Reglement van Orde voor de vergaderingen van raadscommissies van de gemeenteraad van Brunssum 2023

Artikel 1 Instelling

Zo spoedig mogelijk na aanvang van zijn zittingsperiode stelt de raad de raadscommissies in. Op gelijke wijze kan dit instellingsbesluit in de loop van de zittingsperiode worden herzien.

De raadscommissies waarop dit reglement van toepassing is, zijn thans:

• 1.

  de commissie Middelen;

• 2.

  de commissie Burgerzaken;

• 3.

  de commissie Ruimte en Techniek;

• 4.

  de commissie Algemeen Bestuurlijke Aangelegenheden

• 5.

  de Rekeningcommissie;

• 6.

  de Auditcommissie.

Titel 1. Algemene bepalingen

Artikel 2 Voorzitterschap

• 1.

  Aan het voorzitterschap van een commissie kan enkel door een lid van de raad invulling gegeven worden;

• 2.

  De aanwijzing van de technisch voorzitters van de commissies geschiedt bij de aanvang van elke nieuwe zittingsperiode van de raad door de raad of bij instelling van de raadscommissies uit het midden van de raad en voorts tussentijds ter aanvulling van een vacature door het Presidium. De raad wijst maximaal vier voorzitters aan, die onderling afstemmen wie welke commissie voorzit;

• 3.

  Bij afwezigheid wordt de voorzitter vervangen door een van de andere voorzitters;

• 4.

  De raad kan een benoemde voorzitter ontslaan;

• 5.

  De fractie, waaruit de voorzitter van een commissie afkomstig is, heeft desgewenst de bevoegdheid een tweede lid voor die commissie voor te dragen. Het stemrecht gaat dan op dit toegevoegde lid over.

Artikel 3 Commissieleden

• 1.

  De door de fracties voorgedragen burgercommissieleden worden tegelijk met de instelling van de commissies door de raad benoemd voor de zittingsduur van de raad;

• 2.

  Een lid c.q. plaatsvervangend lid van de commissie kan te allen tijde ontslag nemen. Hiervan wordt melding gemaakt in het Presidium;

• 3.

  In een tussentijds ontstane vacature wordt door een fractie zo spoedig mogelijk voorzien. Hiervan wordt melding gemaakt in het Presidium;

• 4.

  Iedere raadsfractie is vertegenwoordigd door maximaal 2 leden van de fractie. Een burgercommissielid kan vervangen worden door een raadslid;

• 5.

  Een burgercommissielid dient lid te zijn van een politieke partij maar hoeft niet op de kandidatenlijst van de betrokken partij/groepering bij de laatstgehouden gemeenteraadsverkiezing voor te komen. Hij/zij dient woonachtig te zijn in de gemeente Brunssum;

• 6.

  Het burgercommissielid dient bij zijn benoeming en gedurende de deelname aan de commissie te voldoen aan de vereisten die zijn neergelegd in de artikelen 10 tot en met 13 en 15 van de Gemeentewet; waarbij de leeftijdsgrens op 16 jaar is gesteld;

• 7.

  Aanwezige burgercommissieleden die het woord bij agendapunten voeren ondertekenen de presentielijst en komen in aanmerking voor een vergoeding als bedoeld in artikel 8 Verordening rechtspositie raads- en commissieleden gemeente Brunssum 2019. Voorafgaand aan de vergadering wordt bij de voorzitter kenbaar gemaakt wie namens de partij/groepering als woordvoerder optreedt;

• 8.

  Indien een fractie daaraan behoefte heeft kan zij naast het raadslid of het burgercommissielid een plaatsvervangend burgercommissielid de vergadering laten bijwonen en laten deelnemen aan de commissie. Een plaatsvervangend burgercommissielid dient te voldoen aan de in lid 5 en 6 van dit artikel genoemde voorwaarden.

• 9.

  De voordracht van een burgercommissielid vindt plaats in het Presidium.

• 10.

  Indien een plaatsvervangend burgercommissielid aan de vergadering deelneemt wordt voorafgaand aan de vergadering bij de voorzitter kenbaar gemaakt wie als woordvoerder namens de partij/groepering optreedt.

