| Organisatie | Gemert-Bakel |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Inkoopbeleid 2023 Gemeente Gemert-Bakel |
| Citeertitel | Inkoopbeleid 2023 Gemeente Gemert-Bakel |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 03-02-2024 | nieuwe regeling | 14-12-2023 | 51141-2023 |
In het Coalitieakkoord 2022-2026 ‘Samen Goed Doen’ heeft het college van burgemeester en wethouders een visie geformuleerd voor de komende jaren. Vanuit het coalitieakkoord zijn onderstaande punten de belangrijkste onderdelen voor dit inkoopbeleid:
Dit inkoopbeleid geeft aan hoe wij dit mede met de inzet van onze inkopen willen bereiken. De inkoopfunctie kan veel invloed uitoefenen op het bereiken van de beleidsdoelen. Via de in-koopfunctie geven we opdracht aan marktpartijen. Op basis van goed opdrachtgeverschap zijn deze marktpartijen in staat om onze doelen snel en kwalitatief goed te realiseren.
Het belang van onze inwoners en bedrijven staat voor ons bij onze inkopen voorop. Naast de professionele verantwoordelijkheid biedt inkoop voor ons ook kansen om beleidsdoelen als duurzaamheid en sociale impact te realiseren en markten te stimuleren tot innovatieve oplossingen. Doelmatig, rechtmatig en integer handelen van zowel ons als gemeente, als van onze opdrachtnemers zijn daarbij een randvoorwaarde.
2. Gemeentelijke doelstellingen
Met dit inkoopbeleid willen we de volgende inkoopdoelstellingen realiseren.
Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen
Bij de aanpak van belangrijke, maatschappelijke en sociale vraagstukken hebben we als gemeente een belangrijke rol. Met onze inkopen willen we waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen van deze vraagstukken. Inkopen op basis van prijs, kwaliteit, mens en milieu is de standaard.
Wij passen maatwerk toe in het realiseren van oplossingen voor mens en milieu in de voorbereidingsfase van onze inkopen. Toepassing van het ‘Beleidskader SROI 2024-2027 / arbeids-marktregio Helmond-De Peel’ en de MVI-criteria (PIANOo) vormen hierbij een ondergrens.
Lokale ondernemerschap stimuleren
Met onze inkopen willen we graag het lokale ondernemerschap stimuleren. Een goede lokale economie heeft een positieve invloed op de leefbaarheid van onze kernen. Onze ondernemers zorgen voor lokale werkgelegenheid, daarnaast steunen ze vaak het lokale verenigingsleven.
Het creëren van maximale maatschappelijke waarde met publieke middelen
Met onze inkopen willen we graag maximale maatschappelijke waarde creëren. Doelmatig en rechtmatig omgaan met publieke middelen is daarbij het uitgangspunt. In een inkoopstrategie wordt standaard gekeken naar andere gemeentelijke en maatschappelijke waarde die, al dan niet achterliggend, een rol spelen bij het inkooptraject. Het goed passend maken van onze behoefte en dat in lijn brengen met wat er op de markt wordt aangeboden is cruciaal om de waarde te maximaliseren. Daarbij speelt de kwaliteit van inkoop een belangrijke rol.
Om maximale waarde vanuit ons perspectief te realiseren baseren wij onze inkoopstrategieën in de voorbereidingsfase van de inkopen op basis van een integrale multidisciplinaire afweging.
Professioneel, integer en betrouwbaar opdrachtgeven
Als gemeente hebben we inkopers die in nauw overleg met hun opdrachtgever bewuste keuzes maken over hoe opdrachten worden ingekocht. Wij hebben vertrouwen in onze opdracht-nemers; wederzijds respect voor elkaars belangen is het uitgangspunt. Wij spannen ons dan ook in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan marktpartijen die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
Beperken van administratieve lasten
De administratieve lasten die inkopen met zich meebrengen willen we zoveel mogelijk beperken. Dit doen we door zoveel mogelijk te werken met uniformere inkoopdocumenten en overeenkomsten, maar ook door proportionele eisen en criteria te stellen en een efficiënt inkoopproces te doorlopen.
De voor onze inkopen relevante wet- en regelgeving leven wij na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving proberen we te voorkomen. Mochten we toch een keer afwijken dan motiveren we waarom we dit doen, zodat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving niet wordt uitgehold. De voor het inkoopbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgt uit:
Algemene beginselen bij inkoop
aAlgemene beginselen van het aanbestedingsrecht
Wij nemen bij onze inkopen de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
bAlgemene beginselen van behoorlijk bestuur
Wij nemen bij onze inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht:
Wij houden ons bij onze inkopen aan onze actuele Mandaat- en volmachtregeling. Wij willen slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
Een van onze uitgangspunten bij inkoop is dat wij oog hebben voor samenwerking bij inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerking binnen de eigen organisatie als voor samenwerking met andere aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen, handhaving en veiligheid, ICT, P&O en sociale regelgeving.
