Verordening Financieel Beleid 2023

In deze verordening wordt verstaan onder:

Administratie: Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (bedrijfsonderdelen van) Afeer en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

Administratieve organisatie: Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en de bedrijfsmatige informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

BBV: Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten

Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten: Voorschriften voor de begrotings- en verantwoordingsdocumenten, uitvoeringsinformatie en informatie voor derden van provincies en gemeenten.

Bedrijfsonderdeel: Iedere organisatorische eenheid (inclusief 100% dochters, ofwel verbonden partijen) van Afeer.

Doelmatigheid: Het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

Doeltreffendheid: De mate waarin de beoogde maatschappelijke en bedrijfsmatige doelstellingen ook daadwerkelijk worden behaald.

Financieel beheer: Het uitoefenen van bestuur over en toezicht houden op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van Afeer.

Financiële administratie: Het onderdeel van de administratie dat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (bedrijfsonderdelen van) Afeer omvat, teneinde te komen tot:

• •

  de financieel economische positie

• •

  het financiële beheer

• •

  de uitvoering van de begroting

• •

  het afwikkelen van vorderingen en schulden

• •

  alsmede het afleggen van rekening en verantwoording daarover

Openbaar lichaam: De Gemeenschappelijke Regeling Afeer.

Rechtmatigheid: De rapportage van het Dagelijks Bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Wgr: Wet gemeenschappelijke regelingen.

Artikel 2 Programma-indeling

• 1.

  Het Algemeen Bestuur stelt bij aanvang van de nieuwe bestuursperiode een programma-indeling vast.

• 2.

  De onderverdeling van de programma’s staat voor de bestuursperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.

Artikel 3 Begroting

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur stelt elk jaar een meerjarenbegroting en een ontwerpbegroting van baten en lasten voor het komende boekjaar op, voorzien van de nodige toelichtingen en specificaties, conform de bepalingen van het BBV.

• 2.

  Het Algemeen Bestuur stelt de (gewijzigde) begroting vast en daarmee de kaders voor het begrotingsjaar.

• 3.

  Voor het opstellen en vaststellen van de begroting, alsmede de financiële en beleidsmatige kaders gelden de in de Wgr, Gemeenschappelijke Regeling Afeer en in het BBV genoemde bepalingen en termijnen.

Artikel 4 Uitvoering begroting

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur waarborgt dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens en de te leveren prestaties, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door het Algemeen Bestuur, kunnen worden getoetst.

• 3.

  Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen.

• 4.

  Bij de opstelling van de begroting wordt rekening gehouden met de bepalingen van deze verordening over de financiële positie.

Artikel 5 Tussentijdse rapportages

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van het lopende boekjaar.

• 2.

  De tussentijdse rapportages worden aan het Algemeen Bestuur toegezonden.

• 3.

  De inrichting van de tussentijdse rapportage sluit aan bij de indeling van de vastgestelde begroting.

• 4.

  De tussentijdse rapportage gaat in op afwijkingen, voor wat betreft de baten en lasten, de investeringen en de te leveren prestaties.

Artikel 6 Jaarstukken

• 1.

  Het Algemeen Bestuur stelt de jaarstukken in het jaar volgend op het boekjaar vast, waarbij de in de Wgr en in het BBV genoemde termijnen worden gehanteerd.

• 2.

  Bij het opstellen van de jaarstukken wordt rekening gehouden met de bepalingen zoals neergelegd in het BBV en de bepalingen van deze verordening over de financiële positie.

• 3.

  De inrichting van de jaarstukken sluit aan bij de indeling van de vastgestelde begroting.

• 4.

  Het Dagelijks Bestuur legt verantwoording af over de uitvoering van de begroting. In de verantwoording geeft het Dagelijks Bestuur aan:

  • a.

    wat er is bereikt;

  • b.

    wat het heeft gekost;

  • c.

    hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.

Artikel 7 Financiële positie

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat het beleid waartoe door het Algemeen Bestuur is besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen.

• 2.

  Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.

• 3.

  Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten. Dit doet het Algemeen Bestuur door vaststelling van de begroting, waarin de financiële gevolgen van het gevoerde beleid uiteen zijn gezet.

Artikel 8 Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs, zo nodig aangepast voor duurzame waardevermindering.

• 2.

  Activa met een verkrijgingprijs van € 5.000 of hoger worden geactiveerd.

• 3.

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht; boeterente maximaal gedurende de resterende looptijd van de betreffende lening.

• 4.

  Materiële vaste activa met economisch nut zoals bedoeld in artikel 35 van het BBV, worden lineair als volgt afgeschreven:

  • a.

    Soort activaLevensduur in jaren

  • b.

    Voorzieningen aan terreinen tot 20 jaar

  • c.

    Gebouwen 20 tot 40 jaar

  • d.

    Installaties 10 tot 20 jaar

  • e.

    Productiemachines 3 tot 10 jaar

  • f.

    Inventarissen 5 tot 10 jaar

  • g.

    Vervoersmiddelen 5 tot 10 jaar

  • h.

