Organisatie | Oost Gelre |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Inkoopbeleid 2024 |
Citeertitel | Inkoopbeleid 2024 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017.
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
25-01-2024 | nieuwe regeling | 16-01-2024 |
In de organisatievisie Oost Gelre uit 20231 is de identiteit van de gemeente Oost Gelre als organisatie (hierna: de Gemeente) als volgt gedefinieerd:
Als Gemeente staan we midden in de samenleving. We weten collega’s, partners en de samenleving te vinden en vragen waar nodig om hulp. We zetten in op eigen kracht, faciliteren, verbinden en bieden maatwerk waar nodig. Wij zijn een lerende en wendbare organisatie, met medewerkers die zich richten op continue verbetering en ontwikkeling. Daarbij hebben we te maken met verschillende rollen die we als Gemeente hebben, evenals belangen die meespelen. Daarom communiceren we open, tijdig en transparant. Zo doen we ons werk weloverwogen: met oog voor mens en omgeving.
We doen het samen, met hart voor Oost Gelre!
Met behulp van onze kernwaarden positioneren we onze identiteit of onderdelen ervan die relevant zijn. Onze kernwaarden voor de Gemeente zijn:
Inkoop- en aanbestedingspraktijk
Die kernwaarden zijn ook sturend in ons opdrachtgeverschap. De Gemeente spant zich in met haar inkoop- en aanbestedingspraktijk zoveel mogelijk impact te maken. In dit inkoopbeleid2 wordt het inkoopproces overeenkomstig artikel 24, onder g van de financiële verordening Oost Gelre, inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop bij de Gemeente plaatsvindt. De Gemeente leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2). De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend, want aanbesteden gaat om de verantwoorde, transparante en meetbare besteding van publiek geld, het kan bijdragen aan het behalen van maatschappelijke doelstellingen als circulariteit en het kan ingezet worden voor economische stimulering en innovatie, of als instrument voor handelspolitiek3. Omwille van de uniformiteit is bij de totstandkoming van dit beleid waar mogelijk aansluiting gezocht bij het modelbeleid van de VNG.
Daarnaast gaat de Gemeente bij het Inkopen van werken, leveringen en diensten uit van:
In dit inkoopbeleid wordt verstaan onder:
Het Aanbestedingsreglement Werken 2016 beschrijft de procedures voor het aanbesteden van opdrachten voor werken. | |
Een taakstelling tot uitdrukking komend in het bedrag dat verbonden is aan één taak, en/ of (hulp-)kostenplaatsen van de begroting dan wel aan een investering. Tot het budget worden tevens gerekend het realiseren van de in de begroting dan wel bij de investering opgenomen doelstellingen, prestatie-eenheden, kostendekkingspercentages, kengetallen en voorschriften. | |
Een medewerker van de Gemeente die verantwoordelijk is voor het beheren van een budget en die is aangewezen om de tot zijn organisatieonderdeel behorende taakstelling, inclusief de daarbij behorende middelen, uit te voeren. Deze budgetten maken onderdeel uit van de productenraming. | |
De Ondernemer waarmee de Gemeente een overeenkomst heeft gesloten. | |
Een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die is gesloten tussen een of meer Ondernemers en de Gemeente, individueel of in een collectief en die betrekking heeft op het verlenen van werken of diensten en waarvoor de tegenprestatie bestaat uit hetzij uitsluitend het recht het werk of de dienst die het voorwerp van de overeenkomst vormt te exploiteren, hetzij uit dit recht en een betaling. | |
Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aw 20124. | |
De Gemeente Oost Gelre, zetelend aan de Varsseveldseweg 2 te Lichtenvoorde. | |
In de AMvB (Aanbestedingsbesluit) bij de Aanbestedingswet 2012 is de Gids Proportionaliteit als verplicht te volgen richtsnoer aangewezen. De Gids Proportionaliteit geeft invulling aan het evenredigheidsbeginsel. | |
Initiërende (rechts)handeling van de Gemeente gericht op een op geld waardeerbare transactie en de gevolgen daarvan teneinde Werken-, Leveringen- of Diensten te verwerven. | |
Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet 2012 en de Europese aanbestedingsrichtlijn 2014/24/EU. | |
Bedragen als bedoeld in art. 3.4.2 van de Gids Proportionaliteit waarbij de genoemde procedures gangbaar worden geacht. Van die procedures mag afgeweken worden indien voorschrift 3.4A van de Gids Proportionaliteit daartoe aanleiding geeft. Naarmate er meer van een Richtbedrag wordt afgeweken moet dit met zwaarwegender argumenten worden gemotiveerd. | |
De UAV 2012 is een pakket regels die van toepassing verklaard kunnen worden op aannemingsovereenkomsten in de bouw en bij technische installatiewerken. In de versie van 2012 zijn ook de Uniforme administratieve voorwaarden voor de installatiewerken opgenomen, voorheen de UAV-TI. | |
De UAV-GC 2005 bevatten de algemene voorwaarden voor het bouwcontract model waarbij de Gemeente aan één Contractant het ontwerpen en bouwen opdraagt. Dit is ook wel bekend als het geïntegreerde model en in de praktijk wordt vaak gesproken over ‘design and build’ of ‘turn key’. | |
2. Gemeentelijke doelstellingen
De Gemeente wil met dit inkoopbeleid de volgende doelstellingen realiseren:
Ook waar gemeentelijke middelen beschikbaar worden gesteld aan derden, beziet de Gemeente per geval in hoeverre deze doelstellingen daarmee gerealiseerd kunnen worden.
Rechtmatigheid, oftewel het voldoen aan wet- en regelgeving, is een belangrijke voorwaarde aan de gemeentelijke Inkoop. Maar, Inkoop is geen doel op zich. De Gemeente koopt in op het moment dat ze ervoor kiest de uitvoering van haar maatschappelijke taak en het behalen van haar doelstellingen buiten de eigen bedrijfsvoering te leggen. Soms lijken doelmatigheid en rechtmatigheid daarbij om voorrang te strijden.
De Aanbestedingswet is voor een deel ‘principlebased’, waardoor op onderdelen enige discretionaire ruimte gegeven is. Dit gemeentelijk inkoopbeleid erkent die ruimte en geeft de actoren binnen de inkoopfunctie (zie par. 6.3) de bevoegdheid die ruimte op te zoeken en te benutten. Het credo daarbij is: ‘comply or explain’. Kortom: we passen de voorschriften toe en waar ruimte is om af te wijken, leggen we uit waarom die afwijking nodig is om de gemeentelijke doelstellingen te behalen. Dit leggen we vast in een motivering die wordt toegevoegd aan het aanbestedingsdossier.
a.De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na
Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het inkoopbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
De Gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregels worden geconfronteerd. De Gemeente past waar toepasselijk bij de betreffende Inkoop, in ieder geval toe:
Bouwblokken SROI Oost-Nederland7 en
3.3 Algemene beginselen bij Inkoop
a.Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht:
De aanbestedingsregels vinden hun grondslag in het ‘Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie’ (VWEU), dat directe werking kent. In al haar handelen dient de overheid de bepalingen van het VWEU-Verdrag na te leven. Dit ongeacht de uitwerking van dit verdrag in Europese richtlijnen en nationale wetgeving. De Gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. | |
Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet8. | |
De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten kunnen weten waar ze aan toe zijn. | |
De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden. | |
Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de Gemeente. |
b.Algemene beginselen van behoorlijk bestuur:
De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur (ABBB) in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, het motiveringsbeginsel en het vertrouwensbeginsel.
