| Organisatie | Haarlem |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Gedragscode integriteit burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlem 2024 |
| Citeertitel | Gedragscode integriteit burgemeester en wethouders gemeente Haarlem 2024 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Gedragscode bestuurlijke integriteit (bestuurders).
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 23-01-2024 | nieuwe regeling | 21-12-2023 |
Artikel 1.2 Toepassing gedragscode
De gedragscode geldt voor de burgemeester en de wethouders van de gemeente Haarlem en richt zich ook tot de bestuursorganen het college respectievelijk de burgemeester.
Artikel 1.3 Openbaarheid gedragscode
De gedragscode is openbaar en via de website van de gemeente Haarlem en www.overheid.nl beschikbaar.
Burgemeester en wethouders bejegenen elkaar en anderen, waaronder raads- en commissieleden, ambtenaren, burgers en vertegenwoordigers van bedrijven en instellingen, waardig, correct en respectvol, zowel in woord, geschrift als in de media en op sociale media.
Artikel 2.3 Uitlatingen over integriteit
Burgemeester en wethouders onthouden zich in het openbaar, waaronder tijdens vergaderingen van raad en commissie(s), in de media en op sociale media, van uitspraken waarin twijfels worden geuit over elkaars integriteit of over de integriteit van een raadslid of commissielid.
PARAGRAAF 3 VOORKOMEN VAN BELANGENVERSTRENGELING
Artikel 3.1 Onthouden van beraadslaging en stemming
De burgemeester respectievelijk een wethouder maakt zelf de afweging om al dan niet deel te nemen aan de beraadslaging en stemming over een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger is betrokken, dan wel over de vaststelling of goedkeuring van de rekening van een lichaam waaraan hij rekenplichtig is of tot welks bestuur hij behoort.
Artikel 3.2 Opgaaf financiële belangen, vastgoedbezit en grondbezit
De burgemeester en de wethouders doen opgaaf aan de gemeentesecretaris van hun (toekomstige) financiële belangen, waaronder aandelen, opties en derivaten, in ondernemingen die een relatie met de gemeente hebben of kunnen krijgen, en van een aanmerkelijk belang in een onderneming, eventueel samen met een fiscale partner. Ook een tussentijds ontstaan financieel belang of aanmerkelijk belang wordt opgegeven.
De informatie betreft in ieder geval de omschrijving van de nevenfunctie, de organisatie voor wie de nevenfunctie wordt verricht, of het al dan niet een nevenfunctie uit hoofde van het ambt betreft, wat het (verwachte) tijdsbeslag is, of de nevenfunctie bezoldigd of onbezoldigd is, dan wel – voor zover die openbaar moeten worden gemaakt – wat de inkomsten daaruit zijn.
Artikel 4.1 Omgaan met en bewaren van vertrouwelijke en geheime informatie
De burgemeester respectievelijk de wethouder gaat zorgvuldig en correct om met de informatie waarover hij uit hoofde van zijn ambt beschikt en zorgt ervoor dat vertrouwelijke informatie en geheime informatie waarover hij beschikt veilig wordt bewaard.
Artikel 4.2 Verbod gebruik van niet openbare informatie
De burgemeester respectievelijk de wethouder maakt niet ten eigen bate of ten bate van derden gebruik van in de uitoefening van het ambt verkregen (nog) niet openbare informatie.
Artikel 5.2 Accepteren van uitnodigingen voor etentjes, recepties, werkbezoeken en netwerkbijeenkomsten
De burgemeester respectievelijk een wethouder accepteert geen uitnodigingen voor lunches, diners, recepties, werkbezoeken, netwerkbijeenkomsten en andere uitnodigingen die door anderen betaald of georganiseerd worden, tenzij dat behoort tot de uitoefening van de functie en de aanwezigheid kan worden beschouwd als functioneel.
Artikel 5.3 Accepteren van excursies, evenementen, reizen en verblijven voor rekening van anderen
Artikel 6.1 Financiële en administratieve organisatie uitgaven
De burgemeester en de wethouders verantwoorden zich over hun gebruik van de voorzieningen volgens de regels en procedures van de financiële en administratieve organisatie van de gemeente Haarlem.
Artikel 6.2 Buitenlandse dienstreis
De burgemeester respectievelijk een wethouder meldt het voornemen tot een buitenlandse dienstreis of een uitnodiging daartoe aan het college. Hij geeft daarbij informatie over het doel en de duur van de reis, de bijbehorende beleidsoverwegingen, de samenstelling van het gezelschap dat meereist, de geraamde kosten en de wijze waarop van de reis verslag wordt gedaan.
Artikel 6.4 Dienstreis Europese instelling of zusterstad in buitenland
Voor de toepassing van de artikelen 6.2 en 6.3 wordt onder buitenlandse dienstreis niet verstaan een dienstreis naar een Europese instelling of een dienstreis naar een zusterstad in het buitenland.
Artikel 6.5 Geen declaratie van reeds vergoede kosten
De burgemeester respectievelijk een wethouder declareert geen kosten die al op andere wijze worden vergoed.
Artikel 6.6 Gebruik voorzieningen en eigendommen gemeente
Gebruik van voorzieningen en eigendommen van de gemeente ten eigen bate of ten bate van derden is niet toegestaan, tenzij dit wettelijk of volgens interne regels is toegestaan.
