Financiële verordening gemeenschappelijke regeling werkorganisatie HLTsamen 2023

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

Bestuur: Het bestuur als bedoelt in art 1 van de gemeenschappelijke regeling werkorganisatie HLTsamen.

Directieteam: Het directieteam als bedoeld in artikel 1 en 11 van de gemeenschappelijke regeling werkorganisatie HLTsamen.

Regeling: De gemeenschappelijke regeling werkorganisatie HLTsamen (28-1-2020).

Werkorganisatie: De bedrijfsvoeringsorganisatie HLTsamen als bedoeld in artikel 1 van de gemeenschappelijke regeling werkorganisatie HLTsamen.

Administratie: Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de werkorganisatie HLT samen en verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

Rechtmatigheidsverantwoording: een schriftelijke verklaring van het directieteam als onderdeel van de jaarrekening waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2. Programma-indeling

• 1.

  Het bestuur stelt, op voorstel van het directieteam, de programma-indeling vast.

• 2.

  Het bestuur stelt, op voorstel van het directieteam, per programma vast wat de te bereiken doelstellingen en te leveren prestaties zijn.

• 3.

  Het bestuur stelt, op voorstel van het directieteam, per programma de beleidsindicatoren vast in lijn met art. 25 tweede lid, onder a, van het Besluit Begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

• 4.

  Het bestuur stelt vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  In de begroting en de jaarstukken wordt onder elk van de programma’s de lasten en baten weergegeven. In de toelichting wordt minimaal het overzicht van de lasten en baten conform vastgestelde programma-indeling opgenomen.

• 2.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.

• 3.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen, per investering, het benodigde investeringskrediet van het begrotingsjaar en minimaal de volgende drie jaren weergegeven.

• 4.

  In de jaarstukken wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en reeds gerealiseerde uitgaven in het boekjaar weergegeven.

• 5.

  Het grensbedrag dat bij de jaarstukken wordt gehanteerd voor overlopende activa en passiva bedraagt meer dan € 5.000 per individuele post.

• 6.

  In het overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf € 25.000 afzonderlijk gespecificeerd.

Artikel 4. Kaders begroting

• 1.

  Het directieteam biedt het bestuur jaarlijks uiterlijk 15 april een kaderbrief aan met een voorstel voor de financiële en beleidsmatige kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming.

• 2.

  Het bestuur zendt vóór 30 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de kaderbrief aan de raden van de deelnemende gemeenten.

• 3.

  De bijdragen van de deelnemende gemeenten, voor de taken en diensten die zijn overeengekomen, worden bepaald op basis van de Bijdrageverordening van de werkorganisatie 2017.

• 4.

  In de begroting wordt een post onvoorzien opgenomen van € 25.000 als de begrotingsruimte dit toelaat.

Artikel 5. Vaststellen ontwerpbegroting

• 1.

  Het bestuur zendt de ontwerpbegroting twaalf weken voordat zij door het bestuur wordt vastgesteld, toe aan de raden van de deelnemende gemeenten.

Artikel 6. Vaststellen begroting

• 1.

  Het bestuur stelt de begroting vast in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient, uiterlijk op 1 september.

• 2.

  Het bestuur zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 september van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan gedeputeerde staten.

• 3.

  Nadat deze is vastgesteld, zendt het bestuur, zo nodig, de begroting aan de raden van de deelnemende gemeenten, die ter zake bij gedeputeerde staten hun zienswijze naar voren kunnen brengen.

• 4.

  Het eerste, tweede en derde lid zijn van toepassing op besluiten tot wijziging van de begroting. In de gemeenschappelijke regeling kan worden bepaald ten aanzien van welke categorieën begrotingswijzigingen hiervan kan worden afgeweken.

Artikel 7. Autorisatie begroting

• 1.

  Het bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting, per programma, de lasten en de baten als ook de stortingen en onttrekkingen aan de vastgestelde reserves en voorzieningen en de voorgestelde nieuwe investeringen.

• 2.

  Het directieteam draagt er zorg voor dat:

  • a.

    De budgetten passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de begroting.

  • b.

    De uitvoering gebeurt binnen de budgetten en doelstellingen van het betreffende programma.

• 3.

  Het directieteam informeert vanuit artikel 9, lid 1, het bestuur minimaal bij de tussenrapportage als ze verwacht dat een geautoriseerd budget dreigt te worden over of -onderschreden met minimaal € 25.000. Het directieteam voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het budget of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

• 4.

  Het directieteam is bevoegd over de gehele post onvoorzien, bedoeld in artikel 4, lid 4, te beschikken, voor incidentele overschrijdingen op geautoriseerde lasten. Daarover wordt het bestuur achteraf geïnformeerd in de tussenrapportage.

• 5.

  Het directieteam draagt er zorg voor, dat na besluitvorming alle door het bestuur vastgestelde wijzigingen van de begroting juist en volledig in de budgetten van de programma's en de programmaonderdelen worden verwerkt.

Artikel 8. Autorisatie investeringskredieten

• 1.

  Bij de begrotingsbehandeling geeft het bestuur aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringskredieten worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 2.

