Controleverordening Provincie Fryslân 2023

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  accountant: een door de Provinciale Staten benoemde:

  • •

    registeraccountant, of

  • •

    accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36 Wet op de Accountant-Admi nistratieconsulenten, of

  • •

    organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 201 Provinciewet bedoelde jaarrekening.

• b.

  accountantscontrole: de controle van de in artikel 201 Provinciewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de Provinciale Staten benoemde accountant van:

  • •

    het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

  • •

    het in overeenstemming zijn van de door Gedeputeerde Staten opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 190 Provinciewet en

  • •

    het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is;

  • •

    de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 217 Provinciewet, in acht worden genomen.

  • •

    de rechtmatigheid met betrekking tot de specifieke uitkeringen

• c.

  rechtmatigheidsverantwoording: de toelichting in de jaarrekening waarin Gedeputeerde Staten aangeeft in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen.

• d.

  deelverantwoording: een in opdracht van de Provinciale Staten ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de provinciale organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.

• e.

  goedkeuringstolerantie: het bedrag (of de procentuele afwijking), dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed.

• f.

  rapporteringstolerantie: een bedrag (of procentuele afwijking) dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen (afwijkingen) voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van de rapporteringstolerantie vindt rapportering plaats in het Verslag van Bevindingen.

• g.

  verantwoordingsgrens: het door Provinciale Staten vastgestelde bedrag of percentage, waarboven Gedeputeerde Staten de afwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de provincie, inclusief dotatie aan de reserves. De grens moet minimaal gelijk zijn aan de goedkeuringstolerantie.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de Staten te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt in principe voor een periode van 4 jaar, met de mogelijkheid om de benoeming tussentijds te ontbinden door schriftelijke kennisgeving aan de accountant voorafgaand aan het begin van een nieuw boekjaar met een minimale termijn van een half jaar.

• 2.

  Gedeputeerde Staten bereiden in overleg met Provinciale Staten de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  Provinciale Staten stellen voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

  • a.

    de toe te passen goedkeuringstoleranties, de verantwoordingsgrens voor het college en eventueel afwijkende rapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening

  • b.

    de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen

  • c.

    in geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stellen Provinciale Staten voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriteria de bijbehorende weging

• 4.

  Provinciale Staten kunnen in het programma van eisen als aanvullende bepaling opnemen dat zij jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststellen de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de provinciale programma's en de provinciale organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke goedkeurings- en rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

Artikel 3. Informatieverstrekking door Gedeputeerde Staten

• 1.

  Gedeputeerde Staten zijn verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2.

  Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende documenten zoals verordeningen, nota's, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigen Gedeputeerde Staten schriftelijk aan de accountant dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Gedeputeerde Staten overleggen de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het Verslag van Bevindingen ten minste 6 weken voor de in de Provinciewet genoemde termijn waarop een door Provinciale Staten vastgestelde jaarrekening door de staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties moet zijn ontvangen.

• 5.

  Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in Provinciale Staten beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt onmiddellijk door Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten en de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, evenals de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3.

  Ter bevordering van een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole zoekt de accountant aansluiting bij het systeem van interne controle van de provincie en vindt er periodiek overleg plaats tussen de accountant en betrokkenen van provinciaal bestuur en provinciale organisatie.

• 4.

  De accountant maakt, voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het college, zo veel mogelijk gebruik van het namens het college uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Gedeputeerde Staten draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de provincie.

• 2.

  Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat alle organisatie-eenheden van de provincie zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

• 3.

  De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1.

  Gedeputeerde Staten kunnen de door Provinciale Staten benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Gedeputeerde Staten informeren Provinciale Staten vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  Gedeputeerde Staten dragen de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

• 3.

  Gedeputeerde Staten dragen de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, en dergelijke) en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, zijn Gedeputeerde Staten bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de Provinciale Staten benoemde accountant, indien dit in het belang van de provincie is.

Artikel 7. Rapportering

• 1.

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze onmiddellijk schriftelijk aan de Provinciale Staten en zendt een afschrift hiervan aan Gedeputeerde Staten.

• 2.

  In aanvulling op het in de wet voorgeschreven Verslag van Bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles over zijn bevindingen, die niet van bestuurlijk belang zijn, verslag uit aan de Algemeen Directeur.

• 3.

  De accountantsverklaring en het Verslag van Bevindingen worden vóór verzending aan Provinciale Staten door de accountant aan Gedeputeerde Staten voorgelegd met de mogelijkheid voor Gedeputeerde Staten om op deze stukken te reageren.

• 4.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan behandeling in Provinciale Staten van de jaarstukken het Verslag van Bevindingen in de Auditcommissie.

Artikel 8. Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2023.

• 2.

  Deze verordening is van toepassing op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2023 en volgende jaren.

• 3.

  De Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de Provincie Fryslân 2012 wordt ingetrokken.

Artikel 9. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als "Controleverordening Provincie Fryslân 2023".