Notitie locatiesystemen voor operationele voertuigen VNOG 2023

De VNOG werkt in het kader van het informatiegestuurd werken met locatiesystemen die het mogelijk maken om operationele voertuigen zichtbaar te maken op een beeldscherm. Locatiesystemen bevinden zich op uiteenlopende apparaten, zoals de Memex, de Momo en adhoc-routers.

Met de gegevens uit deze systemen kan bij incidenten de inzettactiek sneller worden vormgegeven en waar nodig bijgesteld. Locatiesystemen zijn ook van belang bij de voorbereiding op een operationele inzet. In bepaalde gevallen kan het noodzakelijk zijn over gegevens uit een locatiesysteem te beschikken terwijl er (nog) geen sprake is van een incident. Daarnaast dienen de locatiesystemen beheerd en onderhouden te worden.

Deze notitie beoogt een kader te geven voor de toepassing van locatiesystemen in samenhang met het gebruik, het beheer en het onderhoud van de systemen. Tevens wordt het wettelijk kader geschetst dat voor het gebruik van locatiesystemen van toepassing is. Belangrijk element hierbij is in hoeverre persoonsgegevens worden verwerkt, naast het feit dat gegevens uit locatiesystemen geschikt kunnen zijn voor het volgen van personen. Dit is eveneens van belang indien locatiegegevens van operationele voertuigen gecombineerd kunnen worden met (persoons)gegevens uit andere bronnen, waardoor de actuele locatie van een persoon bekend kan zijn. Deze notitie is een bijstelling van de Notitie Automatisch Voertuig Locatie Systeem (AVLS) uit 2010.

De taken en bevoegdheden van de VNOG zijn vastgelegd in de Wet veiligheidsregio’s (WVR) en daarmee samenhangende regelgeving, zoals het Besluit veiligheidsregio’s, die daarmee de wettelijke basis vormen voor de veiligheidsregio. De basis voor de VNOG als veiligheidsregio ligt in de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2010, die de colleges van de 22 deelnemende gemeenten op basis van de Wet veiligheidsregio’s zijn aangegaan.

De taken van de VNOG die in het kader van deze notitie van belang zijn:

- het voorbereiden op de bestrijding van branden en het organiseren van de rampenbestrijding en de crisisbeheersing;

- het instellen en in stand houden van een brandweer;

- het instellen en in stand houden van een GHOR;

- het voorzien in de meldkamerfunctie;

- het inrichten en in stand houden van de informatievoorziening binnen de diensten van de veiligheidsregio en tussen deze diensten en de andere diensten en organisaties die betrokken zijn bij de bovengenoemde taken.

Voor het instellen en gebruiken van volgsystemen zoals een locatiesysteem op operationele voertuigen bestaat daarnaast specifieke wetgeving: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). De AVG stelt regels omtrent het verwerken van persoonsgegevens; de WOR regelt ondermeer de rechten van de Ondernemingsraad, waaronder het instemmingsrecht bij het in gebruik nemen van personeelsvolgsystemen c.q. systemen die geschikt zijn voor het volgen van medewerkers.

Bij het kennis nemen van informatie uit locatiesystemen is een van de verplichtingen voor ambtenaren van de Ambtenarenwet 2017 van toepassing. Deze houdt in dat de ambtenaar is gehouden de bij of krachtens de wet op hem rustende en uit zijn functie voortvloeiende verplichtingen te vervullen en zich ook overigens te gedragen zoals een goed ambtenaar betaamt. Deze verplichting houdt ook in het zorgvuldig omgaan met gegevens uit locatiesystemen. Daarmee is de ambtenaar dus gehouden aan integriteit en geheimhouding.

De Notitie Locatiesystemen voor operationele voertuigen VNOG 2023 is van toepassing op:

- alle repressieve operationele voertuigen van Brandweer en GHOR van de VNOG, die zijn voorzien van een locatiesysteem;

- alle repressieve operationele medewerkers en andere medewerkers van de VNOG, die zich in of buiten het verzorgingsgebied van de VNOG (laten) verplaatsen met een repressief operationeel voertuig van Brandweer of GHOR VNOG, dat voorzien is van een locatiesysteem;

- alle medewerkers van de VNOG en van anderen, waaronder van de Meldkamer Oost-Nederland en andere veiligheidsregio’s, die uit hoofde van hun functie en hun betrokkenheid bij

- het alarmeren van voertuigen en functionarissen ten behoeve van een repressieve inzet danwel de voorbereiding daarop;

- het onderhoud en/of het beheer van (onderdelen van) een locatiesysteem of -systemen, waarop of waarin gegevens uit het locatiesysteem zichtbaar zijn,

toegang hebben tot (de gegevens in) een locatiesysteem, danwel onderdelen daarvan.

