Instructie voor de gemeentesecretaris Montferland 2024

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze instructie wordt verstaan onder:

College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente

Montferland;

Bestuursorgaan: het college en de burgemeester;

Secretaris: de (loco-)secretaris, tevens algemeen directeur in de rol van

eindverantwoordelijke voor de ambtelijke organisatie;

Domeinmanager: de hiërarchisch leidinggevende direct onder de algemeen directeur

en die integraal leidinggevende is voor één van de drie domeinen

van de ambtelijke organisatie;

Directieteam: de algemeen directeur en de domeinmanagers;

Artikel 2. Ondersteuning burgemeester en wethouders

• 1.

  De secretaris draagt zorg voor:

  • a.

    een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college;

  • b.

    de voor de uitoefening van hun functie benodigde informatievoorziening aan de

• leden van het college;

  • c.

    een gedegen en tijdige advisering aan het college;

  • d.

    een snel en adequaat verloop van het proces van de voor de besluitvorming noodzakelijke procedures en het bevorderen van een voortvarende uitvoering van de besluiten van het college;

  • e.

    het vastleggen van door het college genomen besluiten in een besluitenlijst en het

• bijhouden van een presentielijst.

• 2.

  Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op de ondersteuning van de burgemeester en de door de burgemeester of door het college ingestelde commissies.

Artikel 3 Ondersteuning burgemeester

• 1.

  De secretaris staat de burgemeester in de hoedanigheid van bestuurlijk coördinator

• terzijde.

• 2.

  De secretaris bevordert, samen met de burgemeester, een goede afstemming tussen

• het college enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds.

• 3.

  De secretaris is de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede

• samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van het college, alsmede

• bij de bewaking van het functioneren van het college als collegiaal bestuur.

Artikel 4 Directe leiding

• 1.

  De secretaris geeft direct leiding aan de domeinmanagers.

• 2.

  Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie

• opgedragen taken voeren de secretaris en de domeinmanagers regelmatig

• overleg. Samen vormen zij het directieteam. De secretaris heeft daarin, indien

• nodig, een beslissende stem.

• 3.

  De secretaris geeft direct leiding aan de staf.

Artikel 5 Leiding ambtelijke organisatie

• 1.

  De secretaris is hoofd van de ambtelijke organisatie en is als zodanig

• eindverantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie.

• 2.

  De secretaris is bevoegd in het kader van de uitoefening de verantwoordelijkheden

• ten opzichte van het college en de burgemeester bij de aan deze ondergeschikte

• ambtenaren inlichtingen in te winnen en hen aanwijzingen te geven, tenzij dat in de

• wet of interne instructies anders is bepaald.

• 3.

  De secretaris kan, in overleg met de domeinmanagers, procedures vaststellen voor de

• behandeling van zaken die door het bestuur aan de ambtelijke organisatie ter

• voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.

• 4.

  Onverminderd de gezamenlijke verantwoordelijkheid van de domeinmanagers heeft de

• secretaris in de hoedanigheid van algemeen directeur de eindverantwoordelijkheid

• voor:

  • a.

    een goede samenwerking en samenhang tussen de drie domeinen;

  • b.

    een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de

• bestuursorganen;

• c) de coördinatie van de (beleids-)inhoudelijke advisering van de domeinen aan het

• college;

• d) het tijdig en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke

• adviezen en ondersteuning;

• e) een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan, met

• inachtneming van het ter zake vastgesteld beleid.

Artikel 6 Afwezigheid

• 1.

  De secretaris zorgt ervoor dat bij afwezigheid dit tijdig bij het college bekend is.

• 2.

  De secretaris wordt bij afwezigheid of ziekte vervangen door de loco-secretaris. Deze

• wordt op, op voordracht van de secretaris, door het college benoemd.

• 3.

  Hetgeen in deze instructie is vermeld is ook op de vervanger van de secretaris van

• toepassing.

• 4.

  Vakantie en verlof wordt de secretaris verleend door het college.

Artikel 7 Informatieplicht

• 1.

  De secretaris draagt er zorg voor dat de domeinmanagers tijdig op de hoogte worden

• gesteld van alle door de gemeenteraad, het college en de burgemeester genomen

• besluiten waaraan (financiële) consequenties voor de drie domeinen zijn

• verbonden.

• 2.

  De secretaris informeert, na iedere vergadering van het college, de ambtelijke

• organisatie over de door het college besluiten.

• 3.

  De secretaris informeert de burgemeester tijdig over relevante bestuurlijke en

• ambtelijke onderwerpen en ontwikkelingen. De secretaris voert daartoe regelmatig

• overleg met de burgemeester.

Artikel 9 Secretaris als Wor-bestuurder

De secretaris is bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden.

Artikel 10 Slotbepalingen

• 1.

  In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, voorziet de secretaris, voor zover

• nodig in overleg met het college of de burgemeester.

• 2.

  Deze regeling vervangt alle eerder op artikel 103 Gemeentewet genomen regelingen.

• 3.

  Deze instructie treedt, met terugwerkende kracht, in op 1 januari 2024.

• 4.

  Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de gemeentesecretaris

• Montferland 2024.