Artikel 7.1 Eenduidige interpretatie gedragscode
De raad bevordert de eenduidige interpretatie van deze gedragscode. Ingeval van leemtes en onduidelijkheden in de gedragscode voorziet de raad daarin.
Op voorstel van de burgemeester maakt de raad met hem afspraken over de navolgende onderwerpen:
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Haarlem van 21 december 2023.
De griffier,
De voorzitter,
Toelichting bij Gedragscode integriteit burgemeester en wethouders gemeente Haarlem 2023
Een van de belangrijkste voorwaarden om te zorgen dat onze democratie goed functioneert, is dat er sprake is van een integere overheid. Het handelen van de burgemeester en wethouders is hier onderdeel van.
Integriteit van de burgemeester en wethouders verwijst naar de zorgvuldigheid die zij moeten betrachten bij het vervullen van hun rol in de democratische rechtsstaat. Dat betekent dat zij de verantwoordelijkheid nemen die met de functie samenhangt en bereid zijn hierover verantwoording af te leggen. In de democratische rechtsstaat dient een ieder zich te houden aan de wetten en regels die op democratische wijze zijn vastgesteld. Dat geldt ook voor de burgemeester en de wethouders. Deze plicht is voor hen neergelegd in de eed of gelofte die ze bij de ambtsaanvaarding afleggen.
De raad stelt zowel voor de eigen leden als voor burgemeester en wethouders een gedragscode vast. Dat is zo vastgelegd in de Gemeentewet. De onderhavige gedragscode is een richtsnoer voor het handelen van individuele collegeleden en heeft tot doel hen te ondersteunen bij de invulling van hun verantwoordelijkheid voor de integriteit van het openbaar bestuur. Het rechtskarakter van de gedragscode is dat van een interne regeling, als nadere invulling en concretisering van de wettelijke regels.
De gedragscode bevat zodoende in aanvulling op wettelijke regels gedragsnormen en regels over procedures die de transparantie van het handelen van burgemeester en wethouders evenals van de besluitvorming over en de naleving van de normen vergroten. Zij vormt een beoordelingskader en leidraad bij twijfel, vragen en discussies.
Afspraken over hoe te handelen in geval van een vermoeden van een integriteit, waaronder de schending van de regels uit deze gedragscode, zijn apart vastgelegd in een onderzoeksprotocol.
De raad hecht eraan om als basis voor de regels die in de gedragscode voor burgemeester en wethouders zijn opgenomen een aantal algemene normstellingen te formuleren.
Onder integer handelen wordt verstaan dat de burgemeester en wethouders zich ten opzichte van elke burger, bedrijf of instelling zodanig gedragen dat zij vrij blijven staan, zich zonder verplichtingen voelen en op bewuste wijze rekening houden met rechten, belangen en welzijn van alle belanghebbenden. De integere bestuurder is zorgvuldig, verantwoordelijk, onafhankelijk en professioneel: hij opereert transparant en kan zich verantwoorden door de keuzes die hij in de uitoefening van zijn ambt maakt en handelt altijd met oog voor het publiek belang.
De burgemeester en de wethouders zijn door een ieder, afhankelijk van de specifieke kwestie, aanspreekbaar op de naleving van de wettelijke regels en de regels die zijn opgenomen in de gedragscode. De raad controleert als eerste de collegeleden, ook waar het gaat om integer handelen. Het niet naleven van de gedragscode kan dus onderdeel worden van politiek debat en kan ook politieke gevolgen hebben. Maar ook anderen, waaronder burgers, kunnen burgemeester en wethouders aan de naleving van de regels houden.
De gedragscode onderstreept het belang van gepaste onderlinge omgangsvormen, mede met het oog op de kwaliteit van en het vertrouwen in het lokaal bestuur. Hieronder wordt ook begrepen dat zij elkaar en andere politieke ambtsdragers (waaronder raads- en commissieleden) erkennen en bevestigen in hun resp. ambt, waarbij een ieder in zijn handelen het publiek belang nastreeft en de rechten van individuen beschermt.
Voorkomen van (de schijn van) belangenverstrengeling en corruptie
De gedragscode draagt burgemeester en wethouders op om niet alleen belangenverstrengeling en corruptie te voorkomen, maar ook de schijn daarvan te vermijden. Zo verplicht de gedragscode burgemeester en wethouders om bepaalde financiële belangen proactief openbaar te maken. Ook hanteert de gedragscode een ‘nee, tenzij’-principe ten aanzien van het aannemen van geschenken, het accepteren van faciliteiten en diensten en het accepteren van uitnodigingen voor werkbezoeken, netwerkbijeenkomsten, etentjes, recepties en voor bezoeken waarbij reis- en verblijfkosten door anderen worden betaald. Het zijn regels met als doel om elke zweem van niet-integer handelen bij voorbaat tegen te gaan.
Burgemeester en wethouders zijn open en transparant over de eigen beslissingen en de beweegredenen daarvoor. Deze houding sluit aan bij de principes die op dit punt aan de Gemeentewet, de Algemene wet bestuursrecht en de Wet open overheid ten grondslag liggen.
