| Organisatie | Waterschap Vechtstromen |
|---|---|
| Organisatietype | Waterschap |
| Officiële naam regeling | Activabeleid |
| Citeertitel | Activabeleid |
| Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Beleidsnotitie activa.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 03-02-2024 | nieuwe regeling | 19-12-2023 |
Het dagelijks bestuur van het waterschap Vechtstromen;
gezien het advies d.d. 11 december 2023;
gelet op de artikelen 56, 77 en 103 t/m 106 van de Waterschapswet en
gelet op artikel 4.27 t/m 4.68 van het Waterschapsbesluit en
gelet op de artikelen 7 en 8 van de verordening beleids- en verantwoordingsfunctie waterschap Vechtstromen;
In deze notitie is het activabeleid van Waterschap Vechtstromen vastgelegd. Rond activa (bezittingen) zijn uitgangspunten vastgelegd in wet- en regelgeving (intern en extern). In het activabeleid worden wet- en regelgeving uitgewerkt in kaders en richtlijnen voor Waterschap Vechtstromen.
Het belangrijkste kenmerk van activa is dat het als “bezit” op de balans wordt verantwoord (activeren). De vermindering van de waarde van het bezit mag worden “uitgesmeerd” over meerdere jaren. De waardevermindering komt tot uitdrukking in de jaarlijkse afschrijving die in de begroting en jaarrekening wordt opgenomen.
De begroting van Vechtstromen bestaat uit investeringsgelden (investeringsprojecten) en exploitatiemiddelen. Belangrijk verschil is dat investeringsgelden over meerdere jaren mogen worden verdeeld. Daarvoor gelden wettelijke spelregels die Vechtstromen heeft doorvertaald in dit activabeleid. Exploitatiemiddelen zijn jaarlijks, ze worden voor 1 boekjaar beschikbaar gesteld.
Om de leesbaarheid van deze beleidsnotitie te vergroten, is geprobeerd om het aantal technische termen te beperken. Om misverstanden te voorkomen over de gehanteerde begrippen, is het gebruik van vakjargon toch niet geheel te vermijden. Daarom zijn de specifieke begrippen in bijlage 1 (Definities) toegelicht.
2 Wet- en regelgeving en overige kaders
Voor het activabeleid is het van belang te weten binnen welke regels Waterschap Vechtstromen zich beweegt. In dit hoofdstuk wordt daarom ingegaan op de wet- en regelgeving (intern en extern) die van toepassing is op onze bezittingen.
In hoofdstuk 3 Uitgangspunten financieel beleid van de Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie waterschap Vechtstromen (“Verordening 108”) staat onder andere beschreven:
Artikel 7 Financieel beleid algemeen:
Het dagelijks bestuur stelt volledig en actueel beleid vast ten aanzien van de volgende onderwerpen:
De verantwoordelijkheid voor dit beleidsonderdeel is door het AB aan het DB gedelegeerd.
Artikel 8 Waardering en afschrijving van activa:
Het beleid ten aanzien van waardering en afschrijving van activa bevat in ieder geval
de wijze waarop wordt omgegaan met het in de vervaardigingsprijs van vaste activa opnemen van de bijdragen van eigen personeel, de rente over het tijdvak dat aan de vervaardigingsprijs van het activum kan worden toegerekend en een redelijk deel van de kosten van ondersteunende diensten van het waterschap;
2.2 Externe wet- en regelgeving
De regels met betrekking tot de waterschappen zijn geregeld in het de Regeling beleidsvoorbereiding en verantwoording waterschappen (BBVW) en het Waterschapsbesluit.
Hierbij gaat het BBVW over de financiële verantwoording en verslaglegging van de waterschappen, terwijl het Waterschapsbesluit (ook) gaat over de organisatie, het bestuur en de taken van de waterschappen. Het BBVW is gebaseerd op hoofdstuk 4 van het Waterschapsbesluit en daarmee een nadere verdieping van het Waterschapsbesluit.
In artikel 4.2 lid 1 van het Waterschapsbesluit is vastgelegd dat voor onder meer de begroting en jaarrekening het stelstel van baten en lasten wordt gehanteerd. Dit betekent dat niet wordt verantwoord op basis van inkomsten en uitgaven, maar op basis van baten en lasten die aan een boekjaar moeten worden toegerekend.
Met andere woorden, uitgaven voor een investering, worden geactiveerd op de balans. Deze uitgaven worden over meerdere jaren als kapitaallasten (rente en afschrijvingen) in de exploitatierekening verantwoord en niet in het jaar dat de factuur wordt ontvangen en/of betaald.