Onze inkopen worden vastgelegd in een eenduidig contractueel kader. Algemene voorwaarden vormen daarbij een bruikbaar hulpmiddel en zijn onderdeel van het contract. In principe hanteren wij de laatste versie van de volgende voorwaarden:
In bepaalde branches zijn opdrachtnemers niet akkoord gegaan met bestaande voorwaarden. In die gevallen zijn er samen met de overheid paritaire voorwaarden opgesteld. Als dat het geval is dan worden deze paritaire voorwaarden onverkort op de opdracht van toepassing verklaard. Daarbij kunnen er slechts gemotiveerd afwijkingen toegepast worden. Bij onze inkopen vermelden wij de afwijkingen op de paritair opgestelde voorwaarden. Leveringsvoorwaarden van marktpartijen worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.
Voor klachten kennen wij een klachtenprocedure. Bij de inkopen staat vermeldt hoe een klacht kan worden ingediend en op welke wijze de klacht wordt behandeld.
Wij kiezen ervoor om alle geschillen die ontstaan in het inkoopproces (precontractuele fase) en bij de uitvoering van opdrachten (contractuele fase) voor te leggen aan de bevoegde rechter in het arrondissement Oost-Brabant.
Rechtmatigheid en interne controle
De inkopen binnen de gemeente Gemert-Bakel vormen een grote uitgavenpost. Zoals alle uitgaven van de gemeente vallen ook de inkopen binnen de interne controle. Uitgangspunt van deze interne controle is borging van getrouwheid en rechtmatigheid in het inkoopproces. Binnen de interne controle van het inkoopproces vindt een controle plaats op naleving van zowel de externe als interne wet- en regelgeving. Het toetsingskader van de interne controle is vastgelegd in het normenkader
4. Strategische en ethische uitgangspunten
Hieronder staan in het kort de strategische en ethische uitgangspunten bij inkopen vermeld. Deze uitgangspunten zijn direct afgeleid uit het Coalitieakkoord 2022-2026 en de doelstellingen die daaruit volgen.
Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen
Wij hebben een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Onder de noemer Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) wordt duurzaamheids- en sociale waarde gecreëerd en inclusiviteit gestimuleerd. Dit komt bij de inkopen onder andere tot uitdrukking door:
Wij streven ernaar om zo veel mogelijk duurzaam in te kopen. Onder de noemer duurzaamheid valt: het tegengaan van milieuvervuiling, het tegengaan van klimaatverandering (met name CO2-reductie) en het bouwen aan een circulaire economie.
Wij passen maatwerk toe in het realiseren van duurzame oplossingen en motiveren de gemaakte keuzes in de inkoopstrategie. Als ondergrens worden de door PIANOo vastgestelde duurzaamheidscriteria (ambitieniveau 1: basis) toegepast. Mogelijkheden voor het toepassen van duurzaamheidscriteria met ambitieniveau 2 en hoger worden actief onderzocht en daar waar mogelijk toegepast. Het hanteren van CO2-reductie als gunningscriterium moet minimaal worden onderzocht. Daarnaast worden opdrachten daar waar mogelijk functioneel gespecificeerd.
Onderwerpen als arbeidsre-integratie, arbeidsomstandigheden en social return spelen een rol bij het realiseren van sociale waarde. Wij hebben oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving.
We stimuleren deelname aan het arbeidsproces voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt of mensen met een arbeidshandicap voor zover dat mogelijk is. Daarnaast worden werken, leveringen en/of diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.
We passen maatwerk toe in het realiseren van sociale waarde en motiveren de gemaakte keuzes in de inkoopstrategie. Als ondergrens wordt het ‘Beleidskader SROI 2024-2027 / arbeids-marktregio Helmond-De Peel’ toegepast. Mogelijkheden voor het stimuleren van een hoger aandeel social return in opdrachten en/of alternatieve toepassingsgebieden worden actief onderzocht.
In verordeningen hebben we vastgelegd dat wij voor onbepaalde tijd gebruik willen maken van de mogelijkheid tot toekennen van een uitsluitend recht (ook wel alleenrecht of exclusief recht genoemd) voor de inkoop van de volgende diensten:
c. Inclusiviteit en Non-discriminatie
Vrijheid van levensovertuiging, politieke keuze, godsdienst en een inclusieve organisatie is belangrijk. Daarom willen we zaken doen met marktpartijen die een zo inclusief mogelijk beleid voeren en niet discrimineren. Als het juridisch mogelijk is stellen we voor onze opdrachten passende eisen en nemen we contractuele voorwaarden op die inclusie en gelijke behandeling bevorderen en discriminatie tegengaan.