Integer handelen betreft in de kern een dusdanig gedrag en optreden dat de ambtsdrager, in dit geval burgemeester en wethouders, steeds onafhankelijk is en vrij blijft staan in zijn ambtsuitoefening, zodat deze zuiver blijft, kwaliteit heeft en op het vertrouwen van een ieder kan rekenen. Een bestuurder is moreel competent, betracht zorgvuldigheid, is verantwoordelijk, onafhankelijk en professioneel. Hij houdt zich aan de geldende normen in regels en procedures. Hij is zich bewust van integriteitsrisico’s en maakt daarin evenwichtige en zorgvuldige afwegingen. Zijn handelen is consistent en transparant.
Ongewenst gedrag is een overkoepelend begrip voor meerdere vormen van grensoverschrijdend gedrag, zoals agressie en geweld, vloeken, roddelen, beledigen, pesten, discriminatie, aanstootgevend en (seksueel) intimiderend gedrag. Ongewenst gedrag levert een integriteitsschending op en vormt als zodanig onderdeel van gedrag dat deze gedragscode te voorkomen.
Artikel 1.2 en artikel 1.3 Toepassing en openbaarheid gedragscode
Goed bestuur is integer bestuur. Daarmee is integriteit niet alleen een verantwoordelijkheid van de individuele politieke ambtsdragers, maar een gezamenlijk belang dat de hele organisatie en het hele bestuur in al zijn geledingen aangaat. De onderhavige gedragscode voor het college richt zich daarom zowel tot de individuele collegeleden als tot het college en de burgemeester als bestuursorganen.
De gedragscode is openbaar en door derden te raadplegen.
De leden van het college ontvangen bij hun aantreden een exemplaar van de gedragscode.
Integriteit is een thema dat betekenis krijgt in het handelen. Collegeleden hebben vanzelfsprekend een voorbeeldfunctie. Een bestuurder gedraagt zich zoals een goed ambtsdrager betaamt en onthoudt zich van gedragingen die de goede uitoefening of het aanzien van het ambt of het openbaar bestuur schaden. Een politiek ambt gewetensvol vervullen gebeurt in de dagelijkse praktijk en strekt zich ook uit tot de privésfeer.
Het is van essentieel belang dat collegeleden zich bewust zijn van het cruciale ambt dat zij vervullen binnen onze democratische rechtsstaat en de impact die zij hebben op de geloofwaardigheid van de politiek. Integriteit is niet alleen een kwestie van regels, maar ziet ook op correct, fatsoenlijk, en respectvol gedrag. Het is daarom noodzakelijk dat collegeleden elkaar en anderen respectvol en correct bejegenen, zowel in woord, gebaar als in de interactie met de media en op sociale media.
Correct, fatsoenlijk, en respectvol gedrag is vrij van ongewenste omgangsvormen en grensoverschrijdend en (seksueel) intimiderend gedrag zoals hinderlijk gedrag, intimidatie, dubbelzinnige opmerkingen, handtastelijkheden, agressie, pesten en discriminatie. Collegeleden onthouden zich in woord, gebaar en geschrift, inclusief elektronische berichten, van persoonlijke aanvallen op (individuele) ambtenaren en insprekers tijdens raads- en commissievergaderingen en in het openbaar. Het is goed daarbij te bedenken dat ambtenaren zich niet in het openbaar kunnen verdedigen tegen uitingen die het raads- en commissielid doet in een openbare commissie- of raadsvergadering of tegen uitingen gedaan op sociale media. Een respectvolle omgang maakt het beter mogelijk met elkaar tot een werkelijke beraadslaging te komen. Dat is wezenlijk voor een zorgvuldige besluitvorming.
Sociale media is een veel gebruikt medium door collegeleden. Het wordt privé- en werkgerelateerd gebruikt. Soms overlapt het elkaar en kunnen grenzen tussen werk en privé vervagen. Het gebruik van sociale media vraagt om alertheid en bewustzijn van bestuurders dat voor de buitenwereld bij uitingen op sociale media geen onderscheid wordt gemaakt tussen het collegelid en de privépersoon. Tijdens raads-, commissie en collegecommissievergaderingen wordt er gedebatteerd over onderwerpen. Het getuigt niet van respect richting raads- en commissieleden, college, publieke tribune of online volgers om tijdens het debat over hetzelfde onderwerp een inhoudelijke discussie te voeren via sociale media.
Artikel 2.3 Uitlatingen over integriteit
Het openlijk uiten van twijfels over iemands integriteit, zonder dat er een gereed vermoeden bestaat en ook zonder dat er een onderzoek is ingesteld naar een kwestie, kan zeer beschadigend zijn voor iemands goede naam en reputatie. In het geval van politieke ambtsdragers, collegeleden, raads- en commissieleden, doet het af aan de ambtsuitoefening van de betreffende persoon en het vertrouwen dat hij/zij geniet. Om die reden is het niet toelaatbaar als collegeleden zich op deze manier uitlaten over personen.
Paragraaf 3 Voorkomen van belangenverstrengeling
Burgemeester en wethouders zetten zich in voor het publiek belang. Als zij een persoonlijk belang boven dit algemeen belang stellen, of als zij hun functie misbruiken om een persoonlijk belang te behartigen, noemen we dat belangenverstrengeling. Met persoonlijk belang wordt gedoeld op ieder belang dat niet behoort tot de belangen die collegeleden uit hoofde van hun functie behoren te vervullen.
