Financiële verordening Omgevingsdienst Regio Arnhem 2023

Het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Regio Arnhem, hierna te noemen ODRA

• gelet op artikel 212 van de Gemeentewet;

• gelet op artikel 216 van de Provinciewet;

• gelet op de Wet gemeenschappelijke regelingen;

• gelet op de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst regio Arnhem;

besluit vast te stellen de:

Financiële verordening Omgevingsdienst Regio Arnhem 2023

Paragraaf 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1.

  afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de omgevingsdienst regio Arnhem (hierna genoemd: 'ODRA') met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het dagelijks bestuur

• 2.

  administratie: Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van (onderdelen van) de organisatie van ODRA en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• 3.

  inkomsten: het totaal van de baten voor toevoegingen en onttrekkingen van reserves;

• 4.

  rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheers-handelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2. Taakveld (domein) en Programma-indeling

• 1.

  Het algemeen bestuur stelt de in de begroting de te hanteren taakveld en programma-indeling vast.

• 2.

  Het algemeen bestuur stelt op voorstel van het dagelijks bestuur de taakvelden per programma vast.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Bij de begroting en de jaarstukken worden voor het totaal van de programma’s en taakvelden het overzicht van algemene dekkingsmiddelen en het overzicht van de overhead en de baten en lasten weergegeven.

• 2.

  Bij de begroting en jaarstukken worden de richtlijnen van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten gevolgd (hierna: BBV) bij het inzichtelijk maken van de exploitatie en balans/vermogenspositie.

• 3.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven.

• 4.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

• 5.

  In het overzicht van de incidentele baten en lasten per programma, worden per programma alle posten vanaf € 50.000 afzonderlijk gespecificeerd.

Artikel 4. Kaders begroting

• 1.

  Het dagelijks bestuur biedt uiterlijk 24 december van het voorafgaande begrotingsjaar de begrotingsuitgangspunten aan het algemeen bestuur aan, over de kaders en uitgangspunten voor het volgende begrotingsjaar, genaamd ‘kadernota’.

• 2.

  Het algemeen bestuur stelt deze uitgangspunten uiterlijk 31 december voorafgaand aan het begrotingsjaar vast.

• 3.

  Het dagelijks bestuur zendt deze kadernota vóór 31 januari (in het betreffende begrotingsjaar) ter informatie aan de raden en staten van de deelnemers.

• 4.

  De kadernota bevat inzicht in de meerjarenbegroting van ODRA op hoofdlijnen, gerelateerd aan een meerjarig inzicht in de ontwikkelingen in het werkveld van ODRA.

• 5.

  De kadernota bevat minimaal inzicht in:

  a) Trends van de kosten en baten

  b) De gehanteerde indexeringen op lonen en prijzen

  c) De ontwikkeling van de overhead

  d) De tariefstelling voor het eerstvolgende begrotingsjaar

  e) Een post onvoorzien, in relatie met het vermogen; ter dekking van de risico’s.

Artikel 5. Autorisatie begroting, begrotingswijzigingen en investeringskredieten

• 1.

  Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma en taakveld.

• 2.

  Het algemeen bestuur is bevoegd tot het wijzigen van de begroting nadat de gemeenteraden en provinciale staten van de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling van ODRA hun zienswijzen hebben ingediend.

• 3.

  Het algemeen bestuur is bevoegd tot het actualiseren van de begroting op voorstel van het dagelijks bestuur.

• 4.

  Indien het dagelijks bestuur voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit door het dagelijks bestuur in de eerstvolgende vergadering van het algemeen bestuur aan het algemeen bestuur te worden gemeld. Het dagelijks bestuur voegt hierbij een voorstel voor actualisatie dan wel wijziging van het budget, het investeringskrediet of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

a) Er is, in ieder geval, sprake van een actualisatie indien de bijdrage van een deelnemer aan de ODRA niet wijzigt, dan wel binnen een reeds geaccordeerde (aanvullende) opdracht(en) van betreffende deelnemer(s) blijft.

b) Er is, in ieder geval, sprake van een wijziging indien de gevraagde bijdragen van deelnemers wijzigen, waarvoor nog geen opdrachten zijn verleend; de tarieven wijzigen; dan wel er op programma - taakveldniveau substantiële mutaties zijn in het beleid, die van invloed zijn op het geheel van de begroting van ODRA.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage

• 1.

  Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van ODRA. Dit gebeurt minimaal twee per jaar, bij voorkeur over de eerste 4 maanden en de eerste 8 maanden van het lopende boekjaar.

• 2.

  In de tussenrapportages worden zowel de meest recente (maand)cijfers over de realisatie gegeven, als wel een prognose van het te verwachten resultaat over het lopende boekjaar.

• 3.

  Afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten groter dan € 50.000 toegelicht.

Paragraaf 3. Financieel beleid

Artikel 7. Waardering & afschrijving vaste activa

1. De grondslagen voor categorisering, de waardering en afschrijving(stermijnen) van de vaste activa worden jaarlijks opgenomen in de jaarrekening.