Artikel 4 Griffier

• 1.

  Onverminderd het bepaalde in artikel 107a van de Gemeentewet wijst de griffier (een) plaatsvervanger(s) aan;

• 2.

  De (plaatsvervangend griffier) is in iedere vergadering aanwezig;

• 3.

  De griffier regelt de vervanging van de plaatsvervangend griffier indien deze verhinderd is als zodanig op te treden;

• 4.

  De (plaatsvervangend) griffier kan op uitnodiging aan de beraadslaging aan iedere commissievergadering deelnemen.

Artikel 5 Verslaglegging

• 1.

  Bij het begin van een commissievergadering wordt de concept besluitenlijst van de vorige vergadering vastgesteld;

• 2.

  De leden, de voorzitter, de wethouders en de griffier hebben het recht, een voorstel tot verandering te doen, indien het verslag onjuistheden bevat. Een voorstel tot verandering kan voor het vaststellen van de besluitenlijst bij de griffier worden ingediend;

• 3.

  De notulen bestaan minimaal uit:

  • a.

    de besluitenlijst;

  • b.

    een geluids –video opname van de betreffende commissievergadering;

• 4.

  De besluitenlijst bevat:

  • a.

    de namen van de voorzitter, de griffier, de wethouders en de ter vergadering aanwezige leden, en overige personen die het woord gevoerd hebben;

  • b.

    een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

  • c.

    een schriftelijke bondige weergave van hetgeen de commissie heeft geadviseerd;

  • d.

    een overzicht van het verloop van elke stemming;

• 5.

  De besluitenlijst alsmede de geluidsopname worden zo spoedig mogelijk op het internet geplaatst;

• 6.

  De besluitenlijst alsmede de geluidsopname worden tot stand gebracht onder de zorg respectievelijk de verantwoordelijkheid van de griffier;

• 7.

  De besluitenlijst van een gezamenlijke commissievergadering wordt vastgesteld in de commissie Middelen tenzij de gezamenlijke vergadering hierover een ander standpunt inneemt.

Artikel 6 Bijeenroepen vergadering

• 1.

  De commissie vergadert zo dikwijls als dit door de raad nodig wordt geoordeeld;

• 2.

  De oproeping geschiedt door of namens de voorzitter van de commissie tenminste vijf dagen voorafgaand aan het houden van de vergadering, spoedeisende gevallen uitgezonderd;

• 3.

  De oproeping vermeldt plaats, dag en aanvangstijd van de vergadering, alsmede de agenda der vergadering;

• 4.

  In de agenda van de vergadering, die de te behandelen onderwerpen weergeeft, wordt per onderwerp aangegeven of de behandeling tot besluitvorming c.q. advisering dient te leiden of dat het stukken betreft die ter informatie of ter kennisname worden aangeboden;

• 5.

  De voorzitter van de commissie kan, na het verzenden van de oproeping als bedoeld in lid 2, in spoedeisende gevallen tot uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering een aanvullende agenda doen uitgaan. De daarop betrekking hebbende stukken worden tegelijkertijd nagezonden dan wel ter inzage gelegd overeenkomstig het bepaalde in lid 4;

• 6.

  De commissieleden kunnen schriftelijk met opgave van redenen het Presidium verzoeken onderwerpen aan de agenda toe te voegen. Een dergelijk verzoek bevat een korte uiteenzetting van het te behandelen onderwerp en dient uiterlijk 30 uur vóór de vergadering van het Presidium bij de griffier te worden ingediend.

Artikel 7  

• 1.

  De stukken, die betrekking hebben op de in een commissievergadering te behandelen zaken worden tegelijk met de oproeping van de leden ter inzage gelegd en voor zover nodig en mogelijk digitaal aan de leden ter beschikking

• 2.

  Indien omtrent stukken op grond van artikel 87 van de Gemeentewet een verplichting tot geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffier en verleent de griffier de leden van de raad en commissie inzage. De inzage wordt schriftelijk bevestigd.

Artikel 8 Openbaarheid van vergaderingen

• 1.