3 Categorieën binnen de activa
In dit hoofdstuk wordt kort ingegaan op de verschillende soorten activa (bezittingen) die er zijn. Activa is een breed begrip. Daarom is het goed te weten waar het precies over gaat.
In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de regelgeving die van toepassing is op de immateriële vaste activa. Per onderdeel wordt aangegeven hoe Vechtstromen dit in haar beleid verwerkt.
4.1 Wat zijn immateriële vaste activa?
Immateriële vaste activa zijn activa die niet tastbaar zijn en ook niet tot de financiële vaste activa (zie hoofdstuk 6) behoren. In artikel 4.41 van het Waterschapsbesluit staat beschreven welke categorieën er zijn binnen de immateriële vaste activa. In de volgende paragrafen zal slechts worden ingegaan op de categorieën die binnen Vechtstromen van toepassing zijn.
4.2 Bijdragen aan activa van derden
In artikel 4.64 van het Waterschapsbesluit staat dat activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd wanneer:
In artikel 4.67 lid 6 van het Waterschapsbesluit wordt een afschrijvingstermijn van maximaal vijf jaar geadviseerd, tenzij gemotiveerd wordt dat een andere periode passender is.
Beleid Waterschap Vechtstromen
Bijdragen in activa in eigendom van derden worden geactiveerd en afgeschreven:
Vechtstromen wijkt af van advies in artikel 4.67 lid 6 van het Waterschapsbesluit, omdat naar verwachting de activa ook voor Vechtstromen van nut zijn gedurende de periode dat het door de derde wordt geëxploiteerd.
Artikel 4.63 van het Waterschapsbesluit zegt dat kosten van onderzoek en ontwikkeling kunnen worden geactiveerd, als ze voldoen aan de volgende voorwaarden:
Kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor innovatieve projecten worden geactiveerd en afgeschreven, voor zover:
Als niet aan deze vereisten wordt voldaan, dan komen de kosten voor onderzoek en ontwikkeling (alsnog) ten laste van de exploitatie. In de exploitatiebegroting zal dan ook rekening moeten worden gehouden met dit soort tegenvallers.
Innovatieve projecten zijn projecten die een onzekere uitkomst hebben. Deze projecten kunnen in zekere zin worden gezien als een experiment. Hierin onderscheiden de kosten van onderzoek en ontwikkeling zich ook van de zogenaamde voorbereidingskosten (zie 7.2) van een concreet project. In dat laatste geval staat vrijwel volledig vast dat het totale project succesvol kan worden afgerond voor het doel wat men er mee wil bereiken.
Innovatieve investeringen die worden bekostigd vanuit de bestemmingsreserve Innovatie, worden ook geactiveerd. Tegenover de jaarlijkse afschrijving staat een onttrekking vanuit deze bestemmingsreserve.
4.4 Afschrijven van uitgaven voor afsluiten van geldleningen
Voor het afschrijven van uitgaven voor het afsluiten van geldleningen geeft de regelgeving aan dat de maximale afschrijvingstermijn gelijk is aan de looptijd van de lening. Deze kosten mogen geactiveerd worden, maar dit is niet verplicht.
Beleid Waterschap Vechtstromen
De kosten van het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.
In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de materiële vaste activa. Dit zijn activa die fysiek aanwezig en zichtbaar zijn en die over een langere periode bijdragen aan de doelstellingen van het waterschap (‘nuttig zijn’).
Tot de materiële vaste activa behoren zowel:
Wanneer financiële leasecontracten door het waterschap worden aangegaan, waarvan het economisch risico of eigendom van het activum bij het waterschap ligt, vallen deze op basis van artikel 4.42 lid 1 van het Waterschapsbesluit ook onder de materiële vaste activa. Financiële lease lijkt erg op het kopen van een huis met een hypothecaire lening. De koper wordt wel eigenaar, maar het huis blijft dan onderpand van de bank tot de laatste termijn voldaan is.
Hierna zal op enkele specifieke aspecten van de materiële vaste activa worden ingegaan, namelijk:
Per onderwerp is eerst de wet- of regelgeving bekeken. Daarna is een doorvertaling naar het beleid van Vechtstromen gemaakt.
5.1 Afbakening onderhoud versus investering
Er wordt dagelijks onderhoud in het beheergebied en aan de assets van Vechtstromen uitgevoerd. Daarin wordt onderscheid gemaakt in onderhoud wat nodig is voor de continuïteit en instandhouding van het werk (regulier onderhoud) en groot onderhoud.