Innovatiegericht inkopen (en aanbesteden) wordt zoveel mogelijk aangemoedigd. Bij innovatiegericht inkopen zoeken we zelf naar een innovatieve oplossing of laten ruimte voor de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand product of dienst.
Integriteit staat hoog in het vaandel. Uitgangspunt is het waarborgen van de integriteit van de eigen organisatie en het tegengaan van ondermijning en criminele beïnvloeding van bestuurlijke beslissingen door inwoners en bedrijven.
Integriteit kent verschillende dimensies. Voor inkopen zijn dat:
a. Wet Bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Bibob)
Het Bibob-beleid biedt een algemeen kader voor het meewegen van integriteit bij privaatrechtelijke overeenkomsten en de daarvoor benodigde onderzoeken en toetsing. We geven uitvoering aan dit beleid door een vorm van onderzoek toe te passen op een potentiële op-drachtnemer. Dit kan een basale toets zijn of een diepgaand onderzoek. Tot slot kan voor een onderzoek advies worden gevraagd bij het Landelijk Bureau Bibob.
De uitkomsten van het onderzoek of het Bibob-advies kunnen ertoe leiden dat een marktpartij wordt uitgesloten op basis van de verplichte en/of facultatieve uitsluitingsgronden. Ook kunnen extra afspraken in de overeenkomst worden opgenomen.
b. Eerlijke mededinging en commerciële belangen
We bevorderen eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, wordt een eerlijke mededinging bevorderd. Dit draagt bij aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). We willen geen ondernemers betrekken in het inkoopproces die de mededinging vervalsen.
Bepalen van de inkoopprocedure
Per inkoop wordt bepaald welke inkoopprocedure wordt doorlopen. De te doorlopen inkoopprocedure wordt onderbouwd in een inkoopstrategie. Hiervoor wordt onder andere gebruik gemaakt van voorschrift 3.4A van de Gids Proportionaliteit en onderstaande balkenschema’s waarin de meest gangbare procedures zijn opgenomen. Het kan ook voorkomen dat er andere, dan de meest gangbare, procedures toegepast worden.
Een juist gebruik van de inkoopstrategie leidt er onder meer toe dat er bewuste keuzes worden gemaakt en dat wordt voldaan aan de motiveringsverplichtingen die we hebben van zowel de aanbestedingsregels als andere wetgeving (zoals privacy). De zwaarte van de motivering en de keuzes die gemotiveerd moeten worden zijn mede afhankelijk van het onderwerp en de waarde van de inkoop. De inkoopstrategie moet door de gemeente worden goedgekeurd, volgens de afspraken in het mandaatregister. Er wordt een 4-ogen principe gehanteerd, een inkoper kan niet zijn eigen inkoopstrategie goedkeuren.
Wij hanteren een drempel van € 10.000,- exclusief btw voor werken, leveringen en diensten waaronder geen inkoopstrategie wordt opgesteld. We hanteren deze drempel omdat we het niet proportioneel vinden om een inkoopproces op te tuigen onder dat bedrag. De administratieve last voor zowel de ondernemer als de inkoper van de gemeente is niet proportioneel in verhouding tot de hoogte van de opdracht.
Het vastleggen van bovenstaande bepaling in het beleid leidt tot een financiële rechtmatigheid maar een juridische onrechtmatigheid. De lastenvermindering voor zowel de opdrachtnemer als de opdrachtgever weegt zwaarder dan de juridische onrechtmatigheid op dit punt.
Afwijkingen van dit inkoopbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een besluit van het college van burgemeester en wethouders en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.
Per opdracht kijken we welke ondernemersrelatie het best passend is. We hebben hierbij oog voor zowel de belangen van de markt als onze eigen belangen. Het doel moet altijd zijn dat beide partijen niet te afhankelijk worden van elkaar. De afwegingen op dit gebied worden opgenomen in de inkoopstrategie en leiden mede tot de keuze voor de inkoopprocedure.
We hebben oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt. Daar waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, nodigen wij altijd lokale ondernemers uit om in te schrijven op het traject. Om discriminatie te voorkomen en om te voorkomen dat we onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen nodigen we voor deze trajecten ook altijd minimaal 1 niet lokale ondernemer uit. Lokaal inkopen kan bijdragen aan de doelmatigheid van inkoop.
