| Organisatie | Smallingerland |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Participatiebeleid 1.0 Gemeente Smallingerland |
| Citeertitel | Participatiebeleid 1.0 Gemeente Smallingerland |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-02-2024 | nieuwe regeling | 12-12-2023 |
In dit beleid wordt beschreven hoe Smallingerland haar participatietraject voor initiatieven, (beleids-) plannen en projecten in de fysieke leefomgeving wil invullen. En hoe de gemeente participatie bij particuliere initiatieven verplicht stelt óf wil stimuleren en sturen.
Dit participatiebeleid is bedoeld voor en kan worden gebruikt door:
Het participatiebeleid bindt het bestuursorgaan en ook de inwoners of initiatiefnemers wanneer er sprake is van verplicht gestelde participatie.
De Gemeente Smallingerland vindt het belangrijk dat initiatieven, (beleids-)plannen en projecten voor de fysieke leefomgeving zorgvuldig worden voorbereid en ontwikkeld. Een goed participatieproces is een belangrijk onderdeel van het proces.
Onder participatie wordt verstaan:
Met belanghebbenden worden de bewoners, bedrijven, maatschappelijke organisaties en andere overheden (zoals provincie, waterschap en andere gemeenten) bedoeld.
Participatie ondersteunt een beter plan en eindresultaat. Het betrekken van de ideeën en belangen van inwoners maken een initiatief vaak beter. Inwoners weten goed welke knelpunten of kansen er kunnen zijn en hoe het initiatief kan worden verbeterd. Wanneer inwoners in een vroeg stadium bij een initiatief worden betrokken en input kunnen leveren, zijn ze onderdeel van het proces en begrijpen ze de keuzes beter die bij dat initiatief worden genomen. De kwaliteit van oplossingen wordt vergroot en verschillende perspectieven, belangen, wensen, kennis en creativiteit komen aan het begin op tafel.
Tegelijkertijd is participatie een uitdaging. De uitgangspunten en voorwaarden voor een goed proces zijn talrijk. De kans op teleurstelling is door de verschillende belangen, meningen en de wijze van bijdrage bij participanten aanwezig. Het zoeken naar de juiste balans tussen participatie en de representatieve democratie is complex.
Er zijn een paar belangrijke reden waarom de gemeente participatiebeleid heeft opgesteld. Het participatiebeleid biedt houvast voor bestuurders en ambtenaren, en voor alle inwoners en ondernemers in Smallingerland. Bij alle plannen van de gemeente moet het voor iedereen vanaf het begin af duidelijk zijn óf, wanneer, waarover en hoe ze kunnen meedenken, meepraten of meedoen. Daarnaast werkt de rijksoverheid aan nieuwe landelijke wetgeving, waarbij van gemeenten wordt gevraagd om participatie goed te regelen. De belangrijkste zijn:
Er is in de afgelopen jaren in de praktijk veel geleerd. Deze praktijkervaringen zijn betrokken bij het opstellen van dit participatiebeleid. Het beleid is een nieuw vertrekpunt om samen met de inwoners, bedrijven en initiatiefnemers te blijven leren en werken aan betere participatie.
In dit beleid wordt beschreven hoe Smallingerland haar participatietraject voor initiatieven, (beleids-) plannen en projecten in de fysieke leefomgeving wil invullen. En hoe de gemeente participatie bij particuliere initiatieven verplicht stelt óf wil stimuleren en sturen.
Dit participatiebeleid is bedoeld voor en kan worden gebruikt door:
Het participatiebeleid bindt het bestuursorgaan en ook de inwoners of initiatiefnemers wanneer er sprake is van verplicht gestelde participatie.
Wat wordt in dit participatiebeleid uitgelegd en geregeld?
Hoofdstuk 2 beschrijft de wettelijke kaders die voor participatie zijn vastgelegd en wat gemeente Smallingerland hierover al in het huidige gemeentelijk beleid heeft aangegeven. Het gaat dan bijvoorbeeld over de wettelijke procedurele verplichtingen voor participatie waaraan de gemeente zich moet houden bij de voorbereiding van en besluitvorming over de kerninstrumenten van de Omgevingswet: omgevingsvisie, programma’s, (wijzigingsbesluiten voor) omgevingsplannen en omgevingsvergunningen.
Hoofdstuk 3 beschrijft de mate waarin participatie volgens de Omgevingswet vrijwillig of verplicht is. Participatie is overwegend vrijwillig.
De wet biedt echter voor gemeenten de mogelijkheid om voor bepaalde categorieën van initiatieven participatie verplicht te stellen. In dit hoofdstuk is vastgelegd voor welke categorieën van initiatieven in gemeente Smallingerland participatie verplicht is gesteld.
