Treasury statuut Omgevingsdienst regio Arnhem (hierna te noemen ODRA)

1. Inleiding

Het Treasury-statuut ODRA vormt het kader voor de uitvoering van het treasury-beleid. Het treasury-beleid ondersteunt, als onderdeel van het financieel beleid, de uitvoering van de publieke taken en biedt mede waarborgen voor de financiële continuïteit van de ODRA op korte en lange termijn.

De treasury-functie bij decentrale overheden is van belang onder meer vanwege de Wet financiering decentrale overheden (Wet fido), de ontwikkelingen op de Europese geld- en kapitaalmarkt en de verplichting voor het parkeren van middelen aan de rijksschatkist.

In de Wet fido zijn voor de gemeentelijke treasury-functie duidelijke kaders geboden ten aanzien van risicobeheersing en transparantie. Deze gelden ook voor omgevingsdiensten.

Daarnaast moet, op basis van de uitwerking die de ODRA gegeven aan artikel 216 van de Provinciewet, het dagelijks bestuur zorgen voor een goede inrichting van de uitvoeringsorganisatie van de financieringsfunctie.

Het Treasury-statuut ODRA bepaalt de kaders voor de uitvoering van het Treasury-beleid en maakt een objectieve en transparante verantwoording achteraf mogelijk.

De specifieke beleidsvoornemens respectievelijk de uitvoering van het beleid op het gebied van treasury worden beschreven in de treasury-paragraaf van de begroting en de jaarstukken.

Dit treasury-statuut ODRA is een nadere uitwerking van de geldende wetgeving. Bij het opstellen van dit statuut is rekening gehouden met het relevante wettelijke kaders in:

a) De Provinciewet;

b) De Wet financiering decentrale overheden (Wet fido);

c) Het met de Wet financiering decentrale overheden (fido) samenhangende Besluit leningvoorwaarden decentrale overheden;

d) De Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden;

e) Het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten;

f) De gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst regio Arnhem;

g) De Financiële verordening Omgevingsdienst regio Arnhem 2023;

h) Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (Ruddo).

Het statuut is voor de ODRA beperkt gehouden, omdat zij een eenvoudige rol heeft op het geheel van treasury. De behoefte is:

a) Het aantrekken van geld voor investeringen ten behoeve van de bedrijfsvoering;

b) Het overbruggen van de mate van bevoorschotting zoals geregeld in de gemeenschappelijke regeling, of bij het offreren van projecten en de voortgang van uitvoering van de projecten en begroting.

c) Het uitzetten van liquide middelen die tijdelijk niet nodig zijn voor de korte termijn financieringsbehoefte.

2. Doelstellingen van de treasury-functie

De treasury-functie omvat alle activiteiten die zich richten op het sturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico's.

Bij de ODRA gelden de volgende doelstellingen van de treasury-functie;

a) Het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities;

b) Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities;

c) Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet fido en de limieten en richtlijnen van dit treasury-statuut;

d) Waarborgen dat de taken en verantwoordelijkheden op het gebied van treasury duidelijk worden geregeld.

3. Beleid

• 1.

  Treasury-beleid

Het algemeen bestuur bepaalt, met de vaststelling van de begroting, welke de publieke taken van de ODRA zjjn, en binnen welk budgettair kader die worden uitgevoerd.

2. Treasury en de planning & control-cyclus

a) De paragraaf treasury in de begroting bevat de plannen voor de treasury-functie voor het begrotingsjaar in een meerjarig perspectief. Er wordt inzicht gegeven in de uitgangspunten van de treasury-activiteiten, die verwerkt zijn in de financiële meerjarenraming.

b) De paragraaf treasury in de jaarstukken geeft een verslag van de uitvoering van het treasury-beleid in het afgelopen jaar. Daarbij wordt getoetst aan de beleidsvoornemens in de begroting en de bijstellingen van deze voornemens in de wijzigingen van de begroting.

4. Risicobeheer op liquide middelen

• 1.

