| Organisatie | Afeer |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Verordening Financiële Controle Afeer 2023 |
| Citeertitel | |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp | Controle verordening Afeer 2023 |
Geen
artikel 33 van de Wet gemeenschappelijke regelingen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 10-07-2023 | 10-07-2023 | Nieuwe verordening | 10-07-2023 | Versie 1.02_def |
In deze verordening wordt verstaan onder:
Accountant: een door het Algemeen Bestuur benoemde:
Accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant van:
de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken, waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.
Burelen: kantoren en afdelingen op administratief gebied.
Deelverantwoording: een in opdracht van het Algemeen Bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijk bedrijfsonderdeel (inclusief 100%/dochters, ofwel verbonden partijen) binnen de organisatie van Afeer, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.
Indemniteitsprocedure: de indemniteitsprocedure is een procedure waar het Algemeen Bestuur vraagt bepaalde zaken rond onrechtmatigheden nader uit te leggen en/of verbetervoorstellen te doen. Deze procedure vindt vaak zijn aanleiding in de accountantsverklaring en verslag van bevindingen. De procedure kan echter bij iedere soort accountantsverklaring worden gestart; dus ook bij een goedkeurende verklaring. De procedure heeft geen gevolgen voor de uitgebrachte accountantsverklaring of het verslag van bevindingen. Het is alleen bij financiële onrechtmatigheden mogelijk een indemniteitsprocedure te starten (zie art. 198, lid GW).
Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het Dagelijkse Bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheers handelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving.
Artikel 3 Informatieverstrekking door het Dagelijks Bestuur
Onder verantwoordelijkheid van het Dagelijks Bestuur draagt de algemeen directeur er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, besluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen en dergelijke voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.
De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeenschappelijke regeling en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.
Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole kan periodiek (afstemmings-)overleg plaats vinden tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) het Algemeen Bestuur, de algemeen directeur en de concerncontroller. Een-en-ander met inachtneming van het bepaalde in de mandaatbesluiten van het bestuur.
De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van Afeer.
Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat alle bedrijfsonderdelen van Afeer zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.
Artikel 6 Overige controles en opdrachten
Het Dagelijks Bestuur kan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten en over de uitkomsten.
Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS en dergelijke) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het Dagelijks Bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van Afeer is.
Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het Dagelijkse Bestuur niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert de op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het Algemeen Bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het Dagelijks Bestuur.
Ondertekening
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur van Afeer op 10 juli 2023
Hieronder volgt een toelichting op de Controle verordening Afeer 2023. De controle verordening dient als ondersteuning van het Algemeen Bestuur bij het uitoefenen van zijn controlerende taak. De verordening regelt de opdrachtverlening en uitvoering van de accountantscontrole vanuit het perspectief van het Algemeen Bestuur. De inhoudelijke uitvoering van de accountantscontrole wordt bepaald vanuit de geldende richtlijnen voor de accountant. Deze verordening geeft een nadere invulling aan de formele relatie tussen de accountant en het Algemeen Bestuur.
Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole
Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het Dagelijks Bestuur verantwoording afleggen aan het Algemeen Bestuur over het gevoerde beleid door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (zoals bedoeld in artikel 197 eerste lid Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan het Algemeen Bestuur moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd. De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van het Algemeen Bestuur. Het is dan ook het Algemeen Bestuur, dat de accountant aanwijst (artikel 213, tweede lid Gemeentewet).
Een bevoegd accountant voor de controle van de jaarrekening is een registeraccountant, een accountant administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het tweede lid van artikel 36 onderdeel i van de Wet op de Accountant-Administratieconsulenten, of een organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken.
Artikel 2 regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de jaarrekening. Het vierde lid regelt dat het Dagelijks Bestuur verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening. Het is mogelijk dat het bedrag gemoeid met de accountantscontrole van de jaarrekening zo hoog is, dat de accountantscontrole Europees moet worden aanbesteed. Bij Europese aanbesteding zijn het de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren, die uiteindelijk de selectie van de accountant voor de controle van de jaarrekening bepalen. Het Algemeen Bestuur is het bestuursorgaan, dat de accountant aanwijst en dat dus de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren moet vaststellen. Dit wordt geregeld in het vijfde lid.
Artikel 3 Informatieverstrekking door het Dagelijks Bestuur
Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag. Artikel 3 van de verordening regelt de verplichtingen van het Dagelijks Bestuur voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.
Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden. Het tweede lid draagt aan het Dagelijks Bestuur op deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de accountant beschikbaar te stellen.
Het derde lid verplicht het Dagelijks Bestuur een verklaring af te geven aan de accountant, waarin wordt verklaard geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring wordt ook wel een LOR (Letter Of Representation) genoemd.
In het vierde lid wordt een uiterste termijn gegeven voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening van het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur. De jaarrekening moet namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan Gedeputeerde Staten (artikel 34 vierde lid Wgr). Voor deze datum moet de jaarrekening door het Algemeen Bestuur zijn behandeld en moet een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198 Gemeentewet) zijn doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld.