Ook hebben we oog voor het MKB. Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. Er zijn verschillende manieren om de kansen voor het MKB te vergroten. Zo kunnen we gebruik maken van percelen in aanbestedingen, onderaanneming en het aangaan van combinaties toestaan, het verminderen van de administratieve lasten verminderen en zorgen dat we niet onnodig zware selectie- en gunningscriteria hanteren. Deze keuzes worden vastgelegd in de inkoopstrategie. Daarnaast werken we met een inkoopkalender waarbij ondernemers kunnen zien welke trajecten er op de planning staan.
Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht, op basis van de totale looptijd inclusief verlengingen en opties. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. We willen immers niet het risico lopen verplichtingen aan te gaan die we niet na kunnen komen.
6. Organisatorische uitgangspunten
Het inkoopproces is een cyclisch proces waarbij de ervaringen vanuit eerdere inkoopprocessen input zijn voor nog te doorlopen inkoopprocessen. Het cyclische proces kent 3 hoofdfasen, met in totaal 7 stappen. In de voorbereidingsfase worden de inkoopstrategie en de inkoop-/aanbestedingsdocumenten opgesteld waarbij tevens de inbreng vanuit de contractmanagementfunctie wordt meegenomen. In de verwervingsfase wordt de inkoopprocedure doorlopen. In de verwerkelijking wordt de opdracht uitgevoerd en vinden de contractmanagementactiviteiten plaats.
We kiezen voor een gecoördineerde inkooporganisatie.
Dit betekent dat iedere medewerker zelf integraal verantwoordelijk is voor het inkoopproces. Nieuwe medewerkers krijgen trainingen over inkoop en aanbestedingen, en alle medewerkers kunnen bij vragen terecht bij Bizob.
We hebben ervoor gekozen de kennis en ondersteuning op het gebied van inkoop te bundelen door deel te nemen in Stichting Bizob. Bizob voert een aantal strategische en tactische inkoop-taken uit, bundelt kennis over inkoop en juridisch gerelateerde zaken, rapporteert over het inkoopbeleid en neemt deel in diverse werkgroepen met betrekking tot inkoop. Daarnaast worden er samen met andere gemeenten inkoopprojecten doorlopen om op deze wijze voordelen te behalen op het gebied van prijs, kwaliteit en kennis. Bij de deelname aan deze trajecten wordt gewerkt conform de code gezamenlijke projecten (Joint Procurement) van 7 november 2012.
De uitvoering van aanbestedingen vindt zelfstandig plaats door een van onze medewerkers of in een aanbestedingsteam onder begeleiding van de medewerkers van Bizob. Ieder jaar wordt er een inkoopplan opgesteld, hierin wordt vastgelegd welke aanbestedingen door de medewerkers van Bizob worden begeleid.
Als er, onder begeleiding van Bizob, met een aanbestedingsteam wordt gewerkt dan onderscheiden we minimaal 3 rollen:
Als er sprake is van complexere aanbestedingen, kan het aanbestedingsteam uitgebreid worden. Deze extra teamleden kunnen hun kennis en ervaring inbrengen in verschillende fases van het inkoopproces.
Te denken valt aan rollen als:
Vanuit het uitgangspunt van functiescheiding zijn bij alle inkooptrajecten minimaal 2 mensen betrokken en wordt er dus een 4-ogen principe gehanteerd.
Als onderdeel van het inkoopproces is iedere medewerker zelf verantwoordelijk voor het uitvoeren van de contractmanagementactiviteiten. Nieuwe medewerkers krijgen een training over contractmanagement, daarnaast ondersteunen medewerkers van Bizob het contractmanagementproces. In het inkoopplan wordt vastgelegd ten aanzien van welke contracten het contractbeheer- en managementactiviteiten door de medewerkers van Bizob wordt uitgevoerd c.q. begeleidt.
In een contractmanagementteam worden diverse rollen onderscheiden. In het kort bestaat een contractmanagementteam uit minimaal drie rollen.
Een contractmanagementteam kan net als een aanbestedingsteam worden uitgebreid met specifieke rollen.
In dit inkoopbeleid wordt verstaan onder:
Aanbestedingswet Aanbestedingswet 2012. Wet tot wijziging van de Aanbestedingswet 2012 van 22 juni 2016 betreffende de regels omtrent aanbestedingen.
Diensten Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Gemeente De gemeente Gemert-Bakel, zetelend Ridderplein 1 te Gemert.
Inkoop (Rechts)handelingen van de gemeente gericht op de verwerving van werken, leveringen of diensten en die een of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde werken, leveringen of diensten tot gevolg hebben.
Leveringen Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
MVI Maatschappelijk Verantwoord Inkopen.
Offerte Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
Offerteaanvraag Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de (gewijzigde) Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU.
Opdracht Een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel voor werken, leveringen of diensten of een raamovereenkomst
Ondernemer Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.
SROI Social Return On Investment.