| Organisatie | Leidschendam-Voorburg |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening op de uitgangspunten van het financiële beleid, het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Leidschendam-Voorburg (Financiële verordening gemeente Leidschendam-Voorburg 2023). |
| Citeertitel | Financiële verordening gemeente Leidschendam-Voorburg 2023 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Deze verordening vervangt de Financiële verordening gemeente Leidschendam-Voorburg 2021.
artikel 212 van de Gemeentewet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 08-02-2024 | nieuwe regeling | 16-01-2024 | 3179 |
De gemeenteraad van de gemeente Leidschendam-Voorburg;
gelezen het desbetreffende voorstel van het college van 14-11-2023 met nummer 3179;
gelezen het advies van de commissie Rekening & Audit;
gelet op artikel 212 van de Gemeentewet en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;
vast te stellen de “Verordening op de uitgangspunten van het financiële beleid, het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Leidschendam-Voorburg” (Financiële verordening gemeente Leidschendam-Voorburg 2023).
In deze verordening wordt verstaan onder:
De administratie: Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerven en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Leidschendam-Voorburg en ten behoeve van de verantwoording die daarvoor moet worden afgelegd;
Grondexploitatie: Een begroting die wordt opgesteld om grondkosten en grondopbrengsten van een ruimtelijk ontwikkelingsplan in beeld te brengen. De grondexploitatie bestaat uit de grondexploitatieberekening en een toelichting daarop. Het instellen van een nieuwe grondexploitatie is een gemeenteraadsbevoegdheid;
Jaarlijks stelt de gemeenteraad voor 31 januari een planning vast voor de op te leveren planning & control producten voor het lopende kalenderjaar.
Het college van burgemeester en wethouders biedt de gemeenteraad jaarlijks een kadernota aan met een voorstel voor financiële- en beleidskaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De gemeenteraad stelt deze nota vast.
Artikel 6. Autorisatie begroting, investeringskredieten en begrotingswijzigingen
Bij de begrotingsbehandeling geeft de gemeenteraad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringskredieten worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.
Bij de behandeling van de tussentijdse rapportages (bedoeld in artikel 7, lid 1) in de gemeenteraad doet het college voorstellen voor wijziging van de geautoriseerde baten en lasten en investeringskredieten. In geval van investeringen met een meerjarig karakter doet het college indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.
Artikel 7. Tussentijdse rapportage
Artikel 9. Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheers handelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op de aspecten recht, hoogte en duur.
Artikel 10. Begrotingscriterium
Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de gemeenteraad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.
Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het college de gemeenteraad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.
Artikel 13. Waardering en afschrijving vaste activa
De materiële vaste activa met economisch nut worden gedurende de levensduur annuïtair afgeschreven in maximaal:
25 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen (elektrische voorzieningen, verwarming, liften, machines) en overige voorzieningen binnenkant gebouwen (bijvoorbeeld scheidingswanden, vloerbedekking, sanitair); voorzieningen buitenkant gebouwen (bijvoorbeeld dakbedekking, zonwering, buitenberging);
Artikel 15. Reserves en voorzieningen
Artikel 16. Kostprijsberekening
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan derden, wordt een extracomptabel systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten ook de indirecte kosten betrokken, die samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.
Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa. Voor de heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.
Artikel 18. Financieringsfunctie
Het college handelt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen binnen de kaders zoals beschreven in het treasurystatuut.
Artikel 19. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen
Het college van burgemeester en wethouder biedt de gemeenteraad periodiek een nota aan met de kaders voor de prijzen voor de verhuur en verkoop van onroerende goederen en in het bijzonder de prijzen voor de uitgifte van gronden en erfpachtcanons. De gemeenteraad stelt deze nota Grond(prijs)beleid vast.