Deze notitie is daar waar mogelijk van toepassing op dienstvoertuigen van de VNOG, die fabrieksmatig van een wettelijk verplicht locatiesysteem zijn voorzien, in relatie tot de medewerkers van de VNOG die van deze voertuigen gebruik maken.

Een locatiesysteem is bedoeld om inzicht te hebben in de locatie van voertuigen ten tijde van repressieve inzetten of bij de voorbereiding daarop. Het gaat daarbij zowel om repressieve voertuigen voor de incidentbestrijding als om voertuigen van piketfunctionarissen van brandweer en GHOR.

Het element van de gegevensbescherming vraagt hierbij om specifieke aandacht. Een voertuig wordt immers bestuurd door een natuurlijk persoon. In combinatie met andere gegevens kunnen met het locatiesysteem personen worden gevolgd. Van persoonsgegevens is sprake indien gegevens herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. Dat is derhalve ook aan de orde indien locatiegegevens met behulp van (aanvullende) informatie uit andere bronnen kunnen worden herleid tot één of meerdere natuurlijke personen.

5.1 Persoonsgegevens

Bij het bepalen van de te registreren gegevens wordt het uitgangspunt gehanteerd dat zo min mogelijk gegevens worden verwerkt. Een voertuiglocatiesysteem bevat de volgende gegevens:

- Operationele functie van de eenheid;

- Het voertuignummer;

- Eventuele aanvullende voertuiggegevens;

- De geografische positie van het voertuig;

- De geschatte snelheid van het voertuig per geografische positie.

Het betreft enkel feitelijke gegevens, die zonder tussenkomst van natuurlijke personen worden gegenereerd. Een locatiesysteem bevat derhalve geen persoonsgegevens. Alleen in combinatie met gegevens uit andere bronnen is een persoon te koppelen aan een locatie. Dat kan een locatie zijn, waar activiteiten plaatsvinden, die gegevens kunnen opleveren in de categorie bijzondere gegevens, zoals religie of gezondheid. Dit is aan de orde indien medewerkers die over voertuiglocatiegegevens beschikken daarnaast ook toegang hebben tot andere bronnen, die tot een persoon te herleiden gegevens bevatten. Gelet op de mogelijkheden van het gebruik van de gegevens uit een locatiesysteem gaat het inderdaad om persoonsgegevens in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Voor het gebruik van locatiesystemen op operationele voertuigen is een DPIA uitgevoerd. In deze DPIA zijn de bronnen benoemd, waarvan de gegevens zodanig met locatiegegevens gecombineerd kunnen worden, dat deze tot een natuurlijk persoon herleid kunnen worden. Ook zijn de risico’s in beeld gebracht en zijn aanvullende maatregelen benoemd om de risico’s te mitigeren.

5.2 Doel van de verwerking

Het gebruik van locatiesystemen kent verschillende primaire doelstellingen:

- Voor operationele doeleinden is het noodzakelijk ingezette operationele voertuigen/-functionarissen tijdens een inzet te kunnen volgen;

- Het kunnen alarmeren van het dichtstbijzijnde operationele voertuig/de dichtstbijzijnde operationele functionaris.

Het secundaire doel van de verwerking is gebruik van verwerkte gegevens voor evaluatie van incidenten en onderzoeken naar aanleiding van incidenten, als input voor managementrapportages, en ter verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening van de VNOG.

5.3 Grondslag voor de verwerking

Het verwerken van persoonsgegevens mag uitsluitend plaatsvinden indien de verwerking plaatsvindt op een in de AVG opgenomen grondslag. Voor het systeem geldt de grondslag dat de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de goede vervulling van de wettelijke taak van de VNOG, zoals beschreven in de Wet veiligheidsregio’s en aanverwante regelingen, waaronder het Besluit veiligheidsregio’s.

5.4 Beveiliging van de gegevens

De gegevens worden bewaard op een server die in de infrastructuur van de VNOG is opgenomen. De server kan uitsluitend met een inlognaam en password worden benaderd en is via de toegang tot de VNOG-infrastructuur toegankelijk op basis van het hiervoor geldende VNOG-beleid. Indien anderen van de gegevens gebruik maken wordt dit in een verwerkersovereenkomst vastgelegd.

In het kader van toegangsbeperking wordt de volgende situaties onderscheiden:

6.1 Operationele fase: er is een incident gaande

Deze fase geldt op het moment dat er sprake is van een incident, waarbij met gebruik van het locatiesysteem voertuigen worden gevolgd ter uitvoering en ondersteuning van de operationele inzettactieken bij een incident.