De accountant verzendt de controleverklaring en het verslag van bevindingen rechtstreeks aan het Algemeen Bestuur. Het tweede lid van artikel 197 Gemeentewet bepaalt echter, dat het Dagelijks Bestuur bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan het Algemeen Bestuur daarbij moet toevoegen de controleverklaring en het verslag van bevindingen. Het vijfde lid van het artikel gebiedt het Dagelijks Bestuur alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de controleverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door het Algemeen Bestuur aan het Dagelijks Bestuur bekend is geworden, terstond te melden aan het Algemeen Bestuur en de accountant. Het sluit verrassingen tijdens de behandeling in het Algemeen Bestuur uit.
Dit artikel regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het Dagelijks Bestuur ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het Dagelijks Bestuur is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de organisatie. Ook is periodieke uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.
Artikel 5 Toegang tot informatie
In het vorige artikel hebben we gezien dat de accountant leidend is voor wat betreft de inrichting van de accountantscontrole. Om een goede controle uit te voeren moet hij echter ook onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 5 van de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de accountant. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met het Algemeen Bestuur, zoals neergelegd in het controleprotocol. Het artikel legt aan het Dagelijks Bestuur de plicht op om ervoor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van Afeer en de medewerkers van Afeer volledig meewerken aan de accountantscontrole.
Artikel 6 Overige controles en opdrachten
Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen Afeer die de inzet van een accountant kunnen vereisen. Het eerste lid van artikel 6 regelt hoe het Dagelijks Bestuur moet omgaan met de uitbesteding van "advieswerkzaamheden" zoals de verbetering van de administratieve organisatie, aan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant. Door deze werkzaamheden te gunnen aan de reeds door Afeer benoemde accountant kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor het Algemeen Bestuur in het geding komen.
Op de loer liggende belangenverstrengeling tussen Dagelijks Bestuur en accountant kan mogelijk een weerslag hebben op de kwaliteit van de controle van de jaarrekening. Hetzelfde geldt voor die gevallen waarbij de accountant bij de accountantscontrole zijn eigen werk moet controleren. Het lid bepaalt, dat het Dagelijks Bestuur voor advieswerkzaamheden, zoals op het gebied van de bestuurlijke informatieverzorging of de rechtmatigheid, de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant kan inschakelen. Indien het Dagelijks Bestuur dit voornemen heeft, dient hij het Algemeen Bestuur hier vooraf over te informeren. Dit biedt het Algemeen Bestuur de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan het Dagelijks Bestuur kenbaar te maken. Het Algemeen Bestuur wordt vervolgens ook geïnformeerd over de uitkomsten. In het tweede en derde lid wordt geregeld dat het Dagelijks Bestuur voor de overige controlewerkzaamheden in het algemeen de reeds door Afeer ingezette accountant inschakelt. Het Dagelijks Bestuur mag hiervan afwijken indien dit in het belang van de organisatie is. De accountant die de jaarrekening controleert, is vaak beter bekend met de administraties. Daarbij kunnen controles van de jaarrekening en controles van medebewindstaken tegelijkertijd door één accountant worden uitgevoerd (single audit). Dit levert een aanzienlijke besparing op. In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant echter raadzaam en soms zelfs onoverkomelijk. De reden hiervoor kan van prijstechnische aard zijn, maar ook van bijvoorbeeld organisatorische aard. De verordening regelt dat het Dagelijks Bestuur in deze gevallen vrij is in de keuze van de accountant.
Het derde en vierde lid van artikel 213 Gemeentewet regelt de rapportering en de inhoud daarvan van de accountant aan het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur. Aanvullend daarop kan het Dagelijks Bestuur in zijn controleprotocol aanvullende inhoudelijke eisen stellen, maar ook aanvullende rapporteringen van de accountant verlangen. Artikel 7 regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles. Zaken die dan natuurlijk wel in het controleprotocol moeten worden geregeld. Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen door het Dagelijks Bestuur in het controleprotocol opgenomen tussentijdse controles (interim-controles) zijn. Het eerste lid van artikel 7 regelt, dat het Dagelijks Bestuur in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgen van de schriftelijke mededeling hierover aan het Algemeen Bestuur. Hierdoor wordt het mogelijk dat het Dagelijks Bestuur (in overleg met het Algemeen Bestuur en de accountant) nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen.
Het tweede lid van artikel 7 regelt wie een rapportage krijgen van de door de accountant uitgevoerde beoordeling van de administratieve organisatie en de maatregelen van interne beheersing. Tevens doet hij aanbevelingen ter verbetering hiervan. Op grond van de rapportage kan actie worden ondernomen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.
Voorts is in het artikel een lid opgenomen voor de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de controleverklaring en het verslag van bevindingen aan het Algemeen Bestuur door de accountant besproken met het Dagelijks Bestuur. Het geeft het Dagelijks Bestuur de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept-)verslag van bevindingen. Tot slot wordt in het vierde lid van dit artikel bepaald dat de accountant zijn verslag van bevindingen aan het Algemeen Bestuur mondeling toelicht indien daarom verzocht wordt. Dit kan ook een toelichting aan een daartoe aangewezen vertegenwoordiging van het Algemeen Bestuur zijn.