Het college van burgemeester en wethouder informeert de gemeenteraad periodiek, minimaal tweemaal per jaar, over de financiële ontwikkeling en voortgang van de gemeentelijke grondexploitaties. Dit gebeurt door middel van het Meerjaren Perspectief Grondexploitaties (MPG) dat tweemaal per jaar wordt herzien en ter vaststelling aan de gemeenteraad wordt aangeboden. Indien de afwijking in het grondexploitatieresultaat op eindwaarde ten opzichte van de 1e herziening van het MPG per grondexploitatie kleiner is dan € 0,5 miljoen, dan wordt de tweede herziening slechts ter informatie (niet ter vaststelling) aan de gemeenteraad aangeboden.
De rentetoerekening vindt plaats op basis van de bruto-boekwaarden van de grondexploitaties per 1 januari.
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
Het college van burgemeester en wethouder zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheers handelingen. Bij afwijking neemt het college van burgemeester en wethouder maatregelen tot herstel.
Het college van burgemeester en wethouders dragen zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheers handelingen. Bij afwijkingen rapporteert het college van burgemeester en wethouders daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in paragraaf 3.
Het college van burgemeester en wethouders zorgt voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de gemeente. Met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd. De registergoederen en bedrijfsmiddelen worden ten minste eenmaal in de 5 jaar gecontroleerd. Bij afwijkingen in de administratie neemt het college van burgemeester en wethouders maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.
Artikel 24. Financiële organisatie
Het college van burgemeester en wethouder zorgt voor en legt vast:
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de gemeenteraad van de gemeente Leidschendam-Voorburg van 16 januari 2024.
de griffier, de wnd. voorzitter,
R.G.R. Jeene, J. Brokke
Toelichting op de artikelen van de Financiële verordening gemeente Leidschendam-Voorburg 2023.
Nieuwe ontwikkeling: rechtmatigheidsverantwoording door het college van burgemeester en wethouders
Vanaf boekjaar 2023 neemt het college van burgemeester en wethouders een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. Deze verantwoording is bij wet vastgelegd en het geeft inzicht in hoeverre de gemeente rechtmatig heeft gehandeld.
De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders, over de (financiële) rechtmatigheid. Het doel hiervan is om de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad op dit vlak te versterken. Het is daarnaast de verwachting dat dit een kwaliteitsimpuls zal geven aan de interne processen en beheersing, zodat het college van burgemeester en wethouders kan steunen op een adequaat functionerend financieel beheerssysteem. Ook is de verwachting dat er meer vooruitgekeken gaat worden naar het oplossen van onrechtmatigheden, omdat het college van burgemeester en wethouders ook beheersmaatregelen moet formuleren (Kadernota rechtmatigheid 2023).
De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft ok een aantal aanvullingen op de financiële verordening tot gevolg.
Voor de gehanteerde begrippen in de verordening gelden de definities uit de Gemeentewet, de Wet financiering decentrale overheid (Fido), het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) en het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). De overige begrippen worden in artikel 1 van de verordening gedefinieerd.
De gemeenteraad stelt jaarlijks een bestuurlijke planning van de P&C-cyclus vast dat aansluit op de voor dat jaar vastgestelde vergaderplanning van gemeenteraad, commissies en werkgroep.
Dit artikel bevat bepalingen over de inrichting van de begroting en de jaarstukken. De indeling van de programma’s worden normaliter bij aanvang van iedere gemeenteraadsperiode door de gemeenteraad vastgesteld. De gemeenteraad heeft de mogelijkheid om bij elke begroting de indeling van de programma’s te wijzigen. Overigens bepaalt dit artikel niet dat elke nieuwe gemeenteraadsperiode de gehele begroting en jaarstukken moeten worden herzien. In de meeste gevallen is dat niet raadzaam.
Het BBV bepaalt in aanvulling hierop, dat de taakvelden aan de programma’s moeten worden toegewezen.
