| Organisatie | Berg en Dal |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Berg en Dal 2023 |
| Citeertitel | Beheerregeling informatiebeheer gemeente Berg en Dal 2023 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het besluit informatiebeheer Millingen aan de Rijn 2006.
Deze regeling vervangt het besluit informatiebeheer Ubbergen 2009.
Deze regeling vervangt het besluit informatiebeheer gemeente Groesbeek 2011.
Archiefverordening gemeente Berg en Dal 2022
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 23-01-2024 | nieuwe regeling | 19-12-2023 |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Berg en Dal;
gelet op artikel 1, eerste lid, van de Archiefverordening gemeente Berg en Dal 2022;
besluit vast te stellen de volgende voorschriften voor de inrichting en uitvoering van het informatiebeheer (Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Berg en Dal 2023).
HOOFDSTUK 1. ALGEMENE BEPALINGEN
De bepalingen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van informatie alsmede ten aanzien van de vervanging van informatie als bedoeld in artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling, zijn van overeenkomstige toepassing op alle informatie ongeacht de daarvoor geldende bewaartermijn.
Artikel 4. Overdracht en terbeschikkingstelling van informatie
Bij overdracht van één of meer taken van de ene beheerder aan een andere beheerder en bij het opheffen, samenvoegen of splitsen van organisatieonderdelen, worden de volgende voorzieningen omtrent de informatie getroffen:
informatie betreffende zaken die op het moment van opheffing zijn afgedaan, worden tot hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats overgedragen aan de archiefvormende beheerder of ter beschikking gesteld aan het andere overheidsorgaan, dat de taken krijgt toegewezen dan wel met de afwikkeling van de opheffing wordt belast;
HOOFDSTUK 3. KWALITEIT VAN HET INFORMATIEBEHEER
Het college bepaalt dat als kwaliteitssysteem een kwaliteitshandboek wordt gebruikt. Hierin is in ieder geval opgenomen op basis van welk normenkader, welke doelstellingen van de organisatie, kwaliteitseisen en -indicatoren het digitaal informatiebeheer getoetst en gemonitord wordt. Op het moment van schrijven zijn het kwaliteitssysteem en bijbehorend handboek nog in ontwikkeling en nog niet geïmplementeerd.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Berg en Dal op 19-12-2023.
Burgemeester,
mr. M. Slinkman
Secretaris,
E.W.J. van der Velde
In artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) is de zorg voor de informatie van de gemeentelijke organen bij burgemeester en wethouders (zorgdrager) gelegd. Burgemeester en wethouders moeten deze zorgplicht uitvoeren overeenkomstig de Archiefverordening gemeente Berg en Dal 2022 van de gemeenteraad en met inachtneming van de specifieke kaders die de Archiefwet, het Archiefbesluit 1995 (hierna: Archiefbesluit) en de Archiefregeling daarvoor stellen én in lijn met de toepasselijke algemene regels van onder meer de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) en de Gemeentewet.
Burgemeester en wethouders kunnen op grond van artikel 1, eerste lid, van de Archiefverordening gemeente Berg en Dal 2022 beheerregels vaststellen voor hun informatie. Deze beheerregeling is een invulling hiervan en bevat met name een aantal (interne) werkinstructies ten aanzien van taken en bevoegdheden die rechtstreeks bij burgemeester en wethouders zijn belegd (en ten aanzien waarvan de gemeenteraad geen uitdrukkelijke regelgevende bevoegdheid is toebedeeld).
In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen behandeld die nadere toelichting behoeven.
Enkele relevante definities uit de Archiefwet zijn voor de duidelijkheid in deze beheerregeling herhaald. Daarnaast bevat deze beheerregeling enkele definities in aanvulling op de begrippen die al in de Archiefwet zijn gedefinieerd. Als beheerder kan worden aangewezen een specifieke functionaris zoals de gemeentesecretaris of een hoofd van een beheerseenheid (verantwoordelijk voor de gehele gemeentelijke organisatie, respectievelijk een onderdeel daarvan).
De Archiefregeling is ingevolge artikelen 11 tot en met 13 van het Archiefbesluit van toepassing op blijvend te bewaren informatie. Deze voorzieningen dienen in brede zin te worden getroffen voor de deugdelijke inrichting van al het informatiebeheer. Daarom worden deze bepalingen in dit artikel van overeenkomstige toepassing verklaard op alle informatie, ongeacht de bewaartermijn.