In hoofdstuk 4 is beschreven hoe de gemeente zelf uitvoering wil geven aan participatie wanneer zij zelf initiatiefnemer is en welke uitgangspunten en werkwijze zij daarbij hanteert. In Hoofdstuk 5 staat hoe de gemeente niet gemeentelijke initiatiefnemers (dus inwoners, bedrijven, maatschappelijke organisaties, ontwikkelaars enzovoort) wil stimuleren om participatie uit te voeren. Ook zijn er praktische richtlijnen te vinden voor het uitvoeren van participatie. In hoofdstuk 6 wordt inzicht gegeven in hoe de resultaten van participatie worden beoordeeld en meegewogen in het oordeel van het initiatief. Ten slotte bevat hoofdstuk 7 de afspraken over monitoring en evaluatie van dit participatiebeleid.
2. Wettelijk kader: hoe en waar is participatie geregeld
De Omgevingswet stimuleert vroegtijdige participatie om belangen, meningen en creativiteit tijdens de voorbereiding en uitwerking van een initiatief op tafel te krijgen. Daarom zijn regels over participatie opgenomen in de Omgevingswet, het Omgevingsbesluit en de Omgevingsregeling. In dit hoofdstuk is samengevat hoe en waar participatie wettelijk is geregeld.
2.1.1 Procedurele verplichtingen kerninstrumenten
Als samenleving staan we voor grote maatschappelijke uitdagingen, zoals op het gebied van energietransitie, klimaatverandering, duurzame landbouw en de woningbouwopgave. De Omgevingswet streeft er naar om deze en andere maatschappelijke vraagstukken integraal aan te pakken. Dat betekent dat alle belangen in beeld moeten zijn om vervolgens tot de best mogelijke oplossing te komen. Participatie is daarom een belangrijk thema binnen de Omgevingswet.
Gemeenten, provincies en waterschappen moeten aangeven op welke wijze invulling is gegeven aan hun eigen participatiebeleid (motie Nooren). De motie roept decentrale overheden op om eigen participatiebeleid op te stellen.
De Omgevingswet kent procedurele verplichtingen voor participatie toe aan de kerninstrumenten van de wet. Het laat daarbij ook zien wie tot participatie verplicht is en wie het bevoegd gezag is. Afhankelijk van het instrument (omgevingsvisie, omgevingsprogramma, omgevingsplan en omgevingsvergunning), heeft het bevoegd gezag procedurele verplichtingen bij participatie. Deze verplichtingen zijn verdeeld in kennisgeving, motiveringsplicht, aanvraagvereiste of participatieplicht.
In de navolgende tabel is per kerninstrument inzichtelijk gemaakt wat de wettelijke procedurele plichten zijn en wie verantwoordelijk is voor het naleven van deze plichten.
De omgevingsvisie is de integrale langetermijnvisie van een bestuursorgaan voor de hele fysieke leefomgeving en haar grondgebied. Volgens de Omgevingswet moet de gemeenteraad bij de vaststelling van de (actualisatie van de) omgevingsvisie voldoen aan de motiveringsplicht. Dit betekent dat de gemeente aangeeft hoe burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en bestuursorganen bij het opstellen van de omgevingsvisie betrokken zijn. En wat de resultaten daarvan zijn. Een participatieverslag van de participatie is een verplichte bijlage van een omgevingsdocument. In het verslag staan de resultaten van het participatieproces en een beeld van de verschillende belangen. En hoe daarmee is omgegaan.
Het omgevingsplan zorgt dat de doelen en het beleid uit de gemeentelijke omgevingsvisie en de programma’s in de vorm van juridische regels doorwerken naar derden. Het gaat bijvoorbeeld om het toewijzen van functies aan locaties, toestaan of niet-toestaan van bepaalde activiteiten in bepaalde gebieden, algemene regels en meldingsplichten bij activiteiten, vergunningplichten en beoordelingsregels en regels over omgevingswaarden.
Voor het maken en wijzigen van het omgevingsplan moet de gemeente zorgen voor kennisgeving vooraf. De gemeente beschrijft vooraf wie worden betrokken, waarover en wanneer. En wat de rol is van een ieder en waar meer informatie beschikbaar komt. Bij de besluitvorming over het omgevingsplan door de gemeenteraad moet de gemeente voldoen aan de motiveringsplicht met een participatieverslag over de resultaten van het participatieproces.
Is de gemeente niet de initiatiefnemer, maar een andere partij (bijvoorbeeld een inwoner of bedrijf), dan verzorgt deze partij (in afstemming met de gemeente) het participatieproces en de verslaglegging daarvan.
Voor de programma’s geldt eveneens een kennisgevingsplicht en een motiveringsplicht. Het programma is een bevoegdheid van het college. Het college geeft bij het besluit aan hoe burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en bestuursorganen zijn betrokken bij de voorbereiding en wat de resultaten daarvan zijn.
De omgevingsvergunning is een bevoegdheid van het college. In het geval van een omgevingsplanactiviteit moet de initiatiefnemer aangeven óf (ja of nee) en zo ja, hoe hij aan participatie heeft gedaan.
Voor de buitenplanse omgevingsplanactiviteiten (bopa) is participatie verplicht. Voor een aantal eenvoudige bopa's is een uitzonderingslijst opgesteld. Voor deze gevallen wordt participatie niet verplicht gesteld, maar gestimuleerd. Zie voor meer informatie hoofdstuk 3 (categorie 3).