In deze fase hebben de volgende functionarissen, ieder binnen hun organisatieonderdeel, toegang tot de gegevens:

- Operationeel functionarissen die in hun hoedanigheid betrokken zijn bij de afhandeling van het betreffende incident (ROF-functionarissen, bevelvoerders, leden en ondersteuners van de staven en secties CoPI en ROT);

- Centralisten op de Meldkamer Oost Nederland.

6.2 Niet-operationele fase: er is geen incident gaande

6.2.1 Algemeen

Incidentbestrijding en de voorbereiding daarop is een continu proces. Het kan wenselijk zijn dat de locatie van voertuigen ook zichtbaar is als er (nog) geen sprake is van een incident. Daarbij kan gedacht worden aan het monitoren van de operationele dekking en de controle op het juist functioneren van de locatiesystemen. Daarnaast is het noodzakelijk om bij een inzet de benodigde locatiegegevens direct beschikbaar te hebben. In deze fase hebben operationele functionarissen, medewerkers Operationele voorbereiding en medewerkers Operationele Informatievoorziening toegang tot de gegevens.

6.2.2 Verhoogd risico

Het is toegestaan om de gegevens uit een locatiesysteem beschikbaar te stellen aan operationele functionarissen in geval van een verhoogde kans op incidenten. Dat betekent dat de onder 6.2.1 genoemde functionarissen en centralisten locatiegegevens van voertuigen kunnen zien als (nog) geen sprake is van een inzet. Dit kan zich voordoen bij:

- Grote(re) evenementen met een risicofactor;

- Al dan niet gereguleerde festiviteiten bij evenementen of maatschappelijke gebeurtenissen of perioden in het jaar;

- In perioden met een verhoogd risico op incidenten, waaronder in geval van een verhoogd natuurbrandrisico.

De beslissing om de voertuiggegevens zichtbaar te maken in geval van een verhoogd risico wordt genomen door de dienstdoende Operationeel Leider, Algemeen Commandant Brandweer of Algemeen Commandant Geneeskundige Zorg danwel hun resp. plaatsvervangers, naar hun inzicht in het actuele risicobeeld en na een actuele risico-inschatting.

6.3 Dynamisch alarmeren

Het is toegestaan om voertuiglocaties uit een locatiesysteem te gebruiken voor het dynamisch alarmeren van operationele voertuigen en -functionarissen.

Dynamisch alarmeren maakt het mogelijk het dichtstbijzijnde operationele voertuig en/of de dichtstbijzijnde operationele functionaris op te roepen om naar een incident te gaan. Daarmee kan tijdwinst worden behaald. Dit in tegenstelling tot het statisch alarmeren van operationele voertuigen en -functionarissen met gebruikmaking van vaste uitrukgebieden voor de operationele voertuigen en daarbinnen werkzame functionarissen.

Voorwaarde voor dynamisch alarmeren is het ook in de niet-operationele fase inzichtelijk hebben van de actuele positie van het voertuig danwel de functionaris. Het dynamisch alarmeren is mede van belang bij interregionale incidenten. Er is tevens een ontwikkeling die voor de komende jaren verschillende mogelijkheden biedt.

6.4 Beheer en onderhoud

In deze fase is geen sprake van een incident maar worden wel gegevens en bewegingen van de voertuigen vastgelegd. Deze data kan uitsluitend door de functioneel en technisch beheerder(s) worden bekeken.

In deze fase hebben medewerkers Operationele voorbereiding en medewerkers Operationele Informatievoorziening voor de verbetering van de dienstverlening of een systeem toegang tot de gegevens uit locatiesystemen.

6.5 Verbeteren van de dienstverlening

Tijdens de operationele fase geregistreerde data, die gebruikt wordt voor het verbeteren van de dienstverlening door de VNOG kan worden bekeken door:

- de leider van de incidentevaluatie c.q. van een onderzoek naar het betreffende incident;

- andere daartoe in de evaluatie- c.q. onderzoeksopdracht danwel door de leider van de incidentevaluatie c.q. het onderzoek aangewezen functionarissen;

- medewerkers van de VNOG die belast zijn met de uitvoering van de taken Operationele Informatievoorziening, Brandonderzoek en Leren van Incidenten.

Voorafgaand aan het gebruik van gegevens voor intern onderzoek wordt door de betreffende leidinggevende nagegaan of de toegang tot de gegevens aansluit bij de uit te voeren werkzaamheden.

6.6 Intern onderzoek

Indien de gegevens beschikbaar dienen te komen in het kader van onderzoek naar personen dient er voorafgaand aan de inzage een schriftelijke opdracht te zijn van de algemeen directeur of het afdelingshoofd Bedrijfsvoering, als verantwoordelijke voor HRM, Privacy en Informatie van de VNOG.