    Automatisering 3 tot 5 jaar

• 5.

  Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur wordt afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur (artikel 64 BBV, lid 3), rekening houdend met een eventuele restwaarde. Vaste activa met een onbeperkte gebruiksduur worden niet afgeschreven. Het meest aansprekende voorbeeld van vaste activa met onbeperkte gebruiksduur is grond.

Artikel 9 Reserves en voorzieningen

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur biedt jaarlijks als onderdeel van de begroting een overzicht van alle reserves, subsidies en voorzieningen aan.

• 2.

  Dit overzicht behandelt de vorming en besteding van de reserves, subsidies en voorzieningen.

• 3.

  Het Algemeen Bestuur stelt dit overzicht als onderdeel van de begroting vast binnen de in de Wgr en het BBV genoemde termijnen.

Artikel 10 Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van de tarieven van Afeer wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd.

Artikel 11 Financieringsfunctie

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor een juiste uitvoering van de richtlijnen van het Treasurystatuut en binnen de grenzen die dit statuut stelt.

• 2.

  De regels ter uitvoering van de taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening worden in het Treasurystatuut vastgelegd en worden minimaal eens per vier jaar –indien nodig- aangepast aan de geactualiseerde gegevens en door het Algemeen Bestuur vastgesteld.

Artikel 12 Paragrafen

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de inhoud van de paragrafen bij de begroting en jaarstukken voldoen aan de verplichte onderdelen die door het BBV worden gesteld.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur neemt in ieder geval op:

  • a.

    de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing:

  • b.

    de paragraaf Bedrijfsvoering;

  • c.

    de paragraaf Financiering;

  • d.

    de paragraaf Verbonden partijen.

Ad a.de paragraaf Weerstandsvermogen:

Een meerjarig inzicht in de weerstandscapaciteit, de risico's van materieel belang, en een inschatting van de kans dat deze risico's zich voordoen.

Ad b.de paragraaf Financiering:

De opbouw van de korte en lange schuldpositie, de liquiditeitenplanning, de financieringsbehoeften en de rentevisie voor de komende 4 jaren.

Ad c. de paragraaf Bedrijfsvoering:

De actuele onderwerpen en nieuwe ontwikkelingen die aandacht behoeven, alsmede de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten, de kosten van inhuur derden en de automatiseringskosten. Tevens een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, zoals bedoeld in artikel 7 overschrijden of voldoen aan de rapportagegrens en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Artikel 13 Administratie

• 1.

  De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen binnen Afeer;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten;

• e.

  het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• f.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• g.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende -informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 14 Financiële administratie

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor:

• a.

  een inrichting en werking van de financiële administratie welke voldoet aan het BBV en andere relevante wet- en regelgeving;

• b.

  dat de vereiste informatie wordt verstrekt aan het Rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenschappelijke regelingen.

Artikel 15 Financiële organisatie

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur draagt aan de algemeen directeur op te zorgen voor:

• a.

  een eenduidige indeling van de financiële organisatie van Afeer en een eenduidige toewijzing van de taken;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de intern en extern verstrekte informatie is gewaarborgd;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen de bedrijfsonderdelen van Afeer;

• e.

  de te maken afspraken met de bedrijfsonderdelen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  de regels voor het verlenen van decharge over het gevoerde beheer van de bedrijfsonderdelen.

Artikel 16. Interne beheersing

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheers handelingen. Bij afwijkingen rapporteert het Dagelijks Bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 17. Daarnaast informeert het Dagelijks Bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de periodieke interne toetsing van bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening en op de rechtmatigheid van beheers handelingen.

Artikel 17 Aanbesteding en inkoop

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor interne regels voor de inkoop en aanbesteding van werken, diensten en leveringen. De regels waarborgen, dat wordt gehandeld in overeenstemming met de nationale en Europese wet- en regelgeving.

Artikel 18 Rechtmatigheidsverantwoording

• 1.

  Het Algemeen Bestuur stelt vast op welke wijze zij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2.

  In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten van de gemeenschappelijke regeling, inclusief de dotaties aan de reserves.

Artikel 19 Voorwaardencriterium

• 1.

  Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheers handelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2.

  Het Dagelijkse Bestuur biedt het Algemeen Bestuur jaarlijks uiterlijk op 15 juli vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheers handelingen kunnen voortvloeien en maakt onderdeel uit van de begroting.

Artikel 20 Begrotingscriterium

• 1.

  Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het Algemeen Bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2.

  De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het Algemeen Bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 17.

• 3.

  Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 4.

  Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

• a.

  Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

• b.

  Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

• c.

  De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

• d.

  Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het Algemeen Bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 21. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1.

  Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur zorgt voor en leggen vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 22. Onvoorziene gevallen

• 1.

  In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist het dagelijks bestuur van Afeer.

Artikel 23. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt – na behoorlijk te zijn bekendgemaakt – in werking op 1 januari 2023.

• 2.

  Met de inwerkingtreding vervalt de Financiële verordening van Afeer 2022.

• 3.

  Deze verordening kan worden aangehaald als “Financiële verordening Afeer 2023”.