Op 1 april 2013 is de Aanbestedingswet 2012 in werking getreden. Bij de herziening in 2016 zijn de Europese Concessierichtlijn (2014/23/EU), de aanbestedingsrichtlijn voor klassieke sectoren (2014/24/EU) en de aanbestedingsrichtlijn voor speciale sectoren (2014/25/EU)9 geïmplementeerd. Tegelijkertijd met de Aanbestedingswet 2012 is ook het Aanbestedingsbesluit (als algemene maatregel van bestuur) in werking getreden. In het Aanbestedingsbesluit wordt een aantal zaken uit de Aanbestedingswet nader geregeld:
3.5 Uniform Europees Aanbestedingsdocument
Afhankelijk van aard en omvang van de opdracht, maar in ieder geval bij openbare aanbestedingen, draagt de Gemeente zorg voor voldoende waarborgen omtrent de inschrijving. Zij hanteert daarvoor de verplichte uitsluitingsgronden van artikel 2.86 Aw2012 en indien toepasselijk de facultatieve uitsluitingsgronden van artikel 2.87 Aw2012. Om te bevestigen dat de inschrijver niet aan één of meerdere uitsluitingsgronden voldoet kan deze volstaan met een eigen verklaring ter zake, die bij gunning zal worden geverifieerd. Het gebruik van het UEA, als format voor de eigen verklaring, is zowel boven als onder de Europese drempelwaarden verplicht ingeval er uitsluitingsgronden worden gehanteerd. In het UEA geeft de inschrijver aan dat de uitsluitingsgronden niet op hem van toepassing zijn, dat hij voldoet aan de gestelde geschiktheidseisen, de technische specificaties en de uitvoeringsvoorwaarden.
3.6 Gedragsverklaring Aanbesteden
De Gemeente kan van de inschrijver op een overheidsopdracht verlangen dat deze een gedragsverklaring aanbesteden overlegt. Het Ministerie van Veiligheid en Justitie verstrekt deze verklaring. Een ondernemer kan hiermee aantonen dat de door de Gemeente gestelde uitsluitingsgronden die betrekking hebben op onherroepelijke veroordelingen of beschikkingen wegens overtreding van de mededingingsregels op hem niet van toepassing zijn. De Gemeente is niet verplicht in alle gevallen een GVA op te vragen, maar maakt in die gevallen waarin het GVA wél wordt opgevraagd gebruik van het vastgestelde model.
De gewijzigde Aanbestedingswet kent een aantal nieuwe uitsluitingsgronden. Het UEA en de GVA zijn daarop aangepast. Zo kan een inschrijver worden uitgesloten als hij blijk heeft gegeven van aanzienlijke of voortdurende tekortkomingen bij de uitvoering van een wezenlijk voorschrift tijdens een eerdere overheidsopdracht, een eerdere opdracht met een aanbestedende dienst of een concessieovereenkomst, indien dit heeft geleid tot een vroegtijdige beëindiging van die eerdere opdracht, een schadevergoeding of vergelijkbare sancties. Nieuw is ook dat naast onderzoek naar justitiële antecedenten van bestuurders, vennoten, maten of beheerders van een rechtspersoon en van voormalige bestuurders in het jaar voorafgaand aan de aanvraag, ook onherroepelijke veroordelingen van leden van een toezichthoudend orgaan bij de aanvraag en beoordeling van een GVA betrokken moeten worden.
Ondernemers kunnen nog gedurende een jaar na inwerkingtreding van de Aanbestedingswet 2012 een eerder verkregen GVA gebruiken. Dit voor zover deze op het tijdstip van indiening van het verzoek tot deelneming of tot inschrijving niet ouder is dan twee jaar.
Elektronisch aanbesteden houdt in dat alle communicatie en informatie-uitwisseling tussen de Gemeente en Ondernemers elektronisch plaatsvindt. TenderNed is een volledige elektronisch aanbestedingssysteem dat door het Ministerie van Economische Zaken is ontwikkeld. De Gemeente moet op grond van de Aanbestedingswet 2012 haar aankondigingen op TenderNed publiceren. Dit zijn (voor)aankondigingen, mededeling van de gunningsbeslissingen, rectificaties en de mededeling aan de Europese Commissie van het resultaat van de procedure. De verplichting geldt alleen voor opdrachten boven de Europese drempels.
Sinds 1 juli 2017 moeten de Gemeenten opdrachten boven de Europese drempelbedragen conform de Aanbestedingswet 2012 volledig elektronisch aanbesteden. Dat betekent het langs elektronische weg overbrengen en uitwisselen van informatie in alle fasen van de Europese procedure, incl. het versturen van verzoeken tot deelname en de verzending van inschrijvingen. De Gemeente gebruikt daarvoor een aanbestedingsplatform10.
3.8 Uniforme Administratieve Voorwaarden (UAV 2012 en UAV-GC 2005)
In de grond-, weg- en waterbouwsector (GWW) hebben opdrachtgevers en opdrachtnemers gezamenlijk algemene voorwaarden opgesteld: de Uniforme administratieve voorwaarden (UAV 2012) en de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor Geïntegreerde Contractvormen (UAV-GC 2005).
Deze algemene voorwaarden zijn niet automatisch van toepassing in een aanbesteding maar moeten expliciet van toepassing worden verklaard. Ook kunnen voor een aanbesteding – indien relevant – onderdelen van deze algemene voorwaarden in overleg met de opdrachtnemer gewijzigd worden.
Bij traditionele bouworganisatievormen in de GWW worden vrijwel altijd de UAV 2012 toegepast. Het gaat hierbij om aanbestedingen waarbij alleen de uitvoering van het werk wordt uitbesteed en de andere taken door de eigen organisatie worden gedaan, of waarbij de directievoering in opdracht door een derde partij wordt gedaan.
Bij een geïntegreerde bouworganisatievorm, zoals Design, Build, Finance & Maintain, wordt meestal de UAV-GC 2005 toegepast. Bij deze bouworganisatievorm krijgt de opdrachtnemer meer taken en meer verantwoordelijkheden. De opdrachtnemer is bij deze aanbestedingen zowel verantwoordelijk voor het ontwerp en de bouw van het werk, maar ook voor de financiering en onderhoud ervan. De aanbesteder besteedt de totstandkoming dus volledig uit en voert slechts regie ‘op afstand’. De Gemeente past de UAV 2012 en/ of de UAV-GC 2005 waar mogelijk toe.
