Controleprotocol 2023-2024 Omgevingsdienst Regio Arnhem

Voor de accountantscontrole op de betreffende jaarrekeningen

1. Algemeen

1. Inleiding Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole op de jaarrekening wordt door het algemeen bestuur een aantal kaders vastgelegd. De kaders zijn beschreven in dit controleprotocol, dat is gebaseerd op het VNG model controleprotocol voor gemeenten. Object van controle in dit protocol zijn de jaarcijfers van de Omgevingsdienst Regio Arnhem (ODRA) en daarmede tevens het financieel beheer zoals uitgeoefend door de directeur van ODRA in opdracht van of namens het dagelijks bestuur van ODRA.

2. Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings-en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de Omgevingsdienst Regio Arnhem.

3. Wettelijk kader De Gemeente- en Provinciewet schrijven voor dat de Gemeenteraad cq Staten één of meer accountants aanwijst als bedoeld in artikel 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Voor ODRA, als gemeenschappelijke regeling, geldt dat het (algemeen) bestuur het als vertegenwoordiger van de Raden dit vaststelt. Het algemeen bestuur heeft op 14 november 2012 de verordening ex artikel 213 Gemeentewet en artikel 217 van de Provinciewet voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de ODRA vastgesteld (de ‘financiële verordening’). Het algemeen bestuur heeft op 20 november 2013 het Controleprotocol ODRA voor de accountantscontrole op de jaarrekening vastgesteld. Deze wordt op 14 december 2023 in gewijzigde vorm vastgesteld door het algemeen bestuur. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant geeft het dagelijks bestuur nadere aanwijzingen voor de te hanteren goedkeurings-en rapporteringstoleranties, alsmede welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van de rechtmatigheidscontrole zal zijn. Met dit nieuwe controleprotocol is invulling gegeven aan het te hanteren normenkader.

2. Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid)

Zoals in artikel 213 Gemeentewet is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door het bestuur benoemde accountant gericht zijn op het afgeven van een oordeel over:

a) De getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;

b) De getrouwheid van de door het dagelijks bestuur afgegeven rechtmatigheidsverantwoording;

c) De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

d) De verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten) alsmede het besluit accountantscontrole provincies en gemeenten (hernoemd als besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.

3. Te hanteren goedkeurings-en rapporteringstoleranties

De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheerhandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties. Voor het bepalen van belangrijke fouten hanteert de accountant de eisen vanuit de beroepsregels (met name controlestandaarden van het NBA); Onderdeel daarvan is een materialiteitsgrens voor triviale fouten, die niet worden voorgelegd aan de directie om te corrigeren.

1. Goedkeuringstoleranties In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen zoals vast te stellen voor de te controleren jaren. Deze komen overeen met het wettelijk minimum.

Strekking controleverklaring

^*

De percentages worden steeds genomen van de totale begrote programmalasten na laatste begrotingswijziging.

In de begrotingen / jaarrekeningen van ODRA zijn de volgende lasten-totalen opgenomen:

- 2017: € 13,6 miljoen (1e begrotingswijziging 2017 - vastgesteld 6 juli 2017)

- 2018: € 15,1 miljoen (1e begrotingswijziging 2018 - vastgesteld 17 mei 2018)

- 2019: € 15,9 miljoen (1e begrotingswijziging 2019 - vastgesteld 18 april 2019)

- 2020: € 18,6 miljoen (1e begrotingswijziging 2020 - vastgesteld 15 oktober 2020)

- 2021: € 20,9 miljoen (1e begrotingswijziging 2021 – vastgesteld 9 dec ’21)

- 2022: € 20,6 miljoen (actualisatie begroting 2022 - vastgesteld 15 dec ‘22)

- 2023: € 24,6 miljoen (1e begrotingswijziging 2023 – wordt vastgesteld 14 dec ’23)

- 2024: € 24,1 miljoen (initiële begroting 2024 – vastgesteld 6 september 2023)

Dit betekent voor de goedkeuringstoleranties in:

Gehanteerd in 2022 Maximaal toegestaan bedrag aan fouten: € 206.000,=

Maximaal toegestaan bedrag aan onzekerheden: € 618.000,=

Toegestaan in 2023 en 2024 na vaststellen 1e begrotingswijziging (afgerond in duizenden)

Maximaal toegestaan bedrag aan fouten: € 246.000,= resp. € 241.000.=

Maximaal toegestaan bedrag aan onzekerheden: € 738.000,= resp. € 723.000,=

2. Rapporteringstoleranties

Naast de goedkeuringstolerantie wordt de rapporteringstolerantie onderkend. Deze kan als volgt worden gedefinieerd: een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen.