Voor bepaalde categorieën van de bopa geldt het adviesrecht van de gemeenteraad. Dit advies is bindend: bij een negatief advies zal het college van burgemeester en wethouders de vergunning moeten weigeren. De resultaten van (niet) verplichte participatie betrekt de raad bij de advisering.
2.1.2 Vereisten bij de uitvoering van participatie
Het moet helder zijn waar de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van participatie ligt. De verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van participatie ligt bij het bevoegde gezag bij de volgende instrumenten:
De verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van participatie bij een initiatief van een derde (inwoner, ondernemer/bedrijf, maatschappelijke organisatie of instantie), ligt bij de initiatiefnemer zelf. Dit is mogelijk bij initiatieven die via de volgende instrumenten mogelijk worden gemaakt:
Participatie bij een omgevingsvergunning of bopa is niet altijd een verplichting. Wanneer participatie bij een omgevingsvergunning of bopa wel of geen verplichting is, komt in hoofdstuk 3 aan bod. Bij de gevallen waarbij participatie verplicht is, is de initiatiefnemer (gemeente of derde) verplicht om aan te geven hoe de participatie is uitgevoerd en wat de resultaten daarvan zijn en wat ermee is gedaan. Het bevoegd gezag betrekt deze informatie bij de integrale belangenafweging.
2.2 Wetsvoorstel 'versterking participatie op decentraal niveau’
Op dit moment is er een wetsvoorstel in behandeling dat ook over participatie gaat. Dit is het wetsvoorstel 'Versterking participatie op decentraal niveau'. Met dit wetsvoorstel wordt de huidige inspraakverordening verbreed naar een participatieverordening. In de participatieverordening regelen gemeenten, provincies en waterschappen hoe zij inwoners betrekken bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid.
Naar verwachting treedt dit wetsvoorstel in dezelfde periode in werking als de Omgevingswet (1 januari 2024). Om deze reden is het goed om te weten dat deze onderdelen elkaar raken.
Het participatiebeleid en de participatieverordening zijn niet inwisselbaar. Het participatiebeleid bindt namelijk alleen het bestuursorgaan, niet de burger. Hierin kunnen we burgers alleen maar sturen en stimuleren. In het participatiebeleid kan alles worden opgenomen wat het bestuursorgaan belangrijk vindt. De verordening beperkt zich tot de juridische regels.
Eerst heeft de gemeenteraad dit participatiebeleid vastgesteld. In een later stadium stelt de gemeente een participatieverordening op die een bredere werking heeft dan alleen de Omgevingswet.
Openheid en transparantie zijn essentieel voor het vertrouwen tussen de samenleving en de overheid. De Wet open overheid bevordert dit door de openbaarheid en duurzame toegankelijkheid van publieke informatie bij bestuursorganen te verbeteren. In de Woo is geregeld welke informatie de overheid openbaar moet maken en om welke redenen informatie niet openbaar kan worden. Hier ligt een belangrijke link met participatie. Inwoners kunnen goed participeren wanneer de benodigde en relevante informatie actief openbaar wordt gemaakt en dus voor iedereen die mee wil doen beschikbaar is.
2.4 Beleid gemeente Smallingerland
Omgevingsvisie Smallingerland 2040
In de Omgevingsvisie Smallingerland 2040 is de basis voor de integrale aanpak gelegd. In deze visie is het belang van participatie onderstreept. Bij ontwikkelingen in een gebied en ook bij de ontwikkeling van beleid worden omwonenden en belanghebbenden vroegtijdig betrokken. Uitvoering en invulling geven aan participatie is de verantwoordelijkheid van de initiatiefnemer. Dat kan bijvoorbeeld een inwoner, ondernemer of een bedrijf zijn, de gemeente of een maatschappelijke organisatie. In de visie is aangekondigd dat het gemeentelijk participatiebeleid in een afzonderlijke nota wordt uitgewerkt. In de omgevingsvisie is een afwegingskader voor nieuwe initiatieven opgenomen.
Het afwegingskader is een belangrijk instrument voor de inhoudelijke afweging van een initiatief, maar geeft tegelijk ook aanknopingspunten voor de uitvoering van de participatie, bijvoorbeeld vanuit het principe inclusiviteit. In Smallingerland staat de mens voorop.
3. Participatie bij initiatieven: vrijwillig of verplicht
In dit hoofdstuk wordt omschreven wanneer participatie wordt gestimuleerd (dus niet verplicht) of wanneer participatie verplicht is. Er zijn drie categorieën waar dit onderscheid voor geldt. In het volgende schema zijn de 3 categorieën gevisualiseerd. Er is per categorie aangegeven of participatie nodig is:
Toelichting op de categorieën:
In welke categorie een initiatief valt, kan worden gecheckt via de vergunningcheck op www.omgevingsloket.nl. |
Categorie 1: vergunningsvrij of meldingsplicht
Het betreft hier initiatieven die vergunningsvrij zijn of gemeld moeten worden. Het gaat hier om relatief kleine initiatieven in en rond het eigen huis, zoals de bouw van een schutting, aanbouw aan het huis of een dakkapel. Mensen kunnen zonder overleg met de gemeente een vergunningscheck doen bij het Omgevingsloket.
