Artikel 1. Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
- -
accountant: een door het bestuur aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;
- -
accountantscontrole: controle van de in artikel 34 van de Wet gemeenschappelijke regelingen bedoelde jaarrekening door de accountant;
- -
deelverantwoording: een in opdracht van het bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de werkorganisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;
- -
jaarrekening: jaarrekening van de werkorganisatie als bedoeld in artikel 34 van de Wet gemeenschappelijke regelingen;
- -
managementletter: verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen;
- -
rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het directieteam waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
- 1.
De accountantscontrole vindt plaats door een accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van 4 jaar met mogelijkheid tot verlenging.
- 2.
Het directieteam bereidt in overleg met het bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.
- 3.
Het bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:
- a.
de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door het directieteam en afwijkende rapportagegrenzen;
- b.
de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases; en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;
- c.
de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
- d.
de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;
- e.
de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering, zoals de managementletter;
- f.
de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;
- g.
de producten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;
- 4.
In afwijking van het derde lid, aanhef, kan het bestuur in het programma van eisen opnemen, dat het bestuur jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder f en g genoemde onderdelen vaststelt.
- 5.
Het bestuur stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.
Artikel 3. Overige controles en opdrachten
- 1.
Het directieteam kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het directieteam informeert het bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.
- 2.
Het directieteam draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.
- 3.
Het direcieteam draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het directieteam bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het bestuur aangewezen accountant, indien dit in het belang van de werkorganisatie is.
Artikel 4. Inrichting accountantscontrole
- 1.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie;
- 2.
De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie uit;
- 3.
Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, het bestuur, het directieteam en vertegenwoordigers van de werkorganisatie.
Artikel 5. Informatieverstrekking door het directieteam
- 1.
Het directieteam is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.
- 2.
Het directieteam draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.
- 3.
Bij de jaarrekening bevestigt het directieteam schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.
- 4.
Het directieteam overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk 14 juli aan het bestuur.
- 5.
Het directieteam overlegt de managementletter met een reactie vanuit het directieteam aan het bestuur.
- 6.
Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het directieteam aan het bestuur en de accountant gemeld.
- 7.
De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het directieteam zo veel mogelijk gebruik van het namens het directieteam uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.
- 8.
De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de verbijzonderde Interne Controle (VIC) van de werkorganisatie en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering van de werkorganisatie.
Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant
- 1.
Het directieteam draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de werkorganisatie.
- 2.
De accountant is bevoegd om van alle in de werkorganisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het directieteam draagt er zorg voor, dat de in de werkorganisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.
- 3.
Het directieteam draagt er zorg voor, dat alle in de werkorganisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.
Artikel 7. Rapportering door accountant
- 1.
Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het directieteam niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het directieteam.
- 2.
In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende medewerkers van de werkorganisatie (bijvoorbeeld de betrokken medewerkers, (team-)managers en directieteamleden).
- 3.
De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het bestuur door de accountant aan het directieteam voorgelegd met de mogelijkheid voor het directieteam om op deze stukken te reageren.
Artikel 8. Intrekking oude regeling
De “Controleverordening HLTsamen 2017” vastgesteld op 5 april 2018 wordt ingetrokken.
Artikel 9 Overgangsrecht
Het besluit tot aanwijzing van de accountant uit 2021 geldt als een besluit genomen op grond van deze verordening.
Artikel 10. Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Deze verordening treedt in werking met terugwerkende kracht op 1 januari 2023, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2023 en later.
- 2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening controle op het financiële beheer en op deinrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) van de GemeenschappelijkeRegeling werkorganisatie HLTsamen 2023 (Controleverordening).