst. Daarnaast moet rekening worden gehouden met het gemeentelijke inkoopbeleid.

Artikel 7

In artikel 7 is het vier ogen principe verder uitgewerkt. De budgetbeheerder controleert de factuur en codeert deze. De budgethouder moet vervolgens goedkeuring verlenen, voordat de factuur betaalbaar gesteld kan worden. De budgetbeheerder is er voor verantwoordelijk dat hij de afdeling Financiën tijdig op de hoogte stelt over de door de gemeente te ontvangen inkomsten ten behoeve van zijn budgetten.

Artikel 9

Een besluit tot inhuur ten laste van organisatiebrede budgetten, bijvoorbeeld in geval van ziekte, mag alleen door de budgethouder worden genomen, als de directie daar toestemming voor heeft verleend. Reden voor deze toestemming is dat prioritering van deze inzet op concern-niveau moet plaatsvinden.

In de financiële verordening zijn financiële spelregels weergegeven indien het college gaat afwijken van de budgetten die, door de gemeenteraad, zijn vastgesteld bij de begroting. Het gaat hier om afwijkingen die ontstaan uit bestaand beleid en nieuw beleid, waarbij vooraf nagedacht is over dekking voor deze extra uitgaven. Samengevat komen deze spelregels op het volgende neer:

	College bevoegd	Raad bekrachtigt achteraf	Vooraf aan raad voorleggen
Investeringen met economisch nut	n.v.t.	€ 0 - €150.000	> €150.000
Investeringen met maatschappelijk nut	n.v.t.	€ 0 - €150.000	> €150.000
Incidentele uitgaven, onttrekking aan reserves	€12.500	€12.500 - €100.000	> €100.000
Structurele uitgaven	< €5.000	€5.000 - €50.000	> €50.000
Strategische aankopen	< €150.000	€150.000 - €1.000.000	> €1.000.000

Besluitvorming:

1.
besluitvorming door college, op grond van een collegebesluit wordt deze wijziging, door middel van een administratieve begrotingswijziging, verwerkt in de budgetten.
2.
besluitvorming door gemeenteraad achteraf, op grond van een collegebesluit of een voorstel aan de raadscommissie wordt de wijziging van de budgetten opgenomen in de voortgangsrapportages of in de laatste begrotingswijziging. Na vaststelling van deze wijziging wordt het budget gewijzigd
3.
besluitvorming door de gemeenteraad vooraf, bij de besluitvorming in de gemeenteraad wordt door de raad de bijbehorende begrotingswijziging vastgesteld. Na vaststelling wordt het budget gewijzigd.
4.
ter kennisname aan de raad, op grond van een collegebesluit wordt deze wijziging, door middel van een administratieve begrotingswijziging, verwerkt in de budgetten. Door middelden van de voortgangsrapportages of jaarrekening kan de gemeenteraad kennis nemen van deze besluiten.

Overigens geldt deze werkwijze ook voor meevallers en onderschrijdingen.

Artikel 10

Geen toelichting

Artikel 11

Artikel 11 bevat de regels voor de gevallen waarin het boekjaar afloopt maar er nog wel betalingsverplichtingen zijn, voortvloeiend uit het afgelopen jaar boekjaar. Tevens bevat dit artikel de spelregels voor ontvangsten die betrekking hebben op het afgelopen boekjaar.

Artikel 12

Tweede lid

De kassier vervult uitsluitend een bewarende functie. Ten behoeve van een goede interne controle dient de kassiersfunctie ten allen tijde gescheiden te blijven van de beschikkende (ontvangen en uitgeven) en registrerende functies.

Vierde lid

Een uitzondering op de regel van het vier-ogenprincipe is betreft de fiattering van onkostendeclaraties van medewerkers. Deze declaraties worden om reden van efficiency en het feit dat de leidinggevende hier de controlerende taak heeft, door de leidinggevende geaccordeerd zonder dat een budgethouder een tweede akkoord geeft. Rechtvaardiging van deze uitzondering wordt gevonden in het feit dat dit geen facturen betreft en de routing van deze declaraties plaatsvindt via een EHRM-systeem en niet via het reguliere betalingssysteem.

Vijfde lid

Een tweede uitzondering kan, het is dus geen verplichting, worden gemaakt voor de betaling van zogenaamde bulkfacturen, die geboekt worden op één uitgavensoort. Dit betreft bijvoorbeeld facturen van energie, gas en water, verzekeringen, belastingen.