Een check is noodzaak, want bijvoorbeeld een dakkapel is wel of niet vergunningsvrij. Dit is onder andere afhankelijk van de plaats van een dakkapel.
In deze gevallen is geen participatie nodig. Wel stimuleren wij om in alle gevallen tijdig in overleg te treden met de betrokken omwonenden. Een goede relatie met de buren is natuurlijk fijn.
Categorie 2: omgevingsplanactiviteit (opa)
Het betreft hier een activiteit die niet strijdig is met het omgevingsplan. De activiteit past binnen de beoordelingsregels van het omgevingsplan en waar volgens het omgevingsplan een omgevingsvergunning voor nodig is.
De gemeente stimuleert participatie in deze gevallen om zo vroegtijdig inzicht te krijgen in de belangen van derden. Participatie is in deze gevallen een aanvraagvereiste; je moet er iets over zeggen binnen de vergunningsaanvraag. Dit betekent dat de indiener de plicht heeft om bij de aanvraag voor een omgevingsvergunning aan te geven:
Dit aanvraagvereiste omvat echter geen verplichting voor de aanvrager om aan participatie te doen. Het antwoord op de eerste vraag hierboven mag dus ook 'nee' zijn. De gemeente mag niet weigeren om een aanvraag in behandeling te nemen wanneer er niet aan participatie is gedaan.
Ook mag de gemeente de aanvraag niet buiten behandeling laten omdat er te weinig participatie is geweest. De bedoeling is namelijk alleen om de initiatiefnemer te stimuleren om na te denken over participatie.
Als hij of zij aan participatie doet, moet het bevoegd gezag wel weten wat de resultaten zijn. Desnoods kan de gemeente zelf de participatie overnemen.
Categorie 3: Buitenplanse omgevingsplanactiviteit (bopa)
Het betreft hier activiteiten die strijdig zijn met de regels van het omgevingsplan en zogenaamd "buitenplans” zijn. Dit wil niet zeggen dat het initiatief niet uitvoerbaar is.
Verplichte participatie voor de meeste bopa's (met uitzonderingen)!
De gemeente kan in deze categorie 3 gevallen van activiteiten aanwijzen waarbij participatie verplicht is. Als de aanvrager bij zo’n aangewezen geval niet of onvoldoende aan participatie heeft gedaan, kan het college een aanvraag voor een omgevingsvergunning voor een buitenplanse omgevingsplanactiviteit buiten behandeling laten.
Wel moet het college de aanvrager de gelegenheid geven het gebrek te herstellen (artikel 4:5, Algemene wet bestuursrecht (Awb). Herstelt de initiatiefnemer niet of niet tijdig binnen de gestelde termijn, dan kan het bestuursorgaan besluiten om de aanvraag buiten behandeling te laten.
De gemeente Smallingerland kiest ervoor om participatie verplicht te stellen voor activiteiten die via de buitenplanse omgevingsplan activiteit (bopa) mogelijk worden gemaakt. Hierop zijn voor de eenvoudige bopa's uitzonderingen gemaakt. Deze lijst van gevallen is opgenomen in bijlage 2.
4. Participatie: de gemeente als initiatiefnemer
In dit hoofdstuk wordt ingegaan op hoe er met participatie wordt omgegaan als de gemeente zelf initiatiefnemer is en hoe het resultaat van de participatie meegewogen wordt in het uiteindelijke plan.
Het gaat dus vooral om de vraag: “Hoe ga je als gemeente om met participatie als je verantwoordelijk bent voor het vormgeven van participatie in de voorbereiding van beleid, ruimtelijke ontwikkelingen en besluitvorming”.
4.1. Randvoorwaarden voor goede participatie
Goede participatie is maatwerk. De afspraken over de aanpak moeten voor iedereen duidelijk zijn en goed uit te leggen. Binnen de gemeente werken wij op basis van de volgende randvoorwaarden:
1.We hebben aandacht voor betrokkenheid vanaf het begin
Bij de project startup stelt de gemeente een participatie-, communicatieplan op, waarin doelgroepen, de impact en mate van invloed per projectfase helder zijn.
2.We kijken per plan hoe participatie te organiseren in het proces (maatwerk)
De manier waarop participatie in de praktijk wordt uitgevoerd, is vormvrij. Er is dus niet slechts één manier, het is voor ieder initiatief, project of plan weer maatwerk. Vooral omvang, impact en locatie van het initiatief, (beleids)plan of project zijn bepalend voor de wijze waarop de participatie wordt ingericht. De aanpak wordt vastgelegd in een participatieplan.