  De commissies vergaderen in het openbaar, behoudens in de gevallen, dat

  • a.

    de raad bij het vragen van een advies over een bepaalde aangelegenheid uitdrukkelijk aan de commissie verzoekt daarover niet in het openbaar te vergaderen;

  • b.

    de commissie zelf beslist, dat de vergadering of een gedeelte daarvan niet in het openbaar wordt gehouden rekening houdende met artikel 82, lid 5 juncto artikel 23 lid 2 van de Gemeentewet;

• 2.

  Tijdens een openbare vergadering worden de deuren gesloten, indien één der leden het vordert of de voorzitter het nodig oordeelt. De commissie beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden beraadslaagd en/of besloten.

• 3.

  Van een vergadering met gesloten deuren wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de commissie anders bepaalt.

• 4.

  Indien met gesloten deuren wordt vergaderd, geldt een verplichting tot geheimhouding omtrent informatie die in die vergadering ter kennis van de aanwezigen komt. De verplichting duurt voort, totdat de commissie of de raad haar opheft.

• 5.

  Op grond van een belang, genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door het college en de burgemeester, ieder ten aanzien van stukken die zij aan de commissie overleggen. Hiervan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan, dat de verplichting heeft opgelegd, dan wel de raad haar opheft.

• 6.

  Indien de commissie zich terzake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de raad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de Raad haar opheft.

Artikel 9 Openbare bekendmaking van agenda en bijlagen en orde vergaderingen

• 1.

  Van de openbare vergadering worden dag, plaats en aanvangstijd, alsmede de daarin te behandelen onderwerpen, spoedeisende gevallen uitgezonderd, uiterlijk tegelijk met de oproeping der leden ter openbare kennis gebracht door middel van aankondiging in een huis-aan-huisblad dat algemeen in de gemeente verspreid wordt, alsmede door plaatsing op de website van de gemeente en via social media. Daarbij wordt gewezen op de mogelijkheid voor elke belanghebbende c.q. belangstellende om in die vergadering het woord te voeren over de te behandelen agendapunten.

  Vergaderingen van de commissie worden in principe op dinsdagavond gehouden;

• 2.

  De agenda van de onderwerpen die in de openbare vergadering zullen worden behandeld alsmede de stukken bij de betreffende onderwerpen zijn uiterlijk vijf werkdagen voorafgaande aan de vergadering via het internet voor eenieder te raadplegen. Stukken die vijf dagen voor behandeling in de commissie niet zijn gepubliceerd, worden niet in behandeling genomen;

• 3.

  De voorzitter:

  • –

    zit vergaderingen technisch voor;

  • –

    ziet strak toe op vergaderregels;

    • o

      de bespreking van agendapunten blijft binnen het betreffende agendapunt;

    • o

      herhalingen worden voorkomen;

    • o

      vragen worden gesteld zonder politieke mening te geven;

  • –

    controleert of vragen beantwoord zijn, zonder daarbij direct op de inhoud van antwoorden in te gaan;

  • –

    vat de behandeling van agendapunten samen;

  • –

    herhaalt toezeggingen;

  • –

    leest het raadsbesluit voor;

• 4.

  De voorzitter draagt zorg voor de handhaving van de orde van de vergadering. Hij/zij is bevoegd, wanneer de orde op enigerlei wijze door de toehoorders wordt verstoord, hen die daarvoor verantwoordelijk zijn of alle toehoorders te doen verwijderen;

• 5.

  De voorzitter is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 10 Quorum

• 1.

  Een commissie kan slechts beraadslagen en adviseren wanneer naast de voorzitter ten minste een meerderheid van het aantal fracties vertegenwoordigd in de raad ter vergadering aanwezig is;

• 2.

  Indien bij een vergadering het vereiste aantal fracties niet is opgekomen, belegt de voorzitter, met een tussenruimte van ten minste 48 uur, een nieuwe vergadering, welke wordt gehouden ongeacht het aantal opgekomen fracties.

Artikel 11 Stemming

De leden onthouden zich van de beoordeling van zaken, die hen rechtstreeks of middellijk aangaan of als vertegenwoordiger betrokken zijn.

Artikel 12 Toelating niet-leden

• 1.