Het kader om ongewenste belangenverstrengeling van bestuurders tegen te gaan, wordt in de eerste plaats gevormd door bepalingen in de Gemeentewet. De in deze gedragscode opgenomen bepalingen inzake bestuurlijke integriteit zijn soms een uitleg van of een aanvulling op deze wettelijke bepalingen. Aanvullend hebben bestuurders hun eigen verantwoordelijkheid om ongewenste belangenverstrengeling en zelfs de schijn daarvan te vermijden.
Artikel 3.1 Onthouden van beraadslaging en stemming
In de Gemeentewet is vastgelegd dat burgemeester en wethouders zelf moeten beoordelen of er sprake is van een persoonlijk belang waardoor belangenverstrengeling ontstaat die de besluitvorming onterecht kan beïnvloeden. Deze verplichting geldt gedurende het gehele proces van besluitvorming, zoals tijdens de behandeling in de commissie en raad, bij deelname aan een raadsmarkt en een technische sessie. Hiermee wordt voorkomen dat een collegelid door middel van de beraadslaging de uitkomst van de stemming beïnvloed. Een collegelid kan hierover afstemming zoeken met de burgemeester of de gemeentesecretaris.
Een zaak kan een collegelid zowel rechtstreeks als indirect persoonlijk aangaan. Onder middellijk kunnen daarom vallen alle ter zake doende intensieve persoonlijke relaties.
Artikel 3.2 Opgaaf financiële belangen, vastgoedbezit en grondbezit
Het is geen wettelijke verplichting om opgaaf te doen van financiële belangen, vastgoedbezit en grondbezit. Het past wel binnen het streven om (de schijn van) belangenverstrengeling te voorkomen om inzichtelijk te maken of en zo ja collegeleden financiële belangen of aanmerkelijke belangen in ondernemingen hebben, alsmede of zij commercieel vastgoedbezit of grondbezit in de gemeente hebben.
Burgemeester en wethouders doen opgaaf van hun substantiële financiële belangen – bijvoorbeeld in de vorm van aandelen, opties en derivaten – in ondernemingen waarmee de gemeente zaken doet of waarin de gemeente een belang heeft.
Burgemeester en wethouders kunnen ook relevante belangen hebben, niet alleen financiële, die aanleiding kunnen zijn tot (schijn van) belangenverstrengeling. Het kan gaan om het bezit van effecten, aandelen, opties, derivaten, vorderingsrechten, onroerend goed, bouwgrond en om financiële deelnemingen in ondernemingen. Zulke financiële belangen kunnen een rol spelen bij besluiten over bijvoorbeeld bestemmingsplannen, grondverkopen, maatschappelijke, culturele of welzijnsorganisaties of andere organisaties met een ideële doelstelling. In dit artikel wordt ook gedoeld op belangen die niet financieel zijn. Voorbeelden zijn een terugkeergarantie of andere bijzondere regelingen die het raadslid heeft na de beëindiging van het raadslidmaatschap
De bepalingen betreffen een uitwerking van de wettelijke verplichting om nevenfuncties openbaar te maken. De informatie wordt neergelegd in een openbaar register. De ambtsdrager is zelf verantwoordelijk voor de tijdige aanlevering van de informatie en voor de actualiteit daarvan.
Soms is het een aantoonbaar belang voor de gemeente dat bestuurders een nevenfunctie vervullen uit hoofde van het ambt (de zogenoemde “qualitate qua”). Deze qualitate qua-functies moeten worden onderscheiden van overige nevenfuncties. Qualitate qua-functies zijn herkenbaar aan de hand van de volgende criteria waarvan tenminste één vervuld moet zijn:
Een qualitate qua-functie is feitelijk een functionele nevenfunctie die een bestuurder dientengevolge niet op eigen titel vervult. Daarom worden vergoedingen genoten uit een qualitate qua-functie gestort in de gemeentekas. Onkosten gemaakt uit hoofde van een qualitate qua-functie worden in beginsel door de instantie, waar de functie wordt uitgeoefend, vergoed. Een tussentijdse aanvaarding van een nevenfunctie dient gemeld te worden in het college.
Met inachtneming van de wettelijke grenzen kunnen de leden van het college andere nevenfuncties vervullen die altijd worden gemeld in het college. Daarbij komt tevens aan de orde hoe wordt gehandeld met betrekking tot eventuele vergoedingen.
Alle nevenfuncties zijn openbaar en worden op internet beschikbaar gesteld; hierbij wordt tevens vermeld of het onbezoldigde of bezoldigde functies betreft. De gemeentesecretaris ziet toe op de registratie van de nevenfuncties. Hoewel aan het ambt gerelateerde nevenfuncties (q.q.-functies) wettelijk niet openbaar gemaakt hoeven te worden, verdient het aanbeveling deze wel op te nemen in het overzicht van nevenfuncties.
Artikel 3.4 Vooruitlopen op een nieuwe functie
Een collegelid loopt tijdens zijn ambtsperiode niet vooruit op een nieuwe functie door handelingen te verrichten die hiermee in verband staan. Hiermee wordt (de schijn van) belangenverstrengeling voorkomen. Een tussentijdse (voorgenomen) aanvaarding van een nieuwe functie, dat wil zeggen als een collegelid gedurende zijn lopende benoemingstermijn een andere functie wil aanvaarden en zijn benoeming als collegelid voortijdig wil beëindigen, vraagt om een bespreking met de burgemeester resp. de Commissaris van de Koning. In die bespreking zullen de gevolgen en de betekenis van die tussentijdse aanvaarding van een nieuwe functie voor de nog lopende periode van het collegelidmaatschap aan de orde komen. Ook zullen afspraken kunnen worden gemaakt over hoe het betreffende collegelid zich gedurende de periode dat hij het ambt nog bekleedt zal gedragen en welke handelingen hij wel/niet voor zijn rekening zal (blijven) nemen.