Onderhoud is er in principe op gericht een activum in goede staat te houden en ervoor te zorgen dat dit gedurende zijn gebruiksduur goed blijft functioneren. De kosten van dit ‘reguliere’ onderhoud behoren tot de exploitatiekosten en worden niet geactiveerd.
Groot onderhoud heeft als kenmerk dat het bijdraagt aan verlenging van de levensduur van het activum en/of leidt tot kwaliteitsverbetering.
Op grond van de bepalingen in het Burgerlijk Wetboek (Titel 9 BW2) en de richtlijnen van de Raad voor de jaarverslaggeving zijn er vanaf 1 januari 2019 nog maar twee methoden toegestaan voor de verwerking van de kosten van groot onderhoud:
Als in geval van groot onderhoud de componentenbenadering wordt toegepast, dan is er geen sprake meer van levensduurverlengend groot onderhoud van het activum als geheel, maar van vervanging van de betreffende componenten (zie 5.3) en dus van investeringen.
Beleid Waterschap Vechtstromen
Uitgaven voor groot onderhoud worden volgens de componentenbenadering geactiveerd. Voor deze activering gelden de volgende uitgangspunten:
Het clusteren van uitgaven (ook indien individueel kleiner dan € 25.000, zie paragraaf 7.4) is hierbij toegestaan, mits er sprake is van onderlinge samenhang en aan de hierboven vermelde vereisten wordt voldaan.
Kosten als gevolg van calamiteiten (om de calamiteit te stoppen) komen altijd ten laste van de exploitatie.
De kosten voor baggerwerkzaamheden worden als immateriële vaste activa beschouwd als de werkzaamheden leiden tot verbetering van de waterkwaliteit. De kosten worden als materiële vaste activa beschouwd als de baggerwerkzaamheden leiden tot waterlopen die een ander profiel krijgen en leiden tot vergroting van de bergings- en/of doorstroomcapaciteit. In de legger wordt het profiel van de waterloop opgenomen. De legger is een kaart waarop staat welke waterlopen en dijken in het werkgebied van een waterschap vallen. Het geeft aan waar rivieren, kanalen, sloten, dijken en bruggen liggen en wie verantwoordelijk is voor het beheer en onderhoud.
Indien baggerwerkzaamheden zijn gericht op het bereiken of blijven voldoen aan het in de legger vastgestelde profiel, dan worden de hiermee gemoeide uitgaven als investering aangemerkt en overeenkomstig de componentenbenadering geactiveerd. Hiervoor gelden dan wel dezelfde vereisten als voor het activeren van groot onderhoud, zoals opgenomen in paragraaf 5.1.1.
5.2 Software as a Service (SaaS) versus Software On-premise
Software is te onderscheiden in:
In paragraaf 5.2.3 worden de kosten die met software samenhangen behandeld. Ook wordt er in deze paragraaf ingegaan de financiële verwerking en het beleid wat Vechtstromen op dit punt voert.
5.2.1 Software as a Service (SaaS)
Bij de eerste categorie, SaaS, is de software niet geïnstalleerd op een eigen server of PC. Men spreekt in dit verband ook wel over software on-demand of een cloudoplossing. In dat geval is er geen beschikkingsmacht over de software en is er om die reden geen sprake van een activum, maar de afname van een dienst. De klant hoeft de software niet aan te schaffen, maar sluit bijvoorbeeld een contract per maand per gebruiker af, eventueel in combinatie met andere parameters. De SaaS-aanbieder zorgt voor installatie, onderhoud en beheer, de gebruiker benadert de software over het internet bij de SaaS-aanbieder.
Software on-premise wordt wel geïnstalleerd op een eigen server of PC. In dat geval is er wel sprake van beschikkingsmacht over de software (en dus een activum) en mogen de bijhorende implementatiekosten wel worden geactiveerd en afgeschreven.
5.2.3 Kosten van software en de financiële verwerking
Bij software spelen de volgende kosten:
De richtlijnen voor het verantwoorden van kosten die samenhangen met de implementatie van software as a service zijn in 2022 gewijzigd als gevolg van een uitspraak van één van de leden van de commissie BBV naar aanleiding van gestelde vragen door de Unie van Waterschappen. Dit heeft ertoe geleid dat de eenmalige implementatie-uitgaven voor SaaS-software direct als kosten moeten worden verantwoord, indien de SaaS-software ten opzichte van On-premise in financiële zin de overhand heeft.
Beleid Waterschap Vechtstromen
Indien vooraf blijkt dat SaaS in financiële zin de overhand heeft of naar verwachting zal gaan krijgen, worden alle uitgaven als exploitatiekosten verantwoord. Dit laatste geld ook voor reeds geactiveerde bedragen waarvan de resterende boekwaarde dan als last in de exploitatierekening moet worden verantwoord.
