REGLEMENT VAN ORDE VOOR DE VASTE COMMISSIES ex artikel 5 Reglement van Orde Algemene Vergadering waterschap Scheldestromen 2023

Het waterschap kent de vaste commissies:

- Bestuurlijke en Economische Zaken;

- Waterbeheer;

- Waterkeringen en Wegen;

in dit reglement verder te noemen functionele commissies.

• 1.

  De functionele commissies adviseren de algemene vergadering over de onderwerpen die de commissie regarderen.

• 2.

  De adviezen van de commissies worden alvorens deze in de algemene vergadering worden behandeld, langs het dagelijks bestuur geleid zodat het dagelijks bestuur zijn opvatting richting de algemene vergadering kenbaar kan maken.

• 1.

  Een functionele commissie bestaat in beginsel uit zoveel leden als er fracties zijn, zoals bedoeld in artikel 8 van het Reglement van orde algemene vergadering waterschap Scheldestromen 2023.

• 2.

  Iedere fractie uit de algemene vergadering draagt voor iedere commissie één commissielid en één plaatsvervangend commissielid voor uit zijn midden.

• 3.

  In afwijking van de leden 1 en 2 kunnen fracties met vijf of meer leden in de algemene vergadering voor iedere commissie twee commissieleden en één plaatsvervangend commissielid uit zijn midden voordragen. In dit geval treedt per agendapunt 1 commissielid als woordvoerder op en wordt bij een eventuele stemming slechts 1 stem uitgebracht.

• 4.

  Commissieleden mogen geen lid zijn van het dagelijks bestuur.

• 5.

  In afwijking van lid 2 kunnen voor een fractie, waarvan de leden gekozen zijn op basis van een kandidatenlijst, door de betreffende fractie, onverkort het bepaalde in lid 3, twee personen als lid van één van de drie vaste commissies worden benoemd die geen lid zijn van de algemene vergadering, mits die personen geplaatst waren op de kandidatenlijst van de betreffende fractie voor de laatst plaatsgevonden hebbende verkiezingen. Deze personen worden aangeduid als fractievolger. Voor de categorieën ongebouwd en natuur kunnen de benoemende instanties ook ieder twee fractievolgers aanwijzen.

• 6.

  De algemene vergadering benoemt de voorgedragen leden en hun plaatsvervangers.

• 7.

  De commissieleden, de plaatsvervangende commissieleden en de fractievolgers leggen in handen van de dijkgraaf de eed (verklaring en belofte) af.

• 8.

  Op de in lid 5 bedoelde leden is artikel 31 Waterschapswet van overeenkomstige toepassing.

• 9.

  De functionele commissie benoemt uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. De voorzitter heeft uitsluitend een rol als technisch voorzitter en heeft geen stemrecht.

• 10.

  De fractie waaruit de voorzitter voortkomt kan namens de fractie een ander commissielid aanwijzen.

• 11.

  De leden van het dagelijks bestuur tot wiens portefeuille de in de commissie te behandelen zaken behoren, nemen aan de beraadslagingen van de functionele commissie deel en hebben een raadgevende stem. De dijkgraaf, de secretaris-directeur en de secretaris van de commissie kunnen ook aan de beraadslagingen deelnemen.

• 12.

  De voorzitter van de commissie kan derden uitnodigen of toelaten om over een onderwerp dat op de agenda staat het woord te voeren of een toelichting te geven.

• 13.

  Bij verhindering van een commissielid kan in diens plaats namens diens fractie een lid van de algemene vergadering, niet zijnde een gezworene, dan wel een conform lid 5 benoemd commissielid aan de betreffende vergadering deelnemen.

• 1.

  De leden van de functionele commissies worden benoemd voor de duur van één zittingsperiode van de algemene vergadering. Worden zij tussentijds benoemd, dan is dit voor de resterende duur van de lopende zittingsperiode.

• 2.

  Het lidmaatschap van een functionele commissie eindigt:

  a. wanneer iemand geen lid meer is van de algemene vergadering;

  b. op eigen verzoek van het commissielid;

c. door intrekking van het benoemingsbesluit van het commissielid door de algemene vergadering op schriftelijk verzoek van de betreffende fractie.

De secretaris-directeur regelt de aanstelling van ambtelijke secretarissen. De secretaris draagt zorg voor het opmaken van de oproeping voor de vergadering en alles wat daartoe behoort en voor een beknopt zakelijk verslag van de vergadering. Het verslag wordt toegezonden aan het dagelijks bestuur en de leden van de algemene vergadering.

• 1.

  De commissies vergaderen zo mogelijk twee weken voorafgaand aan een vergadering van de algemene vergadering en voorts zo dikwijls als de voorzitter van de commissie of het dagelijks bestuur het nodig oordeelt, dan wel ten minste drie van het aantal zitting hebbende leden het schriftelijk met opgaaf van redenen verzoeken.