  Uitgangspunten Risicobeheer

Het beheersen en vermijden van risico’s op het gebied van de geldstromen binnen ODRA staat in het treasury-beleid voorop. In dit verband is het risicomanagement gericht op het inzichtelijk maken van toekomstige risico's en deze te beheersen, te verminderen en te spreiden. ODRA zal hierom nadrukkelijk geen activiteiten ontplooien, met het oogpunt om geld te verdienen. Het gebruik van derivaten is niet toegestaan.

• 2.

  Renterisicobeheer

De Wet fido geeft voor het beheersen van de renterisico's concrete richtlijnen, zijnde de kasgeldlimiet en de renterisiconorm. Met betrekking tot het renterisicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten:

a) De kasgeldlimiet wordt niet overschreden conform de Wet fido;

b) De renterisiconorm wordt niet overschreden conform de Wet fido;

c) Nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitsplanning;

d) De rente typische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening worden zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie;

3. Kredietrisicobeheer

Het kredietrisico wordt in de eerste plaats beperkt doordat het financieringsbeleid gericht is op het voorkomen van langdurige overschotten.

Met betrekking tot het kredietrisicobeheer geldt het algemene uitgangspunten dat overtollige liquide middelen (boven het drempelbedrag) van de ODRA alleen mogen worden uitgezet in rekening courant en via deposito’s bij de schatkist worden aangehouden of onderling worden uitgeleend aan andere decentrale overheden, niet zijnde een toezichthouder.

Er wordt niet in achtergestelde leningen of obligaties belegd.

4. Koersrisicobeheer

Om de koersrisico's bij uitzettingen of beleggingen uit hoofde van treasury zoveel mogelijk te beperken worden uitsluitend de volgende producten gehanteerd:

a) Vastrentende waarden;

b) Bij het uitzetten of beleggen wordt alleen gebruik gemaakt van financiële producten, waarbij aan het einde van de looptijd tenminste de hoofdsom is gegarandeerd.

5. Valutarisicobeheer

Valutarisico's worden uitgesloten door alleen leningen te verstrekken, aan te trekken ofte garanderen in euro's.

6. Liquiditeitsrisicobeheer

Het interne liquiditeitsrisico's wordt beperkt door het beleid te baseren op liquiditeitsplanningen die periodiek worden bijgesteld en zoveel mogelijk synchroon lopen met begroting en jaarstukken. Het algemeen bestuur ontvangt periodiek een rapportage over de liquiditeitspositie.

5. Financiering ODRA

• 1.

  Relatiebeheer

De ODRA beoogt het realiseren van gunstige c.q. marktconforme condities voor af te nemen financiële diensten. Hierbij gelden de volgende uitgangspunten:

a) Bankrelaties dienen, wat betreft hun kredietwaardigheid, minimaal te voldoen aan de eisen, zoals omschreven onder kredietrisicobeheer;

b) Financiële ondernemingen (kredietinstellingen, beleggingsinstellingen, effecten instellingen, verzekeraars en pensioenfondsen) dienen onder Nederlands of anderszins EER-toezicht te vallen, zoals De Nederlandsche Bank en de Verzekeringskamer;

c) Tussenpersonen dienen geregistreerd te staan bij de Autoriteit Financiële Markten (AFM) en daarvan een vergunning als makelaar te hebben ontvangen.

d) Het beheer van relaties met financiële ondernemingen, waaronder de bankrelaties, valt onder de verantwoordelijkheid van de medewerker die is belast met de uitvoering van de treasury-functie, hierna te noemen 'treasury functie'. Onder dit beheer wordt verstaan:

e) Het beheer van rekeningen bij verschillende bancaire instellingen, waarbij wordt gestreefd naar een zo klein mogelijk aantal banken en rekeningen om de transparantie te vergroten;

f) Het zorgdragen voor voldoende kredietfaciliteit bij verschillende bancaire instellingen;

g) Het zorgdragen voor informatie bij financiële ondernemingen over verdeling van bevoegdheden binnen de Omgevingsdienst een efficiënte afhandeling en minimalisering van risico's van transacties;

h) Het doorlopend beoordelen van bankrelaties en hun bancaire condities op marktconformiteit (minstens één keer in de vier jaar);

i) Het onderhouden van contacten met banken, instellingen en (geld)makelaars ten behoeve van de toegang tot en van kennis over de ontwikkelingen in de financiële markten.