5.3 Componentenbenadering en deelprojecten
Door de componentenbenadering ontstaat een realistisch financieel beleid en is de afschrijvingstermijn in overeenstemming met de werkelijke verschillende gebruiksduur van de betreffende componenten. Daardoor vallen de kapitaallasten vrij op het moment dat er een vervangingsinvestering moet plaatsvinden. De opsplitsing in componenten wordt bij ingebruikname van het materiaal vast actief bepaald aan de hand van economische/technische levensduur naar aard (procesautomatisering, civieltechnisch, werktuigbouwkundig/mechanisch, elektrotechnisch) en deelproject (bijv. geografisch, haalbaarheidsstudie). Hierbij worden eventuele interne uren en/of niet direct toewijsbare kosten naar rato verdeeld over de componenten.
Beleid Waterschap Vechtstromen
Daar waar op basis van de economische/technische levensduur het onderscheid naar component en/of deelproject kan worden gemaakt, wordt de componentenbenadering toegepast en/of wordt een investeringsproject opgesplitst in deelprojecten.
In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe we de bepalingen uit het Waterschapsbesluit over financiële activa vertalen naar ons eigen beleid.
6.2 Categorieën binnen de financiële vaste activa
In artikel 4.43 van het Waterschapsbesluit worden de volgende financiële vaste activa onderscheiden:
In paragraaf 7.1 wordt ingegaan op de waardering van financiële vaste activa. Op financiële vaste activa wordt in principe niet afgeschreven. Aflossingen worden in mindering gebracht op de waarde van een financieel vast actief.
Beleid Waterschap Vechtstromen
Door het waterschap aan derden beschikbaar gestelde financiële middelen (bijvoorbeeld deelnemingen in Slibverwerking Noord-Brabant NV, NieuWater BV of Nederlandse Waterschapsbank NV) met een looptijd langer dan 1 jaar worden geactiveerd.
7 Waarderings-, afschrijvings- en activeringsbeleid
In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de meer algemene regels, zoals die gelden voor activa op het gebied van:
Voor de waardering zijn er dwingende voorschriften vanuit het Waterschapsbesluit. Voor het overige is er sprake van enige beleidsvrijheid. Dit wordt per onderwerp uitgelegd naar hoe dit voor Vechtstromen geldt.
In artikel 4.66 van het Waterschapsbesluit staat dat activa moeten worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs, waarbij bijdragen van derden die een directe relatie hebben met het activum, in mindering worden gebracht.
De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten.
De vervaardigingsprijs bestaat uit;
In hoofdstuk 10 zal het activeren van uren worden uitgewerkt.
Gronden die in erfpacht zijn uitgegeven worden gewaardeerd tegen de uitgifteprijs van de eerste uitgifte. De prijs bij eerste uitgifte van erfpacht is doorgaans gerelateerd aan de waarde van de bijbehorende canon en die canon is veelal gebaseerd op de marktwaarde van de grond bij die eerste uitgifte.
Gronden in eeuwigdurende erfpacht worden gewaardeerd tegen registratiewaarde, omdat het economische eigendom in dat geval niet meer bij de erfverpachter berust.
Activa waarvoor financiële leasecontracten zijn aangegaan en waarbij het economisch eigendom bij het waterschap berust, moeten als reguliere activa worden beschouwd. Deze activa worden op basis van de nominale waarde gewaardeerd.
Beleid Waterschap Vechtstromen
De financiële vaste activa worden gewaardeerd tegen kostprijs, dan wel tegen een duurzaam lagere marktwaarde. Deelnemingen worden tegen de verkrijgingsprijs gewaardeerd. Deelnemingen mogen alleen tegen de marktwaarde worden gewaardeerd als de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Reden voor waardering tegen verkrijgingsprijs, is dat waterschappen uitsluitend deelnemingen mogen hebben vanwege de publieke taak.
Activa die ‘om niet’ zijn overgenomen, bijvoorbeeld van de provincie of Rijkswaterstaat zijn normaal in bedrijf en vertegenwoordigen een bepaalde waarde. Deze activa worden opgenomen in de activa administratie en vertegenwoordigen geen waarde op de balans. Hiervoor zal in de jaarrekening een toelichting worden opgenomen.
7.2 Afschrijvingsmethode en -termijnen
Afschrijvingen representeren de waardevermindering van een activum in een jaar als gevolg van het gebruik van het betreffend activum. Bij afschrijvingen moeten een aantal keuzes worden gemaakt, namelijk rond de afschrijvingsmethode, de afschrijvingstermijn en de eventuele restwaarde.