3.9 Algemene Inkoopvoorwaarden (AIAG2017 en GIBIT)
Voor de inkoop van Leveringen en Diensten heeft de Gemeente samen met de andere Achterhoekse gemeenten algemene inkoopvoorwaarden opgesteld (de Algemene Inkoopvoorwaarden Achterhoekse Gemeenten AIAG2017). De AIAG2017 zijn gebaseerd op de model algemene inkoopvoorwaarden van de VNG. In het model is rekening gehouden met de belangen van gemeenten en van Ondernemers. Door deze uniforme inkoopvoorwaarden te gebruiken wordt de samenwerking tussen gemeenten bevorderd en wordt het inschrijven voor Ondernemers vergemakkelijkt. De AIAG 2017 voldoen aan de regels van de Aanbestedingswet 2012 en aan de Gids Proportionaliteit. Tenzij er dwingende redenen zijn om hiervan af te zien, maakt de Gemeente daarom voor de inkoop van Leveringen en Diensten gebruik van de AIAG2017.
Om de IT-inkoopvoorwaarden te uniformeren en te professionaliseren, heeft VNG/ KING in 2015 onder gemeenten een verkenning uitgevoerd naar de gebruikte voorwaarden en de behoeften voor de toekomst. In overleg met gemeenten en aanbieders zijn de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) tot stand gekomen, die in 2016 zijn vastgesteld door de VNG en in 2020 zijn herzien. In de GIBIT zijn de belangen van gemeenten beter geborgd en wordt voorzien aan de behoeften die er zijn ten aanzien van inkoop van IT. Tenzij er dwingende redenen zijn om hiervan af te zien, maakt de Gemeente daarom voor de inkoop van Leveringen en Diensten op het gebied van IT gebruik van de GIBIT.
3.10 Grensoverschrijdend belang
Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de Gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit hangt af van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.
Opdrachten met een waarde onder de Europese drempelbedragen (zgn. onderdrempelige opdrachten), maar ook sociale- en andere specifieke diensten vanwege hun maatschappelijke context, zullen niet snel aan bovenstaande uitgangspunten voldoen. Slechts opdrachten van de Gemeente (of soortgelijke opdrachten van naburige gemeenten) waarvoor in de afgelopen vijf jaar daadwerkelijk buitenlandse interesse is getoond, worden geacht een duidelijk grensoverschrijdend belang te hebben.
Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, neemt de Gemeente een passende mate van openbaarheid in acht. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Afhankelijk van het soort opdracht plaatst de Gemeente een aankondiging op haar eigen website, op TenderNed en/ of op het aanbestedingsplatform.
Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging. Het mandaatbesluit van de Gemeente is in te zien op de website (www.oostgelre.nl) onder het kopje Bestuur en organisatie > Verordeningen, beleidsregels en regelingen.
De Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Wet Bibob) is een middel om de integriteit van de overheid te beschermen. Op grond van de Wet Bibob kan de Gemeente een diepgaand onderzoek doen naar de achtergrond van een persoon of marktpartij indien het vermoeden bestaat dat de overheidsopdracht misbruikt wordt om ‘criminele’ activiteiten te faciliteren. De Gemeente zal in ieder geval een Bibob-toets uitvoeren indien er vanuit:
informatie verkregen van een of meerdere partners binnen het RIEC11 Oost Nederland;
aanwijzingen zijn die het vermoeden rechtvaardigen dat er sprake is van een ernstige mate van gevaar als bedoeld in artikel 3 van de Wet Bibob. De Bibob-toets kan in iedere fase van een aanbesteding worden uitgevoerd, maar ook na gunning van een overheidsopdracht. Derhalve kunnen aan een Bibob-toets worden onderworpen zowel degenen die de Gemeente voornemens is te selecteren tot een volgende fase van de aanbesteding, dan wel degene(n) aan wie de Gemeente voornemens is de betreffende overheidsopdracht te gunnen alsook degene(n) aan wie de overheidsopdracht is verstrekt.
3.13 Wet open overheid en Aanbestedingswet 2012
De Aanbestedingswet 2012 kent een openbaarheidsregeling die boven de algemene openbaarheidsregeling uit de Wet open overheid (Woo) gaat. Slechts in enkele gevallen, waarin stukken of gegevens openbaar zouden zijn op grond van de Aanbestedingswet 2012, kan openbaarmaking worden getoetst aan de regeling in de Woo. In de praktijk zal dit niet vaak voorkomen. De Aanbestedingswet 2012 kent twee artikelen over openbaarheid: artikel 2.57 en 2.138. In artikel 2.57 wordt bepaald dat informatie die door de ondernemer als vertrouwelijk is verstrekt niet openbaar gemaakt wordt door de aanbestedende dienst. Daarnaast mag de aanbestedende dienst geen informatie uit aanbestedingsstukken openbaar maken die in het kader van de aanbestedingsprocedure zijn opgesteld en die gebruikt kunnen worden om de mededinging te vervalsen. In artikel 2.138 is opgenomen welke gegevens niet openbaar worden gemaakt in het kader van de gunning. De Gemeente geeft in beginsel geen informatie vrij waardoor gerechtvaardigde commerciële belangen van Ondernemers in het geding komen.
De Aanbestedingswet 2012 kent – als flankerend beleid12 – het advies ‘Klachtafhandeling bij aanbesteden’. Dit advies bevat een standaard voor het vrijwillig (lokaal) afhandelen van klachten bij aanbestedingen. Daarnaast geeft het een kader voor de werkwijze van de landelijke Commissie van Aanbestedingsexperts. Gestimuleerd wordt dat partijen geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. De Commissie van Aanbestedingsexperts neemt geen klachten in behandeling die niet eerst zijn ingediend bij de aanbestedende diensten.
Ondernemers die van mening zijn dat het handelen of nalaten van de Gemeente in een concrete aanbesteding in strijd is met wettelijke bepalingen of met andere voorschriften die voor die aanbesteding gelden, kunnen terecht bij het klachtenmeldpunt van de Gemeente: Klachtenregeling Achterhoekse gemeenten 2017 (herziening maart 2021)13. Het meldpunt werkt met de klachtenregeling van de gezamenlijke Achterhoekse gemeenten, met als doel om te bevorderen dat klachten snel en laagdrempelig worden afgehandeld14. Klachten moeten concrete aanbestedingen betreffen. Ook kan geklaagd worden over optreden van de Gemeente dat inbreuk maakt op een of meer van de voor aanbestedingen geldende beginselen van transparantie, non-discriminatie, gelijke behandeling en proportionaliteit. Om een objectieve beoordeling mogelijk te maken wordt een klacht, nadat deze door de Gemeente is ontvangen, doorgeleid naar de inkoopcoördinatoren van twee van de overige Achterhoekse gemeenten. Deze inkoopcoördinatoren geven een niet-bindend advies aan de Gemeente. Dit advies wordt eveneens aan de Ondernemer toegezonden.