3.We zijn vanaf de start duidelijk over de ruimte die mensen hebben om mee te praten
Met participatie biedt de gemeente zinvolle ruimte om de inhoudelijke inbreng en belangen van participanten mee te wegen. Als besluiten alleen nog om een ja of nee vragen, zijn ze niet meer geschikt voor meedenken. We zorgen ervoor dat vanaf het begin de doelen, verwachtingen en de gewenste uitkomsten expliciet zijn besproken.
4.Participanten moeten in staat zijn om inbreng te leveren
Participatie vraagt wel iets van onze inwoners. Ze moeten in staat zijn met of zonder onze hulp om zinvol te kunnen meedoen en meepraten. We willen inwoners betrekken bij gemeentelijke opgaven. We stellen daarvoor alle relevante informatie beschikbaar. We betrekken verschillende mensen, belanghebbenden, ook mensen die niet snel zelf meepraten, denken of doen. Daarbij is bijzondere aandacht gewenst voor de groepen die weinig of nooit participeren.
Goede informatie is noodzakelijk. Een participant kan pas meedenken als hij of zij weet wat er speelt en wat de grenzen van de mogelijkheden zijn. Een goede informatiepositie van inwoners vraagt echt wat van de organisatie van participatie. Het lukt niet altijd om iedereen te bereiken en te betrekken. Het is dan ook een taak voor de gemeente om ervoor zorgen dat ook hun belangen meewegen.
5.De gemeentelijke organisatie moet openstaan voor inbreng
Zinvolle participatie vraagt om een gemeentelijke organisatie waarin de focus bij de inwoners ligt en die gericht is op samenwerken. Dit vraagt om een organisatiecultuur waarin iedereen leert, fouten mag maken en vertrouwen heeft in collega’s en inwoners. Hierbij zijn de betrokken professionals steeds op zoek naar de verbinding binnen de organisatie, met participanten en andere betrokken partijen. Een goede samenwerking komt van twee kanten en vraagt om vertrouwen, gedeelde waarden en verantwoordelijkheden. De houding en het gedrag van de betrokken gemeentelijke medewerkers is belangrijk. Daarnaast is ook voldoende ruimte en steun voor participatie binnen de eigen gemeentelijke organisatie en het gemeentelijk bestuur nodig.
6.We communiceren tijdens het hele proces en delen het resultaat van de participatie
Het is belangrijk dat de deelnemende inwoners over gelijke informatie beschikken en dat alle tussenresultaten van participatie en de besluitvorming gedeeld zijn.
7.Participatie vraag om tijd, geld en expertise
Voorafgaand aan elk project of opdracht maakt de gemeente inzichtelijk welke planning, expertise en middelen noodzakelijk zijn om het participatietraject goed uit te kunnen voeren. Dit is een vast, maar ook voortschrijdend onderdeel in onze manier van projectmatig werken.
4.2 De gemeente werkt Omgevingsgericht
Als gemeente zijn we verantwoordelijk voor het bedenken, uitwerken, meewerken en uitvoeren van verschillende opgaven. Dat varieert van uitvoerende zaken, zoals het kappen van bomen of het verstrekken van een uitkering tot lange termijn plannen, zoals beleid en visies. In vrijwel alle gevallen zijn er ook andere actoren betrokken bij de opgave: soms één enkele inwoner, soms een buurt, wijk of dorp, soms gaat het alle inwoners aan of alleen de ondernemers of andere overheden. Dit vraagt van ons dat we scherp hebben welk probleem we willen oplossen, dat we ons bewust zijn van de invloed die de opgave heeft op de omgeving, dat we onderzoeken uit wie de omgeving bestaat en dat we vervolgens bepalen wat we van de omgeving verwachten (rol) en in welke mate we de omgeving die rol geven voor of tijdens het uitwerken* van de betreffende opgave.
Dat kan variëren van informeren tot informeren, raadplegen, adviseren of samenwerken (zie paragraaf 4.4.). Omgevingsgericht werken gaat dus verder dan dienstverlenend, gastheer en visitekaartje van de gemeente zijn, we zoeken bij omgevingsgericht werken nadrukkelijk de betrokkenheid van de omgeving op.
Deze manier van denken en werken, die op zichzelf niet nieuw is, blijkt steeds belangrijker te zijn. Onze omgeving bestaat niet alleen uit de externe partijen zoals inwoners, ondernemers, politiek en andere overheden, maar ook uit onze collega's, college en raad. We hebben te maken met een veranderende wereld waarin ons werk steeds meer onder een vergrootglas ligt en de omgeving (intern en extern) nadrukkelijk, onder andere door wetgeving, betrokken moet en wil worden. Een gestructureerde aanpak helpt enerzijds om deze werkwijze te borgen en anderzijds om zichtbaar te maken bij de besluitvorming welke keuzes gemaakt zijn en waarom.
4.3 Wat verstaan we onder "Omgevingsgericht werken"
We werken met de volgende definitie van Omgevingsgericht werken:
Wanneer is iets een (maatschappelijk) vraagstuk of opgave?