Wat betreft de afschrijvingstermijnen van de overige materiële vaste activa geldt dat deze op basis van artikel 4.67 lid 3 van het Waterschapsbesluit moeten worden gebaseerd op de verwachte toekomstige gebruiksduur van de betreffende activa. De afschrijvingen vinden plaats, onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar (artikel 4.67 lid 1 van het Waterschapsbesluit). Dat wil zeggen dat het waterschap niet mag kiezen om versneld of vertraagd af te schrijven om op die manier het resultaat van de jaarrekening positief of negatief te beïnvloeden.
Op grond van artikel 4.67 lid 2 van het Waterschapsbesluit is verandering van afschrijvingstermijnen ten opzichte van het voorgaande begrotingsjaar slechts toegestaan als:
Beleid Waterschap Vechtstromen
Voor voorbereidingskosten (niet te verwarren met kosten voor onderzoek en ontwikkeling) van een project is het aanvaardbaar als uitgangspunt te kiezen dat deze worden toegerekend aan het project. De afschrijvingstermijn van de voorbereidingskosten is dan gelijk aan die van het project. Vindt het project achteraf geen doorgang, dan moeten de voorbereidingskosten in één keer ten laste van de exploitatie afgeschreven worden.
Resultaatafhankelijke extra afschrijvingen zijn niet toegestaan.
Investeringsuitgaven worden op basis van artikel 4.42 lid 4d van het Waterschapsbelsuit verminderd met ontvangen subsidiebedragen, wat leidt tot de netto investeringswaarde op de balans.
Ontvangen investeringssubsidies worden niet aan een bestemmingsreserve toegevoegd.
Beleid Waterschap Vechtstromen
Subsidiebedragen worden in mindering gebracht op de bruto investeringsuitgaven.
Als we het principe ‘alle uitgaven voor zaken die langer dan een jaar ten dienste van het waterschap staan, worden geactiveerd’ zouden volgen, dan zou dat betekenen dat ook kleine uitgaven voor zaken die langer dan een jaar worden gebruikt moeten worden geactiveerd. Daarom is voor het activeren een ondergrens bepaald van € 25.000 per investering.
Beleid Waterschap Vechtstromen
Voor het activeren van investeringen (met uitzondering van de aankoop van strategische gronden en vervoermiddelen) geldt een ondergrens van € 25.000.
Voor het tijdstip van activeren van uitgaven is er – vanuit efficiencyredenen - administratief tweemaal per jaar sprake van een activeermoment. Dit is 30 juni en 31 december. Activa die in eigendom zijn verkregen, worden tot het moment van activeren opgenomen in het onderhanden werk. Op onderhanden werk wordt tijdens de “bouwfase” niet afgeschreven. Het activeren van uitgaven vindt plaats wanneer het activum gereed is voor beoogd gebruik. Dit laatste kan ook betekenen dat er binnen een investeringsproject sprake is van meerdere activeringsmomenten (jaarlijks). We zien dit bijvoorbeeld veel bij baggeren (zie ook par. 5.1.2). Uitgangspunt hierbij is en blijft het criterium gereed voor beoogd gebruik. Na het activeren wordt gestart met het afschrijven van het activum.
Beleid Waterschap Vechtstromen
Op investeringen die geactiveerd worden per 30 juni, zal vanaf 1 juli worden afgeschreven. Investeringen die per 31 december geactiveerd worden, worden vanaf 1 januari van het volgende boekjaar afgeschreven.
Vaste activa met een beperkte gebruiksduur moeten jaarlijks worden afgeschreven en de jaarlijkse afschrijving representeert de waardevermindering in dat jaar. Omdat grond in het algemeen zijn waarde behoudt, wordt daarop in de regel niet afgeschreven.
Een uitzondering kan gelden voor gronden die opgaan in infrastructuur en daardoor in waarde verminderen. Voorbeelden zijn aangekochte landbouwgronden die voor een deel worden gebruikt om waterlopen te verbreden en terreinen die gedeeltelijk opgaan in de ondergronden van infrastructurele werken. Door hier wel af te schrijven wordt de waardevermindering tot uitdrukking gebracht.