Op grond van artikel 189 Gemeentewet berust het budgetrecht bij de gemeenteraad. De gemeenteraad neemt uiteindelijk de beslissing welke bedragen hij voor taken en activiteiten op de begroting beschikbaar stelt. Gedurende het begrotingsjaar kan de gemeenteraad op grond van artikel 192 Gemeentewet besluiten nemen tot wijziging van de begroting. De gemeente kan slechts uitgaven doen voor de bedragen die daarvoor op de begroting zijn gebracht (vierde lid artikel 189 Gemeentewet).
In de voorliggende verordening vindt de autorisatie door de gemeenteraad op programmaniveau plaats. In de begroting worden tevens de investeringen opgenomen.
Artikel 4. Inrichting en planning begroting en jaarstukken
In lid 1 is de verplichting uit het BBV om in de begroting en jaarstukken aandacht te besteden aan de investeringen nader uitgewerkt door te bepalen dat er bij de uiteenzetting van de financiële positie een overzicht van de investeringen wordt gegeven. Dit is nodig om ook de autorisatie van uitgaven op investeringskredieten mogelijk te maken. In de begroting worden de investeringen opgenomen met het voorstel aan de gemeenteraad om in te stemmen met het ten uitvoer brengen van het investeringsprogramma in de begroting stelt de gemeenteraad de totaal toegekende investeringsbedragen van de investeringen vast en niet de afzonderlijke jaarschijven.
Voor een toelichting op lid 2 wordt verwezen naar de toelichting op Artikel 23. Interne Controle
Lid 3 geeft het kader aan van de presentatie en verantwoording van de incidentele baten en lasten weer.
In ieder voorjaar stelt de gemeenteraad een kadernota vast met de (financiële) kaders voor de ontwerpbegroting voor het volgend begrotingsjaar en de meerjarenraming. Bij de behandeling van de kadernota vindt een integrale afweging plaats. De begroting voor het volgend begrotingsjaar en de meerjarenraming zijn met name een technische uitwerking van de kadernota en de verwerking van eventuele financiële ontwikkelingen die tussen het indienen van de Kadernota en de begroting hebben plaatsgevonden.
Artikel 6. Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen
Artikel 6 bevat nadere regels voor de autorisatie van de begroting en investeringskredieten. De autorisatie van de baten en lasten vindt plaats op programmaniveau (lid 1).
Naast lopende uitgaven doet een gemeente investeringen. Ook uitgaven voor investeringen moeten worden geautoriseerd. De autorisatie van investeringskredieten vindt plaats bij de begrotingsbehandeling (lid 2). Wel kan de gemeenteraad bij de begrotingsbehandeling aangeven welke investeringskredieten hij op een later tijdstip wenst te autoriseren. Zo kan de gemeenteraad de autorisatie van politiek belangrijke investeringen combineren met de behandeling van de inhoudelijke kant van het investeringsvoorstel. Het bedrag voor een dergelijke investering blijft wel op de begroting staan als voorziene uitgaaf, maar de gemeenteraad autoriseert de uitgaaf nog niet. Het college van burgemeester en wethouder is nog niet bevoegd verplichtingen voor de investeringen aan te gaan. Het college van burgemeester en wethouder geeft hiertoe overigens bij de aanbieding van de begroting een voorzet.
De gemeenteraad stelt overigens het totale investeringskrediet van de investeringen vast en niet de afzonderlijke jaarschijven (dat betreft slechts een raming ter informatie)
Soms komt in de loop van het jaar een investeringsbehoefte naar voren die nog niet bekend was bij de begrotingsbehandeling. Voor zulke incidentele investeringsvoorstellen is lid 4 bedoeld. In principe verdient het de voorkeur om ook voor investeringen een integrale afweging te maken bij het vaststellen van de kadernota.
De afwijkingen ten opzichte van de ramingen in de begroting kunnen leiden tot wijziging van de begroting die door de gemeenteraad worden vastgesteld bij de tussentijdse rapportages als bedoeld in artikel 7.