  De burgemeester of een wethouder heeft toegang tot de vergaderingen en kan aan de beraadslaging deelnemen.

• 2.

  Leden van het college zijn bevoegd zich terzijde te laten staan door gemeenteambtenaren en deskundigen van buiten het gemeentelijk apparaat. De aldus voor het opstellen van een aan een commissie voorgelegd advies verantwoordelijke beleidsambtenaar c.q. deskundige wordt, indien de voorzitter en/of een of meerdere leden dat wensen, de gelegenheid geboden zijn advies ten overstaan van de commissie toe te lichten.

Artikel 13 Het schriftelijk vragen stellen

Raadsleden en commissieleden kunnen voorafgaand aan een vergadering van de commissie, met betrekking tot onderwerpen welke op de agenda van de vergadering van de commissie staan, schriftelijk vragen stellen. Deze vragen worden via de griffie ingediend en op het internet bij het betreffende agendapunt gepubliceerd. Deze vragen worden zo spoedig mogelijk schriftelijk beantwoord en ook op het internet gepubliceerd bij het betreffende agendapunt.

Artikel 13a Lidmaatschap van andere organisaties Verslag; verantwoording

• 1.

  Een lid van de raad, die door de gemeenteraad is aangewezen tot lid van een algemeen bestuur van een openbaar lichaam, ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, heeft het recht om verslag te doen in een raadscommissie over zaken die in het algemeen bestuur aan de orde zijn.

• 2.

  Een wethouder of burgemeester die door het college van B&W is aangewezen tot lid van het algemeen bestuur van een openbaar lichaam of lid van het bestuur van een bedrijfsvoering organisatie ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, heeft het recht om verslag te doen in een raadscommissie over zaken die in het algemeen bestuur aan de orde zijn.

• 3.

  Ieder lid van de raad kan aan een persoon als bedoeld in het tweede lid, schriftelijke vragen stellen. De regels voor het vragen van inlichtingen, vastgesteld in artikel 43 van het Reglement van orde van de gemeenteraad, zijn van overeenkomstige toepassing.

• 4.

  Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op andere organisaties of instituties, waarin de raad één van zijn leden heeft benoemd.

   

Titel 2. Specifieke bepalingen

Artikel 14 Agenda

Het Presidium stelt de agenda voor de commissies vast.

Artikel 15 Doel, bevoegdheden en werkwijze van de raadscommissie Ruimte & Techniek, Burgerzaken, Middelen en Algemeen Bestuurlijke Aangelegenheden.

• 1.

  Het doel van de commissies is het verzamelen van alle relevante technische informatie over een concept-raadsvoorstel/-besluit, zodat de raad daarover een gewogen uitspraak kan doen of een besluit kan nemen.

• 2.

  Daartoe is er ruimte voor inwoners, maatschappelijke organisaties en bedrijven om hun visie te geven over op de agenda vermelde onderwerpen en is er de mogelijkheid voor raadsleden en burgercommissieleden om informatie te verzamelen bij de portefeuillehouder casu quo het college.

• 3.

  In de vergadering is het toegestaan om kort een politiek standpunt te verwoorden. Er is geen ruimte voor politiek debat.

• 4.

  In de vergadering is geen gelegenheid om leden van het college politiek ter verantwoording te roepen.

Artikel 16 Advisering

• 1.

  De commissie adviseert bij meerderheid van stemmen, waarbij iedere fractie één stem heeft. Bij het staken der stemmen wordt geen advies afgegeven, doch worden de verschillende standpunten ter kennis van de raad gebracht;

• 2.

  De commissie adviseert of een voorstel rijp is voor meningsvorming c.q. besluitvorming in de raad;

• 3.

  Of het voorstel als akkoord stuk (A-agenda) dan wel als bespreekstuk (B-agenda) op de agenda van de gemeenteraad geplaatst zal worden, waarbij er van uitgegaan wordt dat in principe ieder voorstel als een akkoordstuk wordt geagendeerd tenzij 3 of meer fracties voorstellen om het voorstel als een bespreekstuk te agenderen;

• 4.