Artikel 3.5 Verrichten werkzaamheden ten behoeve van gemeente na aftreden
In deze bepalingen wordt de zogenaamde draaideurconstructie voorkomen. De ‘draaideurconstructie’ betekent dat oud-bestuurders als externe of in dienst van een externe partij direct na hun afreden betaalde activiteiten verrichten voor dezelfde gemeente waar zij bestuurder zijn geweest. Wettelijk gezien is dit niet verboden, maar om (de indruk van) mogelijke vriendjespolitiek te voorkomen en het risico op verstrengeling van persoonlijke en functionele belangen te vermijden worden hiervoor regels in de gedragscode worden opgenomen.
Burgemeesters en wethouders bouwen gedurende hun bestuursperiode veel informatie op over de gemeentelijke organisatie en ontwikkelingen die de gemeente aangaan. Als zij na hun bestuursperiode (gaan) ondernemen en contracten willen aangaan met de gemeente Haarlem hebben zij een informatievoorsprong en treedt er dus oneerlijke concurrentie op ten aanzien van andere ondernemers; voormalig bestuursleden profiteren daardoor van hun bestuursfunctie, hetgeen nadrukkelijk niet te bedoeling is. Minstens ontstaat de schijn dat zij hun bestuurswerk hebben gebruikt om (na hun bestuursperiode) opdrachten te verkrijgen van de gemeente Haarlem.
De draaideurconstructie geldt niet bij aanvaarding van het raadslidmaatschap. Dat kan van belang zijn in het kader van de re-integratie van de voormalige bestuurder en ter voorkoming van uitkeringslasten voor de gemeente. Uiteraard dienen daarbij de regels van werving en selectie en aanstelling te gelden die er voor iedereen zijn die bij de gemeente gaat solliciteren.
Na één jaar worden bij opdrachtverlening de gebruikelijke aanbestedingsvereisten met meerdere offertes gehanteerd als een voormalige bestuurder of een relatie van de huidige bestuurders meedingt naar een opdracht.
Artikel 3.6 Benoeming tot commissaris of bestuurslid van een verbonden partij
Gedurende het eerste jaar na aftreden is de uitsluiting geregeld van benoeming als commissaris of bestuurslid van een ‘verbonden partij’, ofwel, kort samengevat, van een organisatie waarin de gemeente een bestuurlijk en financieel belang heeft. Het begrip ‘verbonden partij’ is ontleend aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Onder bestuurlijk belang wordt verstaan: zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur hetzij uit hoofde van stemrecht. Een financieel belang wordt gedefinieerd als een aan de betrokken organisatie ter beschikking gesteld bedrag dat niet die organisatie failliet gaat, dan wel het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat, indien de organisatie haar verplichtingen niet nakomt. Hiermee wordt mogelijke vriendjespolitiek voorkomen en het risico op verstrengeling van persoonlijke en functionele belangen vermeden. Dit is ook zo opgenomen in de nota ‘Verbonden partijen in Haarlem 2021’ die de raad op 25 november 2021 vaststelde (2020/991803).
In de Nederlandse Corporate Governance Code is de onafhankelijkheid van commissarissen van een vennootschap geregeld. In dat licht is het ook onwenselijk dat een collegelid na zijn/haar vertrek bij de gemeente tot commissaris van een de gemeente verbonden vennootschap wordt benoemd. Het is aan te bevelen om zo’n benoeming pas na een jaar na het vertrek van het betreffende collegelid te overwegen.
Het zijn van bestuurslid van een publiekrechtelijke organisatie (gemeenschappelijke regeling met openbaar lichaam, bedrijfsvoeringsorganisatie of gemeenschappelijk orgaan) volgt uit de Wet gemeenschappelijke regelingen en valt daarmee niet onder de werking van artikel 3.6.
Het handelen van de overheid op grond van wetten, verordeningen en beleid heeft grote invloed op het leven van burgers. Daaruit volgt dat de burger er recht op heeft over het overheidshandelen goed geïnformeerd te worden. De burger heeft er ook recht op de onderliggende redeneringen en afwegingen te kennen en te weten wie welke positie heeft ingenomen. Dit alles bij elkaar opgeteld schept een verplichting voor burgemeester en wethouder om open en transparant over de eigen beslissingen en de beweegredenen daarvoor en te handelen in overeenstemming met de Gemeentewet en met de Wet open overheid. Afspraken tussen raad en college over de invulling van de informatieverplichtingen van het college zijn opgenomen in het Protocol Actieve Informatieplicht.
Dit neemt niet weg dat het ook voorkomt dat informatie rond overheidshandelen niet bekend en verspreid mag worden en er geheimhouding is opgelegd op de informatie. In de Gemeentewet hebben drie artikelen betrekking op geheimhouding, en wel de artikelen 87 tot en met 89. Zij houden de volgende regels in:
De verplichting om de geheimhouding in acht te nemen duurt voort totdat het orgaan dat de geheimhouding op de informatie oplegde, de geheimhouding weer opheft (artikel 89, derde lid). Deze regel kent één uitzondering, namelijk voor de gevallen waarin de betreffende informatie met de raad is gedeeld. In dat geval is de raad exclusief bevoegd de geheimhouding op te heffen (artikel 89, vierde lid).