Voor de rapporteringstolerantie stelt het Dagelijks Bestuur als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid boven € 50.000 (0,25%) euro rapporteert, die hij in het kader van de uitvoering van de accountantscontrole signaleert. In de jaarrekening wordt verantwoording afgelegd over specifieke uitkeringen, voor zover voor ODRA van toepassing.

In het kader van Single Information Single Audit (SiSa) zijn door het Ministerie van BZK rapporteringstoleranties voorgeschreven ten aanzien van de geconstateerde fouten bij deze specifieke uitkeringen. In de jaarrekening wordt verantwoording afgealegd over de Wet Normering Topinkomens (WNT). Door het Ministerie van BZK zijn de rapporteringsmodellen en verantwoordingstoleranties voorgeschreven.

3. Reikwijdte van de rechtsmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur.

De rechtmatigheidscontrole voor het jaar 2023 maakt gebruik van het normenkader (bijlage 1) dat in dit controleprotocol is vastgelegd.

Dit kader omvat de voor de accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden en van de ODRA zelf en is limitatief gericht op:

4. De naleving van wettelijke kaders Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheers-handelingen betreffen of kunnen betreffen. Voorbeelden van deze zgn. externe wetgeving zijn:

a) Algemene verbindende voorschriften van de EU, zoals de Europese aanbestedingsrichtlijnen;

b) Wet- en regelgeving waarin nadere voorschriften zijn opgenomen inzake specifieke uitkeringen en subsidies vanuit de EU, het Rijk en andere subsidieverstrekkende instanties;

c) Fiscale en sociale wet- en regelgeving;

d) Overige algemene wet- en regelgeving, zoals de Awb en Bezoldigingswetten en besluiten;

e) Gemeente- en Provinciewet;

f) Wet Normering Topinkomens;

g) Wetgeving en regelgeving die inrichtingsvereisten voorschrijven (voorbeeld BBV);

h) Specifieke wet- en regelgeving ten behoeve van de eigen taakuitvoering. 5. De naleving van de eigen kaders van de ODRA: Een overzicht van deze kaders is opgenomen in bijlage 1.

5. Reikwijdte van de accountantscontrole bij de rechtmatigheidstoetsing

De accountantscontrole op rechtmatigheid voor het kalenderjaar 2023 en 2024 maakt gebruik van de rechtmatigheidstoetsing door het dagelijks bestuur. Het beoordeeld deze toetsing op het normenkader (bijlage 1) dat in dit controleprotocol is vastgelegd. Het normenkader omvat de voor de accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden en van de ODRA en is limitatief gericht op De naleving van wettelijke kaders; Zie artikel 4.1:

a) Begroting, op basis van het begrotingscriterium;

b) M&O-criteruim (beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik);

c) Financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet; d) Controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet.

6. Rapportering door de accountant

Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant, zoals hierna in het kort weergegeven, als volgt:

1. Verslag van bevindingen Overeenkomstig de Gemeentewet wordt omtrent de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan het dagelijks en algemeen bestuur. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer daarover waarborgen.

2. Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de omgevingsdienst gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.

3. Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven ten aanzien van de getrouwheid. Over de rechtmatigheid wordt door het dagelijks bestuur een verklaring afgegeven. De controleverklaring is bestemd voor het Algemeen Bestuur, zodat deze de door het Dagelijks Bestuur opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

7. Vaststelling

Dit controleprotocol, inclusief het normenkader, treedt in werking op de dag na bekendmaking onder gelijktijdige intrekking van het controleprotocol Omgevingsdienst Regio Arnhem voor de accountantscontrole op de jaarrekening van 20 november 2013.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Regio Arnhem van 14 december 2023.