| Organisatie | Rijswijk |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rijswijk (Zuid-Holland) 2024 |
| Citeertitel | Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rijswijk (Zuid-Holland) 2024 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rijswijk (Zuid-Holland).
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 26-01-2024 | nieuwe regeling | 09-01-2024 |
Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen
Indien twee of meer collegeleden een extra vergadering nodig achten, verzoeken zij onder opgave van redenen aan de burgemeester deze bijeen te roepen. Indien de burgemeester een extra vergadering nodig acht, deelt hij eveneens de reden mee. De secretaris zorgt na overleg met de burgemeester voor een oproep voor deze vergadering onder vermelding van de te bespreken onderwerpen die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.
Indien een erkende nationale feestdag of een dag die krachtens een besluit van burgemeester en wethouders voor ambtenaren van de gemeente als een dienstvrije dag aangemerkt wordt en op een dinsdag valt, dan wordt de vergadering die week gehouden op de eerste daaropvolgende werkdag, tenzij anders bepaald.
Artikel 4 Aanlevering van voorstellen en andere stukken
Voorstellen en stukken die niet tijdig ter agendering als bedoeld in artikel 4 lid 1 zijn aangeleverd, maar die vanwege de spoedeisendheid zo snel mogelijk behandeld moeten worden, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie worden aangemeld bij de secretaris. Indien de secretaris daarmee akkoord gaat, kunnen de desbetreffende stukken/voorstellen in de eerstvolgende vergadering worden behandeld. Het college beslist in de vergadering definitief of daarover inderdaad kan worden beraadslaagd en besloten of dat de voorstellen en andere stukken alsnog naar de volgende reguliere vergadering worden verwezen.
Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming die betrekking heeft op personen door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij de eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.
Op voordracht van de wethouder die het onderwerp in zijn portefeuille heeft, of diens plaatsvervanger bij verhindering, kan het college in spoedgevallen buiten vergadering besluiten nemen in de vorm van parafenbesluiten. Voor het nemen van een parafenbesluit is instemming vooraf van de secretaris en de burgemeester noodzakelijk.
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, of ingeval een bepaling voor verschillende uitleg vatbaar blijkt te zijn, beslist de burgemeester.
Dit reglement wordt aangehaald als Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rijswijk (Zuid-Holland) 2024.
Dit reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college is op 9 januari 2024 aan de gemeenteraad toegezonden.
Toelichting op het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rijswijk (ZH) 2024
Volgens artikel 52 Gemeentewet stelt het college een reglement van orde (RvO) voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt volgens de memorie van toelichting bij de Gemeentewet onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe. De RvO’s van diverse andere gemeenten, veelal gebaseerd op het Modelreglement van orde van de VNG, zijn als basis voor dit RvO gebruikt. De meeste zaken zijn direct afgeleid uit de Gemeentewet; hierin is weinig beleidsvrijheid. In het reglement zijn alle regels die voor de vergaderorde van belang zijn integraal opgenomen. Wel zijn er, om aan te sluiten bij de huidige praktijksituatie, enkele toevoegingen en wijzigingen aangebracht.
Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
In lid 1 van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college).
Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging geregeld worden. Lid 2 voorziet in de onderlinge vervanging van wethouders.
Met lid 3 wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 lid 1 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering.
Lid 4 is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.
Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen
Met lid 1 wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53 lid 1 Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemene flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken.
Daarnaast heeft het college afgesproken dat als een presentatie gegeven wordt, daarvoor aan het begin van de vergadering een uur beschikbaar wordt gesteld. In dat geval begint de vergadering om 09.00 uur.
In lid 1 is in verband met het draagvlak, overeenkomstig het vorige Reglement van Orde, gekozen voor de mogelijkheid dat door twee of meer collegeleden wordt verzocht een extra vergadering te houden in plaats van dat dit door één collegelid wordt verzocht.
Uit het tweede deel van lid 1 en lid 2 volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook twee leden van het college ervoor kan/kunnen zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in lid 2 houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het lid 1 staat daaraan in de weg.
Lid 2 geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer, die erop gericht is te voorkomen dat de afwezigen in hun belangen geschaad worden.