Ondernemers die anoniem een klacht willen indienen over de aanbesteding van een werk, kunnen zich wenden tot het Meldpunt Aanbestedingen Achterhoek Liemers15. Het Meldpunt is een initiatief van Bouwend Nederland en de Gemeenten in de Achterhoek en de Liemers.
4. Ethische en ideële uitgangspunten
a.De Gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop
De Gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscode16. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. Derden die tijdelijk en onder aansturing van gemeentelijk personeel taken voor de Gemeente vervullen houden zich aan de vastgestelde gedragscodes.
b.De Gemeente contracteert enkel met integere Ondernemers
De Gemeente wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’ (zie paragraaf 3.6).
De Aanbestedingswet 2012 biedt de mogelijkheid minder vergaande instrumenten in de vorm van, het gebruik van het Uniforme Europees Aanbestedingsdocument, de Gedragsverklaring Aanbesteden en het vragen van diverse bewijsmiddelen. In uitzonderingsgevallen kan met behulp van het Bibob-instrumentarium nadere invulling worden gegeven aan de in de Aanbestedingswet 2012 vermelde uitsluitingsgronden.
Indien het UEA (zie paragraaf 3.5) onvoldoende zekerheid of reden tot twijfel geeft, vraagt de Gemeente advies op bij het landelijk bureau BIBOB (zie par. 3.12). Ingeval van een (semi) open house-constructie of een andere financieringsrelatie -niet zijnde een overheidsopdracht- kan de Gemeente in overleg met het RIEC onderzoeken of er andere mogelijkheden zijn om de integriteit van Ondernemers, zoals zorgaanbieders, aan de voorkant te toetsen en in te grijpen wanneer deze tijdens het uitvoeren van het contract niet meer integer zijn.
Minimaal één keer per drie jaar worden de UEA-formulieren van bestaande leveranciers geactualiseerd en geverifieerd. Indien er bij zittende leveranciers reden is te twijfelen aan een eerdere screening, zal onmiddellijk tot (her)verificatie worden overgegaan.
De Gemeente verwerkt persoonsgegevens van burgers in tal van haar bedrijfsprocessen. Dat gebeurt zowel binnen het sociaal domein als op het gebied van openbare orde en veiligheid en opsporing van fraude en illegale activiteiten. Voor de verwerking van die persoonsgegevens geldt sinds 25 mei 2018 in de hele EU dezelfde privacywetgeving: de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Zo mogen er niet meer gegevens gedeeld worden dan strikt noodzakelijk, mogen de gegevens niet gebruikt worden voor een doel dat niet verenigbaar is met het oorspronkelijke doel waarvoor zij zijn verzameld en moeten ze adequaat worden beveiligd. De Gemeente verwacht daarom van leveranciers dat ze zich bij hun werkzaamheden ten behoeve van de Gemeente strikt aan deze eisen houden en dat ze zich bij hun werkzaamheden ten behoeve van de Gemeente houden aan de bepalingen zoals deze in de Baseline Informatiebeveiliging voor Nederlandse Gemeenten zijn vastgelegd en persoonsgegevens worden niet eerder aan een leverancier beschikbaar gesteld dan nadat deze een verwerkersovereenkomst met de Gemeente heeft afgesloten.
De Gemeente vindt het belangrijk dat er sprake is van brede welvaart en sluit, vanuit de ambitie om met gemeenten, bedrijfsleven en maatschappelijk middenveld in regionaal verband maatschappelijke effecten te bereiken, aan bij de doelen van het manifest MVOI17:
Om daarbij met alle betrokken partijen dezelfde taal te kunnen spreken sluit de Gemeente aan bij de duurzame ontwikkelingsdoelen (SDG’s) van de Verenigde Naties. De SDG’s zijn het leidende mondiale kader voor duurzame ontwikkeling tot 2030. De SDG’s betreffen zeventien doelen die uiteen lopen van armoedebestrijding tot duurzame ontwikkeling en internationale handel. Waar mogelijk en zinvol neemt de Gemeente de SDG’s van bijlage 7.1 mee in haar aanbestedingen18:
4.3.1 Milieu en Biodiversiteit
Milieubewust inkopen omvat het tegengaan van milieuverontreiniging (stikstofuitstoot), luchtverontreiniging en gebruik van schadelijke stoffen en pesticiden. Dit mede ter bescherming van de biodiversiteit. Maar ook het tegengaan van voedselverspilling en het verminderen van watergebruik en energiegebruik vallen hieronder.
De Gemeente gebruikt rekeninstrumenten om de milieueffecten van materiaal, een bouwwerk- of een bouwmethode te bepalen. De hele levenscyclus, vanaf de winning tot en met de sloop, komt daarbij in beeld. Voor werken in de Grond- Weg- en Waterbouw (GWW) is DuboCalc het meest geëigende instrument. DuboCalc rekent de milieueffecten via de zogenaamde ‘schaduwprijsmethode’ om tot één getal: de Milieu Kosten Indicator-waarde (MKI-waarde). De Gemeente gebruikt de MKI-waarde als kwaliteitscriterium bij aanbestedingen volgens de methodiek van de Beste Prijs/kwaliteitverhouding (BPKV; zie par. 5.2). Aanbiedingen met een lage MKI-waarde scoren dan beter; hoe lager de MKI-waarde, hoe duurzamer. Een lagere MKI-waarde betekent vaak ook CO2-reductie en een bijdrage aan de doelen van de Circulaire Economie (zie par. 4.3.3).
Voor werken in de B&U is de Gemeentelijke Praktijk Richtlijn (GPR) het gangbare rekeninstrument. GPR is een methode waarmee ontwerpkeuzes in een vroeg stadium de duurzaamheid van een gebouw zichtbaar kan maken. De term duurzaamheid wordt hier toegepast met het oog gericht op het milieu. Er zijn verschillende onderdelen die de gemiddelde GPR-score bepalen, zoals: energie (energieprestatie, energievraag, eventueel energieaanbod), milieu (water, milieuzorg, materialen), gezondheid (geluid, luchtkwaliteit, thermisch comfort, licht en visueel comfort), gebruikskwaliteit (toegankelijkheid, functionaliteit, technische kwaliteit, sociale veiligheid) en toekomstwaarde (toekomstgerichte voorzieningen, flexibiliteit, belevingswaarde).
Ook in leverings- en dienstenopdrachten is in toenemende mate aandacht voor milieu en biodiversiteit en wordt aan de hand van de toepasselijke SDG’s om meerwaarde gevraagd. Denk aan opdrachten voor bermbeheer en groenvoorziening.