  Een voorstel voor een verordening of een ander voorstel van het college aan de raad, dat ter agendering aan de commissie is aangeboden, kan niet worden ingetrokken zonder toestemming van de commissie.

Artikel 17 Participanten

Aan een vergadering van de commissies kunnen deelnemen de in de raad vertegenwoordigde fracties, een vertegenwoordiging van het college, belanghebbende burgers/bedrijven/instellingen en deskundigen

Artikel 18 Rekeningcommissie

De commissie wijst uit haar midden een technisch voorzitter en plaatsvervangend voorzitter aan. De fractie waaruit de technisch voorzitter van een commissie afkomstig is heeft desgewenst de bevoegdheid een tweede lid voor die commissie voor te dragen. Het stemrecht gaat alsdan op dit toegevoegde lid over.

Artikel 19 Taken/bevoegdheden Rekeningcommissie

• 1.

  De Rekeningcommissie onderzoekt de jaarrekening en het jaarverslag via welke het college over elk begrotingsjaar aan de raad verantwoording aflegt over het gevoerde financieel beheer;

• 2.

  De Rekeningcommissie is bevoegd alle documenten die berusten bij het college te onderzoeken voor zover zij dat ter vervulling van haar taak nodig acht;

• 3.

  De Rekeningcommissie voert zo nodig overleg met het college over de jaarrekening en het jaarverslag;

• 4.

  De Rekeningcommissie adviseert aan de raad en deelt aan de raad de opmerkingen en bedenkingen mee die zij naar aanleiding van haar bevindingen van belang acht. Aan de raad kan zij ter zake voorstellen en aanbevelingen doen;

• 5.

  De rekeningcommissie laat zich bijstaan door de door de raad aangewezen accountant.

Artikel 20 Auditcommissie

De commissie wijst uit haar midden een technisch voorzitter aan. De fractie waaruit de technisch voorzitter van een commissie afkomstig is heeft desgewenst de bevoegdheid een tweede lid voor die commissie voor te dragen. Het stemrecht gaat alsdan op dit toegevoegde lid over.

Artikel 21 Taken/bevoegdheden Auditcommissie

• 1.

  Het voorbereiden van rapporten van de rekenkamercommissie Brunssum ten behoeve van behandeling in de commissies en/of gemeenteraad;

• 2.

  Het voorbereiden van de aanstelling van de externe accountant ten behoeve van de controle van de jaarrekening;

• 3.

  Als contactplatform functioneren tussen raad en de externe accountant;

• 4.

  Het voorbespreken van het controleprotocol;

• 5.

  Instrumenten ontwerpen c.q. bespreken die de gemeenteraad in staat stellen om te komen tot een goede beleidsontwikkeling;

• 6.

  Instrumenten ontwerpen c.q. bespreken die de gemeenteraad in staat stellen om te komen tot een goede controlefunctie;

• 7.

  Instrumenten ontwerpen c.q. bespreken die leiden tot verbetering van de Planning en Control-cyclus ten behoeve van de gemeenteraad;

• 8.

  Het bespreken van de voortgang in het uitwerken en/of toepassen van de aanbevelingen van de Rekeningcommissie;

• 9.

  Het bespreken van aan de raad gerichte circulaires van het ministerie van Binnenlandse Zaken;

• 10.

  Het bespreken van ontwikkelingen en het komen tot vernieuwing en bijstelling op bestuurlijk en financieel vlak.

Artikel 22 Evaluatie

Het functioneren van de commissies wordt in het presidium besproken.

Artikel 23 Uitleg Verordening

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van de verordening beslist de commissie op voorstel van de voorzitter of een der leden van de commissie.

Artikel 24 Benaming en inwerkingtreding

• 1.

  Dit reglement treedt in werking de dag na bekendmaking. Op dat tijdstip vervalt het "Reglement van Orde voor de vergaderingen van raadscommissies van de gemeenteraad van Brunssum 2017”, zoals vastgesteld bij raadsbesluit Gemeenteblad 2017, nr. 11 (versie 3), vastgesteld op 20-6-2017

• 2.

  Dit Reglement van Orde kan worden aangehaald als "Reglement van Orde raadscommissies van de gemeenteraad van Brunssum 2023".