Beleid Waterschap Vechtstromen
Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd, ook als de verkrijgingsprijs lager is dan de ondergrens van € 25.000 (zie § 7.4)
Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven, met uitzondering van:
Gronden, die opgaan in waterlopen (infrastructurele projecten). Deze gronden kennen een zeer geringe marktwaarde. Deze gronden zouden om die reden dan ineens moeten worden afgeboekt. De BBVW geeft echter aan, dat in dit geval de investering in de gronden wordt beschouwd als onderdeel van de investering in de waterloop (infrastructureel werk), zodat er gedurende de verwachte levensduur op deze gronden wel wordt afgeschreven.
8 Aanwezigheid en vitaliteit van de vaste activa
In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de maatregelen die worden genomen om de aanwezigheid en vitaliteit van de activa vast te kunnen stellen.
Hoewel het Waterschapsbesluit hier geen specifieke richtlijnen voor geeft, is het voor een juiste en volledige waardering van de vaste activa van belang om – naast het volgen van de waarderings- en verslaggevingsregels - vast te stellen dat de vaste activa:
Met vitaliteit van de vaste activa wordt hier bedoeld dat het activum nog steeds het oorspronkelijke doel dient en dat het op economisch verantwoorde wijze nog minimaal net zo lang meegaat als de resterende afschrijvingstermijn.
Het gaat hier dus niet om de opvolging van wet- en regelgeving, maar om interne beheersingsmaatregelen die gericht zijn op het algemene bedrijfseconomische principe dat de activa op de balans de juiste waarde vertegenwoordigen.
8.1 Inventarisatie vaste activa
Een andere methode om de aanwezigheid en vitaliteit van de vaste activa vast te stellen is door middel van een waarneming ter plaatse of inventarisatie. Tijdens deze inventarisatie vindt ook een globale beoordeling van de technische staat van het activum plaats.
Bij een inventarisatie wordt – aan de hand van de subadministratie vaste activa (of een steekproef daaruit) – door middel van een waarneming ter plaatse vastgesteld of:
Eventuele bijzonderheden worden terug gekoppeld aan de beheerder van de subadministratie vaste activa die deze vervolgens verwerkt. Omdat het hier – voor zover van toepassing - om afboekingen (lasten) zal gaan, is het ook noodzakelijk dat er een begrotingswijzing van deze afboekingen aan het AB wordt voorgelegd.
Beleid Waterschap Vechtstromen
Ambtelijk zullen nadere richtlijnen worden opgesteld met betrekking tot de organisatie en uitvoering van de inventarisatie(s).
8.2 Desinvesteringen, buitengebruikstellingen en waardeverminderingen
Om een juist en volledig beeld van de aanwezige boekwaarde van activa te krijgen, is het van belang dat desinvesteringen (verkopen/afstotingen), buitengebruikstellingen en waardeverminderingen tijdig gesignaleerd en administratief verwerkt worden. Het gaat hier om waardeverminderingen die niet ondervangen worden door de reguliere afschrijvingen. Denk hierbij aan schades, achterstallig onderhoud waardoor de functie van het activum sterk vermindert of waardeverminderingen vanwege nieuwe investeringen waardoor het oude activum nog wel van nut en in gebruik is, maar niet meer de waarde vertegenwoordigt die de boekwaarde aangeeft.
De hieronder vermelde beleidsmaatregel kan hierbij zeker behulpzaam zijn. Maar veel belangrijker is bewustzijn op dit vlak bij de diverse actoren die met vaste activa te maken hebben.
Opdrachtbrieven en kredietaanvragen dienen een paragraaf “Desinvesteringen, buitengebruikstellingen en waardeverminderingen” te bevatten. In deze paragraaf wordt expliciet aangegeven of hiervan sprake is en zo ja, wat de financiële impact is.
8.3 Amovering (verwijdering) van activa in verband met buitengebruikstelling
Per 11 mei 2022 heeft het (toenmalige) AB besloten om bij het vervangen van assets, zoals gebouwen, installaties, kunstwerken en infrastructuur als uitgangspunt te hanteren dat de te vervangen asset wordt verwijderd.
Samengevat komt het AB besluit van 11 mei 2022 op het volgende neer:
Waar mogelijk worden de kosten voor het verwijderen van de te vervangen assets gedekt uit het investeringsbudget van de vervanging, voor zover dit is toegestaan volgens de BBVW voorschriften. Indien dit niet is toegestaan worden de kosten van verwijdering ten laste van de exploitatie geboekt en gedekt uit een (destijds) nieuw te vormen bestemmingsreserve.
Beleid Waterschap Vechtstromen
De per 11 mei 2022 vastgestelde “Uitgangspunten verwijderen assets” blijven van kracht en vormen een onderdeel van dit activabeleid.
