CVDR715093_1Instructie voor de gemeentesecretaris Montferland 2024nlregelingbeleidsregelMontferland2024-02-07gmb-2024-58816Instructie voor de gemeentesecretaris Montferland 2024artikel 103 van de Gemeentewetcollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2024-01-30De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2024-02-072024-01-01nieuwe regeling.24int00127Instructie voor de gemeentesecretaris Montferland 2024Instructie voor de gemeentesecretaris Montferland 2024Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Montferland; Gelet op artikel 103 van de Gemeentewet;BESLUITnadere regels vast te stellen over de taak en bevoegdheden van de secretaris:1BegripsomschrijvingenIn deze instructie wordt verstaan onder:College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Montferland;Bestuursorgaan: het college en de burgemeester;Secretaris: de (loco-)secretaris, tevens algemeen directeur in de rol van eindverantwoordelijke voor de ambtelijke organisatie;Domeinmanager: de hiërarchisch leidinggevende direct onder de algemeen directeur en die integraal leidinggevende is voor één van de drie domeinen van de ambtelijke organisatie;Directieteam: de algemeen directeur en de domeinmanagers;2.Ondersteuning burgemeester en wethouders1.De secretaris draagt zorg voor:
een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college;
de voor de uitoefening van hun functie benodigde informatievoorziening aan de
leden van het college;
een gedegen en tijdige advisering aan het college;
een snel en adequaat verloop van het proces van de voor de besluitvorming noodzakelijke procedures en het bevorderen van een voortvarende uitvoering van de besluiten van het college;
het vastleggen van door het college genomen besluiten in een besluitenlijst en het
bijhouden van een presentielijst.2.Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op de ondersteuning van de burgemeester en de door de burgemeester of door het college ingestelde commissies.3Ondersteuning burgemeester1.De secretaris staat de burgemeester in de hoedanigheid van bestuurlijk coördinatorterzijde.2.De secretaris bevordert, samen met de burgemeester, een goede afstemming tussen het college enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds.3.De secretaris is de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van het college, alsmede bij de bewaking van het functioneren van het college als collegiaal bestuur.4Directe leiding1.De secretaris geeft direct leiding aan de domeinmanagers.2.Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken voeren de secretaris en de domeinmanagers regelmatig overleg. Samen vormen zij het directieteam. De secretaris heeft daarin, indien nodig, een beslissende stem.3.De secretaris geeft direct leiding aan de staf.5Leiding ambtelijke organisatie1.De secretaris is hoofd van de ambtelijke organisatie en is als zodanigeindverantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie.2.De secretaris is bevoegd in het kader van de uitoefening de verantwoordelijkheden ten opzichte van het college en de burgemeester bij de aan deze ondergeschikte ambtenaren inlichtingen in te winnen en hen aanwijzingen te geven, tenzij dat in de wet of interne instructies anders is bepaald.3.De secretaris kan, in overleg met de domeinmanagers, procedures vaststellen voor de behandeling van zaken die door het bestuur aan de ambtelijke organisatie ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.4.Onverminderd de gezamenlijke verantwoordelijkheid van de domeinmanagers heeft de secretaris in de hoedanigheid van algemeen directeur de eindverantwoordelijkheid voor:
een goede samenwerking en samenhang tussen de drie domeinen;
een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de
bestuursorganen;c) de coördinatie van de (beleids-)inhoudelijke advisering van de domeinen aan het college;d) het tijdig en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;e) een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan, met inachtneming van het ter zake vastgesteld beleid.6Afwezigheid1.De secretaris zorgt ervoor dat bij afwezigheid dit tijdig bij het college bekend is.2.De secretaris wordt bij afwezigheid of ziekte vervangen door de loco-secretaris. Deze wordt op, op voordracht van de secretaris, door het college benoemd.3.Hetgeen in deze instructie is vermeld is ook op de vervanger van de secretaris vantoepassing.4.Vakantie en verlof wordt de secretaris verleend door het college.7Informatieplicht1.De secretaris draagt er zorg voor dat de domeinmanagers tijdig op de hoogte wordengesteld van alle door de gemeenteraad, het college en de burgemeester genomen besluiten waaraan (financiële) consequenties voor de drie domeinen zijn verbonden.2.De secretaris informeert, na iedere vergadering van het college, de ambtelijke organisatie over de door het college besluiten.3.De secretaris informeert de burgemeester tijdig over relevante bestuurlijke en ambtelijke onderwerpen en ontwikkelingen. De secretaris voert daartoe regelmatig overleg met de burgemeester.9Secretaris als Wor-bestuurderDe secretaris is bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden.10Slotbepalingen1.In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, voorziet de secretaris, voor zover nodig in overleg met het college of de burgemeester.2.Deze regeling vervangt alle eerder op artikel 103 Gemeentewet genomen regelingen.3.Deze instructie treedt, met terugwerkende kracht, in op 1 januari 2024.4.Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de gemeentesecretaris Montferland 2024.Didam, 30 januari 2024De secretaris, B.F.M. BooltinkDe burgemeester,H.H. de Vries