Wanneer de gemeente initiatiefnemer is, kan dit bijvoorbeeld een bestuurlijke opdracht zijn, een organisatie opdracht of een wettelijke opdracht. Het gaat hier dus niet om routinematige werkzaamheden en de reguliere dienstverlening. In veel gevallen gaat het om maatschappelijke opgaven van klein tot groot.
In kaart brengen van de interne en externe omgeving
Ieder vraagstuk of opgave raakt één of meerdere doelgroepen. Voordat we aan de slag gaan inventariseren we op wie ons initiatief invloed heeft, wie het "raakt". Afhankelijk van het type opgave kan dit heel duidelijk zijn en kan de uitvoerende medewerker de inventarisatie zelf doen en soms is een uitgebreide analyse nodig zoals bij complexe(re) opgaven. Voor een uitgebreide analyse gebruiken we de Factor C methode (onder andere actorenanalyse en Ringen van Invloed).
Gericht betrekken van de interne en extern omgeving
Als we weten wie "geraakt" wordt door onze opgave of vraagstuk kunnen we beoordelen op welke wijze we deze doelgroep(en) het beste kunnen betrekken (mate van participatie). De keuze voor welke mate van participatie bepalen we aan de hand van een aantal vragen (zie paragraaf * kopje 'Mate van betrokkenheid').
De best passende oplossing voor het vraagstuk of de opgave
Het ligt voor de hand om te stellen dat de best passende oplossing de oplossing is, die het meeste draagvlak heeft. Dat hoeft niet zo te zijn. De best passende oplossing komt tot stand wanneer we betrokkenen juist informeren. De informatie gaat over het doel, hun rol (wat vragen we van hen), hun beïnvloedingsruimte (kaders) en het proces om tot een gedegen oplossing te komen. De gemeente weegt bij maatschappelijke vraagstukken alle belangen en neemt de finale beslissing.
4.4 Bepalen van de mate van betrokkenheid
Per opgave is de mate van betrokkenheid van de omgeving anders. Het is afhankelijk van een aantal factoren zoals het doel van de opgave en de betrokkenheid (wat willen we bereiken en waarom?), de mate van belang, het effect op de directe omgeving, de mate waarin kennis nodig is, hoeveel invloed de omgeving heeft en of er sprake is van factoren die betrokkenheid moeilijk (of onmogelijk) maken (zoals tijd en geld). Er kunnen bij een opgave ook andere factoren en argumenten zijn die de mate van betrokkenheid beïnvloeden, bijvoorbeeld een politieke wens of opdracht, een bijzondere doelgroep of situatie.
Om te kunnen bepalen wie de actoren zijn en wat je van hen vraagt is een duidelijk hoofddoel (het waarom van de opgave) en eventuele subdoelen van de opgave nodig.
Betrokkenheid is geen loos begrip, het vraagt een zorgvuldige afweging en communicatie over de mate waarin het plaatsvindt en over de rollen die daarbij horen. Door precies aan te geven waarom actoren betrokken worden, wat er van ze wordt verwacht, wat er met hun bijdrage wordt gedaan en dit ook zo uit te voeren ontstaat er vertrouwen.
Mate van betrokkenheid1
Het doel van de opgave en van de betrokkenheid leiden tot één of meerdere participatievormen. Per fase of per doelgroep kan die vorm verschillen.
Informeren: Bij deze vorm is geen ruimte voor de inbreng van de omgeving. De gemeente heeft een opgave, werkt die uit, stelt de uitkomst vast en informeert de omgeving daarover. Over de (uitkomsten van de) opgaven waarvoor de gemeente verantwoordelijk is moeten betrokkenen in ieder geval geïnformeerd worden. Dit staat ook wel bekend als non-participatie omdat er niets wordt opgehaald.
De meest verregaande mate van betrokkenheid leidt tot "loslaten" door de gemeente: Binnen kaders ligt planvorming en uitvoering bij anderen dan de gemeente. De gemeente heeft een adviserende en/of faciliterende rol. Deze maatwerkvorm (Right to challenge) komt in de praktijk niet vaak voor en is daarom niet in de mate van betrokkenheid opgenomen.
Op wie heeft de opgave invloed? Een actoren analyse en een belangenanalyse helpen om een goed beeld te krijgen van de omgeving. Afhankelijk van de opgave is een analyse snel en eenvoudig te doen, voor sommige opgaven is het nodig om dit uitgebreider te doen, bijvoorbeeld met een factor C sessie.
Van opgave naar mate van betrokkenheid
Om de afweging te maken welke mate van betrokkenheid voor een opgave nodig of gewenst is stellen we onderstaande vragen. Per doelgroep kan de mate van betrokkenheid binnen een zelfde opgave anders zijn. De begrippen "groot" en "klein" zijn niet in een definitie te vangen, een goede argumentatie is daarom van belang.
De mate van betrokkenheid en ervaring binnen het betreffende proces is uiteindelijk bepalend voor de middelen die we inzetten.