Naast de in de voorgaande paragraaf genoemde aandachtspunten maakt het terugdringen van de uitstoot van CO2 en andere broeikasgassen een belangrijk onderdeel uit van de beoogde duurzame ontwikkeling. Inzicht in de emissies vormt de basis om deze vervolgens te kunnen reduceren. Daarom heeft de Gemeente in relatie tot aan te besteden opdrachten aandacht voor de CO2 footprint van organisaties, want een CO2 footprint geeft inzicht in het energieverbruik en de CO2-uitstoot van organisaties. De Gemeente kan daarvoor gebruik maken van de CO2-prestatieladder. Organisaties die inschrijven op een aanbesteding waarin het BPKV-criterium CO2-Prestatieladder is opgenomen kunnen op twee verschillende manieren voldoen aan dit criterium. In beide gevallen moet de organisatie binnen een jaar na gunning en vervolgens jaarlijks, gedurende de looptijd van het project, aantonen dat het voldoet aan het BPKV-criterium.
De eerste mogelijkheid is dat de organisatie beschikt over een CO2-bewust certificaat en dat overlegt. Het CO2-bewust certificaat is een bewijs van certificering op basis van het Handboek CO2-Prestatieladder. Hiermee toont de organisatie aan dat de gehele organisatie CO2-bewust handelt, ook in de projecten die het uitvoert, waarbij de niveaus van het certificaat en van het BPKV-criterium vergelijkbaar zijn.
De tweede mogelijkheid is dat de organisatie specifiek op projectniveau aantoont dat het (voor het project in kwestie) voldoet aan het ambitieniveau (en onderliggende niveaus) waarmee het heeft ingeschreven. Bij aanbesteding met het BPKV-criterium CO2-Prestatieladder is het hebben of behalen van een CO2-bewust certificaat dus geen vereiste, maar een manier om aan het BPKV-criterium te voldoen.
Circulair inkopen is een verbijzondering van het begrip duurzaam inkopen. In de circulaire economie bestaat afval niet. Verspilling van grondstoffen wordt tegen gegaan door de herbruikbaarheid van producten en materialen te maximaliseren en tevens waardevernietiging te minimaliseren. Dit is anders dan in het huidige lineaire systeem waarin grondstoffen worden omgezet in producten die aan het einde van hun levensduur veelal worden vernietigd. Circulair inkopen kan een hefboom zijn om de markt aan te sporen tot circulariteit van producten en materialen. Door in de inkoop bijzondere uitvoeringsvoorwaarden op te nemen met betrekking tot circulariteit, worden bedrijven aangemoedigd hun producten en diensten daarop af te stemmen. Hiermee wordt de patstelling doorbroken dat er voor meer circulair ontworpen producten geen afzetmarkt is en dat ‘business as usual’ prioriteit krijgt. In verschillende pilotprojecten wordt reeds ervaring opgedaan met het in de praktijk brengen van circulair inkopen. Maatwerk en nauwe samenwerking met de markt zijn daarbij steeds belangrijke uitgangspunten.
Circulair inkopen is een relatief nieuw onderwerp waarin Nederland internationaal geldt als een van de koplopers. Bij het toepassen van bijzondere uitvoeringsvoorwaarden op het gebied van circulair inkopen zal daarom worden aangesloten op diverse lopende initiatieven zoals: GDCI (Green Deal Circulair Inkopen) en het programma REBus (Resource Efficient Business Models). Vanuit deze initiatieven worden hulpmiddelen en praktijkvoorbeelden voor circulair inkopen ontwikkeld. De Gemeente zoekt, wanneer dit mogelijk en zinvol is, aansluiting bij deze initiatieven. De voorbeelden en hulpmiddelen die hieruit voortkomen worden toegepast bij aanbestedingen om circulair inkopen te introduceren.
4.3.4 Ketenverantwoordelijkheid
De Gemeente verwacht van Contractanten dat zij voldoen aan sociale, fiscale en milieuwetgeving. Contractanten die goede of verbeterde arbeidsomstandigheden kunnen aantonen worden hiervoor in de prestatiemeting beloond. Ook sociale- en milieuomstandigheden die verband houden met uitbesteding, worden in de leveranciersbeoordeling betrokken. Werken, Leveringen en/ of Diensten die niet onder aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen worden geweerd. Denk aan koffie, bedrijfsfruit, etc. Ook discriminatie bij werving en selectie van personeel en discriminatie van klanten kan een reden zijn voor het weren van inkoop bij Ondernemers.
De Gemeente heeft oog voor mensen met een beperking19. Ook in haar opdrachtgeverschap handelt zij vanuit een inclusief denkkader. De vier pijlers van inclusief beleid zijn: gelijkheid, doeltreffend (maar niet onevenredig belastend), toegankelijkheid en zelfstandigheid. Meedoen is waar het om gaat.
Ook van Contractanten vraagt de Gemeente dat zij zich bewust zijn van hun rol in de samenleving jegens mensen die als gevolg van hun beperking in afstand kunnen staan tot de arbeidsmarkt. De Gemeente stimuleert -waar mogelijk en doeltreffend- hun participatie in het arbeidsproces door hiervoor in opdrachten voor de uitvoering van werken of het verrichten van diensten voorwaarden te stellen aan Contractanten. Waar mogelijk en proportioneel behoudt de Gemeente opdrachten voor aan ondernemers die de maatschappelijke en professionele integratie van gehandicapten of kansarmen tot hoofddoel hebben20.
Social Return oftewel sociaal rendement staat voor maatschappelijke meerwaarde. Dat kan eigenlijk betrekking hebben op alle eerdergenoemde duurzame ontwikkelingsdoelen, maar in het manifest MVOI en dit inkoopbeleid staat het voor het stellen van voorwaarden in de aanbesteding, ter bevordering van de re-integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. We spreken ook wel van Social Return on Investment (SROI).
De Gemeente past SROI in beginsel toe op alle werken- en dienstenopdrachten die zich daarvoor lenen. In de regel zijn dit arbeidsintensieve opdrachten met een opdrachtwaarde boven de Europese drempel, maar ook daaronder worden de kansen onderzocht en zo mogelijk benut. Denk aan civiel- en cultuurtechnische werken, B&U, facilitaire dienstverlening en sociaal- maatschappelijke ondersteuningsdiensten. Het streefpercentage is 5% inzet van SROI per aanbesteding, maar dit kan ook lager zijn bij kapitaalintensieve opdrachten of opdrachten met een lage loonsom. Het percentage moet proportioneel en flexibel worden toegepast.
Bovendien vindt de Gemeente het belangrijk dat Contractanten weten waar ze aan toe zijn. In 2021 heeft ze daarom, samen met de andere Achterhoekse gemeenten, het convenant uniformering SROI van de arbeidsmarktregio’s Zwolle, Twente en Stedendriehoek/ Noordwest Veluwe ondertekend, waarmee ze aansluit bij de Bouwblokkenmethode SROI Oost-Nederland21. De Bouwblokkenmethode is een waarderingssystematiek waarin aan verschillende social return-activiteiten (c.q. verplichtingen) relatieve bedragen zijn gekoppeld. Opdrachtnemers bepalen in overleg met een adviseur van het Werkgevers Servicepunt Achterhoek (WSPA) welke activiteiten van toepassing kunnen zijn op de gegeven opdracht. Het WSPA is ook verantwoordelijk voor monitoring van de resultaten. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een applicatie22 die bij alle Achterhoekse gemeenten is geïmplementeerd.