In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de wijze waarop rentelasten over de kostendragers watersysteembeheer en zuiveringsbeheer worden verdeeld. Over het verdelen van rentelasten staat in het Waterschapsbesluit niets beschreven. Daarom wordt uitgegaan van algemene bedrijfseconomische principes. Daarna wordt de doorvertaling naar het Vechtstromen beleid gemaakt.
Voor het toerekenen van rentekosten wordt gebruik gemaakt van de renteomslag-methode. De renteomslag-methode gaat uit van totaalfinanciering. Dit wil zeggen dat er geen verband wordt gelegd tussen individuele activa en de leningen die zijn of worden afgesloten (er wordt geleend voor het totaal aan investeringen en voor de herfinanciering van aflossingen op bestaande leningen).
Hierbij worden de rentelasten periodiek toegerekend aan de kostendragers op basis van de gemiddelde boekwaarde van reeds geactiveerde investeringen gedurende het boekjaar. De toegerekende rente over reeds geactiveerde investeringen komt ten laste van de exploitatie.
Beleid Waterschap Vechtstromen
In dit hoofdstuk wordt het activeren van uren behandeld. Het gaat hierbij om het toerekenen van (interne) personeelskosten aan investeringsprojecten, op basis van uren x tarief. Er wordt zowel gekeken naar de eisen in wet- en regelgeving, als naar de doorvertaling in Vechtstromenbeleid.
10.1 Activeren van uren als onderdeel van de vervaardigingsprijs
Activa dienen - zoals in artikel 4.66 van het Waterschapsbesluit staat - te worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs, waarbij bijdragen van derden die een directe relatie hebben met het activum, in mindering worden gebracht.
De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten.
De vervaardigingsprijs bestaat uit:
Beleid Waterschap Vechtstromen
Sinds 1 januari 2022 schrijven alle medewerkers die onderdeel zijn van een projectteam (waarvoor in het plan van aanpak uren zijn geraamd en dus taken verrichten ten behoeve van het investeringsproject/-projecten) hun uren op de investeringsprojecten binnen programma 1 en 2, inclusief ondersteunende teams.
10.2 Activeren van uren binnen alle programma’s
Op alle investeringsprojecten binnen programma 1 (Watersteem) en 2 (Waterketen) worden uren geschreven en geactiveerd. Zowel door de teams in het primaire proces, als de ondersteunende teams. Voor investeringsprojecten binnen programma 3 (Besturen en organiseren) worden op dit moment nog geen uren geschreven en geactiveerd.
Beleid Waterschap Vechtstromen
Vanaf 1 januari 2024 worden er uren geactiveerd voor alle drie de investeringsprogramma’s.
10.3 Opslag voor overhead in het uurtarief
Volgens artikel 4.66 lid 3 van het Waterschapsbesluit kan een redelijk deel van de kosten van ondersteunende diensten van het waterschap in de vervaardigingsprijs worden opgenomen. Hier voldoet Vechtstromen aan.
Beleid Waterschap Vechtstromen
De systematiek van het opnemen van kosten van overhead in de uurtarieven zal nader uitgewerkt en vastgelegd worden in een handleiding berekening uurtarieven, ook in relatie tot het per 1 januari 2023 in gebruik genomen financiële systeem (AllSolutions).
Aldus vastgesteld in de vergadering d.d. 19 december 2023.
Het dagelijks bestuur,
dr. S.M.M. Kuks, watergraaf
drs. R.I. Andringa, secretaris
Om het beleid juist en eenduidig toe te kunnen passen, is het van belang om te weten wat de betekenis van de gehanteerde termen is in deze beleidsnotitie. Onderstaand wordt de betekenis van de meest relevante begrippen toegelicht.
De in geld uitgedrukte waarde, die het geheel aan bezittingen vertegenwoordigt die verantwoord worden op de balans (financieel overzicht van bezittingen en schulden). Een afgeleide hiervan is het actief of activum (een afzonderlijke bezitting)
Uitgaven voor activa worden als investering verantwoord op de balans en niet in één keer ten laste van de exploitatierekening gebracht.
Het waarderen van activa op basis van marktwaarde (indien de marktwaarde van voorraden of deelnemingen lager is dan de prijs waarvoor het is verkregen of gemaakt.
De kosten voor activa worden gespreid over de verwachte periode (meerjarig) dat het activum bijdraagt aan het realiseren van de doelen. Afschrijvingen komen ten laste van de exploitatie.
Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
Regeling beleidsvoorbereiding en verantwoording waterschappen.
Dit is de aanschafwaarde van een bezitting verminderd met de bij elkaar opgetelde afschrijvingen.
Betreft rente over de tijd waarin de investering is gemaakt.