In artikel 88, zesde lid, wordt geregeld dat de raad geheime informatie aan anderen kan verstrekken en dat de raad regels kan stellen over het verstrekken van vertrouwelijke informatie door het college aan anderen. Met ‘anderen’ wordt bedoeld degenen aan wie de geheimhoudingsplicht oorspronkelijk niet is opgelegd. De raad kan per geval bepalen wanneer het college geheime stukken met anderen mag delen, maar mag hierover ook in algemene zin regels stellen, als dit voor het dagelijks bestuur van de gemeente noodzakelijk is.
Het schenden van de geheimhoudingsplicht is een misdrijf (artikel 272 Wetboek van Strafrecht). In de nota “Transparant en openbaar: minimaliseren geheime stukken” en het daarin opgenomen protocol geheimhoudingsplicht zijn heldere en begrijpelijke kaders voor geheimhouding opgenomen.
Het komt in de praktijk voor dat aan de raad informatie ‘onder embargo’ wordt verstrekt. Dit houdt in dat de betreffende informatie alvast aan de raad ter beschikking komt in het kader van de uitoefening van het raadslidmaatschap. De informatie behoeft niet per se inhoudelijk vertrouwelijk van aard te zijn. Het is slechts de bedoeling om raadsleden de gelegenheid te geven als eersten kennis te nemen van de informatie, die op een later moment voor een ieder wordt openbaar gemaakt. De grondslag hiervoor vormt artikel 5.1, vierde lid van de Wet open overheid.
Artikel 4.1 Omgaan met en bewaren van vertrouwelijke en geheime informatie
Het is belangrijk de juiste maatregelen te treffen om te voorkomen dat onbevoegden vertrouwelijke en/of geheime informatie kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen. Daarbij moet in de digitale setting worden gedacht aan de beveiliging van de computer en telefoon met wachtwoorden en het niet onbeheerd achterlaten van de computer en telefoon zonder deze te vergrendelen. Los van het feit dat schending van de geheimhoudingsplicht een strafbaar feit is, wil de gedragscode bewerkstelligen dat de informatie niet verder gaat dan burgemeester en wethouders en dat de burgemeester en wethouders de geheime informatie op een correcte wijze bewaren. Hieronder valt ook dat geheime informatie veilig wordt afgevoerd indien bezit daarvan niet langer gewenst is. Hier gaat hier niet alleen om informatie die geheim is, maar ook om (vertrouwelijke) informatie die bijvoorbeeld op het moment van ontvangen nog niet bekend is bij inwoners.
Artikel 4.2 Verbod gebruik van niet openbare informatie
Een bestuurder gaat zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij uit hoofde van zijn ambt beschikt. Hij verstrekt geen geheime informatie.
Een bestuurder houdt geen informatie achter, tenzij deze geheim of vertrouwelijk is en het niet geven van informatie mogelijk is op grond van de Wet open overheid.
Een bestuurder maakt niet ten eigen bate of van zijn persoonlijke betrekkingen gebruik van in de uitoefening van het ambt verkregen informatie.
Artikel 5.1 Accepteren en aanbieden geschenken, faciliteiten en diensten
In de gedragscode is uitgangspunt dat geschenken, faciliteiten en diensten niet worden geaccepteerd. Geschenken en het accepteren van faciliteiten en diensten zijn namelijk een sluiproute naar corruptie. Ze kunnen gebruikt worden om de besluitvorming te beïnvloeden. Ze kunnen corrumperen of de aanloop daartoe vormen. Ze wekken in ieder geval de schijn. De regels voor geschenken zijn geformuleerd als een ‘Nee, tenzij’ regel; een collegelid neemt dus geen geschenken aan, tenzij er goede redenen zijn om hiervan af te wijken. Alleen om praktische redenen en als het gaat om incidentele met een geschatte waarde van € 50 of minder kunnen geschenken door het collegelid worden aanvaard, echter nooit op het woon- of huisadres.
Duurdere geschenken worden niet aanvaard en teruggestuurd of worden eigendom van de gemeente die zorgt voor een goede bestemming van het geschenk. In een openbaar register wordt opgenomen welke geschenken van meer dan € 50 de gemeente heeft aanvaard en welke bestemming daaraan is gegeven.
Het accepteren van faciliteiten of diensten van anderen kan een afhankelijkheid creëren, of een dankbaarheid, die de zuiverheid van het besluitvormingsproces kan aantasten. Door het aannemen van faciliteiten en diensten kan een bestuurder gecorrumpeerd raken. Het wekt in ieder geval de schijn van corruptie op. Ook hier geldt een ‘nee, tenzij”.
Artikel 5.2 Accepteren van uitnodigingen voor etentjes, recepties, werkbezoeken en netwerkbijeenkomsten
Bestuurders opereren vaak in diverse (boven) lokale netwerken. Deze netwerken dragen bij aan het geworteld zijn van collegeleden. Tegelijkertijd ontstaat hierdoor het risico dat zij vanuit het gevoel van sympathie en loyaliteit, de belangen van de eigen netwerken vooropstellen ten koste van het publiek belang. De schijn van oneigenlijke beïnvloeding kan snel gewekt zijn. Dit maakt duidelijk dat het nadenken over de eigen integriteit verder gaat dan het beoordelen van individuele handelingen. Het vraagt ook dat collegeleden zich bewust zijn dat zij altijd verbonden zijn met professionele en persoonlijke netwerken. En dat deze netwerken ‘onbewust’ een invloed kunnen hebben op de keuzes en acties van collegelid, die mogelijk tot een schending leiden. Dit risico van ‘netwerkcorruptie’ kan de integriteit en de kwaliteit van het lokaal bestuur onder druk zetten.