De Gemeente wil innovatie stimuleren om meer technische bedrijvigheid naar Oost Gelre te halen23. Daarom koopt de Gemeente waar mogelijk innovatiegericht in. Innovatiegericht- of innovatief aanbesteden staat voor een aanbestedingsproces waarbij gebruik wordt gemaakt van de kennis en innovatiekracht die in de Achterhoek aanwezig is.
In plaats van alles tot in detail voor te schrijven (het ‘traditionele’ aanbesteden), wordt aan marktpartijen de ruimte geboden om met eigen oplossingen te komen. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Gemeente ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe oplossing (fundamentele innovatie), maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’ (incrementele innovatie). De Ondernemer is daarbij verantwoordelijk voor zijn eigen technische oplossingen en kan deze verantwoordelijkheid niet verleggen naar de Gemeente. Innovatief aanbesteden kan bij alle fasen van een aanbestedingsprocedure worden toegepast, maar zal zich doorgaans beperken tot incrementele innovatie. Om ook ruimte te bieden voor fundamentele innovatie stimuleert de Gemeente het indienen van ‘unsollicited proposals’24. Daarnaast neemt de Gemeente deel aan het programma ‘Startup in Residence’ dat samen met de 8RHK ambassadeurs als onderdeel van de regiodeal is opgesteld in het kader van de Achterhoek Visie 2030. Dit programma is erop gericht om startups uit te dagen oplossingen te pitchen voor maatschappelijke en technologische vraagstukken van de Achterhoekse gemeenten.
Een belangrijk aspect van het gemeentelijk inkoopbeleid is de overweging of de Gemeente een product zelf maakt, of inkoopt c.q. uitbesteedt. Hierbij wordt per product onderscheid gemaakt naar de regierol, de expertiserol en de uitvoeringsrol. De Gemeente zal er altijd naar streven de regierol zelf te behouden. Voor de expertise- en uitvoeringsrol verkent de Gemeente in eerste instantie de mogelijkheden van de markt, bijvoorbeeld door het organiseren van marktconsultaties. Daar de Gemeente zich zoveel mogelijk wil beperken tot kerntaken, ligt de voorkeur daarbij op uitbesteding. We zouden daarom beter van een ‘buy or make decision’ kunnen spreken. Naast bedrijfseconomische- spelen daarbij echter ook politieke afwegingen een rol.
Het inkoopproces omvat meer dan alleen het aanbesteden van een Werk, Levering of Dienst. Een inkoopproces begint met het in kaart brengen van behoeften en doelen. Op basis van de geschatte waarde van de opdracht en het inkooprisico (is er slechts één of een zeer beperkt aantal aanbieders), wordt de inkoopstrategie bepaalt. Daarbij wordt ook aandacht besteed aan het inbestedingsvraagstuk. Elk inkoopproces is uniek en vraagt om het maken van zorgvuldige afwegingen gericht op de specifieke situatie. In de paragrafen hieronder wordt hier nader op in gegaan.
Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet gerechtvaardigd is
De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsulatie met Ondernemers (zie ook par. 4.5) kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. Deze wordt in dat geval voorafgaand aan de start van een aanbestedingsprocedure georganiseerd.
5.2 Beste prijskwaliteitverhouding als norm
De Gemeente gunt overheidsopdrachten aan de economisch meest voordelige inschrijver. De economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) wordt binnen de economie van de aanbesteding door de Gemeente vastgesteld op basis van de
De economie van de aanbesteding wordt beschreven in de aanbestedingsstukken of de offerteaanvraag. In beginsel gunt de Gemeente aan de inschrijver met de BPKV, maar als er onvoldoende objectieve, toetsbare en redelijke criteria zijn, waarop inschrijvers onderscheidenlijke, toegevoegde waarde kunnen leveren25, dan kiest de Gemeente voor LP of LKBK. Indien mogelijk en van toepassing wordt dit al in de aanbestedingsstukken gemotiveerd. Bij inkoop van jeugdzorg en maatschappelijke ondersteuning, is gunnen enkel op laagste prijs op grond van de wet niet toegestaan26.
Om beïnvloeding te voorkomen wordt de kwaliteitsbeoordeling zoveel mogelijk gescheiden van de prijsbeoordeling: het zogeheten twee-enveloppensysteem. Eerst nadat het materiële voorstel (eerste envelop) is beoordeeld en voldoet aan de criteria gaat de tweede envelop open: het financiële voorstel. Omwille van de transparantie kunnen inschrijvers waar mogelijk en zinvol aanwezig zijn bij het ‘openen van de tweede envelop’.
5.3 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
a.De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk
De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers c.q. Contractanten zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente is in beginsel vrij in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.
b.De Gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie
Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.
a.De Gemeente heeft oog voor de lokale economie
In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/ of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop, vanwege een groter gevoel van verbondenheid dat de ondernemer en diens werknemers hebben met lokale opdrachten. De Gemeente zorgt daarbij echter voor adequate mededinging en zal niet onnodig regionale, nationale of Europese kansen laten liggen.
b.De Gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB)
Het uitgangspunt is dat gelijke Ondernemers gelijke kansen krijgen. De Gemeente houdt bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf (waaronder ook ZZP’ers) in het oog. Dit kan de Gemeente doen door:
De Gemeente gelooft in de Achterhoekse innovatiekracht en vindt het daarom belangrijk dat ook startende (jonge) ondernemers kansen krijgen (zie ook par. 4.4).
In beginsel past de Gemeente bij de aanbesteding van Werken het Referentiekader Aanbestedingen van Werken Achterhoek-Liemers27 toe, dat is opgesteld door de afdelingen Achterhoek en Liemers van Bouwend Nederland28 in samenwerking met de Achterhoekse gemeenten en bestuurlijk wordt gedragen door de colleges van B&W van de Achterhoekse gemeenten.
De Gemeente werkt zoveel mogelijk samen op het gebied van inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerking binnen de eigen organisatie als voor samenwerking met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Enerzijds door het uitwisselen van kennis en kunde, anderzijds door gezamenlijk in te kopen. Gezamenlijk inkopen is in veel gevallen efficiënter en goedkoper, maar soms ook gecompliceerder. Per opdracht wordt daarom bekeken of het doelmatig is om samen in te kopen en wordt, overeenkomstig artikel 1.5 Aanbestedingswet 2012, gekeken naar:
Indien nodig, om het MKB voldoende mee te kunnen laten dingen naar een opdracht, worden geclusterde opdrachten in percelen verdeeld.