2. Als basis geldt:

a) Er wordt lineair afgeschreven op basis van historische kostprijs en economische levensduur.

b) Aanschaffingen van apparatuur, voertuigen, (kantoor)inventaris en gebouwen (inclusief verbouwingen) worden opgenomen als vaste activa, indien de aanschaffing boven de € 5.000,-- bedraagt, en het materiële goed een technische levensduur heeft dat groter of gelijk is aan 2 jaar. Investeringen onder de € 5.000,-- worden opgenomen als activa, indien het een aanvulling of vervanging is op apparatuur die ‘en masse’ is aangeschaft.

c) Voor het opnemen van investeringen in software (immateriële activa) worden de richtlijnen van de BBV gevolgd.

Artikel 8. Reserves en voorzieningen

• 1.

  In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de taakvelden plaats.

• 2.

  Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur periodiek inzicht in de reserves en voorzieningen aan. De rapportage hierover behandelt in ieder geval:

a) De vorming en besteding van reserves;

b) De vorming en besteding van voorzieningen.

c) Met specifieke aandacht voor bestemmingsreserves in het kader van de doelen waarvoor deze zijn gesteld voor specifieke programma’s of taakvelden.

3. Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen wordt minimaal aangegeven:

a) Het specifieke doel van de reserve;

b) De voeding van de reserve;

c) De maximale hoogte van de reserve; en

d) De maximale looptijd.

4. Als een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.

Artikel 9. Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de baten en kosten voor programma’s en taakvelden gelden de volgende werkwijzen:

  a) De baten per programma / taakveld worden bepaald aan de hand van de geleverde diensten en producten (aantal x tarief) en gerelateerde materiele kosten binnen het betreffende taakveld / programma.

  b) De directe kosten per programma / taakveld worden bepaald aan de hand van de bestede tijd per programma / taakveld x de gemiddelde loonsom binnen ODRA plus de gerelateerde materiele kosten .

  c) De kosten ad b, worden verhoogd met de indirecte kosten (overhead) via de verhouding van de directe kosten per programma en taakveld.

  d) De overheadkosten (indirect) worden bepaald aan de hand van de richtlijnen in het BBV.

• 2.

  Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

  a) Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa.

  b) Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting (indien deze van toepassing wordt voor de ODRA), binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend.

Artikel 10. Prijzen economische activiteiten

Voor de levering van goederen, diensten of werken door ODRA aan overheidsbedrijven en derden waarbij de omgevingsdienst in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs van de verstrekte middelen in rekening gebracht.

Artikel 11. Vaststelling prijzen

• 1.

  Het algemeen bestuur stelt de kaders vast voor de tarieven en prijzen van de door de omgevingsdienst geleverde diensten en producten.

• 2.

  De besluiten voor het vaststellen van nieuwe prijzen en het wijzigen van prijzen worden door het algemeen bestuur vastgesteld op basis van een wijziging van de begroting van het jaar waarin de tariefswijziging ingaat.

Artikel 12. Financieringsfunctie

Het dagelijks bestuur neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de richtlijnen in acht, zoals opgenomen in het treasury statuut Omgevingsdienst regio Arnhem.

Artikel 13. Bedrijfsvoering

In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt ODRA naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het BBV in ieder geval op:

a) de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten’;

b) de kosten en omvang van inhuur derden;

c) de huisvestings- en facilitaire kosten;

d) de ICT-kosten

e) de programmakosten (direct gelieerd aan de primaire taakuitoefening)

f) kosten voor diensten die worden afgenomen van andere omgevingsdiensten, danwel OD-NL.

g) een post onvoorzien.

Paragraaf 4. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 14. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

a) Het sturen en het beheersen van activiteiten en processen van de omgevingsdienst als geheel en van de afdelingen;

b) Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, en contracten;

c) Het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van prognoses en kostencalculaties / businesscases.;

Artikel 15. Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur draagt in ieder geval zorg voor:

a) regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van de regelingen van de dienst en eigendommen;

b) beleid en de interne regels voor de inkoop en aanbesteding van werken, leveringen en diensten.

c) en eenduidige indeling van de dienstorganisatie en een eenduidige toewijzing van de taken van de omgevingsdienst aan de teams/afdelingen;

d) een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

e) de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

f) de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten en de programma’s opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 16. Interne controle

• 1.

  Het dagelijks bestuur zorgt voor een zodanige inrichting van de organisatie en de interne beheersing dat daarmee waarborgen worden geschapen voor doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van de beheers-handelingen en de informatievoorziening daarover. Hieronder zijn begrepen beschrijvingen van de processen, de noodzakelijke functiescheidingen binnen de processen, en beheersingsmaatregelen om fouten te voorkomen dan wel tijdig te ontdekken en nieuwe werkwijzen te borgen.

• 2.

  Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de periodieke interne controle van de organisatieonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheers-handelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de regelingen van de ODRA.

Paragraaf 5. Slotbepalingen

Artikel 17. Intrekking oude regeling

De Financiële verordening Omgevingsdienst Regio Arnhem 2012 wordt ingetrokken.

Artikel 18. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking, met dien verstande dat zij van toepassing is op de jaarrekening (en deelverantwoordingen) over het verslagjaar 2023 en later.

Artikel 19. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening Omgevingsdienst Regio Arnhem 2023.

Aldus besloten in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur van Omgevingsdienst Regio Arnhem van

14 december 2023