In bijlage 3 is een afwegingskader voor de mate van betrokkenheid opgenomen. Dit is geen standaard, maar een denkrichting. Met behulp van dit afwegingskader kan worden bepaald voor welk participatieniveau kan worden gekozen (informeren, raadplegen, adviseren, samenwerken).
De gemeente kan gebruik maken van de THiNK!-consistent tool die is ontwikkeld door de Vereniging Projectmanagement Nederlandse Gemeenten (VPNG). De THiNK! tool is een dynamisch afwegingskader welke maatwerk biedt. Binnen THiNK is de kennis over participatie gebundeld van 180 gemeenten en biedt antwoordt op 3 kernvragen:
5. Participatie: derden als initiatiefnemer
In hoofdstuk 3 is reeds aanbod gekomen dat bij initiatieven van derden participatie soms verplicht is en soms niet. Het participatiebeleid is enkel bindend voor de gemeente en niet voor derden. Participatie is daarom vormvrij voor initiatieven van derden.
Toch willen we daar waar nodig initiatiefnemers helpen, sturen en stimuleren om participatie in te zetten, ook al kunnen we dat juridisch niet afdwingen. Goede participatie kan bezwaren voorkomen, versterkt het draagvlak en kan tot betere initiatieven leiden. We betrekken de uitkomsten van het participatietraject (als dat heeft plaatsgevonden of verplicht is gesteld) bij de afweging voor vergunningverlening. Geen of onvoldoende participatie is formeel echter geen grond voor het buiten behandeling laten van de aanvraag (met uitzondering van bopa's).
5.1 Minimale eisen bij verplichte participatie
Wij leggen in dit beleid vast dat de initiatiefnemer aan minimale eisen moet voldoen met betrekking tot de verplichte participatie. Deze minimale participatie (meer mag altijd) hebben we als gemeente nodig om tot een goede afweging te komen over een initiatief. De inbreng van omwonenden en belanghebbenden is voor de gemeente van belang om te kunnen beoordelen of er sprake is van een ‘evenwichtige toedeling van functies’. De minimale eisen voor voldoende participatie zijn de volgende:
5.2 Handreiking communicatie en participatie bij initiatieven
Om participatie te stimuleren en initiatiefnemers op weg te helpen, hebben wij een 'Handreiking communicatie en participatie bij initiatieven' zie bijlage 1 opgesteld. In deze handreiking richten we ons op de participatie vanuit de Omgevingswet. We schetsen eerst kort het wettelijke kader en we bieden vervolgens een uitgebreid stappenplan aan. Daarin doen wij suggesties hoe de initiatiefnemer de participatie op een goede manier kan aanpakken. Zo wordt de gebruiker bewust van het proces wat nodig is voor een goed participatieproces. Wij brengen dit bijvoorbeeld onder de aandacht van de initiatiefnemer in de uitgaande brief na de intaketafel, tijdens het 'proces omgevingstafel', en op onze website.
5.3 Andere ondersteuning bij initiatiefnemers
Zoals in de inleiding al werd aangegeven: participatie is maatwerk en complex. Naast alle voordelen van een goede participatie, kan het ook risico's met zich meebrengen. Het kan ook spannend zijn voor particuliere initiatiefnemers, die hiermee weinig ervaring hebben.
Ondanks dat initiatiefnemers (dus derden of de gemeente) zelf verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van het participatieproces, houdt de gemeente er rekening mee dat bij de uitvoering van de participatie om tips of ondersteuning van de gemeente wordt gevraagd.
Wij bieden het volgende voor particuliere initiatieven:
Wij bieden het volgende voor grootschalige initiatieven
Voor grootschalige projectmatige ontwikkelingen (zoals woningbouwprojecten, gebiedsontwikkelingen, aanleg van wegen enzovoort), waar één (of meerdere) ontwikkelende partij(en) bij betrokken is (zijn) én waar de gemeente mede belanghebbende of mede initiatiefnemer is, is het participatieproces doorgaans complexer en langduriger van aard. Door de initiatiefnemer wordt – zo nodig in afstemming met de gemeente) een plan voor participatie opgesteld. Een onderdeel hiervan is ook de rol van de gemeente (actief, aanwezig zijn enzovoort) in dit proces. De rol en bijdrage van de gemeente bij participatie voor deze initiatieven is per project verschillend. Dit is maatwerk. Hieronder staan voorbeelden hoe de gemeente ondersteuning kan bieden. Nogmaals, niet alles is altijd mogelijk en het is afhankelijk van het budget. Ondersteuning bij uitvoeren stakeholderanalyse | Factor C
De initiatiefnemer kan overwegen om zelf de benodigde expertise voor participatie in te huren.
6. Participatie: de gemeente weegt als bevoegd gezag af
Voor het College van burgemeester en wethouders en Gemeenteraad Smallingerland is het van belang om zo goed mogelijk inzicht te krijgen in de verschillende belangen die bij nieuwe initiatieven spelen. Hierdoor kunnen we een goede afweging maken en zorgvuldig en snel besluiten over het initiatief.