In het kader van de artikelgroepstrategie29 wordt bij de inkoop van sommige artikelgroepen structureel samengewerkt met gemeenten en andere overheden in de Achterhoek en Liemers30. De regie over het gehele inkoopproces van een bepaalde artikelgroep is dan belegd bij één deelnemer (meestal een gemeente), de zgn. ‘leadbuyer’. Die deelnemer wordt daarbij door een tweede deelnemer ondersteunt, de zgn. ‘buddy’.
5.7 Bepalen van de inkoopprocedure
Aanbestedende diensten moeten een bewuste keuze maken over de wijze waarop zij een opdracht in de markt willen zetten. Bij een aanbesteding boven de Europese drempelwaarden is de keuze beperkt tot in de wet toegestane procedures, maar binnen de gegeven mogelijkheden dient wel een bewuste keuze gemaakt te worden.
Objectieve gronden voor keuze procedure
In de Gids Proportionaliteit is ten aanzien van de keuze voor de procedure voorschrift 3.4A opgenomen, waarin wordt aangegeven dat de aanbestedende dienst bij de keuze van de procedure in ieder geval de volgende aspecten moet betrekken:
Ten slotte kunnen ook de volgende aspecten nog een rol spelen:
Met inachtneming van bovengenoemde aspecten hanteert de Gemeente bij de onderstaande richtbedragen -in beginsel- de volgende procedures:
Enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag (1 op 1)
De Gemeente vraagt aan één Ondernemer een Offerte.
Meervoudig onderhandse offerteaanvraag
De Gemeente vraagt bij minimaal twee- en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte. Indien een meervoudig onderhandse procedure niet- of in onvoldoende mate leidt tot mededinging31, gaat de Gemeente op objectieve gronden over tot een onderhandelingsprocedure met één of meerdere Ondernemers, niet noodzakelijkerwijs een Ondernemer die was uitgenodigd aan de voorafgaande procedure deel te nemen.
Nationaal openbaar aanbesteden
Onder de (Europese) drempelbedragen kan de Gemeente nationaal aanbesteden. De Gemeente plaatst voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging op TenderNed.
Boven de Europese drempelbedragen besteedt de Gemeente Europees aan, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving. De aankondiging wordt geplaats in het publicatieblad van de Europese Unie via ted.europa.eu 32.
Voor onderdrempelige opdrachten hanteert de Gemeente uitsluitend Richtbedragen33, waarvan kan worden afgeweken. Naarmate er meer van de Richtbedragen wordt afgeweken, dienen daarvoor zwaarwegender argumenten te worden gegeven. De Budgethouder legt deze argumenten vast in een motivering, die op verzoek aan het College ter inzage gelegd wordt. De kleurenbalkjes34 van bijlage 7.2 geven dit grafisch weer.
5.8 Sociale- en andere specifieke diensten
Onder de oude Europese aanbestedingsrichtlijn 2004/18/EG bestond een onderscheid tussen IIA- en IIB-diensten35. Op IIA-diensten was het gehele aanbestedingsregime van toepassing, op IIB-diensten was een verlicht regime van toepassing. Dit onderscheid is in de nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijn 2014/24/EU komen te vervallen. Er is een nieuwe categorie diensten gecreëerd: sociale en andere specifieke diensten. Deze diensten hebben vanwege hun aard een beperkte grensoverschrijdende werking. De sociale en andere specifieke diensten zijn te vinden op bijlage XIV van richtlijn 2014/24/EU.
Voor de nieuwe categorie sociale en andere specifieke diensten is in de Europese richtlijn 2014/24/EU en in de Aanbestedingswet 2012 een nieuw verlicht aanbestedingsregime opgenomen. Er zijn twee belangrijke verschillen tussen het voormalige verlicht regime dat hoorde bij de IIB-diensten en het nieuwe verlicht regime:
Niet alle IIB-diensten vallen onder sociale en andere specifieke diensten. Voor een deel van de voormalige IIB-diensten geldt het volledige aanbestedingsregime36.
Het verlicht regime in de Aanbestedingswet 2012 is van toepassing op sociale en andere specifieke diensten boven de € 750.000. Er wordt vanuit gegaan dat, behoudens uitzonderingen, er over het algemeen weinig tot geen belangstelling van dienstverleners uit andere lidstaten zal zijn voor deze categorie diensten onder de drempel van € 750.00037.
De procedure voor sociale en andere specifieke diensten is gebaseerd op het oude IIB-regime, maar er zijn twee belangrijke nieuwe elementen bijgekomen:
De procedure voor sociale en andere specifieke diensten is, op de hierboven genoemde verplichtingen, vormvrij. Er moet wel rekening gehouden worden met het transparantiebeginsel. De voorwaarden waarop de aanbestedende dienst partijen uiteindelijk selecteert en de daarop volgende procedure moeten transparant zijn. Het volgen van een meervoudig onderhandse procedure is niet uitgesloten, maar de opdracht moet wel vooraf worden aangekondigd. De aanbestedende dienst moet goed kunnen motiveren waarom zij bepaalde ondernemers wel uitnodigt om een inschrijving te doen en andere niet.
Op sociale en andere specifieke diensten onder de € 750.000,- is deel 2 van de Aanbestedingswet 2012 (inzake Europese aanbesteding) niet van toepassing. Deze diensten kunnen via een enkelvoudig of meervoudig onderhandse aanbesteding worden gegund. Wel zijn de algemene beginselen uit deel 1 van de Aanbestedingswet 2012 en de Gids Proportionaliteit van toepassing.
Op grond van artikel 1.4 van de Aanbestedingswet moet de Gemeente op basis van objectieve criteria de keuze bepalen om ondernemers uit te nodigen voor de aanbestedingsprocedure. Daarvoor worden criteria toegepast als kerncompetenties, technische en professionele vaardigheden of andere elementen. Ook loting is een keuzemogelijkheid, eventueel in combinatie met andere selectiecriteria.
Voor civiel- en cultuurtechnische werken met een opdrachtwaarde van minder dan € 3 miljoen en daaraan gerelateerde diensten met een waarde tot aan de Europese drempel, worden de uit te nodigen partijen bepaald aan de hand van de door het College vastgestelde groslijstensystematiek38. Enerzijds om iedere schijn van favoritisme en cliëntelisme te voorkomen, door transparant aan te tonen welke marktpartijen zijn uitgenodigd en anderzijds om kwaliteit in de uitvoering te bevorderen en te bewaken. Daar deze systematiek voorziet in een selectie op vakbekwaamheid en past performance vormt ze zelfstandig de motivering voor de uitnodiging van Ondernemers. De procedure is te vinden op de gemeentelijke website (www.oostgelre.nl) onder het kopje Ondernemen > Inkoop en aanbesteding > Groslijstensystematiek.
Voor de groslijstensystematiek maakt de Gemeente gebruikt van de kwalificatiemanager in het aanbestedingsplatform. Om een objectief uitnodigingenbeleid39 te garanderen, wordt voor het onderdeel loting gebruik gemaakt van een toevalsgenerator in het aanbestedingsplatform.
5.10 Raming en financieel budget
Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve, voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen. De raming is ook van belang voor de keuze van de procedure als beschreven in par. 5.7.