Lid 5 bepaalt dat de gemeenteraad ook buiten de tussentijdse rapportages om geïnformeerd wil worden over overschrijdingen op totaalkredieten van meer dan € 100.000. De wijze van informeren kan verschillen (bijvoorbeeld een gemeenteraadsbrief of collegemail). Wanneer de overschrijding toevalligerwijs gelijktijdig wordt ontdekt tijdens de totstandkoming van een tussentijdse rapportage zal de overschrijding gemeld worden in de tussentijdse rapportage.
Artikel 7. Tussentijdse rapportages
Een belangrijk onderdeel van de planning & control cyclus voor de gemeenteraad zijn de tussentijdse rapportages. Op basis van tussentijdse rapportages wordt de gemeenteraad geïnformeerd over de verwachte uitputting van budgetten en investeringskredieten en de voortgang van het beleid. Er wordt een jaareindeverwachting afgegeven gebaseerd op over de eerste drie en de eerste acht maanden van het begrotingsjaar.
Het derde lid bepaalt dat het college van burgemeester en wethouder zich in de rapportage in ieder geval over afwijkingen van de begroting van € 100.000 en hoger moet verantwoorden. Indien daartoe aanleiding is, bijvoorbeeld bij nieuwe wetgeving, bijzondere dossiers of bij nog niet eerder verwerkt nieuw beleid, kan dit ook gemeld worden, ook als er sprake is van afwijkingen die lager zijn dan € 100.000.
Artikel 8. Vaststellen kaders rechtmatigheidsverantwoording
Bij de verantwoording over rechtmatigheid wordt gekeken naar negen criteria. Het college van burgemeester en wethouders legt verantwoording af over alle negen criteria in de jaarrekening (Kadernota rechtmatigheid 2023).
De eerste zes criteria zijn niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Deze betreffen verantwoording met betrekking tot getrouwheid en rechtmatigheid. Ze komen tot uitdrukking in de balans en het overzicht van baten en lasten. Dit zijn het calculatiecriterium, valuteringcriterium, adresseringscriterium, volledigheidscriterium, aanvaardbaarheidscriterium en leveringscriterium.
Daarnaast is er een aantal criteria waarbij de verantwoording specifiek gaat over rechtmatigheid. Deze komen wel tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording:
In relatie tot de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is in lid 2 opgenomen dat de gemeenteraad bij aanvang van iedere gemeenteraadsperiode vaststelt op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken geïnformeerd wil worden over rechtmatigheid (Kadernota rechtmatigheid 2023, augustus 2021).
In lid 3 stelt de gemeenteraad de verantwoordingsgrens vast, waarboven het college van burgemeester en wethouders moeten rapporteren aan de gemeenteraad (Kadernota rechtmatigheid 2023, augustus 2021). Deze grens moet tussen 0 en 3% liggen van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.
Artikel 9 Voorwaardencriterium
In dit artikel wordt de uitleg van het voorwaardencriterium gegeven. Zie ook artikel 8 voor het vaststellen van de kaders.
Artikel 10 Begrotingscriterium
Artikel 10 gaat expliciet in op de begrotingsrechtmatigheid. In het eerste lid wordt het begrip begrotingsrechtmatigheid gedefinieerd.
De baten en lasten moeten zich bewegen binnen de door de raad goedgekeurde en vastgestelde budgetplafonds. Indien er een overschrijding plaatsvindt is er in principe sprake van een begrotingsonrechtmatigheid.
Artikel 11 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium
Dit artikel voorziet in het zogenaamde “misbruik en oneigenlijk gebruik criterium”. In het eerste lid wordt het criterium gedefinieerd. Van misbruik is sprake bij het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Van oneigenlijk gebruik is sprake indien bij het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, het verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving is maar in strijd met het doel en de strekking daarvan is.
Aan het college van burgemeester en wethouders wordt opgedragen om regels op stellen voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.