Werkbezoeken , etentjes, recepties en netwerkbijeenkomsten zijn bedoeld om collegeleden in de gelegenheid te stellen zich inhoudelijk te informeren, noodzakelijke contacten te leggen en te onderhouden binnen en buiten de gemeente. De verplichting actief het ontstaan van de schijn tegen te gaan, betekent dat het gaan naar etentjes, recepties, werkbezoeken en netwerkbijeenkomsten op kosten van anderen waar mogelijk moet worden vermeden. Ook hier geldt een ‘nee, tenzij”.
Artikel 5.3 Accepteren van excursies, evenementen, reizen en verblijven voor rekening van anderen
Hier wordt in de regel met grote argwaan naar gekeken. Het is daarom beter alle schijn te vermijden en hiervoor eigen middelen aan te wenden. Een burgemeester en een wethouder accepteert bezoeken waarbij reis- en verblijfkosten door anderen betaald worden alleen bij hoge uitzondering. Een dergelijke invitatie dient altijd te worden besproken in het college. De invitatie mag alleen geaccepteerd worden als het bezoek aantoonbaar van groot belang is voor de gemeente en de schijn van corruptie minimaal is. Van een dergelijk werkbezoek wordt altijd een verslag gedaan aan het college. Uitgangspunten zijn hier eigen verantwoordelijkheid, transparantie en bereidheid om verantwoording af te leggen.
Bij het verlengen van de reis voor privédoeleinden worden de meerkosten voor reis en verblijf zelf betaald en zijn eventuele besparingen voor de gemeente. Het verlengen van de reis voor privédoeleinden aan het begin van de reis is niet toegestaan als de burgemeester of wethouder eerder dan noodzakelijk vertrekt om te herstellen van de reis of om te acclimatiseren aan de lokale omstandigheden.
Met excursie wordt hier bedoeld een uitstapje van een collegelid met een groep mensen, met een educatief of informatief doeleind. Met werkbezoek wordt bedoeld een bezoek van een collegelid om kennis op te doen, overleg te plegen enz.
Artikel 6.1 Financiële en administratieve organisatie uitgaven
De wettelijke grondslag voor de rechtspositie van collegeleden is de Gemeentewet (artikel 44 e.v., artikel 66). Bepaald is dat de burgemeester en de wethouders geen andere vergoedingen mogen ontvangen ten laste van de gemeente dan die bij of krachtens wet mogen worden toegekend.
De rechtspositie is uitgewerkt in het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers en de Regeling rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers.
Aan bestuurders worden de voorzieningen, vergoedingen en andere verstrekkingen in bruikleen geboden die een goed functioneren van de bestuurders mogelijk maken.
Wat betreft de uitwerking van de principes van dit stelsel zou kunnen worden aangesloten bij de werkwijze in het Voorzieningenbesluit dat geldt voor ministers en staatssecretarissen:
Uitgangspunt is hier dat zo weinig mogelijk uitgaven door de bestuurder zelf worden gedaan via zijn of haar privérekening. Geldstromen tussen de rekening van het bestuursorgaan en de persoonlijke rekening van de bestuurder maken een zwaardere controle op de uitgaven noodzakelijk.
De bestuurder zal zich nauwgezet moeten houden aan de regels en procedures die er met het oog hierop voor hem/haar gelden.
Declaraties worden afgewikkeld volgens een daartoe vastgestelde administratieve procedure. Een declaratie wordt ingediend door middel van een daartoe vastgesteld formulier. Bij het formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld. Gemaakte kosten worden binnen een kwartaal gedeclareerd. Eventuele voorschotten worden voor zover mogelijk binnen een maand afgerekend. De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een deugdelijke administratieve afhandeling en registratie van declaraties. Declaraties van bestuurders worden administratief afgehandeld door een daartoe aangewezen ambtenaar. In geval van twijfel omtrent een declaratie, wordt deze voorgelegd aan de burgemeester. Zo nodig wordt de declaratie ter besluitvorming aan het college voorgelegd.
Artikel 6.2 en artikel 6.3 Buitenlandse dienstreis en verantwoording
Uitgangspunten zijn hier eigen verantwoordelijkheid, transparantie en bereidheid om verantwoording af te leggen. De beoordeling van de noodzaak van de buitenlandse dienstreis ligt bij het college van burgemeester en wethouders. Buitenlandse reizen, werkbezoeken en verblijven worden altijd vooraf gemeld en besproken in het college. Bij de besluitvorming dient het gemeentebelang een doorslaggevende factor te zijn. Voorwaarde om op een uitnodiging in te gaan is de controleerbaarheid en verifieerbaarheid.