Artikel 3. Taken beheerder en teamleiders
De Archiefwet stelt eisen aan overheden die hun informatiehuishouding op orde moeten hebben. Dit is nodig voor het kunnen uitvoeren en verantwoorden van gemeentelijke taken. Als informatie niet op het juiste moment voorhanden is wordt de bedrijfsvoering belemmerd, hapert de dienstverlening aan de burgers, lopen werkprocessen niet optimaal en kan de gemeente zich onvoldoende verantwoorden. Onvindbare of onbetrouwbare informatie zorgt voor schade bij burgers, ondernemers en de gemeente zelf.
Artikel 4. Overdracht en terbeschikkingstelling van informatie
In dit artikel worden regels gegeven voor overdracht van informatie bij reorganisaties en overdracht van taken aan andere overheidsorganen. Volgens artikel 4 van de Archiefwet houdt een regeling, waarbij overheidsorganen worden opgeheven, samengevoegd of gesplitst, dan wel waarbij een of meer taken van een overheidsorgaan worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan, een voorziening in omtrent hun informatie. Het overdragen van een bestaande bevoegdheid wordt juridisch aangeduid als ‘delegatie’. Delegatie heeft tot gevolg dat de delegataris de bevoegdheid in eigen naam gaat uitoefenen. Het oorspronkelijk bevoegde orgaan (delegans) verliest zijn bevoegdheid (artikel 10:17 van de Awb).
Bij taakuitvoering op grond van ‘mandaat’ is geen sprake van overdracht. Onder mandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen (artikel 10:1 van de Awb). Anders dan bij delegatie blijft de bevoegdheid dus bij de mandaatverlener (mandans) en is geen sprake van overdracht van informatie: deze informatie worden dan ter beschikking gesteld.
Artikel 5. Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats
In artikel 12 van de Archiefwet is bepaald dat de zorgdrager de informatie die niet voor vernietiging in aanmerking komen en die ouder zijn dan twintig jaar overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Daarnaast is in artikel 13, eerste lid, van de Archiefwet bepaald dat de zorgdrager ook informatie jonger dan twintig jaar kan overbrengen, wanneer naar het oordeel van de beheerder van de archiefbewaarplaats voldoende aanleiding bestaat hiervoor ruimte beschikbaar te stellen.
In de artikelen 17 tot en met 20 van de Archiefwet is een aantal bevoegdheden en verantwoordelijkheden bij de beheerder van de archiefbewaarplaats belegd. Dit is volgens artikel 32, eerste lid, van de Archiefwet de gemeentearchivaris, of als deze niet is aangewezen (automatisch) de gemeentesecretaris. De bevoegdheden en verantwoordelijkheden betreffen met name beschikbaarstelling voor en afwijzing van raadpleging en uitlening van informatie, en het afgeven van afschriften van authentieke akten. Voor de beschikbaarstelling onderhoudt de beheerder van de archiefbewaarplaats een studieruimte en een online voorziening.
Het Archiefbesluit legt in artikel 9 de verplichting op aan burgemeester en wethouders (in de praktijk de beheerder) om tijdig overleg te voegen met de beheerder van de archiefbewaarplaats over voorgenomen overbrenging van informatie.
Met het kwaliteitshandboek geeft de gemeente aan wat zij vindt van kwaliteit van informatie en wordt de basis gelegd van de kwaliteitszorg. In dit handboek wordt een kwaliteitssysteem opgesteld door middel van de Plan, Do, Check, Act (PDCA-) cyclus. Op deze manier wordt vastgelegd welke acties en handelingen moeten worden verricht voor het systematisch verbeteren van het informatiebeheer en door wie deze uitgevoerd moeten worden. Het plan is een nadere en concrete uitwerking van het kwaliteitshandboek.
Daarnaast wordt er in kaart gebracht en vastgelegd waar welke rol, taak en verantwoordelijkheid in de kwaliteitszorg belegd is. Dit heeft tot doel om medewerkers die archiefhandelingen verrichten in het primaire proces meer betrokken en verantwoordelijk te laten voelen voor het digitaal informatiebeheer.