  Bij de behandeling van de tussenrapportage in het bestuur bedoeld in artikel 9, lid 1, doet het directieteam voorstellen aan het bestuur voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten van € minimaal 25.000.

• 3.

  Verwachte kredietoverschrijdingen met meer dan € 50.000 (of minimaal met 25% - met een ondergrens van € 10.000 -) en niet geraamde investeringen worden vooraf door het bestuur geautoriseerd via een afzonderlijk voorstel (met begrotingswijziging) terwijl de overige overschrijdingen in de eerstvolgende tussenrapportage van het begrotingsjaar door het bestuur worden geautoriseerd.

• 4.

  Het directieteam draagt er zorg voor, dat alle door het bestuur vastgestelde wijzigingen van de investeringskredieten juist en volledig in de budgetten van de investeringskredieten worden verwerkt.

Artikel 9. Tussenrapportage

• 1.

  Het directieteam informeert het bestuur over de eerste zes maanden van het lopende begrotingsjaar door middel van een tussenrapportage over de realisatie van de begroting. De rapportage is bedoeld voor het melden van afwijkingen, zowel ten aanzien van het voorgenomen activiteiten als de inzet van middelen.

• 2.

  De tussenrapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering en het bijstellen van de activiteiten en een overzicht met de bijgestelde raming van:

  • a.

    de baten en de lasten per programma conform vastgestelde programma-indeling;

  • b.

    het overzicht van de dekkingsmiddelen uitgesplitst naar kostensoorten;

  • c.

    de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

  • d.

    de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten.

• 3.

  In de tussenrapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van kostensoorten, prioriteiten en investeringskredieten in de begroting groter dan € 25.000 toegelicht.

• 4.

  Het directieteam kan het bestuur in de bestuursvergadering van december een slotwijziging aanbieden met de laatste financiële bijstelling op de begroting van het lopende jaar. In de slotwijziging worden de budgetoverhevelingen naar het volgende begrotingsjaar zoveel mogelijk onderbouwd opgenomen.

Artikel 10. Informatieplicht

Het directieteam besluit niet over:

• a.

  Omvangrijke meerjarige verplichtingen met aanmerkelijke risico’s;

• b.

  Het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 100.000,

• c.

  Het verstrekken van kapitaal aan instellingen en ondernemingen.

dan nadat het bestuur is geïnformeerd over het voornemen en hiertoe in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het directieteam te brengen.

Artikel 11. Vaststellen jaarstukken

• 1.

  Het bestuur biedt jaarlijks de voorlopige jaarstukken voor 15 april aan de raden van de deelnemende gemeenten aan.

• 2.

  Het bestuur stelt de jaarstukken vast in het jaar volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft, uiterlijk op 14 juli. Het bestuur zendt de jaarstukken binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarstukken betrekking heeft, aan gedeputeerde staten.

Artikel 12. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1.

  Het bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2.

  In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarstukken rapporteert het directieteam aan het bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 2% van de totale lasten van de gemeenschappelijke regeling werkorganisatie HLTsamen, inclusief de dotaties aan de reserves.

• 3.

  In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 100.000 nader toegelicht.

Artikel 13. Voorwaardencriterium

• 1.

  Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2.

  Het directieteam biedt het bestuur jaarlijks uiterlijk in december een normenkader rechtmatigheid ter vaststelling aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 14. Begrotingscriterium

• 1.

  Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2.

  De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 3.

• 3.

  Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 4.

  Uitgangspunt is dat iedere overschrijding van de lasten ten opzichte van de begroting als formeel onrechtmatig wordt beschouwd. Overschrijdingen worden als rechtmatig aangemerkt in de volgende situaties:

  • a.

    Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

  • b.

    Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

  • c.

    De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussenrapportage of afzonderlijk bestuursbesluit.

  • d.

    De overschrijding past binnen het bestaande beleid van het bestuur en is toereikend toegelicht in de jaarrekening.

• 5.

  De overschrijdingen die als rechtmatig zijn aangemerkt, zoals vermeld in lid 4, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording onder de categorie ‘formele onrechtmatigheden’ (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijk fouten of onduidelijkheden is overschreden). Deze overschrijdingen worden niet nader toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording en in de paragraaf bedrijfsvoering omdat deze al elders in de jaarrekening zijn toegelicht.

• 6.

  Uitgangspunt is dat als onderschrijdingen van lasten of investeringskredieten en/of lagere of hogere baten dan begroot tijdig met de tussenrapportage of afzonderlijk raadsbesluit zijn geautoriseerd of in de jaarrekening zijn toegelicht, als rechtmatig worden aangemerkt.

Artikel 15 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1.

  Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• 2.

  Het directieteam zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 16. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Uitvoering van beleid voor activering, waardering en afschrijving van activa gebeurt conform de criteria zoals vastgelegd in de nota Activabeleid.

• 2.

  Indien noodzakelijk wordt de nota Activabeleid herzien door het directieteam en ter vaststelling aan het bestuur aangeboden.

Artikel 17. Reserves en voorzieningen

• 1.

  Uitvoering van beleid voor de vorming van de reserves en voorzieningen gebeurt conform de criteria en richtlijnen zoals is vastgelegd in de nota Reserves en voorzieningen;

• 2.

