| Organisatie | Lopik |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit ondertekening van documenten gemeente Lopik 2024 |
| Citeertitel | Besluit ondertekening van documenten gemeente Lopik 2024 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling is tevens vastgesteld door de burgemeester en de heffings- en invorderingsambtenaar.
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-02-2024 | nieuwe regeling | 23-01-2024 |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Lopik, de burgemeester van de gemeente Lopik en de heffings- en invorderingsambtenaar van de gemeente Lopik, ieder voor zover het de eigen bevoegdheid betreft;
besluiten vast te stellen het:
Hoofdstuk 1 Ondertekening van documenten
Artikel 1 Te ondertekenen documenten
De volgende documenten worden met een ‘natte handtekening’ ondertekend door het bestuursorgaan of de ambtenaar die een besluit in mandaat neemt, door diens plaatsvervanger (loco) of door een in lijn hoger geplaatste ambtenaar (plv) voor zover deze persoon de bevoegdheid heeft een document te ondertekenen:
In plaats van een natte handtekening mag ook ondertekend worden met een elektronische handtekening zoals bedoeld in artikel 2:16 van de Algemene wet bestuursrecht jo. artikel 3:15a en 3:15b van het Burgerlijk Wetboek. Het gebruik van een ingescande (natte) handtekening van iemand anders is enkel toegestaan als blijkt dat de persoon van wie de handtekening is daar ook aantoonbare toestemming voor heeft gegeven. Bij het gebruik van een elektronische handtekening wordt het besluit afgesloten met de volgende tekst: ‘Dit besluit is elektronisch ondertekend’.
Brieven of elektronische berichten die geen besluit inhouden en die elektronisch tot stand komen en niet door het college, de burgemeester of een ander bevoegd bestuursorgaan hoeven te worden ondertekend, worden geredigeerd zoals bedoeld in artikel 2 van dit besluit beschreven en afgesloten met de volgende tekst: ‘Deze brief is automatisch aangemaakt en daarom niet ondertekend’.
“De publiekrechtelijke rechtspersoon gemeente Lopik, zetelend te Lopik, ingevolge artikel 160 lid 1 sub d en artikel 171 van de Gemeentewet en rechtsgeldig vertegenwoordigd door de (naam ambtenaar), (de functienaam van de ambtenaar), handelend ter uitvoering van het besluit d.d. (datum) van het college, daartoe gemachtigd door de burgemeester van de gemeente Lopik, welke machtiging als bijlage bij deze overeenkomst is gevoegd, hierna te noemen: ‘de Gemeente’.
Indien de ondertekening als bedoeld in het eerste lid plaatsvindt door een gemachtigde namens de burgemeester waarvoor op grond van de bevoegdhedenregeling gemeente Lopik 2024, of een andere regeling die hierin voorziet de bevoegdheid is gegeven om een overeenkomst aan te gaan, dan gebeurt dit als volgt:
“De publiekrechtelijke rechtspersoon gemeente Lopik, zetelend te Lopik, ingevolge artikel 160 lid 1 sub d en artikel 171 van de Gemeentewet en het bepaalde in de bevoegdhedenregeling gemeente Lopik 2024 rechtsgeldig vertegenwoordigd door de (naam ambtenaar), (de functienaam van de ambtenaar), handelend ter uitvoering van de gegeven bevoegdheid in (artikel (artikelnummer, lid en eventueel sub noemen) van de bevoegdhedenregeling gemeente Lopik 2024 of naam ander document en artikelnummer, lid en eventueel sub noemen waaruit bevoegdheid blijkt), hierna te noemen: ‘de Gemeente’.
Bij het tekenen voor akkoord van een factuur kan worden volstaan met het plaatsen van een paraaf op de daarvoor bestemde plaats, dan wel de rechter bovenhoek van de factuur door de budgethouder.
Bij afwezigheid van de tot ondertekening bevoegde ambtenaar wordt het document door diens plaatsvervanger of door een in de lijn hogergeplaatste ambtenaar ondertekend. Indien deze laatste bijvoorbeeld een teamleider is van een ander team, dan plaatst de plaatsvervanger met pen de letters "b.a." (bij afwezigheid) voor diens handtekening in het geval de naam van de tot ondertekening bevoegde ambtenaar reeds geplaatst is.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van 23 januari 2024.