Ook in lid 4 is gekozen voor een algemene flexibele formulering, namelijk dat in de regel vergaderingen in het stadhuis gehouden worden. Dit biedt ruimte om de vergaderingen bij wijze van uitzondering op een andere plek of wijze te houden, bijvoorbeeld digitaal. Mocht een digitale/hybride vergadering vaker regel dan uitzondering zijn, dan ligt het voor de hand om lid 4 hierop aan te passen.
Dit artikel is, naast een vastlegging van de procedure, ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan volgens artikel 56 Gemeentewet een nieuwe vergadering beleggen.
Artikel 4 Aanlevering van stukken
Dit artikel regelt de wijze waarop de ontwerpagenda wordt opgesteld.
In lid 1 is bepaald dat de secretaris een plaatsvervanger kan aanwijzen. In dit geval heeft de secretaris de adjunct-secretaris aangewezen waardoor deze verantwoordelijk is voor de voorbereiding van de ontwerpagenda. Dit betekent dat de adjunct-secretaris verantwoordelijk is voor (de ontwikkeling van) een correcte en adequate inhoudelijke voorbereiding van het besluitvormingsproces van het college en bevoegd vanuit deze verantwoordelijkheid sturing te geven aan dit proces binnen de organisatie. De secretaris blijft eindverantwoordelijk.
Voordat stukken voor de collegevergadering aangeboden worden, moeten deze eerst met de portefeuillehouder afgestemd zijn. Bedoelde afstemming is verifieerbaar als de besproken stukken door de portefeuillehouder voor akkoord geparafeerd zijn. Het akkoord door de portefeuillehouder kan ook per e-mail of via een daartoe digitaal ingericht informatiesysteem gegeven worden. Het college behandelt geen stukken die niet met de portefeuillehouder zijn afgestemd.
In lid 3 is bepaald dat voorstellen en stukken die na de genoemde deadline in lid 1 aangeleverd worden, worden verwerkt in voorbereiding van de reguliere collegevergadering die twee weken later gepland is. Mocht er sprake zijn van spoedeisendheid, dan is de bepaling zoals opgenomen in lid 4 van toepassing.
Als sprake is van spoedeisende stukken, is in lid 4 uitgewerkt hoe deze voor de betreffende collegevergadering geagendeerd kunnen worden. Waar nodig overlegt de secretaris over de spoedeisendheid met de burgemeester.
De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 en 104 van de Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt enerzijds plaats in dit reglement, anderzijds in het functiewaarderingssysteem HR21.
In lid 1 is aangegeven dat de secretaris uiterlijk vrijdagmiddag voor de geplande reguliere vergadering ervoor zorgt dat de agenda aan het college ter beschikking wordt gesteld, tenzij het college daarover andere afspraken heeft gemaakt. Dit laatste geldt bijvoorbeeld als sprake is van een nationale feestdag of een door het college vastgestelde dienstvrije dag.
Ook zal de secretaris, al naar gelang de omstandigheden, af moeten wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit tijdens de vergadering gebeurt. Als daartoe aanleiding is, overlegt de secretaris met de burgemeester over de indeling en/of wijziging van de agenda.
Lid 3 regelt de wijze waarop de collegeleden een onderwerp ter beraadslaging op kunnen voeren. De overige onderwerpen blijven op de agenda bij de hamerstukken staan. Dit betekent dat het college op de betreffende stukken conform besluit.
Lid 4 hangt samen met artikel 2 lid 2. De beschreven procedure is erop gericht te voorkomen dat de afwezigen in hun belangen geschaad worden.
Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is de hoofdregel dat de vergadering met gesloten deuren plaatsvindt. Het college kan daar zelf van afwijken (lid 2). Ook voor een openbare vergadering en op hetgeen in de vergadering aan de orde wordt gesteld en/of besloten, zijn de artikelen 56 tot en met 58 en de artikelen 87 tot en met 89 van de Gemeentewet van toepassing. Als een vergadering van het college openbaar is, is in lid 4 opgenomen dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken (conform artikel 53 Gemeentewet).