Vergoeding die de erfpachter betaalt voor de erfpacht aan de juridische eigenaar/erfverpachter.
De componentenbenadering houdt in dat een investering niet meer als één bedrag wordt geactiveerd en afgeschreven maar in delen (componenten) wordt geactiveerd. Van deze afzonderlijke componenten of fasen kan de levensduur en daarmee de afschrijvingstermijn verschillen.
Het bezitten van een deel van het aandelenkapitaal (minimaal 5%) in een vennootschap. Afhankelijk van het soort aandelen is er hierdoor sprake van zeggenschap in die vennootschap en is de bezitter van de aandelen gerechtigd in de - voor uitkering beschikbaar gestelde - winst van de vennootschap (“dividend”).
Het verrichten van (wettelijke) taken en opgaven bij een structureel sluitende exploitatiebegroting, een bestendig investeringsvolume, met een aanvaardbare schuldpositie, tegen een maatschappelijk aanvaardbare lastendruk voor huishoudens en bedrijven en voldoende reserves in relatie tot het risicoprofiel. Hierbij wordt een scope van 10 jaar gehanteerd.
Erfpacht is een zakelijk recht in de vorm van pacht (verhuur). De (erf)pachter heeft in economische zin een positie die nagenoeg gelijk is aan de positie van de eigenaar (economische eigendom).
Aan derden beschikbaar gestelde financiële middelen met een oorspronkelijke looptijd van één jaar en langer, bijvoorbeeld een verstrekte langlopende lening of een deelneming in het aandelenkapitaal van een vennootschap.
Vaststellen of de waarde van een activum (bezit) nog steeds een getrouw beeld geeft van de werkelijke waarde.
Bezittingen van een organisatie die niet tastbaar zijn en ook niet onder de financiële vaste activa vallen.
Investering/investeringsproject
Uitgaven met meerjarig nut voor waterschap Vechtstromen.
De som van de afschrijvingslast en rentelast in een jaar. Deze kosten komen ten laste van de exploitatie.
Eenheid van producten of diensten waaraan kosten in het raam van kostentoerekening worden toegerekend. Kostendragers zijn hier watersysteem- en zuiveringsbeheer.
De legger is een kaart waarop staat welke waterlopen en dijken in het werkgebied van een waterschap vallen. Het geeft aan waar rivieren, kanalen, sloten, dijken en bruggen liggen en wie verantwoordelijk is voor het beheer en onderhoud.
Bij deze afschrijvingsmethode wordt afgeschreven in jaarlijks gelijk blijvende termijnen.
Dit zijn de tastbare bezittingen van een organisatie.
Kosten/opbrengsten die al gemaakt zijn en die in de toekomst (wanneer het activum gereed is voor het beoogde gebruik) geactiveerd moeten worden en waarop vervolgens op basis van de verwachte levensduur afgeschreven moet worden.
Methode om de financieringslasten (rentekosten) van een organisatie te verdelen over alle investeringen (vaste activa).
De waarde die een activum aan het eind van de gebruiksduur mogelijk nog vertegenwoordigt.
Dit is software waarover de gebruiker geen beschikkingsmacht heeft, omdat deze niet is geïnstalleerd op een eigen server en/of PC. Er wordt in dit verband ook wel gesproken over software on-demand of cloudapplicaties.
Dit is software waarover de gebruiker wel beschikkingsmacht heeft, omdat deze is geïnstalleerd op een eigen server en/of PC.
Een financiële bijdrage van bijvoorbeeld het Rijk of provincie in een investering of project.
Vaste activa zijn voor langere tijd vastgelegde bezittingen die niet op korte termijn in liquide middelen zijn om te zetten.
De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De bijkomende kosten zijn alle kosten die direct kunnen worden toegerekend aan de aankoop van het activum.
De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten (onder meer geactiveerde uren) welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend.
De mate waarin het bezit nog in een goede staat verkeert en een bijdrage levert aan de doelen om de resterende looptijd nog nuttig te kunnen zijn. De vitaliteit wordt vastgesteld op basis van een impairment als onderdeel van een inventarisatie.
Die bezittingen waarin het vermogen voor een periode korter dan een jaar is vastgelegd. Binnen een jaar moet een vlottend activum dus omgezet zijn/om te zetten zijn in geld.
Verliezen worden genomen wanneer ze bekend zijn, winsten op het moment dat (voldoende zeker is dat) ze daadwerkelijk zijn gerealiseerd.
Bijlage 2: Afschrijvingstermijnen
In onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van de door het waterschap Vechtstromen gehanteerde afschrijvingstermijnen.