De gemeente mag bij de motivering van een besluit niet alleen verwijzen naar de door de initiatiefnemer verstrekte informatie. Wij maken een eigen afweging over de juistheid van de verstrekte informatie en of er nog aanvullende informatie nodig is.
De wetgever bepaalt niet exact wanneer er sprake is van onvoldoende participatie. Ook heeft de wetgever de keuze voor de vorm van participatie bewust bij de aanvrager gelaten. Maar de uitgevoerde verplichte participatie moet wel inhoud hebben.
Op basis van de Omgevingsvisie Smallingerland, het (tijdelijke)omgevingsplan, eventuele programma's, de resultaten van het uitgevoerde participatiebeleid en eventueel eigen onderzoek weegt de gemeente het betreffende initiatief.
Bij initiatieven waar participatie verplicht is (omgevingsplannen, bopa's zie hoofdstuk 3, categorie 3), sturen we op de minimaal gestelde eisen en stimuleren we initiatiefnemers om hieraan te voldoen. Het onderstaande beoordelingskader vormt de basis waarop wij initiatieven toetsen op het onderdeel participatie. Daar komt bij dat het kader willekeur voorkomt en het helder is voor initiatiefnemers waaraan wij de gedane participatie toetsen.
Wanneer de aanvrager (in het participatieverslag) hier geen informatie over verstrekt kan het bevoegd gezag besluiten de aanvraag buiten behandeling te laten. Het bevoegd gezag kan ook besluiten zelf de participatie uit te voeren en de uitkomsten mee te nemen met het besluit. Aan het inzetten van de laatste optie (gemeente verzamelt zelf aanvullende informatie) stellen we twee harde voorwaarden:
Ten tweede moet er bij het betreffende initiatief sprake zijn van maatschappelijk belang.
We benadrukken hiermee dat participatie initieel een verantwoordelijkheid is voor de initiatiefnemer zelf. Bovendien brengt het college bij deze optie een vergoeding in rekening bij de initiatiefnemer (artikel 3:2 Awb, artikel 13.1a Omgevingswet).
Dit nieuwe Participatiebeleid Smallingerland 2023 is de 1.0 versie. De Omgevingswet kent de beleidscyclus waarin monitoren, leren en evalueren een belangrijke plek kennen. Op dit moment is nog niet alles te voorzien. Daarom stellen we nu een participatiebeleid 1.0 op.
Na één jaar evalueren we het beleid om te bekijken of aanpassing nodig is.
We willen toekomstige praktijkervaringen gebruiken om zowel het participatiebeleid, de interne gemeentelijke processen en de praktische handreiking verder te verbeteren en uit te werken.
Bijlage 1 Handreiking participatie Omgevingswet van Smallingerland 2022
In deze is de Handreiking Participatie Omgevingswet van Smallingerland opgenomen. Iedere initiatiefnemer kan deze praktische vragenlijst doorlopen en zo tot een participatieplan komen voor een klein of groot initiatief.
Bijlage 2 Lijst met uitzonderingen verplichte participatie
De gemeente Smallingerland kiest ervoor om voor de onderstaande eenvoudige bopa's participatie niet verplicht te stellen. Participatie wordt in deze gevallen wel gestimuleerd. Er is sprake van een eenvoudige bopa als maximaal 1 van de volgende situaties aan de orde is:
het gebruiken van een recreatiewoning voor bewoning, dat voldoet aan de volgende eisen:
a. de recreatiewoning voldoet aan de bij of krachtens de Woningwet, zoals die wet luidde direct voorafgaand aan de inwerkingtreding van de Omgevingswet, aan een bestaande woning gestelde eisen;
b. de bewoning niet in strijd is met de bij of krachtens de Wet milieubeheer, de Wet geluidhinder, de Wet ammoniak en veehouderij en de Wet geurhinder en veehouderij gestelde regels of de Reconstructiewet concentratiegebieden, zoals die wetten luidden direct voorafgaand aan de inwerkingtreding van de Omgevingswet
Bijlage 3 Vragen participatieverslag
Hierbij treft u de vragen voor het participatieverslag aan. Het is belangrijk dat u onderstaande vragen (inclusief toelichting) eerlijk en volledig beantwoord.
BELANGRIJK: in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), vragen wij u vooraf (schriftelijk) akkoord te vragen bij de betrokkenen (die in onderstaande verslaglegging genoemd worden), dat u hun persoonsgegevens aan ons doorgeeft. Deze gegevens delen wij als gemeente niet met derden en gebruiken we strikt voor de behandeling van uw aanvraag. Indien betrokkenen bezwaar hebben, vragen wij u hun inbreng te anonimiseren.
De formele inspraak vindt plaats na het opstellen van een plan en tijdens de besluitvormingsprocedure. Het is een gevolg van een wettelijke verplichting zoals bij vergunningverlening. Het kan dus zijn dat ná een participatietraject alsnog een formele inspraakronde moet worden gehouden die invloed kan hebben op het uiteindelijke resultaat.