6.7 Onderzoek door toezichthouders, politie en justitie

In voorkomende gevallen kan een plicht bestaan tot het verstrekken van locatiegegevens van operationele voertuigen, zoals bij politie- en/of justitie-onderzoek en bij evaluaties of onderzoeken door de Inspectie Justitie en Veiligheid in het kader van toezichthouden (Inspectie J&V) , de Nederlandse Arbeidsinspectie (NLA) of de Onderzoeksraad voor Veiligheid (OOV) .

Hieronder is het onderzoek door politie en/of justitie nader uitgewerkt. In zijn algemeenheid geldt dit ook voor de andere instanties.

Indien een operationeel voertuig van de VNOG betrokken raakt in een politie- of justitieel onderzoek, zoals bijvoorbeeld na een (verkeers)ongeval, is het mogelijk dat voertuiggegevens beschikbaar gesteld dienen te worden aan de Politie en/of het Openbaar Ministerie. In dit geval is ook de Wet politiegegevens (WPG) van toepassing.

De (Hulp)Officier van Justitie doet in een dergelijk geval een formeel verzoek (vordering) om informatie aan de algemeen directeur van de VNOG, die het verzoek behandelt. Dit verzoek en de wijze waarop aan het verzoek voldaan kan worden wordt zonodig beoordeeld door de Functionaris Gegevensbescherming (FG) en de jurist van de VNOG.

De algemeen directeur of een door hem aangewezen functionaris informeert direct na ontvangst van het verzoek de functionaris(sen) die bij het te onderzoeken voorval betrokken zijn over het verzoek van de Officier van Justitie en achteraf over de afhandeling van het verzoek.

Voorafgaand aan het formele verzoek van de Officier van Justitie is de medewerker Operationele Informatievoorziening van de VNOG gerechtigd tot het zekerstellen van bedoelde informatie op basis van een aan de vordering voorafgaand verzoek daartoe van Politie en/of Justitie.

De medewerker Operationele Informatievoorziening informeert de algemeen directeur, de FG en de jurist omtrent het door Politie en/of Justitie gedane verzoek.

Gegevens worden, in overeenstemming met het doel van de verwerking en conform de Archiefwet bewaard. De gegevens worden drie jaar gebruikt. Daarna geldt een bewaartermijn van één jaar. De VNOG hanteert de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020. In het kader van het verbeteren van de dienstverlening kunnen gegevens in geanonimiseerde vorm langer bewaard blijven. Dit wordt specifiek vastgelegd, omdat anonimiseren een vorm van verwerken is. Na anonimisering vallen de gegevens niet meer onder de AVG, mits deze ook niet meer op een andere wijze of met andere gegevens herleidbaar zijn tot personen.

Artikel 27 WOR maakt een nadere regeling voor het gebruik en de toepassing van locatiesystemen noodzakelijk . Hierbij moet gekeken worden naar de mogelijke effecten van het systeem.

Als die zijn dat het personeel, hoewel het niet wordt gevolgd met het oog op waarneming of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties, wel kán worden gevolgd, in casu voor het optimaliseren van de inzetbaarheid van operationele voertuigen en functionarissen van brandweer en GHOR, is sprake van een voorziening in de zin van de WOR. Dit betekent dat de Ondernemingsraad (OR) instemmingsrecht heeft bij het gebruik van locatiesystemen en de daaromtrent te maken afspraken. Bovendien draagt de OR op basis van het genoemde artikel medeverantwoordelijkheid voor de omgang met en de bescherming van persoonsgegevens. Dit gegeven maakt het noodzakelijk het gebruik van locatiesystemen te onderbouwen en vast te leggen.

De medewerkers van de VNOG, die het betreft worden door of namens de verantwoordelijke voor de verwerking schriftelijk geïnformeerd over de aanwezigheid van een locatiesysteem en de in deze notitie gegeven kaders. Bij de mededeling aan deze medewerkers wordt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) gevolgd.

Nieuwe medewerkers van de VNOG die gebruik maken van een met een locatiesysteem uitgerust operationeel voertuig worden bij hun aanstelling door hun direct leidinggevende schriftelijk geïnformeerd over de aanwezigheid van een locatiesysteem en de in deze notitie gegeven kaders.

Andere medewerkers, die toegang hebben tot een locatiesysteem, zoals systeem- en functioneel beheerders, de centralisten van de Meldkamer Oost Nederland, de leden en ondersteuners van de staven CoPI en ROT worden door of namens de verantwoordelijke voor de verwerking schriftelijk geïnformeerd over het mogen inzien van data, verkregen met een locatiesysteem, voorzover deze data betrekking hebben op operationele voertuigen danwel, bij dynamisch alarmeren, operationele functionarissen van de Brandweer en de GHOR.