2. Geldstromenbeheer

Teneinde de kosten van het geldstromenbeheer te minimaliseren wordt:

a) Het liquiditeitsgebruik beperkt door de geldstromen op elkaar en de liquiditeitenplanning af te stemmen. Hierbij wordt er op toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen;

b) Het betalingsverkeer zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd door één bank.

3. Aantrekken van langlopende financiering

Bij het aantrekken van financieringen voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:

a) Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen (reserves en voorzieningen) te gebruiken. Op deze wijze worden de renterisico's en het renteresultaat geoptimaliseerd;

b) De Omgevingsdienst regio Arnhem vraagt offertes op bij de banken waar ODRA haar betalingsverkeer heeft ondergebracht, en toetst dit op de marktconforme rente en voorwaarden, alvorens een financiering wordt aangetrokken.

c) Leningen worden afgesloten door de voorzitter van het dagelijks bestuur.

6. Administratieve organisatie en Interne controle

In het kader van de treasury-functie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle:

1. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasury activiteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd in een procesbeschrijving, waarin is opgenomen dat:

a) De uitvoering van de treasury-functie conform de gestelde regels plaatsvindt;

b) De uitvoering rechtmatig en doelmatig is;

c) De treasury activiteiten adequaat kunnen worden uitgevoerd en bijgestuurd;

d) De juistheid, tijdigheid en volledigheid van de informatie verzekerd zijn.

2. Bevoegdheden zijn via mandaatverlening nader schriftelijk vastgelegd conform artikel 15 van de Financiële verordening Omgevingsdienst Regio Arnhem 2023.

3. Bij de uit te voeren treasury activiteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden:

a) Iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd;

b) De uitvoering en de controle geschieden door afzonderlijke functionarissen;

c) De uitvoering en de registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen;

4. Ten aanzien van de treasury functie vindt periodiek een interne controle plaats. Daarbij worden minimaal de volgende aspecten betrokken:

a) juistheid, tijdigheid, volledigheid en relevantie van de managementinformatie;

b) rechtmatigheid van de administratieve verwerking;

c) borging van voldoende functiescheiding;

d) realisatie van de doelstellingen;

e) uitvoering van het beleid;`

5. De treasury-functionaris houdt te alien tijde alle relevante stukken ter beschikking ter verantwoording van zijn/haar werkzaamheden. De treasury-functionaris archiveert alle offertes en de keuzen en overwegingen die tot besluiten in het kader van treasury-hebben geleid;

6. De treasury-functionaris maakt van elke controle een verslag:

a) hieruit blijkt minimaal waar eventueel aandachtspunten liggen op de onder 4 genoemde punten;

b) de treasury-functie ontvangt elk rapport tevoren ter inzage en dient dit voor gezien, dan wel voor akkoord te ondertekenen;

c) op basis van dit rapport doet de treasury-functionaris zo nodig aanbevelingen tot aanpassing van dit treasury-statuut.

7. Verantwoordelijkheden

Het primair bevoegde orgaan tot het aangaan van overeenkomsten tot aangaan en verstrekken van geldleningen is het algemeen bestuur. Op basis van delegatie kan deze bevoegdheid overgedragen worden aan het dagelijks bestuur;

De verantwoordelijkheden ten aanzien van treasury worden door het dagelijks bestuur vastgelegd, hierin wordt onderscheid gemaakt in de verantwoordelijkheden per functionaris. De eindverantwoordelijkheid ligt bij het algemeen bestuur.

De directeur is verantwoordelijk, en wijst een treasury-functionaris aan.

Het treasury-beleid en elke aanpassing daarvan, moet worden vastgesteld door het algemeen bestuur.

8. Slotbepalingen

1. Dit statuut wordt aangehaald als Treasury-statuut ODRA.

2. Dit reglement treedt in werking op de dag volgend op de dag na bekendmaking. Tegelijkertijd wordt het Treasury-statuut Omgevingsdienst regio Arnhem 2013 ingetrokken.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van ODRA

d.d. 14 december 2023