Buitenlandse reizen, werkbezoeken en verblijven worden in principe vergoed op basis van declaratie van gemaakte kosten. De kosten komen ten laste van het centrale budget reis- en verblijfkosten leden college. In bijzondere gevallen kan het college besluiten dat de kosten voor reis, werkbezoek en verblijf ten laste komen van projectgelden. In dat geval wordt door het betreffende project aan de gemeentesecretaris opgaaf gedaan van de kosten van reis en verblijf voor het betrokken collegelid, respectievelijk de betrokken collegeleden.
Over representatieve uitgaven (van enige omvang) door collegeleden in het buitenland worden vooraf per reis afspraken gemaakt.
Door de gemeente worden in principe alleen reis- en verblijfkosten betaald voor het collegelid. Indien het collegelid door een partner wordt vergezeld, komt dit voor eigen rekening.
Indien gereisd wordt per vliegtuig, wordt er touristclass (economische klasse) gereisd. Upgrading naar bijvoorbeeld businessclass komt voor eigen rekening.
Artikel 6.4 Dienstreis Europese instelling of zusterstad in buitenland
Ingevolge artikel 6.4 gelden de bepalingen van de artikelen 6.2 en 6.3 niet voor de meer reguliere (buitenlandse) dienstreizen naar een Europese instelling of een dienstreis naar een zusterstad in het buitenland. Bij dit laatste moet worden gedacht aan een bezoek aan een gemeente in het buitenland waarmee de gemeente Haarlem een stedenband onderhoudt. Europese instellingen zijn instellingen van de Europese Unie, te weten:
Artikel 6.5 Geen declaratie van reeds vergoede kosten
De bestuurder declareert geen kosten die reeds op andere wijze worden vergoed.
Artikel 6.6 Gebruik voorzieningen en eigendommen gemeente
Stelregel is dat privé gebruik van gemeentelijke voorzieningen niet is toegestaan. Wel hebben organisaties mogelijk een specifieke regeling die privégebruik van bedrijfsmiddelen reguleert.
Bestuurders kunnen op basis van een overeenkomst ter zake voor zakelijk gebruik mobile devices (telefoon, tablet) en een computer in bruikleen ter beschikking krijgen.
Als het belang van de gemeente daarmee is gediend kan het college besluiten dat bestuurders voor hun dienstreizen gebruik maken van een dienstauto met chauffeur. Het gebruik van deze voorziening wordt centraal geregistreerd. Het college kan bepalen dat in bijzondere gevallen van de dienstauto gebruik kan worden gemaakt voor woon- werkverkeer of voor de uitoefening van qualitate qua-nevenfuncties.
Artikel 7.1 Eenduidige interpretatie gedragscode
De raad is het hoogste bestuursorgaan en als zodanig verantwoordelijk voor de inhoud van de gedragscode en voor een eenduidige interpretatie daarvan. En voor wijziging/aanvulling daarvan bij leemtes of onduidelijkheden.
De burgemeester heeft de wettelijke taak om de bestuurlijke integriteit van zijn of haar provincie/gemeente/waterschap te bevorderen (artikel 170, tweede lid Gemeentewet). Hiermee is de verantwoordelijkheid voor de portefeuille ‘integriteit’ duidelijk belegd. De wettelijke bepalingen bieden de ruimte om naar gelang de situatie handelend op te treden, waarbij niet alleen gedacht moet worden aan het optreden bij incidenten.
Belangrijk onderdeel is ook de preventie: ervoor te zorgen dat integriteit en integriteitsbewustzijn in de bestuurlijke gremia besproken blijven en daarbij afspraken te maken over een regelmatige bespreking, bijvoorbeeld een of twee keer per jaar, van het thema integriteit, zowel met de raad als binnen het college.
De burgemeester hoeft hier niet alleen voor te staan. Een daartoe aangewezen contactpersoon of vertrouwenspersoon (bijvoorbeeld de griffier) kan hier in relatie tot de raad eveneens een belangrijke rol in spelen. Goed denkbaar is dat de raad met de burgemeester nadere afspraken maakt over de werkwijze die wordt gevolgd ingeval zich een incident of een vermoeden van een integriteitsschending voordoet. Dat geeft houvast en rust op het moment dat er gehandeld dient te worden.
De onderwerpen, genoemd in artikel 7.2, zijn niet uitputtend.
Bijlage 1 Specifiek verboden overeenkomsten en handelingen
Burgemeester (Gemeentewet, artikel 69)
Ergo: artikel 15, eerste en tweede lid, vertaald naar de situatie van de burgemeester:
Wethouders (Gemeentewet, artikel 41C)
Ergo: artikel 15, eerste en tweede lid, vertaald naar de situatie van wethouders:
Bijlage 2 Specifiek uitgesloten combinaties van functies
Burgemeester (Gemeentewet, artikel 68)
Wethouders (Gemeentewet, artikel 36B)
In afwijking van het eerste lid, aanhef en onder l, kan een wethouder tevens lid zijn van de raad van de gemeente waar hij wethouder is gedurende het tijdvak dat:
aanvangt op het tijdstip van zijn benoeming tot wethouder en eindigt op het tijdstip waarop de goedkeuring van de geloofsbrief van zijn opvolger als lid van de raad onherroepelijk is geworden of waarop het centraal stembureau heeft beslist dat geen opvolger kan worden benoemd. Hij wordt geacht ontslag te nemen als lid van de raad met ingang van het tijdstip waarop hij zijn benoeming tot wethouder aanvaardt. Artikel X 6 van de Kieswet is van overeenkomstige toepassing.