De secretaris is in de vergadering van het college aanwezig en bij afwezigheid zijn door het college aangewezen plaatsvervanger (artikel 103 t/m 106 Gemeentewet). De secretaris zorgt ervoor dat binnen de aan hem opgedragen taak, de vergadering van het college vlot verloopt.
Met inachtneming van artikel 87 Gemeentewet kan het college geheimhouding opleggen op grond van een belang benoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Wet open overheid omtrent het behandelde in een besloten vergadering en omtrent de inhoud van de stukken die aan het college worden overlegd. Bij de oplegging van de geheimhouding wordt zo mogelijk bepaald per wanneer de geheimhouding is opgeheven.
Artikel 7 Deelneming derden aan de vergadering
Het college kan medewerkers en/of derden uitnodigen om, eventueel met behulp van een presentatie, een toelichting op een bepaald onderwerp te geven.
Artikel 7 is gebaseerd op de artikelen 57 en 87 tot en met 89 Gemeentewet. Deze artikelen geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. In deze Gemeentewetartikelen staat dat de eventueel opgelegde geheimhouding en de onschendbaarheid geldt voor iedereen die bij de vergadering aanwezig is.
Artikel 8 Vergader- en besluitquorum
Artikel 56 Gemeentewet bevat een regeling met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het college vrijstaat in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen. Het in de wet terzake opgenomen stelsel (de aanwezigheid van minimaal de helft van het aantal zitting hebbende collegeleden) is daarmee onverkort van toepassing.
Overigens is in de toelichting op artikel 2 lid 4, reeds vermeld dat het college ook hybride kan vergaderen. Daardoor kan bij besluitvorming aan het quorumvereiste voldaan worden.
In artikel 56 Gemeentewet is ook geregeld op welke wijze met het vergader- en besluitquorum moet worden omgegaan als het minimale quorum ontbreekt.
Lid 2 biedt de afwezigen zekere waarborgen die erop zijn gericht te voorkomen dat de afwezigen in hun belangen worden geschaad. Daarmee wordt voorkomen dat reeds bij de uitnodiging voor de eerste vergadering vermeld wordt, dat bij het niet aanwezig zijn van een quorum direct aansluitend zal worden overgegaan tot het houden van een tweede vergadering.
Het is mogelijk om hier aansluiting te zoeken bij de bepalingen over stemmingen die in het reglement van orde voor de raad zijn opgenomen. Het is praktisch om regelingen zo veel mogelijk op elkaar af te stemmen. Wel is de regeling voor de raad erg uitgebreid. Hier is gekozen om alleen het meest noodzakelijke te regelen.
De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd.
Lid 2 regelt (conform artikel 59 Gemeentewet) hoe te handelen bij het staken van de stemmen over onderwerpen die zaken betreffen.
Lid 3 regelt op welke wijze schriftelijk over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd wordt. Als de stemmen staken en het lot moet beslissen, betekent dit in zo’n situatie dat ‘kop of munt’ wordt toegepast.
Artikel 10 Besluitvorming en besluitenlijst
Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop de besluitenlijst wordt
vastgesteld. Er is een openbare en een niet-openbare besluitenlijst. Uitgangspunt is dat de besluiten van B&W openbaar zijn. Redenen om een besluit op de niet-openbare besluitenlijst te zetten zijn:
Als op grond van artikel 87 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een aparte besluitenlijst moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven. Het moment waarop de geheimhouding kan worden opgeheven, is in het geheimhoudingsregister opgenomen.
Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gebracht wil worden. In lid 7 is bepaald op welke wijze de besluitenlijst bekend gemaakt wordt. Daarbij moet worden opgemerkt dat besluiten rechtskracht hebben zodra zij door het college zijn genomen. Dit doet niets af aan het feit dat de besluitenlijst nog moet worden vastgesteld. Het is wel mogelijk dat bij de vaststelling van de besluitenlijst blijkt dat een agendapunt ten onrechte als besluit is benoemd. In dat geval worden eventueel al genomen uitvoeringshande-lingen gestaakt c.q. teruggedraaid en zal het betreffende besluit moeten worden ingetrokken.