Voor gemeenten is in de Wet houdbare overheidsfinanciën vastgelegd dat ze aandeel hebben in plafond voor het totale EMU-tekort van Nederland. Wordt dit gemeentelijk aandeel in het EMU-tekort door de gezamenlijke gemeenten overschreden dan kan dat tot een correctieve maatregel van het Rijk leiden of tot een boete uit Europa die naar gemeenten wordt door vertaald. Maar het kan ook zijn dat de overschrijding niet erg is.
Gemeenten krijgen in het voorjaar van het Rijk bericht of het gemeentelijk aandeel in het nationale toegestane EMU-tekort met de lopende begroting dreigt te worden overschreden. Ook wordt dan duidelijk of daarop actie van gemeenten is gewenst. Pas als dit laatste het geval is, moeten gemeenten met een individueel EMU-saldo hoger dan gemeentelijke EMU-referentiewaarde hun begroting neerwaarts bijstellen om de overschrijding van het collectieve aandeel ongedaan te maken.
In het artikel is opgenomen dat het college van burgemeester en wethouder de gemeenteraad informeert bij een overschrijding van het toegestane EMU-tekort voor alle gemeenten. Als daarop actie nodig is van de gemeente, doet het college van burgemeester en wethouder een voorstel voor het wijzigen van de begroting.
Artikel 13. Waardering en afschrijving vaste activa
In artikel 212 Gemeentewet is opgenomen dat de financiële verordening in elk geval de regels voor waardering en afschrijving van activa bevat. De zogenaamde waarderingsgrondslagen zoals: de afschrijvingsmethode, het moment van starten met afschrijven, de afschrijvingstermijn; de toepassing van de componentenbenadering en de restwaarde. In artikel 13 wordt hieraan voldaan.
De afschrijvingstermijnen zijn kaderstellend opgenomen als maximum. Van een maximale afschrijvingstermijn kan naar beneden worden afgeweken. Reden hiervoor is dat de economische levensduur van bijvoorbeeld nieuwe riolering langer is dan die van oude riolering (door het gebruik van materialen die langer mee gaan). Door het opnemen van de maximale afschrijvingstermijn kan voor oude riolering een korte afschrijvingstermijn worden toegepast zonder hiervoor in de verordening een aparte bepaling op te nemen.
Het BBV laat een aanzienlijke beleidsvrijheid aan gemeenten voor het zelf vaststellen van de eigen afschrijvingsmethodieken en afschrijvingstermijnen. Natuurlijk geldt hierbij wel het criterium dat gemeenten de afschrijvingsmethodiek en afschrijvingstermijn van een actief moeten afstemmen op de verwachte levensduur. Indien dit wordt nagelaten, wordt het getrouwe beeld van de jaarrekening aangetast.
Artikel 14 Voorzieningen voor oninbare vorderingen
Voor de oninbaarheid van vorderingen moet een gemeente een voorziening vormen. Dit artikel bevat regels voor het vaststellen van de hoogte van deze voorziening. Bij het artikel is onderscheid gemaakt tussen gemeentelijke aanslagen en heffingen die het karakter hebben van bulkfacturen en overige vorderingen.
Vorderingen van de gemeente worden individueel beoordeeld op oninbaarheid.
Voor de in het eerste lid genoemde gemeentelijke aanslagen, heffingen en bijstandsverstrekkingen wordt een voorziening getroffen op basis van het historisch percentage van oninbaarheid. Een individuele beoordeling per aanslag of heffing is bij dit soort vorderingen namelijk zeer bewerkelijk. Wel zal een accountant eisen dat de grote bedragen onder deze vorderingen toch individueel worden beoordeeld. De accountant controleert bij zijn controle van het getrouwe beeld van de jaarrekening de hoogte van deze voorziening. Indien over de waarderingsgrondslagen geen afspraken bestaan, zal hij mogelijk aandringen op het hanteren van een methodiek voor het onderbouwen van de hoogte van deze voorziening.