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Lopik,
de secretaris,
F. Jonker
de burgemeester,
L.J. de Graaf
--------------
Ondertekend door de burgemeester van de gemeente Lopik op 23 januari 2024 2024,
de burgemeester,
L.J. de Graaf
--------------
Ondertekend door de heffings- en invorderingsambtenaar van de gemeente Lopik op 23 januari 2024,
de heffings- en invorderingsambtenaar,
H. Azzouzi
Toelichting op het Besluit ondertekening van documenten gemeente Lopik 2024
Dit besluit is een uitwerkingsbesluit van de bevoegdhedenregeling gemeente Lopik 2024. De bevoegdhedenregeling gemeente Lopik 2024 heeft betrekking op welke ambtenaar bevoegd is bepaalde documenten te ondertekenen namens het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester of de heffings- en invorderingsambtenaar, ieder voor het de eigen bevoegdheden betreft. Onderhavig besluit heeft betrekking op de ondertekening van documenten die volgen op besluitvorming die voortkomt uit toepassing van de bevoegdhedenregeling. Onderhavig besluit is nodig om de volgende redenen:
Ten eerste is het van belang om duidelijk onderscheid te maken tussen de bevoegdheid om documenten te ondertekenen namens een van de bevoegde bestuursorganen van de gemeente Lopik en de bevoegdheid om beslissingen te nemen namens een dergelijk orgaan. In de praktijk is niet iedereen zich bewust van dit onderscheid.
In dit lid wordt geregeld voor welke documenten het ‘beslissen’ en ‘ondertekenen’ samenvallen. Dat wil zeggen dat het ondertekenen van het document (bijvoorbeeld een vergunning) ook het besluit inhoudt om de vergunning bijvoorbeeld te verlenen. Vanzelfsprekend kan ook altijd een hogere ambtenaar een besluit, dat door een hiërarchisch onder hem ressorterende ambtenaar is opgemaakt, ondertekenen.
Onderdeel a heeft betrekking op vergunningen, ontheffingen, handhavingsbesluiten, subsidiebeschikkingen etc..
Onderdeel b heeft betrekking op overeenkomsten en andere privaatrechtelijke rechtshandelingen.
Onderdeel c heeft betrekking op documenten waarin namens het gemeentebestuur een officieel standpunt wordt ingenomen. Als voorbeeld kan dienen een brief waarin de gemeente een standpunt inneemt ten aanzien van een aansprakelijkstelling.
De meest voorkomende vorm van ondertekening van documenten anno januari 2024 is het plaatsen van een natte handtekening. In plaats daarvan is er ook een mogelijkheid om een zogenoemde digitale handtekening te plaatsen. Een dergelijke digitale handtekening moet wel aan bepaalde voorwaarden voldoen om te kunnen zeggen dat deze ‘betrouwbaar’ is. Om die reden is het plaatsen van een ‘ingescande’ natte handtekening enkel toegestaan als de persoon van wie de handtekening is daar expliciet toestemming voor geeft. Dit kan bijvoorbeeld blijken uit een e-mail van de persoon van wie de handtekening is, waarin is aangegeven waarvoor de handtekening mag worden gebruikt.
In de praktijk komt het voor dat als er bijvoorbeeld een elektronisch bericht naar de gemeente wordt gezonden er een automatisch bericht van ontvangst uitgaat, zodat voor de ontvanger duidelijk is dat het elektronische bericht goed is aangekomen. Een dergelijk bericht wordt niet van een handtekening voorzien omdat het automatisch wordt aangemaakt. Om dit duidelijk te maken is het van belang de ontvanger hier op te wijzen.
Om misbruik door anderen te voorkomen is het van belang dat een bevoegde ambtenaar zelf zijn/haar handtekening zet.
Uiteraard zijn er ook vormen van correspondentie die niet formeel van aard zijn. Daarbij kan worden gedacht aan uitnodigingen voor vergaderingen, recepties, e.d., het toezenden van algemeen verkrijgbaar gestelde informatie (voor zover deze niet onder wettelijke openbaarmakingregelingen valt), zoals brochures e.d.. Om onnodige bureaucratie te vermijden en uit oogpunt van klantvriendelijkheid (snelheid) is het in dergelijke gevallen toegestaan dat ambtenaren zelf documenten opstellen en verzenden. Dergelijke documenten worden niet namens een van de bestuursorganen van de gemeente Lopik verzonden.