5.11 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief en transparant te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen. Van ieder vermoeden van samenspanning maakt de Gemeente onverwijld melding bij de Autoriteit Consument en Markt (ACM).
5.12 Wijzigingen overheidsopdracht tijdens de looptijd onder de drempel
Het Hof van Justitie van de Europese Unie heeft zich in meerdere arresten uitgelaten over de toelaatbaarheid van wijzigingen van een overheidsopdracht, tijdens de aanbesteding en gedurende de looptijd van de -daaruit voortvloeiende- overeenkomst, zonder het volgen van een nieuwe aanbestedingsprocedure. Deze jurisprudentie is in de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 geïmplementeerd en aangevuld. Door de verwevenheid met de aanbestedingsbeginselen (transparantie, gelijke behandeling) geldt het uitgangspunt dat wezenlijke wijzigingen leiden tot een nieuwe aanbestedingsprocedure, ook voor aanbestedingen onder de Europese drempel.
Een wijzigingen is alleen toegestaan in de volgende gevallen en onder de in het desbetreffende artikel genoemde voorwaarden:
Wijzigingen die vallen onder de uitzonderingsbepalingen van de leden 3 en 4 worden gepubliceerd op TenderNed40. Met uitzondering van deze publicatieverplichting verbindt de Gemeente de voorwaarden van lid 1 tot en met 6 ook aan aanbestedingen onder de Europese drempel.
6. Organisatorische uitgangspunten
Het opdrachtgeverschap van de Gemeente bestaat uit verschillende fasen41, startend vanaf de visie- en planvorming42:
De Gemeente kent een gecoördineerde inkoopfunctie met decentrale participatie. Er is sprake van integraal management, waardoor de afdelingen zelf verantwoordelijk zijn voor hun inkopen. De inkoop van producten en diensten die voor meer dan één afdeling nodig zijn -de afdelingsoverschrijdende inkoop- wordt gecoördineerd. Aan de ene kant worden de behoeften binnen de organisatie gebundeld en worden de aanwezige kennis en ervaring optimaal benut door de mobilisatie van de juiste medewerkers binnen een inkoopteam. Aan de andere kant bestaat het inkoopteam uit medewerkers van alle betrokken diensten, waardoor draagvlak voor- en acceptatie van de contracten wordt verkregen.
De Gemeente sluit voor herhalings- en routinematige inkopen (raam)overeenkomsten af met geschikte Ondernemers. Per inkooppakket wordt zoveel mogelijk gestreefd naar één enkele Ondernemer. Gelijksoortige inkoopbehoeften binnen de afdelingen, maar ook afdelingsoverschrijdende, homogene inkopen worden gebundeld met als doel schaalvoordeel te behalen. In het kader van bundeling zoekt de Gemeente actief naar mogelijkheden tot samenwerking met andere partijen. De inkoopcoördinator heeft hierin een adviserende en initiërende rol.
Het nemen van besluiten waarmee geldbedragen zijn gemoeid vanaf € 500.000,-, zoals de schriftelijke mededeling van de gunningsbeslissing en het nemen van besluiten tot het aangaan van overeenkomsten zijn bevoegdheden die zijn voorbehouden aan het College43. Dat betekent dat, zodra de met een procedure gemoeide waarde het bedrag van € 500.000,- overschrijdt44, zowel het gunningsbesluit als de opdrachtverlening door het College moet worden bekrachtigd.
Het nemen van besluiten en het nemen van besluiten tot het aangaan van overeenkomsten, waar geldbedragen mee zijn gemoeid vanaf € 100.000,- tot € 500.000,- (met inachtneming van artikel 6 van het Mandaatbesluit) zijn bevoegdheden die zijn voorbehouden aan de afdelingshoofden.
Op dezelfde wijze zijn het nemen van besluiten en het nemen van besluiten tot het aangaan van overeenkomsten waar geldbedragen mee gemoeid zijn van minder dan € 100.000,- bevoegdheden die zijn voorbehouden aan de medewerkers in de taakvelden die specifiek worden uitgevoerd door de afdeling waarvoor ze werkzaam zijn en die hiervoor budgetten toegewezen gekregen hebben. In dit inkoopbeleid spreken we van budgethouders.
De portefeuillehouder Inkoop is verantwoordelijk voor Inkoop. Het College is verantwoordelijk voor de vaststelling en de uitvoering van het inkoopbeleid. Binnen het College zijn de burgemeester en de verschillende wethouders, afhankelijk van hun portefeuille, verantwoordelijk voor de inkoop van verschillende typen Leveringen, Diensten en Werken. Inkoop wordt uitgevoerd door het ambtelijk apparaat
b.Rol van de afdelingshoofden en inkopende budgethouders
De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de afdelingshoofden en inkopende budgethouder zijn als volgt te omschrijven:
c.Rol van de inkoopcoördinator
De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de inkoopcoördinator zijn als volgt te omschrijven:
7.1 SDG’s in de inkoop- en aanbestedingspraktijk
7.3 Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 (oud) vs. inkoopbeleid 2024 (nieuw)
Werkingsbereik van de Bibob toets uitgebreid van de aanbestedingsfase naar de contractfase in par. 3.12 (nieuw). Dit zal t.z.t zijn weerslag krijgen in een aanvulling (artikel “Integriteitsbeleid en integriteitsschending”) op de nieuw vast te stellen inkoopvoorwaarden (AIAG). Tevens de uitgebreidere screeningsmogelijkheden t.g.v. de wetswijziging in 2020 vastgelegd in par. 4.1 (nieuw);
Bij een unsollicited proposal (UP) gaat het om een eigen initiatief van een Ondernemer, oftewel een oorspronkelijke oplossing, ontwikkeld door een (private) partij, voor een bij de Gemeente bestaand probleem, waar de Gemeente niet zelf om heeft gevraagd en welk idee aan de Gemeente aantoonbare meerwaarde biedt. De inkoopcoördinator van de Gemeente is de aanspreekpersoon voor het indienen van een UP. Bij evidente meerwaarde en originaliteit van het UP zorgt de inkoopcoördinator voor de noodzakelijke (bestuurlijke) aandacht, waarbij de vertrouwelijkheid van het UP te allen tijde gewaarborgd is. Indien de opdrachtwaarde van het UP aanleiding geeft voor een meervoudige of openbare uitvraag zal de gemeente het probleem zo functioneel mogelijk ‘in de markt zetten’, met respect voor de vertrouwelijkheid van het UP. De Gemeente hanteert daarbij de minimale inschrijftermijnen van de gekozen procedure.
De artikelgroepstrategie is een multidisciplinair proces (ook bekend als commodity strategy development of artikelgroep strategieontwikkeling) dat het opzetten en implementeren van een proactief en een systematisch inkoopbeleid voor een bepaalde artikelgroep behelst, met als doel op korte en (middel-)lange termijn betere inkoopresultaten te behalen.