De huidige praktijk is dat in Rijswijk de administratieve besluitvormingsprocedure gehanteerd wordt. Feitelijk is dat een parafenbesluit. Een parafenbesluit is een concept-besluit dat door de leden van het college van (digitale) parafen wordt voorzien, waarna dit door het college als een definitief meerderheidsbesluit wordt beschouwd. In de huidige praktijk betekent dit dat de collegeleden per e-mail kenbaar maken al dan niet met een voorstel akkoord te gaan. Op deze wijze is de verifieerbaarheid van een parafenbesluit geborgd.
Als hiervan gebruik gemaakt wordt, zijn een tweetal uitspraken van de Raad van State van 16 juli 2003 van belang (ABRvS 21 maart 2003, zaaknr. 200200757/1, JB 2003/237; idem uitspraak van gelijke datum, zaaknr. 200205665/1) en een uitspraak van 21 maart 2007 (ABRvS 21 maart 2007, Gst. 2007, 110, afl. 7280, m.nt. J. de Vries) waarbij een oordeel gegeven is over de toelaatbaarheid van het parafenbesluit van het college. Het betrof in al die uitspraken besluiten van colleges van gedeputeerde staten, maar zij hebben ook volledige geldigheid voor de besluitvorming bij colleges van burgemeester en wethouders, aangezien de toepasselijke bepalingen van Provinciewet en Gemeentewet op dit punt mutatis mutandis identiek zijn. De Raad van State stelt dus de volgende voorwaarden waaraan moet worden voldaan om buiten vergadering via een parafenbesluit een rechtsgeldig besluit te nemen:
Om een discussie over een eventueel onbevoegd genomen parafenbesluit uit te sluiten, is artikel 11 aan het reglement toegevoegd. Als sprake is van een spoedgeval (lid 1) dan zal het betreffende voorstel als eerste door de gemeentesecretaris (digitaal) geparafeerd moeten worden. Dit maakt de weg vrij om de van toepassing zijnde procedure in werking te zetten. In lid 3 is bepaald wanneer een concept-besluit is aan te merken als een parafenbesluit. Daarbij is ervoor gekozen dat een meerderheid van het college (de helft + 1) (digitaal) geparafeerd moet hebben omdat over het voorstel geen beraadslaging plaatsvindt.
In lid 5 is vermeld wanneer een parafenbesluit genomen is. Als een van de collegeleden expliciet aangeeft het niet met het voorstel eens te zijn, dan zal dit voorstel tijdens de eerstvolgende reguliere vergadering als bespreekstuk behandeld worden.
Artikel 12 Besluiten en handelingen tijdens reces
Artikel 168 van de Gemeentewet biedt de mogelijkheid dat het college een of meer leden kan machtigen tot uitoefening van een of meer van zijn bevoegdheden. Deze machtiging wordt uit naam en onder verantwoordelijkheid van het college uitgeoefend. Het college kan daarbij aanwijzingen geven. Het parafenbesluit biedt geen uitkomst voor spoedeisende zaken. Bij spoedeisende zaken kan gedacht worden aan een zich plotseling voordoende situatie in de stad die moet worden opgelost en/of waarover de raad terstond moet worden geïnformeerd of een financieel belang dat geen uitstel vergt.
In lid 1 is opgenomen dat het college de mogelijkheid heeft te bepalen dat gedurende een langere aaneengesloten periode geen reguliere vergaderingen gehouden worden. Daarbij is het van belang dat het college bepaalt hoe lang die periode duurt.
In lid 2 is opgenomen dat in de recesperiode de aanwezige (loco)burgemeester dit mandaat krijgt. Als sprake is van een spoedeisende situatie, dan zal het betreffende voorstel met de (loco)gemeente-secretaris afgestemd moeten worden. Aansluitend zal het voorstel ter besluitvorming aan de (loco)burgemeester voorgelegd worden. Mocht hij van oordeel zijn dat er een zwaarwegend bestuurlijk belang met het besluit is gemoeid, dan ligt het voor de hand dat hij tenminste twee andere collegeleden (digitaal) mee laat paraferen.
Lid 3 regelt dat aan het eind van het reces bij de eerste collegevergadering een overzicht van de genomen besluiten ter informatie als bijlage bij de besluitenlijst van het college moet worden gevoegd.
Dit artikel heeft geen verdere uitleg nodig.