Artikel 15 Reserves en Voorzieningen
Regelgeving rondom de verantwoording van de rentekosten is uitgewerkt in de notitie Rente van de commissie BBV. In deze notitie is aangegeven dat de uitspraken van de commissie BBV alleen strekken tot de verslaggeving technische verwerking van de rente op de taakvelden. Dat wil zeggen dat de regels voor de renteomslag bepalend zijn voor de rente die feitelijk wordt toegerekend aan de taakvelden. De commissie BBV doet echter geen uitspraken over de wijze waarop gemeenten hun tarieven moeten berekenen. Fiscaal juridisch gezien is het toegestaan om een redelijk deel van de rentelasten mee te nemen in de kostenopstelling die ten grondslag ligt aan de tariefberekening.
Het tweede lid bepaalt, dat het college van burgemeester en wethouders periodiek een nota over de reserves en voorzieningen aan de raad aanbieden. Met het vaststellen van deze nota stelt de raad de kaders vast voor de vorming van reserves en voorzieningen.
In de Kadernota rechtmatigheid 2023, augustus 2021, zet de commissie BBV uiteen op welke wijze budgetoverhevelingen tussen begrotingsjaren rechtmatig kunnen plaatsvinden. De commissie BBV beveelt aan dat wanneer er wordt gekozen om specifieke budgetten bij onderuitputting op jaareinde in bestemmingsreserves op te nemen, de raad hiervoor kaders opneemt in de Financiële verordening.
Voor een investeringsvoornemen kan de raad een bestemmingsreserve vormen. Een deel van de algemene reserve wordt hiervoor afgezonderd. Hiermee wordt op de balans van de gemeente tot uitdrukking gebracht dat een toekomstige investering in de loop van de jaren middels de afschrijvingen een beslag op het eigen vermogen gaat leggen. In het derde lid zijn de voorwaarden voor een voorstel voor een dergelijke bestemmingsreserve opgenomen.
Artikel 16. Kostprijsberekening
Artikel 212 Gemeentewet bepaalt dat de verordening in ieder geval de grondslagen bevat voor de berekening van de door het gemeentebestuur in rekening te brengen prijzen en tarieven voor heffingen. De grondslag voor de prijzen en tarieven vormt de samenstelling van de kostprijs van de diensten waarvoor prijzen en heffingen in rekening worden gebracht. In artikel 16 van de verordening staan de kaders voor de bepaling van de kostprijzen van de gemeentelijke diensten
Met de herziening van het BBV met ingang van 2017 moeten de overheadkosten apart worden verantwoord. Ze worden bij de gemeente niet meer doorberekend aan de taakvelden. Daarmee vervalt de mogelijkheid om de integrale kostprijzen in de administratie van de baten en lasten op taakvelden van de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening in beeld te brengen. De kostprijzen moeten daarom extracomptabel worden berekend en vastgelegd.
Het eerste lid van artikel 16 bepaalt, dat de kostprijsberekeningen extracomptabel worden vastgelegd en dat de kostprijzen bestaan uit de directe kosten en een opslag voor de overhead en eventueel andere kosten die smanehangen met het verlenenen van de dienst.
Het tweede lid bepaalt, dat ook bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa worden betrokken bij de kostprijsberekening. Voor de gemeentelijke heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht zoals de afvalstoffen- en rioolheffing, worden in de kostprijsberekening ook de compensabele BTW en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid meegenomen. Hiermee wordt invulling gegeven aan de mogelijkheid die artikel 229b Gemeentewet in deze biedt.
Het derde lid geeft de definitie van de kostenverdeelsleutel voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijzen van heffingen en voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijzen van goederen, werken en diensten die door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden worden geleverd.
Lid 4 geeft in aan dat wat de omslagrente betreft, de notitie rente 2017 van de commissie BBV gevolgd wordt. Zie deze notitie voor verdere toelichting.
Artikel 17: Prijzen economische activiteiten
In de Wet Markt en Overheid (waarmee de Mededingingswet is gewijzigd) is opgenomen dat als een gemeente goederen, diensten of werken levert aan overheidsbedrijven of derden zij deze activiteiten niet mag bevoordelen als het economische activiteiten betreft. Economische activiteiten zijn hier activiteiten waarmee de gemeenten in concurrentie met andere ondernemingen treedt.
