Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (artikel 213a Gemeentewet) gemeente Eindhoven 2023

Toelichting

Algemeen

Artikel 213a van de Gemeentewet verplicht tot periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door burgemeester en wethouders gevoerde bestuur. Anders dan het onderzoek door de rekenkamer gaat het hierbij om een zelfonderzoek. Onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid – bijvoorbeeld op het gebied van milieu, leefbaarheid, openbaar vervoer en huisvesting – is van groot belang voor de algemene oordeelsvorming over het gevoerde beleid. Met deze onderzoeken wordt beoogd de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten, en daardoor doelmatiger en doeltreffender te werken en de publieke verantwoording daarover te versterken. Alle zaken die voor een doelmatig en doeltreffend bestuur van belang zijn kunnen daarbij aan de orde komen.

Ook dienen burgemeester en wethouders periodiek te onderzoeken of de inrichting van de gemeentelijke organisatie (in brede zin: de personeelsformatie, de informatievoorziening en de administratieve organisatie) en het gemeentelijk middelenbeheer aan de gestelde eisen voldoet.

Burgemeester en wethouders zijn verplicht de onderzoeken te verrichten en hiervan verslag uit te brengen. De verordening die de raad vaststelt, conform artikel 213a van de Gemeentewet, bevat de kaders voor deze onderzoeken. De raad bepaalt de regels waaraan burgemeester en wethouders op hoofdlijnen moeten voldoen. De raad stelt ook vast hoe hij bij de onderzoeken betrokken wordt en daarover geïnformeerd wordt.

Relatie met lokale rekenkamer

De controle op en de evaluatie van de doelmatigheid en doeltreffendheid van het bestuur geschieden primair door de raad en burgemeester en wethouders zelf. Daarnaast doen de lokale rekenkamers onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid en beheer. De rekenkamer kan op grond van het gestelde in artikel 213a, derde lid, van de Gemeentewet gebruik maken van de onderzoeksresultaten van burgemeester en wethouders. Ook kan de rekenkamer zo nodig een tweede oordeel geven, als ze van mening is dat over een bepaald onderwerp een onafhankelijk oordeel moet worden gegeven.

Artikelsgewijs

Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht.

Artikel 2. Onderzoeksfrequentie

In artikel 2 worden burgemeester en wethouders opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door burgemeester en wethouders gevoerde bestuur. Nut en noodzaak van een onderzoek (een onderzoek moet 'er toe doen’ en ‘er is behoefte naar’) en de beschikbare middelen (capaciteit en budget) zijn bepalend voor het aantal onderzoeken dat uitgevoerd wordt.

De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma's of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid. Dit beleid kan programma’s of paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten.

De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het gemeentelijk beleid en beheer van gemeentelijke middelen. Omdat de uitvoering wordt gedaan door de gemeentelijke organisatie, richten deze onderzoeken zich enerzijds op de organisatie-eenheden van de gemeente en anderzijds op de gemeentelijke taken en doelmatigheid in de procesgang. Het interne functioneren van derden die betrokken zijn bij de uitvoering van het gemeentelijk beleid (bijvoorbeeld een gemeenschappelijke regeling of een privaatrechtelijke rechtspersoon waarin de gemeente deelneemt, of een gesubsidieerde instelling of opdrachtnemer die taken uitoefent) valt niet onder de reikwijdte van artikel 213a van de Gemeentewet. Wel kan vanuit het oogpunt van de gemeente in het kader van artikel 213a van de Gemeentewet de vraag aan de orde zijn of de gekozen wijze van taakuitoefening doelmatig en doeltreffend is.

Artikel 3. Onderzoeksplan

Het college stelt het onderzoeksplan vast en de raad/rekenkamer wordt hierover geïnformeerd. De raad heeft de mogelijkheid om het onderzoeksplan te bespreken en hier vragen over te stellen aan het college.

Een onderzoek wordt opgenomen in het onderzoeksplan indien het voldoet aan de volgende uitgangspunten:

• a.

  het onderzoek moet onderscheidend zijn (het onderzoek wordt niet in een bepaalde vorm al door een ander organisatieonderdeel uitgevoerd);

• b.

  het onderzoek heeft een verband met het bestuursakkoord/uitvoeringsprogramma/ begroting (actueel onderwerp wat leeft bij bestuurders);

• c.

  er moet draagvlak binnen het college zijn voor het onderzoek;

• d.

  het onderwerp moet concreet genoeg zijn om zich te laten onderzoeken (en de gegevens voor het desbetreffende onderzoek moeten beschikbaar zijn dan wel beschikbaar gemaakt kunnen worden);

• e.

  de insteek van het onderzoek is een leereffect voor de organisatie en het bestuur (gericht op het gemeentelijk beleid of de inrichting van de gemeentelijke organisatie en/of het gemeentelijk middelenbeheer);

• f.

  het onderzoek moet passen binnen de capaciteit/budget van de begroting;

• g.

  het onderwerp moet passen binnen de definities van doelmatigheid en doeltreffendheid;

• h.

  er moet sprake zijn van spreiding van onderzoeken over de diverse portefeuilles en organisatieonderdelen (zodat ieder onderdeel/taak onderworpen wordt aan een onderzoek).

De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek (bij de start) uitgewerkt in een opdrachtformulering en bevat:

• a.

  de aanleiding van het onderzoek;

• b.

  het onderzoeksobject (afbakening);

• c.

  de reikwijdte van het onderzoek;

• d.

  de onderzoeksmethode;

• e.

  de doorlooptijd van het onderzoek;

• f.

  capaciteit/budget in de begroting voor het te verrichten onderzoek.

De reikwijdte (c.) strekt zich in beginsel uit over alle organen (raad en burgemeester en wethouders), organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte kan in de opdrachtformulering worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen.

Als onderzoeksmethode (d.) kan bijvoorbeeld gebruik worden gemaakt van benchmarking, enquêtes, interviews, etc.

Onderzoeken kunnen in opdracht van burgemeester en wethouders worden uitgevoerd door het ambtelijke apparaat (al of niet met inbreng van deskundigheid van derden) of door derden (f.). Indien de ambtelijke organisatie de onderzoeken uitvoert, zullen waarborgen dienen te worden ingebouwd, waarmee de onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen ter verbeteringen worden gegarandeerd. De evaluatie en de aanbevelingen voor verbetering moeten onafhankelijk tot stand komen en uitgevoerd worden door functionarissen die niet in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject.

Artikel 4. Rapportage onderzoeken

Met de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in rapportages voor het college. De onderzoeksresultaten worden gedeeld met de raad/rekenkamer, zoals voorgeschreven in artikel 213a van de Gemeentewet, bij de jaarstukken, volgens artikel 197 tweede lid van de Gemeentewet. Dat betreft uiteraard de onderzoeken die tijdens het betreffende verslagjaar zijn afgerond.

Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering, daarom is in deze verordening opgenomen dat aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage. Bedrijfsvoering is een zaak van burgemeester en wethouders. Het college bepaald dan ook of op basis van de onderzoeksresultaten het nodig is de aanbevelingen over te nemen en eventuele verdere maatregelen te nemen tot actie/verbetering.