Daar waar in dit document in de ondertekening het college wordt gebruikt, kan ook de burgemeester, dan wel een van de andere bevoegde bestuursorganen van de gemeente Lopik worden gelezen.
In deze artikelen wordt per bestuursorgaan/bestuurder/ambtenaar aangegeven hoe de ondertekening van stukken die namens het bevoegde bestuursorgaan worden verzonden, moet plaatsvinden. Uit de ondertekening moet blijken dat het om een in mandaat genomen besluit of ingenomen standpunt gaat.
Op een aantal plaatsen in de organisatie zijn officiële plaatsvervangers benoemd. Waar dat het geval is moet dat ook uit de ondertekening blijken.
Bij overeenkomsten is van belang dat duidelijk onderscheid moet worden gemaakt wie bevoegd is tot het besluiten om een overeenkomst aan te gaan en wie deze mag ondertekenen. Gekeken naar de Gemeentewet is de algemene regel dat artikel 160, eerste lid, sub d van de Gemeentewet zegt dat het college bevoegd is tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van de gemeente te besluiten. Met andere woorden het college is bevoegd te besluiten om een overeenkomst aan te gaan. Dit maakt echter niet dat het college dan ook bevoegd is die overeenkomst te ondertekenen. Op grond van artikel 171, eerste lid van de Gemeentewet vertegenwoordigt de burgemeester de gemeente in en buiten rechte. De burgemeester is op grond van dit artikel bevoegd om een overeenkomst te ondertekenen.
In de praktijk komt het wel eens voort dat een wethouder betrokken is bij een bepaald project en hier ook het gezicht van is. De burgemeester kan deze wethouder dan machtigen om de overeenkomst te ondertekenen. Ditzelfde kan de burgemeester ook bij andere ambtenaren doen als hij daartoe besluit. Dit kan NIET als apart (burgemeesters)beslispunt bij het collegeadvies om te besluiten een overeenkomst aan te gaan. De reden hiervoor is dat de beslispunten van het collegeadvies in de besluitenlijst van het college worden opgenomen en beslispunten van de burgemeester daar niet in thuishoren. Een en ander kan wel geregeld worden door een apart burgemeestersbesluit dat de burgemeester, nadat het college heeft besloten een overeenkomst aan te gaan, ondertekend. In het collegeadvies kan dan als beslispunt de volgende, of een vergelijkbare, tekst worden opgenomen: “De burgemeester vragen (naam/functie te machtigen persoon) de bevoegdheid te geven om bijgevoegde overeenkomst namens de gemeente Lopik te ondertekenen”.
Het kan ook zijn dat in de bevoegdhedenregeling gemeente Lopik 2024 staat, dan wel uit een ander document blijkt dat een specifieke ambtenaar bevoegd is te besluiten om een overeenkomst aan te gaan en/of te ondertekenen. Voorwaarde is wel dat uit de ondertekening van de overeenkomst blijkt dat deze bevoegdheid er is.
Bij facturen dient de Budgethoudersregeling van de gemeente in acht te worden genomen. Daarbij is een paraaf van de verantwoordelijke budgethouder voldoende.
Het komt voor dat een document dat is opgemaakt voor ondertekening door de op grond van de bevoegdhedenregeling oorspronkelijk bevoegde ambtenaar, door afwezigheid van die ambtenaar niet door hem kan worden ondertekend. In dat geval wordt het document ondertekend door de eerst hogere, wel andere bevoegde aanwezige ambtenaar. Immers, de bevoegdheid om documenten te ondertekenen is gekoppeld aan de beslisbevoegdheid. De beslisbevoegdheid is gekoppeld aan het werkterrein van de teams. Een ambtenaar van een ander team is in beginsel dus niet bevoegd om een document van de collega-afdeling te ondertekenen omdat de aangelegenheid niet tot zijn werkterrein behoort, tenzij uit de bevoegdhedenregeling anders blijkt. De teamleiders daarentegen kunnen elkaar wel horizontaal vervangen. Dit is in de Bevoegdhedenregeling opgenomen.
Het is voor de ontvanger van belang dat hij kan zien met welk onderdeel van de gemeente hij te maken heeft. Dat kan bijvoorbeeld van belang zijn om de reactie juist te adresseren maar ook om na te gaan of besluiten bevoegd zijn genomen. De regels voor de opmaak van documenten zijn bedoeld om de herkenbaarheid te vergroten en om uniformiteit te waarborgen.