Het bevoordelingsverbod houdt feitelijk in dat ten minste een integrale kostprijs voor de levering van goederen, diensten en werken en het verstrekken van leningen garanties en kapitaal in rekening moet worden gebracht.
Van dit verbod kan worden afgeweken als de activiteiten worden ontplooid in het kader van het publiek belang. Daarvoor is wel nodig dat in een raadbesluit het publiek belang van de activiteit wordt gemotiveerd. Het raadbesluit moet worden aangemerkt als een concretiserend besluit van algemene strekking. Het besluit moet worden bekendgemaakt in een officieel elektronisch publicatieblad en moet open staan voor bezwaar en beroep. Belanghebbenden kunnen dan binnen uiterlijk zes weken na bekendmaking van het besluit een bezwaarschrift indienen bij de gemeente (artikel 6:7 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb)). De gemeente moet binnen zes weken een besluit nemen over het bezwaarschrift of – indien een commissie als bedoeld in artikel 7:13 van de Awb is ingesteld – binnen twaalf weken, gerekend vanaf de dag na die waarop de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift is verstreken. Bij afwijzing van de bezwaren kan de belanghebbende beroep instellen bij de bestuursrechter.
Voor het verplicht in rekening brengen van minimaal een integrale kostprijs voor de levering van goederen, werken en diensten of voor het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal geldt een aantal uitzonderingen (artikel 25h van de Mededingingswet).
Artikel 18. Financieringsfunctie
Artikel 212 Gemeentewet bevat de bepaling dat de financiële verordening in elk geval regels voor de algemene doelstelling en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie bevat. Artikel 18 geeft invulling aan deze plicht door te verwijzen naar het Treasurystatuut.
Artikel 19. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen
Het vaststellen van de tarieven voor belastingen, rechten en leges is een bevoegdheid van de gemeenteraad, die niet kan worden gedelegeerd (artikel 156 Gemeentewet). Het eerste lid van het artikel bepaalt dat de gemeenteraad de tarieven voor de belastingen, riool- en afvalstoffenheffing jaarlijks vaststelt. Het college van burgemeester en wethouder doet daarvoor bij de aanbieding van de begroting een voorstel.
Het vaststellen van de prijs voor een gemeentelijke dienst of de levering van goederen of werken (welke niet vallen onder artikel 229 Gemeentewet) is een privaatrechtelijk besluit. Dergelijke besluiten zijn een bevoegdheid van het college van burgemeester en wethouder (eerste lid, letter d artikel 160 Gemeentewet).
Het tweede lid bepaalt dat het college van burgemeester en wethouder aan de gemeenteraad periodiek een nota aanbiedt met daarin de kaders voor de te hanteren prijzen, huren en tarieven voor erfpacht. De gemeenteraad stelt deze nota vast (Nota grondprijsbeleid)
Het derde lid bepaalt dat de besluiten voor het vaststellen van nieuwe prijzen en het wijzigen ter kennisneming aan de gemeenteraad worden aangeboden (grondprijzenbrief).
Artikel 20 verplicht het college van burgemeester en wethouder de vermelde nota’s op te stellen en voor te leggen aan de gemeenteraad. Actualisering van deze nota’s kan zowel op initiatief van het college van burgemeester en wethouder als van de gemeenteraad. Aan het begin van elke gemeenteraadsperiode vervaardigt het college van burgemeester en wethouder een lijst met alle bestaande nota’s, hun ingangsdatum en de voorziene periode van herziening.
