Controleverordening gemeente Schiermonnikoog 2023

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1.

  Accountant

  Een door de raad benoemde:

  • a.

    registeraccountant of

  • b.

    accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of

  • c.

    organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

• 2.

  Accountantscontrole

  De controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde programmarekening uitgevoerd door

  de door de raad benoemde accountant van:

  • a.

    het getrouwe beeld van de in de programmarekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

  • b.

    het getrouwe beeld van de rechtmatigheidsverantwoording;

  • c.

    het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde programmarekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

  • d.

    de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.

• 3.

  Rechtmatigheidsverantwoording

  De rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

• 4.

  Deelverantwoording

  Een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de programmarekening.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van vier jaar, met de mogelijkheid deze periode te verlengen met 2 jaar, alvorens er opnieuw een aanbestedingstraject opgestart moet worden.

• 2.

  De gemeenteraad bereidt in overleg met het college de aanbesteding van de accountantscontrole voor, al dan niet met andere gemeenten.

• 3.

  De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

  • a.

    De toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de programmarekening;

  • b.

    De apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbasis en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties);

  • c.

    De eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • d.

    De posten van de programmarekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

  • e.

    De gemeentelijke producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controlespecifiek aandacht dient te besteden.

• 4.

  In afwijking van het gestelde in lid 3, letters b, c, d en e kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de auditcommissie namens de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de programmarekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

• 5.

  Bij aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

Artikel 3 Informatieverstrekking door college

• 1.

  Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de programmarekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor dat alle aan de programmarekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de programmarekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Het college overlegt de gecontroleerde programmarekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen tenminste twee weken voorafgaand aan de raadsbehandeling van de programmarekening na afloop van het rekeningjaar aan de raad.

• 5.

  Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de programmarekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de programmarekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris en de financieel adviseur

• 4.

  Met inachtneming van artikel 4 lid 1 van deze verordening kan de accountant gebruik maken van de interne controle werkzaamheden die namens het college zijn verricht ter onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording.

• 5.

  Met inachtneming van artikel 4 lid 1 van deze verordening kan de accountant ten behoeve van het oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening gebruik maken van aanwezige interne beheersingsmaatregelen en de werkzaamheden en rapportages die het college daartoe heeft laten opstellen. De accountant stimuleert de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering van de organisatie.

Artikel 5 Toegang tot informatie

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben.

• 3.

  Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer en de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

• 3.

  Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 7 Rapportering

• 1.

  Indien de accountant bij een accountantscontrole afwijkingen constateert die leiden tot een ander dan goedkeurend oordeel informeert de accountant de raad schriftelijk. De accountant informeert de raad zo spoedig mogelijk na afstemming met het college.

• 2.

  In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, de gemeentesecretairs, dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 3.

  De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 4.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de leden van de auditcommissie voorafgaand aan de raadsvergadering waarin een besluit wordt genomen over de jaarstukken na afloop van het betreffende rekeningjaar.

Artikel 8 Intrekking, overgangsrecht en inwerkingtreding

• 1.

  Het controleprotocol 2007, vastgesteld in de gemeenteraad van 20 maart 2007 wordt ingetrokken met ingang van 1 januari 2023.

• 2.

  Het controleprotocol jaarrekening 2018-2020, vastgesteld in de gemeenteraad van 29 januari 2019 wordt ingetrokken met ingang van 1 januari 2023.

• 3.

  Deze verordening treedt in werking na publicatie met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2023 en later.

Artikel 9 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als "Controleverordening gemeente Schiermonnikoog 2023".