  Indien noodzakelijk herziet en actualiseert het directieteam de nota Reserves en Voorzieningen en wordt ter vaststelling aan het bestuur aangeboden. Deze nota bevat tenminste:

  • a.

    de vorming en besteding van reserves;

  • b.

    de vorming en besteding van voorzieningen.

• 3.

  Indien tussentijdse herziening van het beleid noodzakelijk is dan wordt dit opgenomen in een tussentijdse rapportage, kadernota of begroting.

Artikel 18. Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van de taken en diensten conform artikel 4 lid 1 van de regeling wordt een extracomptabel systeem van integrale kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

• 2.

  Bij de kosten worden ook de afschrijvingskosten van de betrokken activa meegenomen.

• 3.

  Het renteomslagpercentage voor de toerekening van de rente voor de financiering van de in gebruik zijnde activa bedoeld in het eerste lid wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld. Het percentage van deze omslagrente wordt bepaald uit het gewogen gemiddelde van het bij de begroting geraamde rentepercentage van de rentekosten op de opgenomen langlopende leningen, kortlopende leningen en kredieten en het rentepercentage van de rentevergoeding over de reserves en de voorzieningen. De uitkomst van dit percentage van de omslagrente wordt op een half procent afgerond.

Artikel 19. Prijzen economische activiteiten

Voor de levering van goederen, diensten of werken (economische activiteiten) aan andere organisaties conform artikel 4 lid 2 van de regeling waarbij de werkorganisatie in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste een geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht, tenzij het activiteiten betreft die zijn aangewezen als activiteiten die plaatsvinden in het algemeen belang.

Artikel 20. Financieringsfunctie

• 1.

  Het directieteam neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen het bepaalde in artikel 10 én de volgende kaders in acht:

  • a.

    voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden ten minste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen 6 gevraagd; en

  • b.

    er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

• 2.

  Bij het verstrekken van leningen, het verstrekken van garanties en het verstrekken van risicodragend kapitaal bedingt het directieteam indien mogelijk zekerheden.

Artikel 21. Bewijs van prestatielevering

Voor facturen voor de levering van goederen en/of diensten groter dan € 1.500,- is het voorafgaand de betaling van factuur verplicht om het bewijs van de prestatielevering te controleren met de offerte en te bewaren in het financieel administratieve systeem.

Artikel 22. Verplichte paragrafen

Onderstaande verplichte paragrafen zijn niet van toepassing op de HLTsamen-organisatie.

• o

  lokale heffingen;

• o

  kapitaalgoederen (zijn in beheer bij de deelnemende gemeenten);

• o

  verbonden partijen;

• o

  Grondbeleid.

Artikel 23. Financiering

In de paragraaf financiering bij de begroting en de jaarstukken neemt het directieteam de verplichte onderdelen op grond van artikel 13 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

Artikel 24. Weerstandsvermogen & risicobeheersing

In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing bij de begroting en de jaarstukken neemt het directieteam de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

Artikel 25. Bedrijfsvoering

Het directieteam neemt in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

• o

  een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, voor zover deze de rapportagegrens, zoals bedoeld in artikel 12 lid 3, overschrijden, en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;

• o

  een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen;

• o

  rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan, als deze voorkomen;

• o

  geconstateerde fraude door eigen medewerkers, als dit voorkomt.

Artikel 26. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

• a.

  Het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeenschappelijke regeling als geheel en in de organisatorische eenheden;

• b.

  Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden en contracten.

• c.

  Het verschaffen van informatie over besteding van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  Het verschaffen van informatie over vastgestelde indicatoren;

• e.

  Het afleggen van verantwoording door het directieteam aan het bestuur over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en de relevante wet- en regelgeving;

• f.

  De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 27. Financiële organisatie

Het directieteam zorgt voor en legt vast:

• a.

  Een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidige toewijzing van de taken aan de organisatorische eenheden;

• b.

  Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  De te maken afspraken met de organisatorische eenheden over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen

• e.

  De kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de kostensoorten

• f.

  Het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten

• g.

  Het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van de werkorganisatie, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 28. Interne controle

• 1.

  Het directieteam draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het directieteam daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 12. Daarnaast informeert het directieteam het bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen volgens artikel 25.

• 2.

  Het directieteam zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de gemeenschappelijke regeling werkorganisatie HLTsamen met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de 4 jaar. Bij afwijkingen in de registratie neemt het directieteam maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Artikel 29. Hardheidsclausule

Ingeval de omstandigheden naar de mening van het directieteam daartoe aanleiding geven, kan in niet voorziene situaties of bij substantiële financiële tegenvallers afgeweken worden van het bepaalde in deze verordening. Het voorstel tot afwijking is gemotiveerd en wordt vastgesteld door het bestuur.

Artikel 30. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De Financiële verordening gemeenschappelijke regeling werkorganisatie HLTsamen 2017, wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarstukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 31. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking met ingang van het begrotingsjaar 2023.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als “Financiële verordening gemeenschappelijke regeling werkorganisatie HLT samen 2023”.