• 2.

  De vergaderingen van de commissies worden gehouden in het waterschapskantoor. De voorzitter kan in bijzondere gevallen een vergadering bijeenroepen op een andere vergaderplaats. Een bijeenkomst of een werkbezoek wordt niet aangemerkt als vergadering.

• 1.

  De oproeping voor een vergadering geschiedt door of namens de voorzitter met opgave van de te behandelen onderwerpen en, spoedeisende gevallen uitgezonderd, tenminste zeven dagen tevoren.

• 2.

  De oproeping wordt toezonden aan het dagelijks bestuur, aan de leden van de algemene vergadering en aan de pers

• 3.

  De oproep wordt gepubliceerd op de bij het waterschap gebruikelijke wijze.

• 1.

  Het dagelijks bestuur vraagt in beginsel t.a.v. ieder op de agenda voor de algemene vergadering voorkomend agendapunt, aan één van de functionele commissies om advies uit te brengen.

• 2.

  Een onderwerp dat volgens het dagelijks bestuur tot het taakgebied van meer dan één commissie behoort, kan aan het oordeel van meer dan één functionele commissie worden onderworpen, of in een gecombineerde vergadering worden behandeld.

• 3.

  De stukken die ter kennisname aan de algemene vergadering zijn gebracht via het agendapunt “mededelingen” worden vooraf ook ter kennisname geagendeerd bij de betreffende functionele commissie.

De adviezen van de commissie worden in het verslag opgenomen en behelzen in voorkomende gevallen zowel het gevoelen van de meerderheid als dat van de minderheid.

• 1.

  De commissies kunnen geen advies uitbrengen indien niet tenminste de helft van haar leden tegenwoordig is.

• 2.

  In die situatie kunnen de aanwezige leden hun gevoelen omtrent de op de agenda staande zaken kenbaar maken.

De vergaderingen van de commissie worden in het openbaar gehouden.

Een vergadering kan voor het publiek worden gesloten, wanneer één der aanwezige leden dit verlangt of de voorzitter het nodig acht. De commissie besluit vervolgens in meerderheid dat (verder) in besloten zitting zal worden vergaderd wanneer haar blijkt dat bij (verdere) openbare beraadslaging private of openbare belangen door de openbaarheid wezenlijk zouden kunnen worden geschaad.

Indien de aard van de te behandelen aangelegenheden dit naar het oordeel van de voorzitter danwel de meerderheid van de aanwezige leden dit vordert, kan een besloten vergadering worden gehouden.

Van een vergadering met gesloten deuren wordt een afzonderlijk verslag gemaakt.

• 1.

  De commissie kan omtrent het besprokene in een besloten vergadering of een besloten gedeelte van een vergadering en omtrent de inhoud van de stukken welke aan de commissie zijn verstrekt, geheimhouding opleggen.

• 2.

  De geheimhouding geldt mede voor de voorzitter, de vice-voorzitter, de secretaris, de plv. secretaris en de adviseurs.

• 3.

  De verplichting tot geheimhouding duurt totdat de commissie haar opheft.

Het dagelijks bestuur kan voor het verkrijgen van informatie deskundigen en/of instellingen uitnodigen om ter vergadering van een commissie te verschijnen.

• 1.

  Direct na de opening van de vergadering bepaalt de voorzitter wanneer de toehoorders in de gelegenheid worden gesteld het woord te voeren over een of meer aan de orde zijnde agendapunten.

• 2.

  Voor de toehoorder die in de gelegenheid wordt gesteld het woord te voeren, geldt een spreektijd van ten hoogste 5 minuten per agendapunt. De maximale spreektijd voor woordvoerders als bedoeld in het eerste lid gezamenlijk, is dertig minuten.

• 3.

  Op voorstel van de voorzitter kan de commissie van het bepaalde in het tweede lid afwijken.

De voorzitter draagt zorg voor de handhaving van de orde in de vergadering en tijdens de woordvoering als bedoeld in artikel 15. Hij is bevoegd, indien die orde op enigerlei wijze door één of meer toehoorder(s) wordt verstoord, de verstoorder(s) of (alle) toehoorder(s) te laten vertrekken of te doen verwijderen.

Voor zover onderwerpen de vergadering van de commissie betreffende niet geregeld zijn in deze verordening wordt, voor zover mogelijk, het Reglement van orde voor de algemene vergadering waterschap Scheldestromen 2023 overeenkomstig toegepast.

• 1.

  Dit reglement treedt in werking met ingang van de datum van vaststelling.

• 2.

  Dit reglement kan worden aangehaald onder de titel “Reglement van orde voor de commissies waterschap Scheldestromen 2023”.

Aldus besloten in de openbare vergadering van 12 oktober 2023.

De algemene vergadering voornoemd,

drs. J. Daane RA, secretaris-directeur

mr. drs. A.J.G. Poppelaars, dijkgraaf