De gemeente kent een aantal gebiedsontwikkelingen waarbij conform de wetgeving (BBV) een grondexploitatie is geopend. Voor deze grondexploitaties wordt periodiek, tenminste eenmaal per jaar een herziening van de grondexploitatie vastgesteld door de gemeenteraad. Dit gebeurt door middel van het Meerjaren Perspectief Grondexploitaties (MPG). Tweemaal per jaar wordt het MPG herzien. Indien de afwijking in het grondexploitatieresultaat op eindwaarde ten opzichte van de 1e herziening van het MPG per grondexploitatie kleiner is dan € 0,5 miljoen, wordt overgegaan op een light versie voor de tweede herziening. Bij de lightversie wordt het MPG niet ter vaststelling aangeboden, maar wordt de gemeenteraad alleen geïnformeerd over het MPG middels een gemeenteraadsbrief. Het MPG geeft een doorkijk naar de toekomst van de in ontwikkeling zijnde grondexploitaties.
Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten schrijft voor dat voor het verwachte verlies van een grondexploitatie een verliesvoorziening dient te worden getroffen. Dit kan tegen contante waarde of op nominale waarde. De gemeente houdt bij het treffen van de voorziening rekening met het verwachte tekort op nominale waarde (eindwaarde).
Voor de rentetoerekening aan grondexploitaties worden de richtlijnen van het BBV gevolgd. Voor meer details hierover wordt verwezen naar de Notitie Grondbeleid in begroting en jaarstukken van de commissie BBV.
Onder artikel 22 zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de gemeentelijke administratie. Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens moeten voldoen.
Artikel 23 lid 1 draagt het college van burgemeester en wethouder op maatregelen te treffen opdat gedurende het jaar of vooraf aan de accountantscontrole de gemeente zelf nagaat of de cijfers in de administratie een getrouw beeld geven en of de financiële beheers handelingen die aan de baten en lasten en de balansmutaties ten grondslag liggen rechtmatig (zijn) verlopen.
Lid 2 gaat over de rechtmatigheidsverklaring. De accountant toetst jaarlijks de gemeenterekening of deze een getrouw beeld geeft van de gemeentelijke financiën. Er is een wetswijziging in voorbereiding waardoor in de toekomst het college van burgemeester en wethouder zelf verantwoordelijk wordt voor het onderdeel rechtmatigheid. De externe accountant geeft dan alleen een controleverklaring af met een oordeel inzake de getrouwheid van de jaarrekening. Het college van burgemeester en wethouder dient zelf de rechtmatigheidsverklaring af te leggen waarin zij aangeven dat de (financiële) beheers handelingen die aan de jaarrekening ten grondslag liggen rechtmatig zijn verlopen. Na deze wetswijziging dient deze rechtmatigheidsverklaring opgenomen te worden in de jaarrekening (zie Artikel 4, lid 4). De accountant dient vervolgens vast te stellen of de rechtmatigheidsverklaring een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid.
Artikel 24. Financiële organisatie
Artikel 17 geeft de uitgangspunten voor de financiële organisatie. Volgens het eerste lid letter c van artikel 160 Gemeentewet is het college van burgemeester en wethouder bevoegd regels vast te stellen over de ambtelijke organisatie van de gemeente. De Organisatieregeling Leidschendam-Voorburg voorziet daarin. Daarnaast voorziet artikel 17 (letters a tot en met f) van de Financiële verordening in een verplichting voor het college van burgemeester en wethouder om bepaalde regels die de financiële organisatie betreffen, vast te leggen. Dit gaat dan naast de Organisatieregeling bijvoorbeeld om het inkoopbeleid, de budgethoudersregeling en de subsidieregelingen.
Bij het inwerkingtreden van de Financiële verordening 2023 wordt de Financiële verordening 2021 ingetrokken. De Financiële verordening 2023 is van toepassing op alle stukken die betrekking hebben op het begrotingsjaar 2023 en later. De Financiële verordening 2021 is ondanks het intrekken nog wel van toepassing op de begroting en jaarstukken 2023 en de begroting 2024. Hiervoor is in het derde lid een overgangsbepaling opgenomen.
Artikel 26 geeft de naam, waarmee in de gemeentelijke stukken naar deze verordening moet worden verwezen.